Bestellbearbeitung

Unter dem Begriff 'Bestellbearbeitung' werden innerhalb des Moduls alle Programmteile verstanden, mit deren Hilfe Bestellungen/Einkäufe über das EDV-System abgewickelt werden können. Eine Bestellung besteht auf dem System aus den gespeicherten und jederzeit abrufbaren Bestelldaten.
Diese Daten können direkt an den Lieferanten/Anbieter übermittelt werden. Der klassische Weg führt über den gedruckten Bestellbeleg, der über Postversand an den Lieferanten gelangt. 

Weiter können Belege per E-Mail aus der Bestellverwaltung heraus versendet werden, wenn oxaion Print im Einsatz ist.
Im Batch können Belege per E-Mail oder Fax über oxaion Print versendet werden, wenn die technischen Voraussetzungen vorhanden sind.
Die Datenübermittlung per EDI ist ebenfalls vorgesehen. Selbstverständlich sind hier neben oxaion auch noch weitere Hard- und Softwarevoraussetzungen zu schaffen. oxaion bedient eine Schnittstellendatei. Das Handbuch des Moduls EDI-Kommunikation gibt hierzu weitere Informationen
Die Bestelldaten gliedern sich grob in drei Bereiche, die Kopf-, Positions- und Endedaten.
Zu den Kopfdaten zählen alle Lieferanteninformationen bzw. Vereinbarungen, die für die komplette Bestellung von Bedeutung sind. Hierzu gehören Währung, Belegsprache, Versandart, abweichende Anschriften, Ausweis der Rabatte usw.
Die Kopfdaten enthalten auch Unterlassungswerte für die Positionsdaten. Bestimmte Informationen können aber, wie z.B. der Liefertermin, durch Einstellung in einer Vorlauftabelle davon ausgeschlossen werden, wenn man den Anwender zu einer bewussten Eingabe zwingen will.
Die Positionsdaten beschreiben die einzelne Bestellposition mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Preis, Zu- und Abschlägen bezogen auf die Position sowie positionsbezogenen Texte.
Die Endedaten beziehen sich wiederum auf die komplette Bestellung. Sie beinhalten auf die komplette Bestellung bezogene Zu- und Abschläge und kumulierte Daten des Belegs.
Der Hauptzugriffsweg (eindeutiger Index) zu einer Bestellung ist die Belegnummer.
Die Bestellung ist Voraussetzung für die Erfassung eines Wareneinganges.
Das Modul Einkauf bietet mehrere Möglichkeiten, um eine Bestellung in der beschriebenen Form zu erhalten:

• Bestellerfassung im Dialog
• Durch Kopieren einer anderen Bestellung
• Erstellen einer Rahmenbestellung
• Abruf aus vorhandenen Rahmen in eine Bestellung
• Übernahme von Anfragen/Angeboten in eine Bestellung
• Schnellabwicklung Bestellung
• Umwandlung eines Bestellvorschlages in eine Bestellung
• Nutzung des Workflow
• Belastung mit/ohne Warenbewegung

Verwalten von Bestellungen im Dialog

Die Bestellung kann unterschiedlichen Nummernkreisen zugeordnet werden. Die nächste freie Bestellnummer wird vom System automatisch vorgeschlagen, kann aber auch manuell vergeben werden. Voraussetzung für die Erfassung einer Bestellung ist das Vorhandensein eines Lieferantenstammsatzes oder eines CPD-Kontos. Die Lieferanten- oder CPD-Kontonummer ist einzugeben. Über vorhandene Suchverfahren können diese Stammsätze ermittelt werden. Ist der Lieferantenstammsatz noch nicht vorhanden, so kann direkt aus der Bestellerfassung heraus zu der Erfassung oder Verwaltung des Lieferanten verzweigt werden.
Liefertermin, Artikelidentifikation und Bestellmenge sind weitere erforderliche Pflichteingaben, um eine korrekte Bestellung im System erstellen zu können.
Über die Pflichteingaben hinaus können eine Reihe von Daten eingegeben werden, welche die Bestellung näher definieren und beschreiben. Die zusätzlichen Eingaben können über Stammdaten als Unterlassungswerte zur Verfügung gestellt werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Zahlungsbedingung, Versandart, Lagerort, Preise, Konditionen, Texte, Incoterms usw.
Ist die Artikelidentifikation beim Erfassen einer Bestellposition nicht bekannt, so kann das Artikelsuchverfahren über Funktionstaste aufgerufen werden.
Sollen Materialien bestellt werden, die nicht im Artikelstamm vorhanden sind, da es sich um so genannte Einmalartikel handelt, können diese durch Eingabe eines Sonderzeichens statt der Artikelidentifikation eingegeben werden. Das Sonderzeichen legt sich der Anwender im Firmenstammsatz selbst fest. Durch Eingabe dieses Zeichens wird der eingebende Sachbearbeiter zur Artikelstammerfassung geführt.
Diese Einmalartikel erhalten mit dem Reorganisationslauf der Bewegungsdaten automatisch ein Löschkennzeichen. Ein solcher Einmalartikel sollte daher nicht mehrfach verwendet werden.
Vorhandene Bestellungen können immer wieder bearbeitet, geändert oder ergänzt werden (Ausnahme: Ändern der Bestellmenge unter einer bereits erfolgten Wareneingangsmenge oder nach bereits erfolgter Rechnungsprüfung). Ist eine Bestellnummer zwar vorhanden aber nicht bekannt, kann sie über ein Suchverfahren durch Eingabe des Lieferanten ermittelt werden. Über dieses Suchverfahren werden alle offenen Bestellungen des eingegebenen Lieferanten zur Auswahl angezeigt. Über das Belegjahr kann eine zeitliche Eingrenzung der Auflistung vorgenommen werden.
Bei der Bestellerfassung wird u. a. auf folgende Stammdaten zugegriffen:

