Hier wird angegeben, wie eine Belegnummer innerhalb der Produktion aufbereitet wird. Über die fünf Schablonenkennzeichen (Firmenstamm) werden spezielle Platzhalter für "Belegkennzeichen", "Belegjahr", "Belegnummer", "Geschäftsbereich" und "Niederlassung" definiert. Alle andere Zeichen werden als Konstanten betrachtet.
Hinterlegungsmöglichkeiten des Belegkennzeichens (hier: +):
| + | Auftragskennzeichen (einstellig) |
| ++ | Auftragskennzeichen (zweistellig) |
Der Platzhalter für das Belegkennzeichen kann ein- oder zweistellig definiert werden. Die Angabe ist optional.
Hinterlegungsmöglichkeiten des Belegjahres (hier: J):
| JJ | Belegjahr (zweistellig, komplett ohne Jahrhundert) |
| JJJ | Belegjahr (dreistellig, erstes Zeichen = Kennzeichen für das Jahrhundert) |
| JJJJ | Belegjahr (vierstellig = vollständig) |
Der Platzhalter für das Belegjahr kann zwei-, drei- oder vierstellig definiert werden. Die Platzhalter müssen zusammenhängend angegeben werden. Die Angabe ist optional. Bei einer zweistelligen Angabe ist zu beachten, dass das Jahrhundert nicht in die Sortierung einfließt und bei einem Jahrhundertwechsel eine ungünstige Sortierung ensteht. Bei einer dreistelligen Angabe enthält das erste Zeichen ein Kennzeichen für das Jahrhundert (z. B. "0" = 20. Jahrhundert, "1" = 21. Jahrhundert).
Hinterlegungsmöglichkeiten der Belegnummer (hier: #):
| #... | Automatisch vergebene, fortlaufende Nummer (Länge je nach Anzahl der Platzhalter) |
Der Platzhalter für die Belegnummer kann in beliebiger Länge definiert werden. Es muss darauf geachtet werden, dass eine genügend große Stellenanzahl vorgesehen wird. Die Zeichen müssen zusammenhängend angegeben werden. Die Angabe ist pflicht.
Hinterlegungsmöglichkeiten des Geschäftsbereichs und der Niederlassung (hier: G und N):
| G | Geschäftsbereich (einstellig) |
| GG | Geschäftsbereich (zweistellig) |
| N | Niederlassung (einstellig) |
| NN | Niederlassung (zweistellig) |
Der Platzhalter kann ein- oder zweistellig angegeben werden. Der Platzghalter für den Geschäftsbereich und die Niederlassung können nur alternativ verwendet werden, d. h. es kann entweder der Geschäftsbereich oder die Niederlassung Bestandteil einer Belegnummer sein. Die Angabe ist optional.
Beispiele für eine komplette Schablone:
| + JJ ###### | F 14000001 | Zweistelliges Jahr, Leerzeichen zwischen Jahr und Nummer |
| +JJJJ/##### | F2014/00001 | Vierstelliges Jahr, einstelliges Belegkennzeichen, Trenner zwischen Jahr und Nummer |
| ++JJ/###### | FK14/000001 | Empfohlene Einstellung |
| ########### | 00000000001 | Es wird lediglich eine fortlaufende Nummer ohne Jahresbezug generiert. |