Rechnungen verwalten

In der Rechnungskopfdatei sind alle existierenden Rechnungen und die für die Rechnung charakteristischen Informationen hinterlegt.

Diese Informationen beinhalten auch steuernde Angaben innerhalb der Rechnungsverwaltung, so zum Beispiel, ob eine Rechnung noch verwaltbar oder nur noch anzeigbar ist.

Mit diesem Programm werden Rechnungen der innerbetrieblichen Auftragsabrechnung verwaltet. Das umfasst das Erstellen, Ändern, Kopieren, Löschen und Anzeigen von Rechnungen, wobei die angeführten Transaktionen nicht immer in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Welche Transaktionen im aktuellen Fall gültig sind, ist abhängig von folgenden Informationen:

  • Rechnungsstatus

    Ist im Rechnungsstatus hinterlegt, dass die Rechnung verbucht oder storniert wurde, ist nur noch ein Anzeigen der Rechnung möglich.

  • Rechnungsart

    Ist die Rechnung eine Aufwandsrechnung, ist das Kopieren dieser Rechnung nicht zulässig.

  • Kennzeichen Fakturierung

    Ist dieses Kennzeichen 'N', ist das Erstellen bzw. Kopieren einer Rechnung für den angegebenen Auftrag ungültig. Das Kennzeichen wird über den Auftrag und die zugehörige Auftragsart ermittelt.

Abläufe beim Verwalten von Rechnungen:

  • Erstellen von Rechnungen

    Aus dem angegebenen Auftrag werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:

    CPD-Nummer

    Steuerschlüssel

    Erlöskonto

    Personenkonto

    Wirtschaftsgutnummer

    Wirtschaftsgutunternummer

    Zahlungsbedingung

    Über die in dem angegebenen Auftrag hinterlegte Auftragsart werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:

    Selektionsart Material

    Selektionsart Fremdleistung

    Selektionsart Lohn

    Selektionsart Fuhrpark

    Rechnungsart

    Das in der Auftragsart hinterlegte Kennzeichen 'Rechnungsart änderbar' steuert, ob die ebenfalls in der Auftragsart hinterlegte Rechnungsart für die zu erstellende Rechnung geändert werden kann.

    Mit dem Personenkonto wird die Rechnungsanschrift ermittelt. Mit dieser werden die Rechnungskopfpositionen erzeugt. Auftragsnummer und maschinell ermittelte Rechnungsnummer sowie Platzhalter für den Austausch gegen das Datum des Rechnungsdruckes, das Datum der Rechnungserstellung und das Valutadatum werden im Rechnungskopf bereitgestellt.

    Handelt es sich um eine 'Aufwandsrechnung' werden Auftragspositionen selektiert und zu Rechnungspositionen zusammengestellt. Diese Zusammenstellung von Rechnungspositionen erfolgt in Abhängigkeit der angegebenen Selektionsarten. Aus den Auftragspositionen werden nach folgendem Schema Rechnungspositionen gebildet:

  • keine Zusammenfassung von Auftragspositionen

    Belegdatum, Menge, externer Preis und externer Betrag werden auf der Rechnung als Position ausgewiesen. Der Zusatztext ergibt den Text der Rechnungsposition.

  • Zusammenfassung von Auftragspositionen

    Die externen Beträge der Auftragspositionen werden zum Nettobetrag der Rechnungsposition summiert, gesondert nach der Kostenartengruppe und in folgender Reihenfolge:

    Material

    Fremdleistung

    Lohn

    Fuhrpark

    Auf der Rechnung werden der Positionstext und der Nettobetrag ausgewiesen. Der Positionstext bezieht sich auf die Zusammenfassung der Auftragspositionen.

  • Verwendete Steuerschlüssel, Erlöskonten

    Bei der Bildung der Rechnungspositionen werden Steuerschlüssel und Erlöskonto aus dem Auftragskopf verwendet. Für Lohn- und Fuhrparkpositionen werden diese Informationen aus den speziellen Feldern entnommen, sind dort keine Angaben hinterlegt, wird auf die allgemeinen Felder zurückgegriffen.

  • Ändern von Rechnungen

    Wird beim Ändern einer Aufwandsrechnung einer der unten aufgeführten Rechnungsparameter geändert, werden die Aufwandspositionen der Rechnung neu zusammengestellt:

    Belegdatum von

    Belegdatum bis

    Selektionskriterien

Verwendung dieses Programms

Felder

Rechnungsparameter

Feldbezeichnung Erklärung
Von Buchungsdatum
In diesem Feld wird das Datum in der für den Sachbearbeiter hinterlegten Form angegeben, mit dem der Beleg datiert ist. Das Belegdatum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein.
Valutadatum
Kennzeichnet das Datum, an dem die in der Zahlungsbedingung hinterlegten Fälligkeitsfristen starten. Wird das Valutadatum direkt eingegeben, so verlieren die in der Kondition hinterlegten Valutatage ihre Gültigkeit.

Das Valutadatum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein.