• Kennwortdatei
• Firmenstamm
• Tabellen
• Adressdaten
• Personenkonto
• Abweichende Anschriften
• Lieferantenstamm
• Lieferantenartikelstamm
• Zusatztexte
• Artikelstamm
• Preisverfahren
• Preise und Konditionen

Aus diesen Stammdateien werden dort hinterlegte Daten als Vorschlags- bzw. Unterlassungswerte automatisch in die Bestellung übernommen. Diese Daten können individuell für die einzelne Bestellung geändert oder überschrieben werden.
Für den Incoterm werden aus der Adresse bzw. abweichenden Adresse des Lieferanten Incoterm und Bestimmungsort übernommen. Dabei wird das Feld ‚Text Incoterm' aus drei Teilen aufgebaut:

1. Der Incoterm wird aus dem Adresstamm bzw. der abweichenden Adresse des Lieferanten.
2. Der Bestimmungsort wird ebenfalls aus dem Adressstamm bzw. der abweichenden Adresse des Lieferanten ermittelt.Für abweichende Produktionsstätten (z.B. bei Masteradresskonzept) können abweichende Bestimmungsorte in der Tabelle FRDINB hinterlegt werden, die herangezogen werden, wenn kein Bestimmungsort zu einem Incoterm in der Adresse hinterlegt wurde.
3. Die Konstante sowie die aktuelle Jahreszahl des Incoterms werden aus der Tabelle FRD INC ermittelt.

