Durch die Hinterlegung eines Gruppenprofils (in Form einer eindeutigen Kennwortidentifikation) kann für bestimmte Felder eine Referenzierung getroffen werden. Das bedeutet, dass für Felder mit der Ausprägung "Gruppenprofil" die Berechtigungen aus der im Feld Gruppenprofil hinterlegten Kennwortidentifikation greifen.
Als Gruppenprofil kann jede Kennwortidentifikation verwendet werden, die selbst nicht auf ein weiteres Gruppenprofil verweist. Es ist also keine mehrstufige Gruppenprofilstruktur möglich.
Zusätzlich zum Gruppenprofil selbst, können über Benutzeroptionen (MN10600) weitere Gruppenprofile zugeordnet werden. Dabei findet die Ermittlung der Berechtigung nach der Regel "Ja hat Vorrang vor Nein" statt. Hat also ein zugeordnetes Gruppenprofil das Recht, wird dies auch an den Benutzer vererbt.