Rechnungen verwalten

In der Rechnungskopfdatei sind alle existierenden Rechnungen und die für die Rechnung charakteristischen Informationen hinterlegt.

Diese Informationen beinhalten auch steuernde Angaben innerhalb der Rechnungsverwaltung, so zum Beispiel, ob eine Rechnung noch verwaltbar oder nur noch anzeigbar ist.

Mit diesem Programm werden Rechnungen der innerbetrieblichen Auftragsabrechnung verwaltet. Das umfasst das Erstellen, Ändern, Kopieren, Löschen und Anzeigen von Rechnungen, wobei die angeführten Transaktionen nicht immer in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Welche Transaktionen im aktuellen Fall gültig sind, ist abhängig von folgenden Informationen:

• Rechnungsstatus

  Ist im Rechnungsstatus hinterlegt, dass die Rechnung verbucht oder storniert wurde, ist nur noch ein Anzeigen der Rechnung möglich.

• Rechnungsart

  Ist die Rechnung eine Aufwandsrechnung, ist das Kopieren dieser Rechnung nicht zulässig.

• Kennzeichen Fakturierung

  Ist dieses Kennzeichen 'N', ist das Erstellen bzw. Kopieren einer Rechnung für den angegebenen Auftrag ungültig. Das Kennzeichen wird über den Auftrag und die zugehörige Auftragsart ermittelt.

Abläufe beim Verwalten von Rechnungen:

• Erstellen von Rechnungen

  Aus dem angegebenen Auftrag werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:

  CPD-Nummer

  Steuerschlüssel

  Erlöskonto

  Personenkonto

  Wirtschaftsgutnummer

  Wirtschaftsgutunternummer

  Zahlungsbedingung

  Über die in dem angegebenen Auftrag hinterlegte Auftragsart werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:

  Selektionsart Material

  Selektionsart Fremdleistung

  Selektionsart Lohn

  Selektionsart Fuhrpark

  Rechnungsart

  Das in der Auftragsart hinterlegte Kennzeichen 'Rechnungsart änderbar' steuert, ob die ebenfalls in der Auftragsart hinterlegte Rechnungsart für die zu erstellende Rechnung geändert werden kann.

  Mit dem Personenkonto wird die Rechnungsanschrift ermittelt. Mit dieser werden die Rechnungskopfpositionen erzeugt. Auftragsnummer und maschinell ermittelte Rechnungsnummer sowie Platzhalter für den Austausch gegen das Datum des Rechnungsdruckes, das Datum der Rechnungserstellung und das Valutadatum werden im Rechnungskopf bereitgestellt.

  Handelt es sich um eine 'Aufwandsrechnung' werden Auftragspositionen selektiert und zu Rechnungspositionen zusammengestellt. Diese Zusammenstellung von Rechnungspositionen erfolgt in Abhängigkeit der angegebenen Selektionsarten. Aus den Auftragspositionen werden nach folgendem Schema Rechnungspositionen gebildet:

• keine Zusammenfassung von Auftragspositionen

  Belegdatum, Menge, externer Preis und externer Betrag werden auf der Rechnung als Position ausgewiesen. Der Zusatztext ergibt den Text der Rechnungsposition.

• Zusammenfassung von Auftragspositionen

  Die externen Beträge der Auftragspositionen werden zum Nettobetrag der Rechnungsposition summiert, gesondert nach der Kostenartengruppe und in folgender Reihenfolge:

  Material

  Fremdleistung

  Lohn

  Fuhrpark

  Auf der Rechnung werden der Positionstext und der Nettobetrag ausgewiesen. Der Positionstext bezieht sich auf die Zusammenfassung der Auftragspositionen.

• Verwendete Steuerschlüssel, Erlöskonten

  Bei der Bildung der Rechnungspositionen werden Steuerschlüssel und Erlöskonto aus dem Auftragskopf verwendet. Für Lohn- und Fuhrparkpositionen werden diese Informationen aus den speziellen Feldern entnommen, sind dort keine Angaben hinterlegt, wird auf die allgemeinen Felder zurückgegriffen.

• Ändern von Rechnungen

  Wird beim Ändern einer Aufwandsrechnung einer der unten aufgeführten Rechnungsparameter geändert, werden die Aufwandspositionen der Rechnung neu zusammengestellt:

  Belegdatum von

  Belegdatum bis

  Selektionskriterien