Generell gilt, je sorgfältiger die Stammdaten gepflegt und geführt sind, umso weniger Erfassungs- und Eingabeaufwand entsteht bei der Bestellerfassung.
Bestellungen, deren Lieferungen kostenlos sind (Naturalrabatt etc.) und Bestellungen, für die der Preis zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannt ist, unterscheiden sich in der Preisdimension und sind über diese zu kennzeichnen.
Die kostenlose Bestellposition beeinflusst den Durchschnittspreis zum Zeitpunkt des Wareneingangs im Gegensatz zu dem nur zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannten Preis.
Hinterlegte 'Karteikartentexte', bezogen auf den Lieferanten (Bestellkopf) oder einen Artikel und/oder Lieferanten (Bestellpositionen), können automatisch bei der Bestellerfassung eingeblendet oder jederzeit über Funktionstaste aufgerufen werden. Ob vorhandene Karteikarten automatisch angezeigt werden, wird über die Kennwortdatei gesteuert.
Die Erfassung von Texten erfolgt über den Bestell- bzw. Positionsexplorer über das Kontextmenü. Weitere Einzelheiten sind im Abschnitt „Zusatztexte im Einkauf" beschrieben.
Auch hinterlegte Stammdatentexte können belegbezogen angezeigt und geändert werden. Hier gilt analoges zu den Bausteinen.
Zu jedem Beleg kann ein Notizbuch mitgeführt werden. Hier kann sich der Sachbearbeiter Notizen direkt vom Bildschirm machen. Dies ist bis auf Positionsebene möglich.
Über den Container Adressen im Einkaufs-Explorer kann der abweichenden Bestellanschrift ein Ansprechpartner und ein Anschreiben zugeordnet werden. Wird die Bestellung gedruckt, wird dieses Anschreiben mit ausgegeben. Eine individuelle Modifizierung pro Bestellung ist auch für Anschreiben möglich. Die Modifizierung wird direkt bei der Bestelleingabe vorgenommen.
Eine Bestellung kann mit einer abweichenden Bestell-, Liefer- und Rechnungsanschrift ausgestattet werden. Die Zuordnung eines abweichenden Kreditors ist ebenfalls möglich. Dieses Personenkonto wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung als zu buchender Kreditor herangezogen.
Solche Anschriften und der Kreditor werden automatisch aus dem Lieferantenstamm in die Bestellung übertragen, können jedoch nochmals geändert.
Direkt bei der Bestellerfassung können abweichende Anschriften eingegeben oder vorhandene zugeordnet werden. Die Eingabe erfolgt entweder zur permanenten Speicherung, um auch bei weiteren Bestellungen wieder darauf zurückzugreifen zu können, oder temporär, nur für die vorliegende Bestellung.
Über den Lagerort kann ebenfalls eine abweichende Lieferanschrift zugeordnet werden. Diesbezüglich sind Parameter im Firmenstamm und in der VRLE05 zu beachten. Des Weiteren kann eine Anlieferstelle angegeben werden. Wenn eine Gruppierung und Sortierung nicht nur nach Lagerort, sondern nach Lagerort und Anlieferstelle gewünscht wird, so ist dies in der Vorlauftabelle VRLE05 festzuhalten und die Anlieferstellen in der Bestellposition nach Bedarf zu pflegen. Damit kann ein Lagerort (der eine Adresse hat) verfeinert für den Spediteur dargestellt werden (z.B. Tor 3, Halle 5).
Wird für einen Lieferanten eine Bestellung eingegeben, für den eine Rahmenbestellung existiert, so erfolgt eine Hinweismeldung an den Erfasser.
Über das Funktionsmenü ist es möglich bei der Bestellpositionserfassung vorhandene Preis- und Konditionsstaffeln anzuzeigen. Das Programm gibt eine Hinweismeldung aus, wenn Staffeln hinterlegt sind, aber durch die vorgenommenen Eingaben des Anwenders nicht der günstigste Preis übernommen werden konnte.
Jede Bestellung löst sofort bei der Erfassung eine Buchung des offenen Bestellbestandes auf Artikelstamm- und Lagerebene aus.
Wird in den Bestellkopfdaten manuell eine Werksauftragsnummer eingegeben, kann bei der Wareneingangerfassung und der Rechnungsprüfung mit dieser Werksauftragsnummer anstelle der vom System vergebenen Bestellnummer gearbeitet werden.
Sofern eine Bestellung im Rahmen einer Angebotserstellung durchgeführt wird, kann auf der Lasche „Rechnungsdaten, Angebotsinformationen" ein Angebot hinterlegt werden. Ist auf dem Angebot ein Kostensammler hinterlegt, so wird dieser automatisch in das Feld „Auftragsnummer" geschrieben, damit die angefallenen Kosten auf den Kostensammler laufen. Der Kostensammler kann in der Kostenrechnung ausgewertet werden.
Darüber hinaus können Lieferantenspezifische Sonderpreise für Sachmerkmale ermittelt werden. Die Hinterlegung dieser Sonderpreise erfolgt über die Preislistenverwaltung sofern das Sachmerkmal als preisrelevant definiert ist. Je nach Einstellung im Lieferantenstamm kann beim Belegdruck bei Druck der Sachmerkmale der Sachmerkmalspreis ausgegeben werden. Näheres siehe dazu im Handbuch Sachmerkmalspreise.
Bestellgenehmigung
Mit Hilfe von Kennworteinstellungen, Vorlaufparametern und Mailboxsteuerung besteht die Möglichkeit Bestellungen abhängig vom Wert zu sperren und eine Freigabehierarchie einzurichten.
Eine weitere Möglichkeit, in Kombination mit der Bestellgenehmigung, ist die Möglichkeit der maschinellen Unterschriftszuordnung.
Ein Handbuch beschreibt die Einstellungen und Möglichkeiten detailliert.

