Vorbemerkung

Zum 30. Juni 2020 wird die sogenannte QR-Rechnung in der Schweiz und in Liechtenstein eingeführt, um den bis dato gültigen orangenen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) abzulösen. QR-Rechnung und ESR sind Werkzeuge zur möglichst einfachen Erfassung eingehender und ausgehender Rechnungsdaten. Dadurch können Debitoren- oder Kreditorenrechnungen leicht zugeordnet und elektronische Zahlvorgänge ausgelöst werden. Der Vollständigkeit halber sei hier erwähnt, dass es auch rote Einzahlungsscheine gibt, die keine Referenznummer mitführen und für manuelles Überweisen ohne ERP-Integration vorgesehen sind. oxaion unterstützt die neue QR-Rechnung nicht nur durch die Möglichkeit, konforme Kreditoren- und Debitorenrechnungen zu verarbeiten, sondern auch durch einen Cloud-Dienst, der QR-Codes für Ausgangsrechnungen erzeugt, bzw. gescannte QR-Codes für Eingangsrechnungen ausliest und an oxaion überträgt. Im Fokus dieses Confluence-Artikels steht die Modul-A Swiss-QR Web App, mit der man QR-Codes von QR-Eingangsrechnungen per mobilem Endgerät (z.B. Smartphone) auslesen und an oxaion zur Weiterverarbeitung übergeben kann.

Die alphanumerische "ESR-Codezeile", die auf jedem herkömmlichen orangen Einzahlungsschein aufgedruckt ist, enthält wie auch die QR-Version alle relevanten Rechnungsdaten. Die ESR-Zeile wird von eigens dafür hergestellten Lesegeräten ("ESR-Leser") ausgelesen. Da in der Codezeile Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag (und auch eine Prüfziffer) verschlüsselt sind, lassen sich die Rechnungsdaten sehr leicht an eine zugehörige Debitorenrechnung übergeben und der Zahlungsvorgang damit beschleunigen.

Warum führt man dann eine QR-Code-Erfassung ein, die im Prinzip die gleichen Daten wie eine ESR-Zeile enthält und schafft das bisherige bewährte System ab? 

Zum einen, weil man mit der Benutzung des offenen QR-Code-Standards anstelle der proprietären ESR-Zeile hardwareunabhängig wird - jedes Handy und jeder QR-Code-Leser verstehen den Inhalt eines Swiss-QR-Codes und können ihn an Cloud-Dienste weitergeben. Dies senkt noch weiter die Eintrittshürden ins automatisierte Bezahlen. Zum anderen wird das Scannen von der Datenübertragung über die ESR-Schnittstelle entkoppelt. Dadurch entsteht mehr Ablaufflexibilität auf Anwenderseite. Mit dem neuen System können QR-Codes im Posteingang vorab gescannt und die so erzeugten Rechnungen im Nachgang gebucht werden. Wenn die Rechnung verarbeitet werden soll, sind alle Daten schon da und müssen nicht mehr über ein eigenes Lesegerät erfasst werden.

Ab dem 30. Juni 2020 müssen QR-Rechnungen unterstützt werden. Das bisherige ESR-System wird jedoch im Rahmen einer zeitlich noch offenen Übergangsphase weiterhin unterstützt. QR-Rechnungen werden in oxaion business solution 8.0, oxaion open 5.0 und oxaion open 5.1 aufwärts unterstützt. Die Weiterentwicklung der SwissQR App und der debitorischen Rechnungsverarbeitung wird nur für oxaion open angeboten.

Funktionsweise

Im Folgenden wird die Funktionsweise der Modul-A Swiss-QR App anhand einer beispielhaften QR-Rechnung beschrieben.

Einrichtung

Im mobilen Endgerät (z.B. beliebiges Smartphone) ist folgende URL aufzurufen:

https://devwebservices.cimdata-sw.de/swiss-qr/

Es wird empfohlen, die URL als Favoriten, bzw. feste Verknüpfung auf dem Home-Bildschirm abzulegen. Die erforderlichen Schritte hierzu entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung des Browsers für Ihr mobiles Endgerät.