Selekt.art Material
Die Selektionsart legt fest, wie die Auftragspositionen eines Auftrags zusammengefasst werden, wenn die Fakturierung nach Aufwand erfolgt. Die gültigen Werte sind in Tabelle FRDSLA hinterlegt und können über den Lsit-Button angezeigt werden.
Selekt.art Fremdl.
Die Selektionsart legt fest, wie die Auftragspositionen eines Auftrags zusammengefasst werden, wenn die Fakturierung nach Aufwand erfolgt. Die gültigen Werte sind in der Tabelle FRDSLA hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden.
Selektionsart Lohn
Die Selektionsart legt fest, wie die Auftragspositionen eines Auftrags zusammengefasst werden, wenn die Fakturierung nach Aufwand erfolgt. Die gültigen Werte sind in der Tabelle FRDSLA hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden.
Selekt.art Fuhrpark
Die Selektionsart legt fest, wie die Auftragspositionen eines Auftrags zusammengefasst werden, wenn die Fakturierung nach Aufwand erfolgt. Die gültigen Werte sind in der Tabelle FRDSLA hinterlegt.
Personenkonto
In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9".

Über den List-Button wird in das Matchcode-Programm "Adressen" oder "Personenkonten" verzweigt.

Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen.

Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen.

Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

CPD-Nummer
In diesem Feld wird die Adressnummer für das Conto-pro-Diverse (CPD-Konto) der Finanzbuchhaltung angegeben.

Die CPD-Nummer hat für die Finanzbuchhaltung die Funktion, dass Lieferanten- bzw. Kundenadressen, die nicht regelmäßig wiederkehren, und für die demzufolge kein eigenes Personenkonto eingerichtet werden soll, in einem Adressbestand "Einmaladressen" mit den erforderlichen Informationen hinterlegt werden können und über das CPD-Hauptkonto (siehe auch Kennzeichen im Personenkontenstamm) umsatzmäßig zugeordnet werden.

Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button in das Matchcode-Programm "CPD-Konten" verzweigt.

Zahlungsbedingung
In den Zahlungsbedingungen werden Skontokonditionen und Zahlungsfristen hinterlegt.

Es können Texte (z.B. "rein netto Kasse") hinterlegt werden, die dann im Rahmen der Fakturierung ausgedruckt werden. Diese Texte können mehrsprachig erfasst werden.

Die Zahlungsbedingungen können im Programm Zahlungsbedingungen (US10400) verwaltet werden.

Handelt es sich um ein Eingabefeld, kann über den List-Button in das Matchcode-Programm "Zahlungsbedingungen" verzweigt werden.

Testrechnung
Das Kennzeichen Testrechnung gibt an, ob die Rechnung nur zum Testen erstellt wird. Die Testrechnungen werden bei der weiteren Verarbeitung nicht berücksichtigt.

Die Testrechnungen haben einen eigenen Buchungskreis, der in der Vorlauftabelle VRLB32 hinterlegt ist.

Rechnungsart
Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, ob eine Aufwandsrechnung oder eine Pauschalrechnung erstellt werden soll. Bei einer Aufwandsrechnung werden gemäß den angegebenen Selektionskriterien aus den existierenden Aufwandspositionen Rechnungspositionen zusammengestellt. Bei einer Pauschalrechnung muss der Anwender bei der Rechnungserstellung pauschale Rechnungspositionen angeben.
Über den List-Button können die gültigen Werte aus oben genannter Tabelle angezeigt werden.
Steuerermittlung

Geben Sie hier an, wie die Steuerermittlung erfolgt.

Auswahlmöglichkeiten:

- aus Nettobetrag

- aus Bruttobetrag

Überschriftsformat

Feldbezeichnung Erklärung
Auftrag
Bildet zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr die eindeutige Kennung für einen Auftrag.
Rechnungsnummer
Der Buchungskreis dient der Untergliederung des Buchungsstoffes und bildet zusammen mit der Belegnummer die buchhalterische Buchungsnummer.
Die gültigen Buchungskreise sind in der Tabelle FRDBKR hinterlegt und können bei Eingabefeldern über den List-Button angezeigt werden.
Die Belegnummer ist die interne, fortlaufende Nummer der Buchhaltung. Sie bildet zusammen mit dem Buchungskreis die Buchungsnummer. Wird eine Buchungsnummer erneut vergeben, erscheint eine Warnung.
Die Belegnummer wird in den Dialogbuchungsprogrammen und im Programm zum Stornieren von Belegen maschinell vergeben, wenn in der Tabelle FRDBKR "Buchungskreis" unter Parameter 15 (Maschinelle Belegnummer "J" oder "N") ein "J" eingetragen ist. Für die maschinelle Vergabe muss in der Nummerndatei unter der entsprechenden Firma, dem Anwendungsgebiet und dem Restschlüssel BLNRxx, mit xx = Buchungskreis, ein Satz angelegt sein (Programm US60200. Bei Übernahmen aus der Fakturierung ist die Belegnummer identisch mit der Rechnungsnummer.
Kennzeichnet das Erstellungsdatum der Eingangs- oder Ausgangsrechnung.

Ist in der Zahlungskondition kein "B" im Kennzeichen "Buchungs/Rechnungsdatum" eingetragen, ist dieses Datum Basis für die Ermittlung der Skonto- und Fälligkeitsfristen.

Das Datum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein.

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