Allgemeines

In diesem Kapitel wird die Work in process-Funktion von oxaion beschrieben. Mit Work in process (WIP) wird die Berechnung/Bewertung der „In-Arbeit" befindlichen Fertigungsaufträge bezeichnet.
Es werden zuerst die grundsätzlichen Voraussetzungen, die Durchführungsmöglichkeiten, die Bewertungsansätze sowie verschiedene EDV-technische Aspekte erläutert.
Die Work in process-Funktion bietet folgende Möglichkeiten:

• Rückwirkende Bewertung von „In-Arbeit" befindlichen Fertigungsaufträgen zu einem beliebigen Zeitpunkt (gleichzeitig Ermittlung der Ist-Herstellkosten zum gewählten Zeitpunkt).
• Unterschiedliche Bewertungsansätze für Materialien und Fertigungszeiten (Einstellbar über die WIP-Belegart).
• Anzeige der erzeugten WIP-Belege einschließlich Übergabe der Fertigungsauftrags-bezogenen Daten an Excel.
• Integration des Work in process in die Jahresinventur.

Durchführung Work in process

Einführung

Mit Work in process (WIP) wird die Berechnung/Bewertung der „In-Arbeit" befindlichen Fertigungsaufträge bezeichnet. Relevant ist diese Bewertung insbesondere für die Erstellung einer Jahresabschlussbilanz.

In oxaion werden Work in process-Berechnungen vom Verfahren her analog einer Inventur durchgeführt. Für die Work in process-Bewertung ist ein Bewertungszeitpunkt (Datum und Uhrzeit), das Bewertungsverfahren und durch Selektionsvorgaben die zu berücksichtigen Fertigungsaufträge festzulegen. Grundsätzlich werden aber nur Fertigungsaufträge berücksichtigt, die zum Bewertungszeitpunkt nicht Ende-gemeldet waren. Die Work in process-Bewertung erfolgt rückwirkend und muss bzw. kann nicht stichtagsbezogen erfolgen.

Bei der Ermittlung des WIP ist durch den Anwender darauf zu achten, dass durch korrekte Vorgaben der Selektionen nur echte Produktionsaufträge und nicht z.B. Gemeinkosten-Aufträge berücksichtigt werden. Dies betrifft insbesondere den integrierten Aufruf der WIP-Funktion innerhalb der Jahresinventur.

Mit der Durchführung einer Work in process-Bewertung wird von oxaion ein WIP-Beleg erzeugt. Der Beleg besteht aus einem Kopfdatensatz in dem die Selektionsvorgaben (zur späteren Nachvollziehbarkeit) und die Ergebniswerte (Summenwerte für alle berücksichtigten Fertigungsaufträge) sowie aus Positionsdatensätzen, und zwar pro berücksichtigtem Fertigungsauftrag einen Datensatz mit den auftragsbezogenen WIP-Ergebnissen, gespeichert werden.

Über ein Auskunftsprogramm können die Ergebnisse eines WIP-Beleges eingesehen werden. Die angezeigten fertigungsauftragsbezogenen WIP-Ergebnisse (WIP-Belegpositionen) können über das Auskunftsprogramm gedruckt und an Excel zur weiteren Bearbeitung übergeben werden.
Die folgende Tabelle listet alle Daten auf, die pro Fertigungsauftrag bei der WIP-Berechnung ermittelt werden. Zusätzlich ist angegeben, ob korrespondierende Summenwerte im WIP-Belegkopf existieren.

Die Reorganisation nicht mehr benötigter WIP-Belege geschieht über ein gesondertes Reorganisationprogramm.

Work in process : Eigenständiger Aufruf im Produktionsplanungs und -steuerung Modul

Da die Work in process-Berechnung (WIP-Berechnung) keine zeitkritische Anwendung ist wird diese im Stapel ausgeführt.
Für die WIP-Berechnung sind folgende Steuerungsdaten vorzugeben:

• Belegartenkennzeichen
  Über das Belegartenkennzeichen (Tabelle FRD581) wird die Bewertung von verbrauchten Materialien und Fertigungszeiten festgelegt. Des Weiteren wird über die Belegart gesteuert, ob bei der Berechnung der WIP-Werte die berücksichtigten Rückmeldungen zusätzlich gespeichert werden sollen, so dass diese für weitere Auskünfte herangezogen werden können (Parameter „WIP-Rückmeldungen" in der WIP-Belegarten-Tabelle FRD581).