Dem Anwender präsentiert sich beim Aufruf der URL folgendes Bild:

Damit man über die Schaltfläche "Start" (unten mittig im oberen Bild) den Einlesevorgang starten kann, müssen zunächst über das Burger-Menü oben rechts im Startbildschirm die Einstellungen angepasst werden:

Über die Schaltfläche "EINSTELLUNGEN" gelangt man zu den Zugangseinstellungen, ohne die sich die App nicht verwenden lässt. Diese werden von der IT, welche die betreffende Schweizer oder Liechtensteiner Landesversion auf Kundenseite betreibt, bereitgestellt:

Zusätzliche Anmerkungen zum Menü "EINSTELLUNGEN":

• Der Schalter "DEMO MODUS" ermöglicht das Testen von QR-Codes per Datei-Upload und ist für Anwender nicht weiter relevant
• Der Schalter "TASCHENLAMPE" aktiviert den eingebauten LED-Blitz im mobilen Endgerät, um QR-Codes bei schlechten Lichtverhältnissen scannen zu können

Verwendung

Sobald die Zugangsdaten eingerichtet sind, lässt sich die App mit einem Tipp auf die Startfläche "Start" starten:

Beim ersten Start der App wird der Anwender aufgefordert, der Web App eine Kamera für die QR-Code-Erkennung zuzuweisen. Je nachdem, über wie viele Kameras das verwendete Endgerät verfügt, stehen mehrere Kameras zur Auswahl:

Hat man seine Auswahl einmal festgelegt, kann man sie nachträglich abändern, indem man das Dropdown-Feld mit den auswählbaren Kameras erneut öffnet und eine andere Kamera zuordnet. Besteht eine feste Zuordnung, wird diese künftig automatisch wiederverwendet. Sollte das verwendete Endgerät keine Kamera (einschließlich Webcam) haben, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Auf einigen Geräten kann es vorkommen, dass der Anwender explizit den Kamerazugriff erlauben muss:

In diesem Fall stellen Sie bitte sicher, dass der verwendete Browser, bzw. die Browseranwendung Zugriff auf die verwendete Kamera erhält. Details hierzu entnehmen Sie bitte der zugehörigen Geräte- bzw. Programmanleitung.

Die erfolgreich gestartete App verwendet nun die voreingestellte Kamera und sucht permanent nach QR-Codes zur Datenübernahme. Sobald man das Endgerät nahe genug an einen Swiss-QR-Code hält..

..wird dieser erkannt und mit einem Tipp auf die Schaltfläche "Speichern" nach oxaion übernommen.

Eine erfolgreiche Übertragung wird mit der Meldung "QR-Code erfolgreich übertragen" quittiert. Ebenso werden fehlerhafte QR-Codes von der App erkannt und dem Anwender gemeldet.

Weiterverwendung im oxaion Client

Die gescannten QR-Codes werden gesammelt im Programm "Swiss QR-Codes verwalten" (FB20284).

Eine Zuordnung der QR-Rechnung zu vorerfassten Eingangsrechnungen, bzw. die Erzeugung neuer Eingangsrechnungen basierend auf dem QR-Code-Import erfolgt automatisch in oxaion.

Die gescannten und im Programm "Swiss QR-Codes verwalten" (FB20284) gespeicherten QR-Codes werden

• bei der Buchung von Eingangsrechnungen zur Auswahl angeboten
• bei der Vorerfassung von Eingangsrechnungen zur Auswahl angeboten
• bei der Rechnungsprüfung im Einkauf zur Auswahl angeboten
• bei der Verwaltung der Offenen Posten zur Auswahl angeboten

Weiterhin unterstützte Eingabemöglichkeit der ESR-Zeile:

• In der offenen Posten Verwaltung
• Beim Buchen von Rechnungen (Belege buchen)
• Beim Vorerfassen der Eingangsrechnungen (Belege buchen)

Beim oxaion Eingansgrechnungsworkflow (ERW) ist kein Matchcode auf die gescannten QR-Codes möglich, da hier die Daten maschinell eingelesen werden.

Die vollständige Dokumentation für die debitorische und kreditorische Erfassung und Verarbeitung von QR-Rechnungen wird noch nachgereicht und hier verlinkt.