Auftragsbestand reorganisieren
Mit diesem Programm kann der Auftragsbestand reorganisiert werden, um die Datenmengen in überschaubaren Grenzen zu halten.
Vor Auführung dieses Programms ist auf jeden Fall eine Sicherung aller VKS Dateien (Auflistung s. unten) durchzuführen, die Informationen zu Aufträgen enthalten. Es muss sichergestellt sein, dass ein konsistenter Datenbestand auf Band verfügbar ist, wenn das Reorganisationsprogramm auf Probleme treffen sollte. Mit SAVLIB kann eine gesamte Datenbibliothek (z.B. CMDDTA) gesichert werden.
Unter einer Reorganisation wird eine Aufspaltung der betreffenden Informationen verstanden, und zwar in solche, die der weiteren Verarbeitung noch zur Verfügung stehen, deshalb vom Rechner auch verwaltet werden müssen, und solche, die aufgrund mangelnder Aktualität für das Tagesgeschäft nicht mehr notwendig sind, und deshalb auch die Rechnerkapazität nicht belasten sollten.
Dabei kann der Grad an Aktualität für die laufende Anwendung sowie der Informationsgehalt der als nicht mehr aktuell eingestuften Daten bestimmt werden.
Die Aktualität wird durch den Zeitpunkt bestimmt, ab dem die nicht mehr aktuellen Informationen ausgesondert werden, der verbliebene Informationsgehalt wird über die Art der Reorganisation gesteuert.
Die Reorganisation erfolgt dadurch, dass die nicht mehr aktuellen Daten aus den Dateien für das Tagesgeschäft ausgesondert und in andere Dateien (Sicherungsdateien) überführt werden, die dann auf Band gesichert und anschließend aus dem System gelöscht werden können.
Eine genauere Beschreibung der verschiedenen Reorganisationsarten enthält die Bedienerhilfe für die Auswahlmaske.
Es können nur die Aufträge reorganisiert werden, deren Löschdatum vor dem eingegeben Datum liegt bzw. mit diesem identisch ist. Das Löschdatum wird mit Rechnungserstellung oder alternativ mit dem Programm VK55300 in die Auftragskopfdatei geschrieben.
Wird ein Auftrag reorganisiert, dann wird auch in der Lagerbewegungsdatei (LPSDAP) für alle Positionen, die auf diesen Auftrag referenzieren, ein Löschkennzeichen gesetzt, sodass diese Positionen bei der nächsten Reorganisation der LPSDAP gelöscht werden. Bei der Reorganisation von Auftragsposition, die Einmalteile betreffen, wird für diese Teile das Löschkennzeichen im Teilestamm gesetzt, damit sie bei der nächsten Teilestammreorganisation ebenfalls gelöscht wird.
In die Reorganisation sind folgende Dateien eingebunden, die auftragsspezifische Datensätze enthalten:
| Datei | Sicherungsdatei | |
| VKOPFP | Auftragskopfdatei | VZKOPP |
| VPSDAP | Auftragspositionsdatei | VZPSDP |
| VKPOSP | Auftragskomponenten | VZKPOP |
| VACHAP | Auftragschargendatei | VZACHP |
| VTEXTP | Textdatei | VZTEXP |
| VLKOPP | Lieferscheinkopfdatei | VZLKOP |
| VLPOSP | Lieferscheinpositionsdatei | VZLPOP |
| VLCHAP | Lieferscheinchargendatei | VZLCHP |
| VKLPOP | Lieferscheinkomponenten | VZKLPP |
| VMKOPP | RMA-Wareneingangs-Kopfdatei | VZMKOP |
| VMPOSP | RMA-Wareneingangs-Positionsdatei | VZMPOP |
| VMHISP | RMA-Statushistoriendatei | VZMHIP |
| VRKOPP | Rechnungskopfdatei | VZRKOP |
| VRPOSP | Rechnungspositionsdatei | VZRPOP |
| VKRPOP | Rechnungskomponenten | VZKRPP |
| VHISTP | History-Datei | VZHISP |
| UABZUP | Zuschlagsdatei | UZBZUP |
| UASMKP | Sachmerkmale | UZASMP |
| UAUSTP | RMA-Austauschdatei | UZAUSP |
| UTEXTP | Auftragsbezogene Textbausteine | UZTEXP |
| UTXBSP | Schlüssel für Textbausteine | UZTXBP |
| UVPOSP | Verpackungspositionen | UZVPOP |
Das Programm wird in zwei Etappen ausgeführt. Der erste Job dient der eigentlichen Reorganisation. Im Anschluss daran findet die Sicherung der ausgelagerten Dateien (s.o.) statt. Wird die Reorganisation im Batch (z.B. nachts) durchgeführt, so ist es sinnvoll den Sicherungsjob auf den nächsten Werktag zu datieren.
Außerdem ist zu beachten, dass entsprechend den zu reorganisierenden Daten die History-Datei VHISTP aktualisiert wird. Sie enthält pro Lieferschein (kleinste Einheit) folgende Informationen:
- Auftragsnummer
- Auftragsdatum
- Auftragswert
- Kundennummer
- Lieferscheinnummer
- Lieferdatum
- Lieferwert
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungswert
Felder
Vorgaben zum Auftragsbestände-Reorg treffen
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Sätze auslagern bis (einschl.) | In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem die entsprechenden Datensätze aus der History-Datei entfernt und in die History-Sicherungsdateidatei übergeben werden.
Als Vergleichsdatum zur Bestimmung der betroffenen Datensätze wird das Rechnungsdatum der History-Datei verwendet |
| Sätze auslagern bis (einschl.) | In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem die entsprechenden Aufträge aus den auftragsspezifischen Dateien ausgelagert werden.
Es werden nur die Aufträge reorganisiert, die in der Auftragskopfdatei ein Löschdatum haben, das kleiner bzw. gleich dem eingegebenen Datum ist. Das Löschdatum wird automatisch beim Drucken der letzten zu einem Auftrag gehörenden Rechnung vergeben. Sind nicht alle Aufträge mit einem richtigen Löschdatum versehen, so kann dieses Datum mit Hilfe des Programmes VK55300 in allen Aufträgen korrigiert werden. |
| Sicherungsdat. vor Bearb. löschen | Durch eine Angabe in diesem Feld kann festgelegt werden, ob der Inhalt der Sicherungdateien vor der Reorganisation gelöscht wird.
Eine Auflistung der relevanten Sicherungsdateien ist der Programmbedienerhilfe zu entnehmen. |
| Z*Dateien nach Bearb. löschen | Durch eine Angabe in diesem Feld kann festgelegt werden, ob der Inhalt der Reorganisationsdateien ("Z*-Dateien") gelöscht werden soll, nachdem sie durch den Sicherungsjob, der der Reorganisation folgt, auf Band gesichert wurden.
Ist kein Bandlaufwerk angegeben, so erfolgt - unabhängig von der Ausprägung dieses Parameters - auch kein Löschen der Reorganisationsdateien. Hinweis: Eine Auflistung der relevanten Reorganisationssdateien ist der Programmbedienerhilfe zu entnehmen. |
| Protokoll drucken | Mit der Auswahl einer Transaktion oder Verarbeitung wird am Beginn der Verarbeitung festgelegt, wie ein ausgewählter Datensatz bearbeitet werden soll. In der Regel wird die Gültigkeit der Transaktion über eine Tabelle geprüft. |