Bestellvorschläge bearbeiten

Bearbeitung und Übernahme von Bestellvorschlägen
 
Bestellvorschläge stehen zunächst in einer gesonderten Datenbankdatei und können dort mittels eines zur Verfügung stehenden Dialogprogramms überarbeitet, ergänzt und durch Freigabe als Bestellung oder Anfrage übernommen werden.
In der Regel kommen die Bestellvorschläge über die Schnittstelle 'Disposition' aus den Modulen Verkauf, Produktion und Projekte auf maschinellem (automatischem) Weg in die Datenbankdatei. Es ist aber auch möglich, das Dialogverwaltungsprogramm zum Erfassen von manuellen Bestellvorschlägen durch verschiedene Abteilungen des Betriebes zu nutzen. Der Einkauf überprüft diese Bestellanforderungen und erteilt die Freigabe als Bestellung oder Anfrage.
Über das Dialogprogramm ist es möglich, anstehende Bestellvorschläge in Fertigungsvorschläge abzuändern.
Die Übernahme in eine Bestellung oder Anfrage kann sowohl im Dialog als auch im Stapel erfolgen.
Bei Übernahme im Dialog muss der Vorschlag nicht unbedingt als freigegeben gekennzeichnet sein. Hat der Anwender entsprechende Rechte wird das Kennzeichen mit der Aktion gesetzt. Alle vorhandenen Daten des Bestellvorschlages werden interaktiv in eine Bestellung übernommen und können dort, wenn gewünscht, nochmals überarbeitet und ergänzt werden. Je nach gewählter Transaktion werden eine oder mehrere neue Bestellungen aufgemacht oder versucht an eine offene Bestellung anzuhängen.
Bei Übernahme im Stapel werden - falls erforderlich - zuerst alle Vorschläge mit dem Dialogprogramm überarbeitet. Auf jeden Fall muss das Freigabekennzeichen gesetzt werden. Dann werden im Stapelbetrieb alle als freigegeben gekennzeichneten Vorschläge in eine Bestellung übernommen. Mit diesem Lauf wird ein Übernahmeprotokoll erstellt, aus dem die zugeteilte Bestellnummer (Belegnummer) ersichtlich ist. Vorschläge, die als freigegeben kennzeichnet wurden, jedoch aufgrund fehler- oder lückenhafter Daten nicht übernommen werden können, werden auf einem Fehlerprotokoll aufgelistet. Anhand dieses Protokolls kann eine Datenberichtigung erfolgen und die Übernahme erneut gestartet werden.
Bei der Übernahme werden Bestellvorschläge an bestehende Bestellungen angehängt bzw. mehrere Vorschläge zu einer Bestellung zusammengeführt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die vorhandene Bestellung wurde noch nicht gedruckt
• Die Bestellung ist noch nicht erledigt
• Die Bestellung ist noch nicht per EDI übertragen
• Bei der direkten Übernahme von Bestellvorschlägen (im Dialog) besteht die Möglichkeit über das Kontextmenü das Anhängen zu verhindern und grundsätzlich eine neue Bestellung zu erzeugen

Für das Anhängen müssen gleich sein:

• Geschäftsbereich (soweit mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird)
• Rahmennummer
• Währung
• Zahlungsbedingung
• Personenkontenart
• Abweichende Anschriften und Kreditor
• Sachbearbeiter wenn Sachbearbeiter selektiert
• Kundennummer + Auftragsnummer b. Streckengeschäft
• Steuergruppe

Dazu gibt es noch variable Anhängekriterien, die per Vorlauftabelle VRLE11 bestimmt werden können:

• Anforderungsnummer
• Lagerort
• Primärbedarfsverursacher
• Direktverursacher
• Kundennummer

Bei der Übernahme im Dialog hat man vier Möglichkeiten, einen Bestellvorschlag oder mehrere in eine Bestellung umzuwandeln:

1. Bestellvorschlag übernehmen
2. Bestellvorschlag übernehmen in neue Bestellung
3. Bestellvorschlag an bestimmte Bestellung anhängen
4. Bestellvorschläge zu einer Bestellung zusammen fassen

