Voraussetzungen

Alle gewünschten Daten müssen in eine Excel Datei übertragen worden sein.

Pivot-Tabelle generieren

Sobald die Ausgabe der Daten in Excel vorhanden ist, muss die gesamte Tabelle markiert werden. Es ist zu beachten, dass alle Spaltenüberschriften markiert sein müssen, ebenfalls darf es keine leeren Spalten, keine leeren Zeilen oder Zwischensummen innerhalb der Tabelle geben, dies zu Problemen durch Excel bei der Umwandelung in die Pivot-Tabelle führt. 

Wenn die gesamte Tabelle markiert ist, kann über die Lasche „Einfügen“ die Funktion „Empfohlene PivotTables“ ausgewählt werden. Die Tabellengröße ist unerheblich.

In der neuen Arbeitsmappe wird durch Excel ein mögliches Design für die Pivot-Tabelle vorgeschlagen, welche später bearbeitet werden kann.

Alternativ kann auch auf das Feld „Leere PivotTable“ im linken unteren Bereich des Fensters geklickt werden, um ohne Voreinstellungen zu starten. 

Die Pivot-Tabelle ist generiert.

Pivot-Tabelle anpassen

Im linken Bereich der Anwendung ist nach dem Generieren der Tabelle ein Fenster vorhanden, in dem die Pivot-Tabelle bearbeitet werden kann. Sollte dieses Fenster nicht angezeigt werden, muss per Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü geöffnet und die Option „Feldliste anzeigen“ ausgewählt werden, um die Bearbeitung zu ermöglichen.

Hier können nun die gewünschten Änderungen vorgenommen werden:

Kategorien welche Excel über die Spaltenüberschriften erkannt hat, werden oben als verfügbare Tabellen/ Daten angezeigt.

Diese können jeweils über die Checkbox der Tabelle hinzugefügt oder wieder entfernt werden. Die einzelnen Tabellen/ Daten können per Drag and Drop zwischen den 4 unteren Kategorien verschoben und so zu diesen verschiedenen Typen umgewandelt werden. Hierbei spielt auch die Reihenfolge der verschiedenen Elemente in den einzelnen Kategorien eine Rolle. 

Grundsätzlich gilt: Daten in "Spalten" werden zu neuen Spalten und Daten in "Zeilen" werden zu neuen Zeilen. Werte sind Werte/ Zahlen. Filter sind Filter.

Per Klick auf zum Beispiel einen Datensatz in "Werte" können ebenfalls Werteinstellungen für diesen Datensatz vorgenommen werden:

So kann anstelle der Summe bestimmter Werte der Mittelwert oder das Maximum dieser angezeigt werden.

Empfehlungen

Den klassischen Modus der Pivot-Tabellen zu verwenden ist empfehlenswert, da die Tabellen übersichtlicher werden. Per Rechtsklick auf die Tabelle kann über das Kontextmenü die Option "PivotTable-Optionen" angeklickt werden. 

Über die Einstellungen kann der klassische Modus folgendermaßen eingestellt werden:

Hinweis

Es wird empfohlen nach der Erstellung der Pivot-Tabelle die Kopfdaten aus dem Excel (z.B. Rechnungskreis, Periode, Wirtschaftsjahr) in die Pivot-Tabelle zu übertragen.