• Belegtext
  Kurzer beschreibender Text für den WIP-Beleg. Wird in der ersten Zeile keine Eingabe getätigt, wird die Belegartbezeichnung aus der Tabelle FRD581 übernommen.

• Datum Bewertungszeitpunkt
  Mit der Vorgabe von Datum und Uhrzeit wird der Bewertungszeitpunkt für die WIP-Berechnung festgelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt werden alle Rückmeldungen der selektierten und zu diesem Zeitpunkt nicht-beendeten Fertigungsaufträge berücksichtigt. 

Die WIP-Berechnung kann über die folgenden Selektionen auf (zu dem angegebenen Bewertungszeitpunkt) offene Fertigungsaufträge eingeschränkt werden. Die einzelnen Selektionen sind untereinander über eine UND-Verknüpfung kombiniert:

• Fertigungsauftragsnummer (Von/Bis)
  Ermöglicht die gezielte Auswahl von Fertigungsaufträgen.

• Referenzauftragsnummer (Von/Bis)
  Ermöglicht die gezielte Auswahl von Fertigungsaufträgen zu einem bzw. mehreren Referenzaufträgen (z.B. Kundenauftrag, Projekt, etc.).

• Produktionsstätte
  Es werden nur Fertigungsaufträge ausgewählt, die in dieser Produktionsstätte gefertigt wurden/werden.

• Lagerort (Von/Bis)
  Nur Fertigungsaufträge, deren geplante Zugangslagerorte unter den ausgewählten Lagerorten enthalten sind, werden berücksichtigt.

• Lagergruppe
  Nur Fertigungsaufträge, deren geplante Zugangslagerorte der ausgewählten Lagergruppe angehören, werden berücksichtigt.

• Stammlagerplatz (Von/Bis)
  Nur Fertigungsaufträge, von denen der Stammlagerplatz (Artikelstamm, Lagerdaten) des produzierenden Artikels in diese Selektion fällt, werden berücksichtigt.

• Artikelbereich (Zentrales Artikel-Auswahlprogramm)
  Über das zentrale Artikel-Auswahlprogramm können verschiedene Artikel-bezogene Selektionen (Artikelbereich, Sachmerkmale, Artikelarten, Artikelklassen, Artikelgruppe, etc.) vorgenommen werden. Diese Selektionen beziehen sich immer auf den zu produzierenden Artikel eines Fertigungsauftrages.

Work in process-Integration in Jahresinventur

Work in process-Funktion ist auch in die Jahresinventur integriert. Dazu kann bei der Erstellung einer Jahresinventur festgelegt werden, ob auch zum Stichtag offene Fertigungsaufträge in der Jahresinventur berücksichtigt werden sollen. Bei einer gewünschten Aufnahme des Work in process in eine Jahresinventur werden die eingestellten Selektionsvorgaben für die Jahresinventur automatisch übernommen, d.h. ein gesonderter Aufruf der WIP-Funktion ist nicht erforderlich.

Bei der Ermittlung des WIP innerhalb der Jahresinventur ist besonders darauf zu achten, dass nur echte Produktionsaufträge (wertschöpfende Aufträge) berücksichtigt werden und nicht z.B. auch Gemeinkosten- und/oder Reparaturaufträge. Für WIP-Belege innerhalb der Jahresinventur werden nur die Selektionsangaben aus der Jahresinventur hinsichtlich der Von/Bis-Artikelnummer, Lagergruppe, von/bis-Lagerort und von/bis-Stammlagerplatz übernommen (Insbesondere wird keine Selektion nach den Fertigungsauftragskennzeichen vorgenommen).

Die Berechnungsverfahren der WIP-Funktion entsprechen den Verfahren innerhalb des Produktionsplanung und -steuerung Moduls. Für weitere Detailbeschreibungen der WIP-Funktion innerhalb der Jahresinventur sei auf Lagerverwaltung verwiesen.

Zu beachten ist, dass WIP-Belege, die durch eine Jahresinventur erzeugt wurden, nur durch das Löschen der zugehörigen Jahresinventur gelöscht werden können.