Zu 1.
Ein Bestellvorschlag wird analog Stapelverarbeitung übernommen. Dabei wird versucht an eine passende Bestellung anzuhängen. Wird keine passende Bestellung gefunden, wird an eine neue Bestellung angelegt
Zu 2.
Hier wird immer eine neue Bestellung angelegt
Zu 3.
Hier kann eine bestehende Bestellung angegeben werden. Passen die Kriterien, wird an diese angehängt. Dabei kann auch das Druckkennzeichen zurückgesetzt werden auf nicht gedruckt.
Zu 4.
Hier können mehrere Bestellvorschläge selektiert werden, die zu einer neuen Bestellung zusammengefasst werden sollen. Dabei wird für den ersten Bestellvorschlag eine neue Bestellung angelegt, die anderen werden versucht daran anzuhängen.
Bei 1. bis 3. kann man einen oder mehrere Bestellvorschläge auswählen, Punkt 4 macht nur Sinn, wenn man mehrere Bestellvorschläge auswählt.
Es gibt die Möglichkeit mit einem mehrstufigen Freigabekennzeichen zu arbeiten, dies bedeutet, das System ermittelt einen Bedarf und Bestellvorschlag. Dieser hat das Kennzeichen = 0. Der Disponent bearbeitet nach und setzt zur Bestätigung auf Kennzeichen = 1. Der Einkauf prüft und ergänzt nun und setzt somit auf Kennzeichen = 2 (wird zur Bestellung)
Über Tabelle VRLE11 wird die Freigabestufe gesteuert. Im Kennwort wird hinterlegt bis zu welcher Stufe ein Sachbearbeiter bearbeiten darf. Neben dieser globalen Steuerung gibt es in der Tabelle VRLE11 noch die Möglichkeit der Steuerung der maximalen Freigabestufe, wenn ein Rahmen zugeordnet ist.
Über die Artikelart kann nun gesteuert werden, welchen Status der Vorschlag mit Erstellung bekommen soll. z.B. ohne Prüfung freigeben, da ständig benötigtes Schüttgut.
Über die Vorlauftabelle VRLE11 kann außerdem der Zeitpunkt der Preisfindung und die Zuordnung von Rahmen eingestellt werden. Bei Bestellvorschlägen die aus Verkaufsaufträgen resultieren (Einzelplanung oder Strecke) kann sogar der Kreditstatus des Kunden nochmals quergeprüft werden.
Dieses Programm kann auch als Topf für Bestellanforderungen für Gemeinkostenmaterialien genutzt werden, indem man mit Einmalartikeln und Zusatztexten arbeitet.
Zur Arbeitserleichterung können die vorhandenen Vorschläge nach den verschiedensten Kriterien selektiert werden.
Der Parameter 30 der Tabelle VRLE11 dient zur Hinterlegung einer Pseudo-Artikelnummer für Bestellanforderungen/Anfragen. Auf diese Weise können Bestellanforderungen erfasst werden, ohne einen Artikelstamm anzulegen zu müssen. Erst vor der Umwandlung in eine Bestellung muss vom Einkäufer diese Nummer in eine bestehende Artikelnummer geändert werden.
Hierzu muss für die hinterlegte ‚Artikelnummer Bestellanforderung' ein gültiger Artikelstammsatz existieren. Es soll sich dabei um eine Artikelnummer ohne Bestandsführung handeln, für die alle Freigabekennzeichen, bis auf das für Bestellvorschläge, auf ‚nicht freigegeben' stehen.
Beim Erfassen eines Bestellvorschlags mit dieser Artikelnummer muss manuell eine Bezeichnung angegeben werden, die von derjenigen des Artikels abweicht. Andernfalls erfolgt eine Fehlerausgabe. Das Freigabekennzeichen des Bestellvorschlags darf nicht auf ‚BeVo für Bestellung freigegeben' (= 2) gesetzt werden, wenn es sich nicht um einen Bestellvorschlag für eine Anfrage handelt.
Ein derartiger Bestellvorschlag kann in eine Anfrage übernommen werden.
Die erstellte Anfrage kann ohne Einschränkungen verwaltet werden. Eine Übernahme in eine Bestellung ist jedoch nicht möglich, solange die Artikelnummer mit der in der Vorlauftabelle hinterlegten Artikelnummer übereinstimmt.
Mit dem Parameter 31 der Tabelle VRLE11 kann gesteuert werden, ob und wie ein Bestellvorschlag bei einer manuellen Änderung automatisch fixiert werden soll. Dies dient dazu, zu verhindern, dass manuelle Änderungen eines Bestellvorschlags im Zuge der permanenten Einplanung wieder verschwinden, wenn eine Neueinplanung des ursprünglichen Bestellvorschlags erfolgt. Eine Fixierung bewirkt entweder, dass der Bestellvorschlag entweder nur beim Dispo-Neuaufbau oder überhaupt nicht neu erstellt wird und kann manuell geändert werden.
In der Bestellvorschlagsverwaltung wird im Zuge der Preisfindung bei Staffelpreisen ein Hinweis auf Staffelmengen ausgegeben. Ist die Preisfindung bereits bei der Disposition erfolgt, so ist an dem Kennzeichen 'Staffelpreise vorhanden' erkennbar, dass Staffelpreise existieren. In einem solchen Fall wird auch der nächste Staffelpreis mit der zugehörigen Staffelmenge und Mengeneinheit angezeigt.

Hinweis / Tipp: In Bestellvorschlägen (Bevos) werden in der Lasche "Preise , Referenz" angezeigt, ob es sich um ein Staffelpreis handelt → Checkbox "Staffelpreis vorh." und was die nächste Staffelmenge ist → Feld "Nächste Staffelmenge" und was der nächste Staffelpreis ist → Feld "Nächst. Staffelpreis"

