Automatische Aufgaben
Mit diesem Programm können zu beliebigen Geschäftsobjekten automatische Aufgaben erstellt werden.
Die Aufgaben werden anhand des Status eines Geschäftsobjektes automatisch angelegt und terminiert. Bei Änderung des Status des Geschäftsobjektes werden diese Aufgaben ebenso automatisch aktualisiert, erledigt-markiert oder gelöscht.
Für den universellen Einsatz wird ein Datenbank-Skript hinterlegt, welches den Status eines Geschäftsobjektes definiert und auf dessen Änderungen reagiert.
Die Terminierung erfolgt durch freie Vorwärts- oder Rückwärtsverschiebung von Quellterminen des Geschäftsobjektes.
Der Verantwortliche der Aufgabe kann fest hinterlegt oder dynamisch anhand des Geschäftsobjektes ermittelt werden.
Beispiel: Bestellbestätigung einholen
Nach jeder Neuanlage einer Bestellung soll eine Aufgabe erzeugt werden, die den Sachbearbeiter daran erinnert, die Bestätigung vom Lieferanten einzuholen.
Sobald der Sachbearbeiter die Bestätigung eingeholt hat und das Datum der Bestätigung im System eingetragen hat, wird die Aufgaben automatisch als erledigt gekennzeichnet.
Diese automatische Aufgabe, muss wie folgt angelegt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Eine sprechende Bezeichnung für die Definition der Aufgabe |
| Quell-Dateiname | Die Quelldatei ist der Bestellung-Kopf. Wird eine Bestellung angelegt oder aktualisiert, greift die Definition. |
| Feldname Start-Termin | Als Start-Termin für die Aufgabe ist das Bestell-Datum aktiviert. |
| Feldname Ende-Termin | Das Ende-Datum der Aufgabe wird nicht definiert: keine Eingaben, nicht aktiv. |
| Filter-Bedingung | Die Bedingung für die Aufgabe ist: "kein Bestätigt-Datum". |
| Nachricht | Die Aufgabenstellung, welche der Verantwortliche in der generierten Aufgabe erhält. |
| Sachbearbeiter | Es wird kein Sachbearbeiter als fester Verantwortlicher definiert, sondern: |
| Feldname Sachbearbeiter | Der Verantwortliche wird aus dem Feld für den Sachbearbeiter aus der Bestellung ermittelt. |
| Automatische Aktionen | Die generierte Aufgabe darf automatisch aktualisiert und erledigt gesetzt werden. Sie darf jedoch nicht automatisch gelöscht werden. |
| Manuelle Einstellungen | Die generierte Aufgabe ist nicht privat, Änderungen und Löschen durch einen Nutzer ist zulässig. |
Mit den oben gezeigten Einstellungen wird bei Neuanlage oder Änderungen einer Bestellung
- automatisch eine neue Aufgabe generiert
- oder eine vorhandene Aufgabe aktualisiert
- solange das Bestätigt-Datum der Bestellung nicht gepflegt ist.
Die generierte Aufgabe
- tr��gt den Start-Termin 3 Tage nach dem Bestell-Datum und
- liegt in der Verantwortlichkeit des Sachbearbeiters der Bestellung.
3 Tage nach dem Bestell-Datum wird die Aufgabe für den Verantwortlichen aktiv.
Eine Fälligkeit ist nicht terminiert ("sofort fällig").
Ändert sich der Status der Bestellung, indem das Bestätigt-Datum eingepflegt wird,
- wird die Aufgabe automatisch als erledigt gekennzeichnet,
- würde die Aufgabe gelöscht, wenn "Löschen erlaubt" definiert wäre.
Felder
Automatische Aufgabe
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Bezeichnung | Bezeichnung als sprechender Name für die Definition einer Automatischen Aufgabe. |
| aktiv | aktiviert, um die Deinition der Automatischen Aufgabe zu aktivieren, andernfalls außer Kraft zu setzen |
| Quelle-Dateiname | Die Quelldatei, auf die die Definition wirkt. Bspw. EKOPFP für den Bestellung-Kopf: wird eine Bestellung angelegt oder aktualisiert, wird die Definition verarbeitet. |
| Feldname Start-Termin | Angabe eines Feldes der Quelldatei, welches für den Start-Termin einer generierten Aufgabe verwendet wird. Bspw. KOBEDT, um den Start-Termin in Abhängigkeit vom Bestell-Datum einer Bestellung zu generieren. |
| Tage Vorlauf | Anzahl der Tage, um welche der Start-Termin der Aufgabe ausgehend vom Quell-Termin verschoben wird. Negative Werte sind erlaubt. |
| aktiv | aktiviert, wenn der Start-Termin der Aufgabe generiert werden soll; andernfalls wird kein Start-Termin für generierte Aufgaben festgelegt |
| Feldname Ende-Termin | Angabe eines Feldes der Quelldatei, welches für den Ende-Termin einer generierten Aufgabe verwendet wird. Bspw. KOBEDT, um den Ende-Termin in Abhängigkeit vom Bestell-Datum einer Bestellung zu generieren. |
| Tage Vorlauf | Anzahl der Tage, um welche der Ende-Termin der Aufgabe ausgehend vom Quell-Termin verschoben wird. Negative Werte sind erlaubt. |
| aktiv | aktiviert, wenn der Ende-Termin der Aufgabe generiert werden soll; andernfalls wird kein Ende-Termin für generierte Aufgaben festgelegt |
| Filter-Bedingung | Feld für die Filter-Bedingung, die für die Definition der Automatischen Aufgabe greift. Das heißt, wird ein Datensatz der Quell-Tabelle angelegt oder aktualisiert und liefert die Filter-Bedingung JA, ist der Zustand für die automatische Aufgabe eingetreten. Wird ein Datensatz der Quell-Tabelle angelegt oder aktualisiert und liefert die Filter-Bedingung NEIN, ist der Zustand für die automatische Aufgabe nicht gültig. Hinweis: Beim Anlagen und Aktualisieren eines Datensatzes der Quell-Tabelle werden nur die Felder der Tabelle betrachtet, welche als Termin-Quellen oder Filter-Bedingung aktiv sind, |
| Nachricht für Aufgabe | Der Nachrichten-Text für eine automatisch generierte Aufgabe. Der Text kann Variablen enthalten, welche beim Erstellen der Aufgabe durch Werte des zugehörigen Datensatzes ersetzt werden, |
| Sachbearbeiter | Ein Sachbearbeiter, welcher als Verantwortlicher der generierten Aufgabe verwendet wird. |
| Abteilung | Einer Abteilung kann eine organisatorische Einheit aus Dokumentations- und Berechtigungsgründen zugeordnet werden. Über den List-Button werden alle gültigen Werte angezeigt. Die Werte wurden in der Tabelle FRDATN hinterlegt. |
| Feldname Sachbearbeiter | Angabe eines Feldes aus der Quelldatei, um den Verantwortlichen für die generierte Aufgabe dynamisch anhand des Datensatzes zu bestimmen. Bspw. kann KOSAKZ verwendet werden, um den Sachbearbeiter einer Bestellung der Aufgabe zuzuweisen anstatt einen festen Sachbearbeiter zu hinterlegen. |