Berechnungen / Bewertungsverfahren

Allgemeines

Die Basis der Work in process-Bewertung sind Fertigungsauftrags-Rückmeldungen. Die Abgrenzung, welche Rückmeldungen zur WIP-Ermittlung auszuwerten sind, wird durch den Bewertungszeitpunkt, der bei der Erstellung eines WIP-Beleges eingegeben werden muss, festgelegt.

Des Weiteren werden zur Berechnung von Vergleichswerten (Sollkosten) bzw. Ist-Werten auch Ergebnisse der jeweiligen Auftragskalkulation herangezogen.

Die Bewertungsverfahren werden über die WIP-Belegarten-Tabelle FRD581 für jedes Belegartenkennzeichen getrennt festgelegt. Die Bewertungsverfahren können analog zur Auftragskalkulation eingestellt werden. Damit ist eine bessere Vergleichbarkeit zwischen WIP-Ergebnissen und Auftragskalkulationen gegeben.

Die eigentlichen Berechnungsfunktionen innerhalb der WIP-Bewertung entsprechen denen der Auftragskalkulation. Der Unterschied besteht im Wesentlichen nur darin, dass bei der WIP-Ermittlung jede einzelne Rückmeldung „kalkuliert" wird.

Restriktionen

Bei der Berechnung und Interpretation der WIP-Ergebnisse sind unbedingt die nachstehenden Restriktionen zu beachten:

• Damit die Ergebnisse eines WIP-Beleges korrekt sind, müssen neben den passenden Bewertungsansätzen insbesondere vernünftige Rückmeldungen hinsichtlich Mengen-/Zeitangaben und den Zeitpunkten (!) vorliegen. Wenn die Rückmeldungen die Realität in der Produktion nicht möglichst genau wiedergeben, sind die WIP-Ergebnisse nicht korrekt.
• Zu dem Bewertungszeitpunkt werden nur offene und rückgemeldete, d.h. noch nicht Ende-gemeldete, Fertigungsaufträge berücksichtigt (Aufträge mit Status „3" = „rückgemeldet" bis „8" = „teilbeendet").
• Für einen erzeugten WIP-Beleg gibt es keine Wiederholfunktion zur erneuten Berechnung der WIP-Werte der selektierten Fertigungsaufträge. D.h. liegt z.B. ein falscher Bewertungsansatz vor muss ein neuer WIP-Beleg mit einem eventuell anderen Belegartenkennzeichen erstellt werden. Oder wurden Rückmeldungen nachträglich rückwirkend korrigiert, muss ein erneuter WIP-Beleg erzeugt werden.
• Generelle Voraussetzung für die WIP-Ermittlung ist, dass für alle berücksichtigten Fertigungsaufträge eine Auftragsvorkalkulation durchgeführt wurde. Dies impliziert, dass alle Voraussetzungen/Einstellungen (z.B.: Preise, Gemeinkostensätze, Kostenstellen, Bezugsgrößen, Fertigungsstundensätze, etc.) für die Auftragskalkulation erfüllt/getroffen sein müssen.

Berechnung / Bewertung Materialverbräuche

Bei der Bewertung von Materialverbräuchen werden Kundenbeistellungen (Beistellungskennzeichen in Fertigungsauftragsstückliste) nicht berücksichtigt und es wird zwischen Kaufartikeln und Baugruppen unterschieden. Die Einteilung in Kaufartikel und Baugruppen wird getroffen durch den zugehörigen Auftragsvorkalkulationslauf.

Die Bewertung von Materialien (Kaufartikel und Baugruppen) erfolgt zu dem tatsächlichen Lagerbuchungswert, wenn bei den Parametern „Preisfeld Normal" und „Preisfeld Default" kein Preisfeldindex angegeben ist. Dann wird zu der Materialrückmeldung der zugehörige Lagerbuchungssatz (Artikelkonto) ermittelt und der betreffende Buchungswert übernommen.

In allen anderen Fällen erfolgt die Bewertung von Kaufartikeln gemäß den Einstellungen der WIP-Belegart analog zur Auftragsnachkalkulation einschließlich der Materialgemeinkosten. Für die WIP-Bewertung werden immer die Vollkosten bzw. Kosten(3) (entspricht bei Materialkosten den Grenzkosten bzw. Kosten(1)) herangezogen (siehe auch Abschnitt Grenz- Fix- und Vollkosten).

