Die Installation des Moduls EDI-Kommunikation ist nur zusammen mit dem Modul Einkauf oder Verkauf sinnvoll. Zunächst wird erläutert welche Schritte notwendig sind, um EDI-Nachrichten einzuführen. Im Anschluss daran werden technische Details beschrieben.
Hinweise zur Einführung
Bei der Einführung von EDI sind im häufig verschiede Beteiligte involviert:
- EDV-Fachabteilung des oxaion Kunden
- Fachabteilungen des oxaion Kunden
- Fachabteilungen des EDI-Partners
- Oxaion-Mitarbeiter
- Konverter- Betreuer des oxaion Kunden
- Konverter – Betreuer des EDI-Partner
Da so viele Gruppen involviert sind, ist eine gute Abstimmung notwendig. Die Phasen des Projektplans sind natürlich wie immer stark von den Anforderungen abhängig. Ein Projektplan könnte aus folgenden Schritten bestehen:
- Abstimmung der Datenstrukturen mit den Konverter Betreuern (siehe Anhang)
- Abstimmung der Anforderungskataloge (Besonderheiten)
- Einrichtung der Stammdaten
- Bei ausgehenden Daten, Erzeugen einer Testnachricht. Bei eingehenden Daten, Einstellen einer Testnachricht in die Inhousedatei.
- Feinabstimmung (insbesondere Mapping)
- Festlegen der Ablaufsteuerung und Fehlerhandling
- Parallelbetrieb
- Echtstart
Bei der Abstimmung der Datenstrukturen mit dem Konverter-Dienstleister muss insbesondere abgestimmt werden, auf welchen Stellen die einzelnen Felder übermittelt werden und welche Reihenfolgebeziehungen es gibt. In oxaion open muss zusätzlich das Dateiformat festgelegt werden (Flatfile oder CSV). Die Beschreibung der Datenstrukturen finden Sie im Anhang. Anhand dieser Datenstrukturen kann dann ein Mapping vorgenommen werden. In diesem Rahmen sollte auch abgestimmt werden mit welchen Adressformaten und mit welcher Artikelidentifikation vorgegangen werden soll. In den meisten Fällen wird über GLN und EAN – Nummer kommuniziert. Weiterhin muss eine frei festlegbare Sender/Empfänger ID festgelegt werden. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Frage, wie die Artikel identifiziert werden,
Weiterhin muss schon früh anhand eines Anforderungskatalogs ermittelt werden, ob es besondere Anforderungen gibt, die nicht im EDI-Standard vorhanden sind.
Die Einrichtung der Stammdaten ist in diesem Dokument beschrieben. Dies betrifft zunächst die Programme KI10100R, KI10200R und KI10300R. Nachdem diese Daten eingerichtet wurden, können bereits Testdaten empfangen oder gesendet werden. Bei den Testdaten ist allerdings sehr darauf zu achten, dass die KIS-Dateien Firmenunabhängig sind und man daher sicherstellen muss, dass während des Testbetriebs Daten in die Echtfirmen laufen. Eine Möglichkeit ist daher, dass die Stammdaten nur in der Testfirma erfasst werden. Für den späteren Echtbetrieb gilt allerdings das gleiche. Dann muss man darauf achten, dass die Daten nicht in der Testfirma landen.
Während der Feinabstimmung, muss insbesondere das Mapping angepasst werden.
Bei der Festlegung der Ablaufsteuerung muss überlegt werden, welche Prozesse automatisch ablaufen sollen und wie auch personell das Fehlerhandling ausgestaltet werden soll.
Konkrete Hinweise für die Installation des Moduls EDI-Kommunikation
Für Datenübermittlung per EDI muss eine Kommunikations- und Konvertersoftware vorhanden sein. Diese füllt die empfangenen Daten in die Inhouse-Dateien bzw. holt die die zu sendenden Daten aus den Inhouse-Dateien ab.
