Begriffsdefinitionen

Spezifikationsmerkmale (US24110)

Anlagen beim Kunden, Maschinen und Geräte können mittels Spezifikationsmerkmalen beschrieben und aktualisiert werden können. Oftmals werden Referenzanlagen bei der Angebotserstellung gesucht, auf die z.B. wegen der Projektkalkulation zugegriffen werden soll. Auch ist für den Servicetechniker vor einem Einsatz wichtig, wie die Spezifikationen einer Anlage oder eines Gerätes sind. Ändert sich z.B. bei einem PC-Server die Festplatte oder wird ein anderes Betriebssystem installiert, so kann dies in den Spezifikationsmerkmalen vermerkt werden.

Auch für Marketingaktion können Recherchen mittels Spezifikationsmerkmalen herangezogen werden. So könnte die Antwort auf die Frage nach Geräten, die in einem bestimmten Servicegebiet liegen und ohne Wartungsvertrag sind, der Anfang einer neuen Geschäftsbeziehung sein.

Analog zu den Adressmerkmalen werden Spezifikationsgruppen (s.u.) gebildet, denen Merkmale zugewiesen werden können. Und diese lassen sich den nachfolgenden Bereichen zuordnen:

• Anlagen (Projektkopf)
• Seriennummern
• Wartungsvertragskopf
• Objekten/Konfigurationen

Den Spezifikationsmerkmalen werden Ausprägungen im konkreten Vorgang zugeordnet. So könnte bei dem Merkmal Versorgungsspannung zum Beispiel der Wert 230V eingetragen werden. Möchte man nun erreichen, dass nur diskrete Werte, ein Wertebereich oder ein gültiges Datum eingetragen werden, so ist in dem Merkmal ein Prüfverfahren zu hinterlegen.

Zulässige Prüfverfahren sind:

Die Länge der Argumente ist auf maximal 22 Stellen ausgelegt. Ebenfalls kann die Position der Kommastelle und ob es sich um einen numerischen Wert handelt definiert werden.

Spezifikationsgruppen (US24100R)

In der Spezifikationsgruppe werden die Merkmale zugeordnet. Diese können für Seriennummer, Projekt, Wartungsvertrag oder Objekt definiert werden. 

Objekte (SA20490)

Diese Anwendung fasst mehrere Angaben zu verschiedenen Seriennummern oder Projekten zusammen. So können Geräte und Anlagen, die z.B. innerhalb einer Einbauadresse existieren, als eine Einheit betrachtet werden. 

Bei der Verwaltung der Seriennummer und Projekte (Feld Objekt) kann auf die Auswahl über ein Matchcodeprogramm zugegriffen werden.

Ob mit der Konfigurationsdatei im Rahmen der Seriennummer und des Projekts gearbeitet werden soll, kann über die Tabelle VRLU64 festgelegt werden.

Objekt, Objektart (Konfigurationsart), Kundennummer, Bezeichnung sowie der Standorttext sind Pflichtfelder. Die übrigen Datenfelder können ausgefüllt werden und haben informativen Charakter. 

In einem PC-Pfad kann der Verweis auf z.B. Bau- und Lageplan oder Fahrthinweise hinterlegt werden. Es gibt aber auch die in oxaion häufig genutzte Ablage für PC-Objekte (US24410).

Vergabe der Nummer Konfiguration/Objekt:
Die Vergabe erfolgt gemäß der Schablone, die in der Tabelle FRDAKF hinterlegt ist. Dort wird auch definiert, ob die Schablone als Vorschlag oder bindend genutzt wird. 

Filter:
Objekte lassen sich über eine Filterfunktion suchen. Die wichtigsten Suchbegriffe sind:

• Objektnummer (einfach generisch)
• Objektart (von … bis)
• Objektstatus
• Kunde
• Einbauadresse (Adressnummer oder XXX-Adresse)
• Ansprechpartner
• Kundenkostenstelle (doppelt generisch)
• Verantwortliche Person (Ansprechpartner beim Kunden)
• Standorttext (doppelt generisch)
• Theoretischer Angebotswert (von … bis)

Gerätetyp (SA10300)

Der Service-Gerätetyp kann im Artikelstamm zu einem Artikel hinterlegt werden. Er enthält Informationen, die als Gruppeninformationen bezeichnet werden können. Während Objekte auf örtliche Gegebenheiten abzielen, ist der Gerätetyp die funktionale Klammer.

Im Gerätetyp können z.B. Artikelnummern zu Modellreihen zusammengefasst werden.