Für Baugruppen erfolgt die Bewertung in solch einem Fall auf Basis einer Kalkulation. Ob zur Bewertung eine Auftragskalkulation oder einen Standardvorkalkulation herangezogen wird und auch welche, wird gemäß den Zuordnungen aus der Auftragsvorkalkulation entschieden Auftragskalkulationsstruktur). Die Baugruppenkosten innerhalb eines WIP-Beleges werden als Materialkosten ausgewiesen, im Gegensatz zur Auftragskalkulation, bei der eine Trennung nach Material-, externen und Fertigungskosten erfolgt.

Berechnung / Bewertung Fremdleistungen

Die Bewertung der Fremdleistungen erfolgt gemäß Einstellung des Parameters „Preise aus Bestellung/Rechnung" der Tabelle FRD581 analog zur Auftragsnachkalkulation.

Für die WIP-Bewertung werden immer die Vollkosten bzw. Kosten(3) herangezogen (siehe auch Abschnitt Grenz-, Fix- und Vollkosten).

Berechnung / Bewertung Fertigungszeitverbräuche

Die Bewertung der Fertigungszeitverbräuche erfolgt gemäß dem Parameter „Index BAR" der WIP-Belegartentabelle FRD581 analog zur Auftragsnachkalkulation einschließlich der Fertigungsgemeinkosten.

Für die WIP-Bewertung werden immer die Vollkosten bzw. Kosten(3) herangezogen (siehe auch Abschnitt Grenz- Fix- und Vollkosten).

Berechnung / Bewertung Lagerzugänge Gutmenge

Die Bewertung der zum Bewertungszeitpunkt auf Lager gebuchten Gutmenge erfolgt grundsätzlich mit dem Buchungswert der relevanten Lagerzugangsbuchung aus dem Artikelkonto. Unterschiedliche Wertansätze ergeben sich aus den Einstellungen wie Lagerzugangsbuchungen aus der Produktionsplanung und -steuerung heraus erfolgen sollen (z.B. Preisfeldindex im Buchungsschlüssel, Soll-Herstellkosten bei Modellartikeln).

Berechnung / Bewertung WIP

Der WIP-Wert ergibt sich aus der Differenz der Summe aller bewerteten Rückmeldungen (Materialentnahmen und Arbeitsgangrückmeldungen) bis zum Bewertungszeitpunkt und dem Wert der bis zum Bewertungszeitpunkt gebuchten Auftragsgutmengen. Ein eventuell negativer WIP-Wert wird unverändert negativ ausgewiesen, um auf mögliche inhaltliche Fehler bei den Rückmeldungen hinzuweisen.
Ursachen für einen negativen WIP-Wert können sein, dass

• die Bewertung der Auftragsgutmengen zu hoch ist, so dass diese den Wert der rückgemeldeten Arbeitszeiten und entnommenen Materialien übersteigen,
• schon Auftragsgutmengen gebucht wurden aber noch nicht alle zugehörigen Arbeitszeiten und/oder Materialien rückgemeldet wurden. Damit ist der Wert der Auftragsgutmengen natürlich höher als die bewerteten aufgelaufenen Rückmeldungen.

Auskünfte zum Work in process

Bildschirmauskünfte (Programm Work in Process-Beleg (PK52210)) beziehen sich immer auf einen WIP-Beleg. Aus dem Anzeige-/Auskunftsprogramm heraus können Listen von Fertigungsaufträgen mit den zugehörigen WIP-Daten (einschließlich der berücksichtigten und bewerteten Rückmeldungen zu den einzelnen Fertigungsaufträgen) gedruckt und die selektierten Daten an Excel übergeben werden. Der Aufbau der Listen bzw. die Auswahl der Daten, die an Excel übergeben werden, können Anwender-spezifisch (Variable Maskengestaltung der Auskunftsprogramme) eingerichtet werden.

Die Beauskunftung der berücksichtigen und bewerteten Rückmeldungen zu den einzelnen Fertigungsaufträgen ist nur möglich, wenn die Speicherung der Rückmeldungen für die WIP-Belegart eingestellt wurde (siehe Parameter „WIP-Rückmeldungen" in Tabelle FRD581 –WIP-Belegarten-).

Reorganisation von Work in process-Belegen

Nicht mehr benötigte WIP-Belege können über das Programm Work in Process - Belege löschen (PK52220) gelöscht werden. Der Lösch-Funktion erfolgt interaktiv und wird gezielt für genau einen WIP-Beleg ausgeführt.