Allgemein

Es kommt häufig vor, dass Kunden oder Interessenten Anfragen zu bestimmten Leistungen haben und in Verbindung mit der Anfrage ein entsprechendes Angebot erwarten.

Mit der Anfragebearbeitung in oxaion ist es möglich, diese Anfragen strukturiert im System zu erfassen, Vorgänge zu initiieren und den Werdegang einer Anfrage zu verfolgen.


Anfragen bearbeiten

Über Leads und Angebote (SA20590) werden Anfragen erfasst und bearbeitet.

Weitere Details finden sich unter Arbeiten mit der Anfragen- Angebotsverfolgung.

Erstellen von Angeboten

Angebote (z.B. Kostenvoranschläge) werden wie Aufträge erstellt. Es wird jedoch ein anderes Belegkennzeichen verwendet, über welches die steuernden Funktionen zugeordnet werden. So liegen noch keine Arbeitszeiten oder tatsächlich verwendete Ersatzteile vor, es sind aber für einen Kostenvoranschlag zu erwartende Werte einzutragen.

Angebote können sowohl manuell eingegeben werden oder aus der Anfrageverwaltung automatisch generiert und dann bearbeitet werden.

Das Feld Auftragsnummer im Auftragskopf enthält die Angebotsnummer. Das Feld für die Bezugsauftragsnummer bleibt leer.

Angebot und Auftrag unterscheiden sich also in folgenden Punkten:

  • Auftragsnummernkreis
  • Buchungstext
  • Löschdatum des Auftrags, enthält das Ende der Gültigkeit für das Angebot und ist ein Pflichtfeld
  • Falls der Buchungstext auf 'Angebot stornieren' gesetzt wird, muss ein Absagegrund angegeben werden. Hierbei sind bei Bedarf detaillierte Daten in der Angebotsverfolgung zu pflegen
  • Es können Belegdaten (Stunden und Werte je Position) angegeben werden, dies erfolgt über normale Verwaltung des Abrechnungsbelegs
  • Es kann ein Fixpreisangebot über einen Pauschalwert der Dienstleistungsposition hinterlegt werden

Erstellen eines Auftrages aus Angebot

Soll aus einem Angebot ein Auftrag werden, dann erfolgt die Übernahme der Angebotsdaten durch „Umwandlung" des Angebots.

Wird das Angebot in einen Auftrag übernommen, so werden alle Angebotspositionen und der Angebotskopf in den Auftrag kopiert. Zudem besteht die Möglichkeit Technikerbelege mit oder ohne Belegpositionen zu kopieren.

Beim Kopieren bestehen folgende Eingabemöglichkeiten:

  • Angebotsnummer, diese wird im Leitdatenformat in das Feld Auftragsnummer eingetragen
  • Auftragsnummer, in der Regel keine Eingabe, Nummer wird maschinell erzeugt
  • Nummernkreis für den Auftrag
  • Auftragsjahr
  • Kundennummer, Vorbesetzung aus Angebot
  • Buchungstext
  • Zahlungsbedingung
  • Liefertermin bzw. geplante Ausführung
  • Referenznummer eintragen, hier wird nur beim Kopieren innerhalb von Aufträgen etwas vermerkt

Für eine Kostenkontrolle können die Angebotswerte, unter Beachtung der tatsächlichen Ausführungseinzelheiten bzw. Bestellhinweisen des Kunden, manuell als „Art Budget" im Auftrag eingetragen werden.
Die Angebotsnummer wird in die Bezugsauftragsnummer, das Angebotsdatum in das Bezugsauftragsdatum kopiert.
Auftragsspezifische Texte werden kopiert.

Die weitere Verarbeitung erfolgt wie bei einem normalen Auftrag. Handelt es sich bei dem Angebotspreis um einen Festpreis/Höchstpreis, muss der Abgleich mit dem angezeigten Referenzauftragswert manuell erfolgen. In der Angebotsverfolgung wird das Angebot auf „gewonnen" gesetzt.

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