Im Rahmen der Wartungsverträge, Serviceaufträge und Seriennummern wird der Gerätetyp ermittelt und übernommen. Über den Gerätetyp wird z.B. der Endtermin für den Garantiezeitraum ermittelt.

Aber auch die Vorgaben für Wartungsarbeiten (Aufgabenkatalog, Wartungsmaterial) können hinterlegt werden. Bezieht sich ein Wartungsvertrag auf einen Artikel dieses Gerätetyps, so können die Vorgaben in einen Wartungsauftrag übernommen werden.

Neuanlage/Änderung eines Gerätetyps

Bei der Neuanlage eines Service-Gerätetyps wird geprüft, ob die zu erfassende Gerätetypnummer im Artikelstamm angelegt ist.

Felder, die bei der Anlage bestückt werden (können):

Als Ergänzung zu den Datenfeldern ist die Verwaltung von Zusatztext möglich.

Bei der Neuanlage/Änderung eines Gerätetypsatzes werden der Name des Sachbearbeiters sowie das Erfassungsdatum automatisch vergeben. 

Über die Senden-an kann in die Verwaltung des Artikels verzweigt werden. 

Über das Kontextmenü eines erfassten Gerätetyps können zu diesem Wartungs- und Technikerangaben sowie Wartungsmaterial erfasst werden. Dieses wird dann 

Nachfolgende Felder dienen der Information und können daher nicht manuell geändert werden:

• Datum an dem ein Satz angelegt wurde
• Kennzeichen des Sachbearbeiters, der einen Gerätetyp angelegt hat
• Datum der letzten Änderung
• Kennzeichen des Sachbearbeiters, der die letzte Änderung vorgenommen hat
• Datum, ab dem ein Gerätetyp aus der Datei entfernt werden kann (ohne Verwendung)
• Kennzeichen des Sachbearbeiters, der die Löschung vor genommen hat

Wartungs- und Technikangaben über Gerätetyp

In oxaion können komplexe Anlagen mit dem Projektmodul auch für Serviceaufgaben beschrieben werden. Wird das Projektmodul nicht verwendet, so ist diese Beschreibung des Wartungsumfangs sowohl beim Gerätetyp als auch im Wartungsvertrag möglich.

Wartungs- und Technikangaben sind eine textliche Beschreibung der für ein Gerät oder Produkt notwendigen Aufgaben, die im Rahmen von Wartungen durchzuführen sind. Die Erfassung erfolgt über das entsprechende Kontextmenü . Die Zuordnung einer Wartungsklassifizierung wie zum Beispiel Jahres- oder Quartalswartung ist ebenfalls möglich. Mehrfachnennungen sind zulässig. Bleibt das Feld leer, so erfolgt die Zuordnung der Aufgaben unabhängig von der Klassifizierung immer. 

Aus der Verwaltung des Gerätetyps heraus werden Wartungs- und Technikangaben sowie vorgesehenes Wartungsmaterial gepflegt.

Es können auch Messwerte vorgeben werden, die im späteren Wartungsauftrag im Modul Service durch Ist-Messergebnis entsprechend rückgemeldet werden können. 

Die Wartungsangaben können auch aus einem Katalog von Aufgaben übernommen werden.

Auf der Lasche Katalog kann der Katalog ausgewählt werden. Über die Positionsstrukturnummer erfolgt die Verzweigung in die Aufgaben, die ganz oder teilweise übernommen werden sollen.

Wartungsmaterial über Gerätetyp

Das Wartungsmaterial kann ebenfalls einer Wartungsklassifizierung zugeordnet werden.

Sowohl Wartungsangaben wie auch Wartungsmaterial können fallweise in einen Wartungsauftrag einkopiert werden, wenn sie in einem Gerätetyp hinterlegt sind und dieser dem Artikel der Wartungsvertragsposition zugeordnet ist (über Hinterlegung des Gerätetyps im Artikelstamm des zu wartenden Artikels)

Gerätetyp reorganisieren/löschen

Die Reorganisation des Gerätetyps erfolgt im Rahmen der Artikelstammreorganisation.
Das Löschen von Sätzen ist nur möglich wenn:

• das Löschkennzeichen vergeben wurde
• das Löschdatum kleiner/gleich dem vorgegebenen Zeitraum ist
• gleichzeitig die zu löschende Gerätenummer in keinem aktiven Wartungsvertrag oder Serviceauftrag vorhanden ist.