Bestellschnellabwicklung verwalten

Erfassung der Bestellung mittels Dialogprogramm als Schnellbeleg
ClientBestellschnell-abwicklung im Dialog. . . . . . . . . . . . .
Achtung:
Mit diesem Erfassungsvorgang werden nicht nur die Bestelldaten erstellt, sondern auch der Wareneingang über die Bestellmenge und die Voraussetzungen zur Übernahme der Lieferantenrechnung in die Finanzbuchhaltung geschaffen. Diese Variante ist für Sonderfälle vorgesehen.
Für die Bestellschnellabwicklung gelten alle Erläuterungen des Kapitels 'Bestellungen im Dialog verwalten'. Es handelt sich hier um dasselbe Erfassungsprogramm. Entscheidend ist das Belegkennzeichen (Nummernkreis), das als Schnellbelegart in Tabelle FRD014 gekennzeichnet sein muss.
Mit der Erfassung eines 'Schnellbeleges' wird nicht nur eine Bestellung auf dem System erzeugt, sondern gleichzeitig werden ein Wareneingang (Lagerzugang) und die Rechnungsdaten für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Wareneingangs- und Rechnungsdaten werden in einem separaten Batchprogramm innerhalb des Aufrufes Einkauf-Rechnungen an FiBu übergeben. Der Schnellbeleg kann so lange geändert, ergänzt und überarbeitet werden, bis die Übergabe der Kreditorenrechnungen an die Finanzbuchhaltung durchgeführt worden ist.
Bei Schnellbelege müssen Chargen und Lagerplatzdaten mit bedient werden, wenn es der Lagerort oder der Artikel erfordern.
Wenn vorhanden sollte auch die Rechnungsnummer des Lieferanten eingegeben werden. Eine oxaion Rechnungsnummer wird vergeben und angezeigt. In der Vorlauftabelle VRLE14 kann dies zur Pflicht gemacht werden.
Über die Tabelle FRD014 kann für das Schnellbelegskennzeichen definiert werden, ob eine Rechnungsnummer vorab automatisch erstellt werden soll oder von Hand vergeben werden muss.
Wird ohne Menge gearbeitet, so wirkt sich der Wert als Wertkorrektur im Lager aus.
Bei Verlassen des Beleges kann der Beleg asynchron an die FiBu übergeben werden.
Der Schnellbeleg dient dazu, Sonderfälle über das System abzuwickeln (z.B. Barkäufe).
Ein einzelner Sachbearbeiter kann über die Kennwortdatei für den Schnellbeleg gesperrt werden oder die Berechtigung nur bis zu einer bestimmten Wertgrenze erteilt bekommen.
In der Vorlauftabelle VRLE20 kann noch gesteuert werden ob bei maschinellen Erzeugung der Rechnungen diese erst mal in den Sperrstatus laufen sollen damit sie in der Rechnungsprüfung noch mal überprüft werden können.

Rahmenbestellung

Handhabung der Rahmenbestellung und Abruf hieraus
1. Schritt 2.Schritt
CLIENTRahmenbestellung erfassen. . . . . . . . . . . . . . .CLIENTMenge aus Rahmen abrufen. . . . . . . . . . . . . . .Ergebnis Bestellung zur weiteren Bearbeitung

Rahmenbestellung im Dialog erfassen/verwalten

Rahmenbestellungen sind Bestellungen, die eine Vereinbarung mit dem Lieferanten festhalten, eine bestimmte Menge oder einen bestimmten Wert zu noch festzulegenden Terminen abzunehmen.
Hier gibt es folgende Unterscheidung zu beachten:

1. Mengenmäßige Rahmen
2. Wertrahmen

Mengenmäßige Rahmen beziehen sich auf einen Artikel und es werden für diesen Artikel Preise und Konditionen aufgrund der Rahmenmenge ermittelt. Dieser Preis und diese Konditionen gelten dann beim Abruf für den Abrufbeleg.
Bei Wertrahmen kann man eine 1:1-Beziehung wie bei mengenmäßigen Rahmen angeben, man kann aber auch Vereinbarungen für Gruppen vornehmen. Um eine Vereinbarung für eine Gruppe vorzunehmen muss man einen eigenen Artikel für die Rahmenfindung anlegen (dieser Artikel kann nur für solche Wertrahmen genutzt werden, eine Bestellung kann dafür nicht vorgenommen werden) und diesen Artikel im Lieferantenartikelstamm im Feld „Referenzartikel für Rahmen" hinterlegen. In dem Rahmen ist dann ein Rahmenwert zu hinterlegen und festzuhalten, mit welchem Artikel (dem Rahmenartikel oder dem Artikel, mit dem Abruf vorgenommen wird) eine Preis und mit welchem Artikel eine Konditionsfindung vorgenommen wird.
Bestellt wird unter Bezugnahme auf diese Rahmenvereinbarung zu unterschiedlichen Mengen und Terminen. Diese Bezugnahme wird als 'Abruf aus Rahmenbestellung' bezeichnet. Bei Abrufen auf mengenmäßigen Rahmen wird die Abrufmenge mit der offenen Rahmenmenge verglichen, bei wertmäßigen Rahmen wird der Abrufwert mit dem offenen Rahmenwert verglichen.
Weiter wird ein Gültigkeitszeitraum (Datum gültig von - bis) des Rahmens eingetragen. Die Angaben im Kopf dienen dabei als Unterlassungswerte der Positionen. Dieses Datum wird als weiteres Kriterium herangezogen, wann ein Rahmen erledigt ist.
Für die Erfassung bzw. Eingabe einer Rahmenbestellung gelten alle Angaben des Kapitels 'Bestellungen im Dialog verwalten'. Als Liefertermin kann die Woche 52.99 (noch festzulegen) eingegeben werden. Die Eingabe der Rahmenbestellung erfolgt über eine gesonderte Belegart, die in Tabelle FRD014 als Rahmenbestellart gekennzeichnet ist.
Rahmenbestellungen lösen keine Bestellbestandsbuchung aus.
Bei der Bestellvorschlagsbearbeitung und Bestellerfassung im Dialog wird auf vorhandene Rahmenbestellungen hingewiesen, wenn für einen Lieferanten eine Bestellung ohne Rahmenabruf eingegeben wird.
Rahmen können auf 2 Arten vom System als erledigt erkannt werden:

