Wirtschaftsjahr initialisieren
Um die Perioden eines Wirtschaftsjahres buchen zu können, müssen diese zuvor angelegt und für die einzelnen Module eröffnet werden. Zunächst muss über das Programm 'Perioden initialisieren' das Wirtschaftsjahr initialisiert werden. Während der Initialisierung darf nicht gebucht werden. Ein Wirtschaftsjahr kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt eröffnet werden. Mit dem Initialisieren des Wirtschaftsjahrs werden auf allen Bilanzkonten aktuelle Vorträge eingestellt. Jede Buchung bewirkt eine Korrektur der Vorträge der bereits initialisierten Folgejahre.
Wird die letzte Periode (12. Periode) eines Wirtschaftsjahres abgeschlossen, wird die Abschlussperiode eröffnet. Alle in einer Abschlussperiode (13 – 15) durchgeführten Nachbuchungen können gezielt aus dem System abgerufen werden (Saldenlisten, Konten).
Auf Bilanzkonten gebuchte Werte korrigieren automatisch den Bilanzvortrag des nächsten Wirtschaftsjahres.
Hinweis: | Ist während der Initialisierung des Wirtschaftsjahres (Programm ‚Perioden initialisieren’ der asynchrone Buchungsjob aktiv, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Der asynchrone Buchungsjob kann über die Funktion ‚FBU-Asynchronjob beenden‘ beendet werden. Nach der Initialisierung wird der asynchrone Job automatisch wieder gestartet. |
Periodenstatus
Nach dem Initialisieren des Wirtschaftsjahres haben alle Perioden (1 – 12) aller Anwendungsgebiete den Periodenstatus *blank, d.h. alle Perioden des Wirtschaftsjahres sind nicht eröffnet. Die Perioden sind nicht bebuchbar. Der Folgestatus der Perioden kann nur '0' sein.
Buchungsperioden Anlagenbuchhaltung
Zusätzlich zur Periodendatei (innerhalb der allgemeinen Stammdaten) existiert für die Anlagenbuchhaltung eine eigene Periodendatei je Rechnungskreis. In ihr werden die einzelnen Statuswerte je Rechnungskreis festgehalten.
Die Perioden je Rechnungskreis werden automatisch im Periodenabschluss ’Programm ’Periodenabschluss buchen’ fortgeschrieben.
Wenn ein vorläufiger Jahresabschluss innerhalb der Anlagenbuchhaltung durchgeführt worden ist, erhalten alle Perioden des Wirtschaftsjahres automatisch den Status '8', und die Perioden des neuen Wirtschaftsjahres werden initialisiert.
Bevor mit dem Modul Anlagenbuchhaltung gearbeitet werden kann, müssen zuerst die FAB-Perioden angelegt werden. Hierzu gibt es im Menü das Programm ’FAB-Perioden erstmalig initialisieren’.
Im Anschluss können die initialisierten Perioden mit dem Programm ’FAB-Perioden verwalten’ eröffnet werden!
Weitere Informationen zur Buchung der Abschreibungen und der Kalkulatorischen Zinsen sind dem Verfahrenshandbuch Anlagenbuchhaltung (Kap. Buchungsperioden Anlagenbuchhaltung) zu entnehmen.
Periodenstatus ändern
Um in die Perioden eines Wirtschaftsjahres buchen zu können, müssen diese explizit eröffnet werden.
Mit dem Programm 'Perioden verwalten' muss der Periodenstatus manuell gepflegt werden. Eine Periode kann entweder eröffnet und damit zum Bebuchen freigegeben werden (Periodenstatus '0') oder die Periode kann temporär gesperrt werden, nachdem sie bereits eröffnet war (Periodenstatus '1'). Alle anderen Statuswerte werden durch Abschlussprogramme maschinell gesetzt.
Übersicht Periodenstatus
Eine Periode kann eröffnet, temporär gesperrt und dann wieder eröffnet werden, ohne dass der Status der Vorperiode beachtet werden muss. Dies gilt auch für die 13. Periode. Die Reihenfolge der Periodeneröffnung kann frei gewählt werden.
Je Periodenjahr befindet sich in der Periodendatei ein Satz. In diesem Satz ist je Anwendung der Periodenstatus mit dem Datum der letzten Änderung festgelegt:
Die Statuskennzeichen haben folgende Bedeutung:
Status | Bedeutung | Erläuterung |
‚ ‚ | Keine Aktion | Diese Periode kann nicht gebucht werden. Folgestatus kann nur ‚0’ sein. |
0 | offen | Diese Periode kann bebucht werden. Folgestatus kann nur ‚1’ oder ‚2’ sein. Vorheriger Status muss ' ' sein. |
1 | Temporär gesperrt | Diese Periode war eröffnet und ist vorläufig gesperrt. Folgestatus kann nur ‚0’ oder ‚2’ sein. |
2 | Abgeschlossen | Periodenabschluss wurde durchgeführt und Periode darf nicht mehr bearbeitet werden. Dieser Status wird durch Abschlussprogramme maschinell gesetzt. |
7 | Temporär gesperrt Abschlussperiode | Abschlussperiode ist gesperrt. Für die 12. Periode des Wirtschaftsjahres wurde bereits ein Abschluss durchgeführt (maschinell gesetzter Status '8'). Durch den Status ‚7' wird die Abschlussperiode temporär gesperrt. Folgestatus kann nur ‚8’ oder ‚9’ sein. |
8 | Offen Abschlussperiode | Der Status wird durch den Periodenabschluss der 12. Periode eines Wirtschaftsjahres gesetzt. Statt Status ‚2’ wird der Status ‚8’ gesetzt. Die Periode kann unter diesem Status weiter bebucht werden. Dieser Status kann durch Abschlussprogramme maschinell gesetzt werden. |
9 | Wirtschaftsjahr abgeschlossen | Wird beim Jahresabschluss gesetzt und sperrt damit auch die Abschlussperioden des Wirtschaftsjahres für weitere Buchungen. Dieser Status kann durch Abschlussprogramme maschinell gesetzt werden. |
Diese gültigen Ausprägungen des Periodenstatus werden in der Periodendateiverwaltung (US10800R) hinterlegt.
