Integritätstest Dokumente
Mit Hilfe des Programms "Integratitätstest Dokumente" wird geprüft, ob das oxaion Dokumentenmanagement konsistente Daten enthält.
In der Auflistung der Firmen werden alle Firmen angezeigt, welche laut dem Firmenstamm ein integriertes Archiv aktiviert haben. Für diese Firmen wird der Integritätstest durchgeführt.
Hinweis
Wird das Programm im Prüflauf aufgerufen, werden alle markierten Prüfungen durchgeführt und es wird ein Protokoll erzeugt. Wird das Programm im Echtlauf aufgerufen, wird, bis auf die archivierten Dokumente, versucht die Daten zu korrgieren (z.B. Einlesen der Header-Informationen von E-Mails oder Anlegen eines UFILAP-Satzes in oxaion für ein Dokument, welches nur im Dateiverzeichnisses vorhanden ist).
Felder
Prüfschritte auswählen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Prüfung #1 | Gibt es Referenzsätze in der UFILAP, für die kein Dokument vorhanden ist? Hierbei wird geprüft, ob es laut oxaion Dokumente geben müsste, welche aber nicht physisch vorhanden sind. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #2 | Gibt es Dokumente ohne Referenzsatz in der UFILAP? Hierbei wird geprüft, ob es innerhalb des Dateiverzeichnisses Dokumente gibt, die oxaion nicht bekannt sind. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #3 | Sind alle Versionen eines Dokuments auch physisch vorhanden und umgekehrt? Hierbei wird geprüft, ob bei einem versionierten Dokument, alle Versionen sowohl im Dateiverzeichnis, wie auch in oxaion vorhanden sind. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #4 | Sind alle E-Mails korrekt beschrieben? Hierbei wird geprüft, ob bei allen E-Mails im oxaion DMS die E-Mail-Informationen (Absender, Empfänger, Betreff, etc.) korrekt in oxaion vorhanden sind. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #5 | Sind alle definierten Ordner auch physisch vorhanden und umgekehrt? Hierbei wird geprüft, ob alle Ordner im oxaion DMS und im Dateiverzeinis gleichermaßen vorhanden sind. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #6 | Archivdokumente korrekt? Hierbei wird geprüft, ob alle Archivdokumente korrekt archiviert wurden. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #7 | Prüfsumme korrekt? Jedes Archivdokument erhält bei der Archivierung eine Prüfsumme. Hierbei wird geprüft, ob das physische Dokument die gleiche Prüfsumme hat, wie im oxaion DMS hinterlegt. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #8 | Doppelte Verwendung einer Wurzel-OBID? Hierbei wird geprüft, dass über den Mandanten hinweg die Identifikation für die Wurzel-Knoten (oberster Knoten eines Dokumenten-Knotens) nur einmal vergeben wurde. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Prüfung #9 | Aufbewahrungsfristen korrekt Hier wird geprüft, ob die Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente korrekt gepflegt sind. Mit diesem Punkt lassen sich nach Änderungen am Dokumententyp die veränderten Aufbewahrungsfristen auf die Dokumente ausrollen. |
| Datum | Datum der letzten Integritätsprüfung im Echtlauf. |
| Nur Prüflauf | Im Prüflauf werden alle markierten Prüfungen durchgeführt und ein Protokoll erzeugt. |