• Rahmen ist komplett abgerufen
• Rahmengültigkeit ist abgelaufen oder noch nicht erreicht

Per Vorlauf VRLE33 kann definiert werden:

• welche Menge/welcher Wert als Abrufmenge/Abrufwert zur Errechnung der noch offenen Menge/des noch offenen Wertes herangezogen werden soll (Nur Abrufmenge/wert oder Abruf/Liefermenge bzw. Abruf-/Lieferwert, siehe dazu Bedienerhilfe der Vorlauftabelle)
• Fehler/Hinweis/keine Meldung bei komplett abgerufenen Rahmen
• Fehler/Hinweis/keine Meldung bei abgelaufenen Rahmen

Abruf aus Rahmenbestellungen

Wenn für einen Lieferanten Rahmenbestellungen bestehen und aus einer Rahmenvereinbarung Teilmengen bestellt werden sollen, wird von einem 'Abruf aus Rahmenbestellungen' gesprochen.
Dieser Abruf erfolgt über die Bestellbearbeitung im Explorer. Hier wird die Rahmenbelegnummer über die Selektionsmaske und deren Möglichkeiten gesucht. Aus dieser Auflistung kann die gewünschte Rahmenbestellung über das Kontextmenü mit Transaktion 'Rahmenabruf' ausgewählt werden.
Aufgrund der Rahmenreferenzbelegnummer werden alle Positionen dieser Rahmenbestellung angezeigt. Es sind die Positionen zu kennzeichnen, von denen ein Abruf erfolgen soll. Zu jeder Position sind mindestens die gewünschte Bestellmenge und der gewünschte Liefertermin einzugeben. Es kann noch zusätzlich ein Dispotermin und eine Menge in einer im Rahmen angegebenen zweiten Mengeneinheit angegeben werden. Vom Programm vorgeschlagen wird jeweils die Restmenge (Restmenge = Rahmenmenge - Menge aller bisher getätigten Abrufe). Bei jeder Rahmenposition, die zum Abruf ausgewählt wurde, wird jeder bereits erfolgte Abruf gekennzeichnet.
Die eingegebenen Mengen und Termine werden in die Bestellung übernommen, inklusive der sonstigen Daten, die in der Rahmenbestellung vorhanden sind. Somit ist die Bestellung eingegeben und kann - falls erforderlich - ergänzt und geändert werden. Je exakter und ausführlicher eine Rahmenbestellung eingegeben wird, desto weniger Eingabe- und Nachpflegeaufwand entstehen bei der Abrufeingabe. Bei mengenmäßigen Rahmen wird der Preis und die Konditionen aus dem Rahmen übernommen, bei Wertrahmen wird eine Preis- und Konditionsfindung durchgeführt. Mit welchem Artikel (Rahmen- oder Abrufartikel) das gemacht wird ist im Rahmen festgehalten.

Rahmenabrufhistorie drucken

Mit diesem Programm kann eine Historie der Abrufe zu Belegen gedruckt werden. Über Anwahl kann die Liste eingegrenzt werden. Zusätzlich können auch die geplanten Abrufe (Bestellvorschläge mit Referenz auf den Rahmen) angedruckt werden.
Über die Vorlauftabelle VRLE05 kann gesteuert werden, ob diese Historie beim Belegdruck automatisch mit gedruckt werden soll.