Ist eine zu löschende Gerätenummer in einem aktiven d.h. laufenden Vertrag vorhanden, wird diese mit der jeweiligen Vertragsnummer sowie dem entsprechenden Kunden protokolliert. Das Löschen unterbleibt.

Wartungskatalog (SA32510R)

Oftmals werden Wartungskataloge geführt, aus denen fallweise Aufgaben entnommen werden können. Solche Wartungskataloge werden z.B. vom Verband für Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) für verschiedene Produktbereiche veröffentlicht.

Wartungskataloge erleichtern die Datenpflege, da die Texte zu den Wartungsangaben einfach in konkrete Wartungspläne eingefügt werden können.

Die Verwaltung der Wartungskataloge kann über das Menü Service →  Tagesgeschäfte → Wartungsverträge mit dem Programm Aufgaben- und Wartungskatalog (SA32510R) erfolgen.

Über die Tabelle FRDKA1 wird die Überschrift eines Katalogs registriert. Dieser Eintrag muss vor der Verwaltung der Einzeldaten eingetragen werden.

Die Positionsnummer kann als Strukturnummer aufgebaut werden, wobei die Strukturnummer frei vergeben werden kann. Es handelt sich um ein alphanumerisches Datenfeld, bei dem die Sortierung beachtet werden muss. 

Die Positionsart kann im Rahmen der Druckausgabe im Beleg für eine Aufbereitung wie Schriftgröße oder Schriftart verwendet werden. Die Datenfelder selbst haben ausschließlich informativen Charakter und werden nicht zur Steuerung oder Berechnung verwendet. Es wird empfohlen, die Vorgabezeit immer einheitlich (z.B H für Stunden) anzugeben. Sind die Wartungsangaben vollständig in z.B. dem Gerätetyp hinterlegt, so kann über die Spaltenfunktion eine Summe gebildet werden. 

Geräteakte / Seriennummern (US15090R)

In der Geräteakte erfolgt die Zusammenstellung von Programmen zur Verwaltung der Seriennummern sowie der Bereitstellung wichtiger Informationen. Für Artikel mit Seriennummern, die über den Einkauf oder die Fertigung beschafft wurden, wird jeweils ein Satz pro Seriennummer erfasst und die entsprechenden Felder in der Geräteakte gefüllt - wenn der Artikel über den Einkauf beschafft wurde, wird auch der Lieferant entsprechend hinterlegt.
Die Seriennummer wird als Art Serviceobjekt dargestellt, wobei auf der linken Seite alle zur Seriennummer verfügbaren Themenbereiche angezeigt werden, die durch Anklicken dann auf der rechten Seite im Detail angezeigt werden. Dies Seriennummern können aufgrund Vorgabe von Schablonen oder frei definiert/erfasst werden.

Die Mehrzahl der Datenfelder wird aufgrund von Geschäftsprozessen gefüllt. Wird z.B. für eine Seriennummer einen Wartungsvertrag angelegt, so füllt das Programm zum Wartungsvertrag die Daten in der Seriennummerndatei automatisch.

Informationen zur Seriennummer (Knoten im linken Bereich der Geräteakte)

In der linken Bildschirmhälfte werden die Knoten der zur Verfügung stehenden Informationen dargestellt. Wurde z.B. ein Gerät mit Seriennummer ausgeliefert, so erfolgt eine Auflistung mit der Vertragsnummer, Lagerort, Datum der Aus- und evtl. der Rücklieferung.

Hierbei ermittelt das Programm selbst, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden können. Dazu zählen:

• Mietpositionen
• Serviceauftragspositionen
• Verkaufte Ersatzteile zu dieser Seriennummer
• Verwendete Ersatzteile im Servicesauftrag (für diese Seriennummer)
• Servicebericht
• Seriennummernhistorie
• Tickets (SA20790R)
• Wartungsvertragsposition (SA22345R)
• Texte
• Spezifikationen (US24120R)
• Dokumentenablage
• Geschäftspartnerhistorie (US15090R)
• Personaleinsatzplanung (SA31300R)

Von der jeweiligen Anzeige kann in vielen Fällen über die Senden-an-Funktion in weitere Programme verzweigt werden.

Verwaltung der Seriennummer

Jede Seriennummer kann, wenn erforderlich, durch Doppelklick links direkt auf der betreffenden Seriennummer (oder auch im rechten Anzeigebereich der Daten zur Seriennummer) verwaltet werden.

Generierung Seriennummern

In vielen Branchen wie z.B. im technischen Handel werden Produkte bestellt, gelagert und geliefert. Die Seriennummer kann jedoch nicht sofort erfasst werden. Oftmals wird erst auf der Baustelle (Projekt) oder mit Abschluss eines Wartungsvertrags die Seriennummer bekannt.