Hinweis:
Abschlussperioden (Periode 13 – 15) können nicht temporär gesperrt werden.
Abschlussperioden
Um Buchungen in die Perioden 13 – 15 durchführen zu können ist es notwendig, diese Perioden Wirtschaftsjahres- und mandantenabhängig zu definieren. Es ist nicht notwendig alle Abschlussperioden zu definieren. Es ist ausreichend nur die Periode 13 zu definieren.
Abschlussperiode verwalten
Über "FBU Abschlussperioden" (FB12300) werden je Wirtschaftsjahr die gewünschten Abschlussperioden (13 - 15) über das Kontextmenü erfasst bzw. verwaltet.
Ist die Periode 12 des Wirtschaftsjahres abgeschlossen, so wird beim Buchen ("Banken buchen" bzw. "Banken buchen/Geldverkehr") in die letzte Periode des entsprechenden Wirtschaftsjahres das Feld "Anschlussperiode" für die Eingabe der Abschlussperiode angezeigt.
Auswertungsarten für Abschlussperioden
Es können verschiedene Auswertungsmöglichkeiten hinterlegt werden, die die Perioden beinhalten, die bei der Auswertung (z.B. im Reporting) berücksichtigt werden.
So kann z.B. eine Auswertungsart mit nur der Periode 12 und eine Auswertungsart mit der Periode 12 und 13 oder eine Auswertungsart mit allen Perioden 12 – 15 definiert werden.
Die Auswertungsarten werden wirtschaftsjahresunabhängig über "Auswertungsarten für Abschlussperioden" (FR81000) erfasst .
Buchen in Abschlussperioden
Soll in eine Abschlussperiode gebucht werden, so ist es notwendig, dass die Periode 12 den Status 08 (Abschlussperiode eröffnet) hat. Nur wenn die Periode 12 abgeschlossen ist und die Abschlussperiode eröffnet ist, kann die Buchung in die Abschlussperiode erfolgen.
Bei der Buchung über das "Belege buchen" oder "Banken buchen/Geldverkehr" wird nach Eingabe des Buchungsdatums das Feld "Abschlussperiode‘" zur Eingabe angezeigt.
Durch Angabe der Abschlussperiode wird gesteuert, in welche der vorhandenen Abschlussperioden (13 bis maximal 15) die Buchung erfolgen soll.
Auswertung von Buchungen der Abschlussperioden
Die Buchungen der Abschlussperioden können z.B. in den Kontenblättern oder im Reporting ausgewertet werden.
Jahresabschlussarbeiten
Im Folgenden eine Auflistung der Aufgaben, die bei einem Jahresabschluss abgearbeitet werden soll und unterstützt werden:
- Währungsbewertung von Bankkonten in Fremdwährung
- Währungsbewertung offener Posten in Fremdwährung (rückwirkend)
- Offene Postenlisten (rückwirkend)
- Offene Postenliste mit Selektion Mahnstufe für Pauschalwertberichtigung
- Saldenliste mit den debitorischen Kreditoren und kreditorischen Debitoren
- Jahreskontenblätter Debitoren + Kreditoren drucken (mit Auflösung der Raffbuchungen)
- Kontenblätter für Bewegungen der Abschlussperioden drucken
- Abstimmung Saldenvorträge gegen Endsalden des Vorjahres (FH10100)
- Saldenbestätigungen drucken (FB40120)
- Einzelwertberichtigungen drucken (FB41300)
- Verzinsung von Sachkonten (z.B. Privatkonten, Verrechnungskonten zwischen Mandanten)
- Jahreserklärung Umsatzsteuer drucken
- Wechselbestand drucken über Liste Wechselobligo (rückwirkend)
- Auflösung und Neubildung von Rückstellungen über Dauerbelege
- Firmenübergreifende Sachbuchungen mit Dauerbelegen (z.B. jährliche Verwaltungskosten, jährliche Verzinsung Verrechnungskonten)
- Berichte drucken (z.B. Bilanz, G&V, BWA)
- Umgliederungen der Wirtschaftsprüfer über statistische Buchungen in den Berichten berücksichtigen (z.B. debitorische Kreditoren in der Bilanz)
- Liste der umlaufenden Zahlungsträger (stichtagsbezogen) (FB40700)