Rahmendisposition drucken

Dieses Programm dient zum Druck von Daten zur Disposition von Rahmen. Gedruckt werden Rahmenpositionen, die folgende Kriterien erfüllen:

• Lieferant und Artikel innerhalb der Selektionskriterien

und

• die Gültigkeit der Rahmenposition läuft in dem angewählten Zeitraum ab

oder

• die Rahmenposition wurde in dem gewählten Zeitraum komplett abgerufen

oder

• die Rahmenposition wird durch Bestellvorschläge mit entsprechender Referenz komplett abgerufen

oder

• die Rahmenposition wird nicht durch obige Punkte erledigt, aber die offene Menge wird wahrscheinlich innerhalb des gewählten Zeitraumes aufgebraucht (Errechnung über Lagerbestand, durchschnittlichen Wochenverbrauch, angewählten Zeitraum und offener Menge).

Für nähere Informationen über die Rahmenabwicklung wird auf die Dokumentation 'Rahmenabwicklung Einkauf' verwiesen.

Belastungen/Retouren verwalten

Erfassung der Bestellung mittels Dialogprogramm als Belastung/Retoure mit und ohne Warenbewegung
Für das Programm zur Erfassung von Belastungen gelten alle Ausführungen im Kapitel 'Verwalten von Bestellungen im Dialog'. Es handelt sich hierbei um dasselbe Erfassungsprogramm. Entscheidend ist die unterschiedliche Belegart. Die Belegart muss in Tabelle FRD014 als Gutschrift gekennzeichnet sein.
Es sind drei unterschiedliche Belegarten von Belastungen möglich. Die Belastung mit und ohne Warenbewegung, sowie die Warenrücksendung ohne Belastung. Bei der Belastung ohne Warenbewegung werden die eingegebenen Daten beim Übergabelauf an die Finanzbuchhaltung als Kreditorenrechnung mit übergeben. Bei der Belastung mit Warenbewegungen werden die Daten für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt und die Menge vom Lagerbestand abgebucht. Bei der Warenrücksendung ohne Belastung wird lediglich eine Lagerbestandsbuchung (Abbuchung) vorgenommen. Die Abbuchungen werden sofort mit der Erfassung der Daten durchgeführt.
Der Belastungs- oder Retourenbeleg kann so lange geändert, ergänzt oder gelöscht werden, bis eine Übernahme an die Finanzbuchhaltung durchgeführt wurde. Die Übergabe kann beim Verlassen des Beleges asynchron vorgenommen werden, wenn man laut Vorlauftabellen VRLU24 und VRLE16 für Einkauf vorgesehen ist.

Vorauszahlungsanforderungen

Das Erfassen von Vorauszahlungsanforderungen erfolgt in der Standardversion unter dem Belegnummernkreis 'B' und dem Sammelkennzeichen ‚Z'. Beim Erfassen einer Vorauszahlungsanforderung muss immer der Bezug auf eine bestehende Bestellung hergestellt werden.
Beim Erfassen einer Vorauszahlungsanforderung kann keine Kontenart eingegeben werden. Die Kontenart wird automatisch über die Datei der Kontenarten FBTABP ermittelt und in die Kontenart des Personenkontos Kreditor (im Bestell-Explorer unter Adressen 'Übersicht der abweichenden Anschriften') gestellt.
Beim Erfassen von Vorauszahlungsanforderungen kann nicht in die Bestellpositionsverwaltung verzweigt werden. Die Eingabe des Vorauszahlungsbetrages erfolgt in Form eines absoluten Endezuschlages (mit der rechten Maustaste auf die Vorauszahlung im Bestell-Explorer klicken und anschließend 'Neuer Enderabatt' auswählen).
Für nähere Informationen über das Erfassen von Vorauszahlungsanforderungen und deren Durchlauf durch das System wird auf die Dokumentation 'Vorauszahlungen / Vorauszahlungsanforderungen in Einkauf' verwiesen.

Kopieren Belege

Mit der Transaktion kopieren aus der Belegerfassung heraus (EK20090R) können neue Bestellungen, Rahmen oder Belastungen durch kopieren erstellt werden. Kopiermöglichkeiten sind gegeben.

(1) Wird eine Belastung aus einem Wareneingang kopiert und als neues Lager das Rücksendelager angegeben, so wird die Belastung über die Rücksendemengen des Wareneinganges erzeugt. Diese Funktion kann auch aus der der Rechnungsprüfung ausgelöst werden.
Über die Vorlauftabelle VRLE35 werden Unterlassungswerte für die Kopiermaske gesteuert. Dem Kopiervorgang kann mitgegeben werden, ob Preise neu zu ermitteln sind, Lagerorte, Texte oder Zahlungsbedingungen neu vorgegeben werden.
Jederzeit möglich ist ein Kopieren von Positionen oder ganzen Belegen 1:1 über den Explorer mit der Transaktion Kopieren. Bei Kopieren der Belegposition wird die zu kopierende Position in der Verwaltungsmaske angeboten, die Daten können dort geändert werden.