Möglich ist dabei, dass die Etiketten von der Verpackung entfernt und gesammelt werden. Die Erfassung für die Seriennummerndatei erfolgt dann später.

In oxaion kann eine Art Kann-Option für die Seriennummer definiert werden.

In der Tabelle FRDSNP ist der Parameter „vereinfachter Nachweis Ser.-Nr." vorhanden. Wird dieser Parameter auf „J" gesetzt, so wird der vereinfachte Nachweis in einer separaten Nachweisdatei USNNWP zugelassen.

Der Vorteil dabei ist, dass dadurch keine weiteren Programme im Vertrieb und Einkauf davon betroffen sind. Zusätzlich wird über einen Parameter festgelegt, ob ein Satz nicht nur in die einfache Nachweisdatei sondern auch in die Seriennummerndatei USERNP geschrieben werden soll.

Es gibt zur Registrierung dieser Seriennummern den vereinfachten Seriennummernnachweis (US15070) sowie das Programm zum Generieren dieser Seriennummern (US15060).

Im Rahmen eines Wartungsvertrags können die Seriennummern registriert und auf einem Leistungsschein gedruckt werden.

Suchmöglichkeiten in der Geräteakte

In der Geräteakte kann ähnlich dem Matchcodeprogramm zur Seriennummer gesucht werden. Jedoch wurden die vorwiegend für Serviceobjekte relevanten Suchbegriffe in den Vordergrund gestellt. Neben der allgemeinen Selektion existiert eine 2. Lasche, die für Spezifikationsgruppen und Spezifikationsmerkmale genutzt werden kann.

Für die Geräteakte steht eine Auflistungsanzeige zur Verfügung, die durch den Container Seriennummer aufgerufen werden kann. Dort stehen die in oxaion üblichen Möglichkeiten der Selektion auf Feldebene und der Sortierung zur Verfügung.

Die Suche mit der Allgemeinen Selektion und Merkmalsselektion können gleichzeitig genutzt werden. Datensätze werden nur angezeigt, wenn die Bedingungen für beide Selektionsbereiche erfüllt sind.

Dokumentenablage

Zur Geräteakte können PC-Objekte in der Ablage hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit, eine Struktur grundsätzlich für Geräteakten vorzugeben. Dies geschieht mit dem Programm Default-Struktur Dokumente (US24200) für das Programm US15090. Dokumente können von anderen Anwendungen in diese Ablage kopiert werden. Mails lassen sich ebenfalls einbeziehen.

Generierung von Serviceaufträgen und Help Desk Meldungen über die Quick Start-Funktion

Häufig werden Suchanfragen über die Geräteakte getätigt. Hat man eine Seriennummer im Zugriff, so kann es notwendig sein, sofort einen Störfall (Ticket) oder einen Reparaturauftrag dafür zu erfassen
Über das Listprogramm der Seriennummern können solche Service-Belege erzeugt bzw. generiert werden. Dazu muss auf einen sog. Hotspot () in der Auflistung geklickt werden. Es öffnet sich eine Maske zum Erzeugen eines Service-Belegs, mit dem entweder ein Serviceauftrag oder ein Ticket (HelpDesk) angelegt werden kann - einige dazu erforderlichen Angaben sind bereits auf Basis der Geräteakte vorbelegt und müssen je nach Auswahl (ob Ticket oder Serviceauftrag) noch ergänzt und dann bestätigt werden. Der Anwender gelangt durch Bestätigen dann je nach Auswahl ins Programm Serviceaufträge verwalten oder Ticket verwalten und kann dort die Belege weiter bearbeiten.

Informationen, die die Geräteakte / Seriennummer liefert

• Lagerinformationen (transparente Bestandsführung)
• Sämtliche Bewegungsdaten werden in der Geräteakte mit Angabe der Firma (Mandant) geführt
• Lagerbuchungen für Artikel mit Seriennummern werden in der Geräteakte mit Angabe von Lagerort und Lagerplatz dokumentiert
• Für Mietgeräte wird der Stammlagerort sowie der zugehörige Mandant geführt
• Der Status in der Geräteakte gibt Informationen über den Zustand, in dem sich die Seriennummer gerade befindet
• Es besteht die Möglichkeit über die sog. Quickstart-Funktion direkt einen Serviceauftrag oder ein Ticket zu erfassen sofern ein Kunde in dieser eingetragen ist