Für eine erfolgreiche Arbeit mit dem EDI-Modul ist es erforderlich, Stammdaten korrekt und vollständig zu pflegen. Die Pflege der EDI-Stammdaten muss in enger Abstimmung mit den EDI-Partnern erfolgen, da ihre Inhalte in starkem Maße von den individuellen Vorgaben der Partner abhängen. Weiter sind hier auch die aus einem EDI-Vertrag mit dem Partner resultierenden Restriktionen zu hinterlegen.
Die Pflege betrifft die folgenden Dateien:
- EDI-Daten zur Netzadresse (Datei KNETZP, KI10100R)
- EDI-Wertesegment zum Adressstamm (Datei KPEDIP, KI10200R)
- EDI-Kommunikationsstandard (Datei KEDKSP, KI10300R)
- EDI-Umsetzdatei (Dateien KETRLP und KTKOPP, KI10400R)
Auf die Details wird im Kapitel Abläufe bei Übermittlung und Empfang von Nachrichten eingegangen.
Weiterhin sind die Einstellungen der EDI-Vorlauftabellen VRLV25 und VRLE32 zu überprüfen und bei Bedarf entsprechend der innerbetrieblichen Vorgaben zu pflegen.
Die folgenden Tabellen sind im Zusammenhang mit der Kommunikation über EDIFACT ebenfalls von Bedeutung (siehe Abläufe bei Übermittlung und Empfang von Nachrichten):
- FRDCDL: EDI-Codeliste
- FRDDTR: Datenträger (selten relevant)
- FRDESI: EDI - Suchfolge Identnummer
- FRDEST: EDI - Kommunikationsstandard
- FRDKGR: KIS - Konvertierungsgruppe
- FRDNTY: EDI - Nachrichtentyp
- FRDNTZ: Transportnetz
- FRDRFF: Referenzfeld zur EDI-Umsetzung
- FRDSBS: Kommunikations - Subset
- FRDSFM: EDI - Satzformat der Nachricht
- FRDVNV: Verhalt. b. Nichtverfügbarkeit
Einige wichtige Einstellungen für die Vorlauftabellen werden im Folgenden erläutert.
Vorlauftabelle des Moduls Einkauf VRLE32
In der Vorlauftabelle des Moduls Einkauf VRLE32 sind die EDI-relevanten Vorlaufdaten für das Modul Einkauf hinterlegt. Falls das EDI-Modul eingesetzt werden soll, muss diese Tabelle auf jeden Fall ordnungsgemäß gepflegt werden.
Die Tabelle VRLE32 hat nur ein zulässiges Argument. Nachfolgend sind die Parameter und deren Bedeutung aufgeführt:
Parameter 01 | Ändern einer per EDI versendeten Bestellung |
Mit diesem Parameter wird gesteuert, ob eine per EDI versendete Bestellung nachträglich geändert werden darf. | |
Änderungen sind möglich | |
Änderungen sind nicht möglich | |
Parameter 02 | Schnittstelle löschen |
Dieser Parameter bestimmt, ob EDI-generierte 'Eingangsbelege' (Bestellantwort, Lieferavisierung, Rechnung) sofort nach der Verbuchung oder erst durch ein Reorganisationsprogramm aus der oxaion Schnittstelle gelöscht werden. | |
Beleg wird nach der Verbuchung gelöscht | |
Beleg wird durch ein Reorganisationsprogramm gelöscht | |
Parameter 03 | Schnittstelle Bestellantwort verwaltbar |
Mit diesem Parameter wird entschieden, ob EDI-generierte Sätze in der Schnittstelle für Bestellbestätigungen bearbeitet werden dürfen. | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist erlaubt | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist nicht erlaubt | |
Parameter 04 | Schnittstelle Lieferavisierung verwaltbar |
Mit diesem Parameter wird entschieden, ob EDI-generierte Sätze in der Schnittstelle für Avisierten Wareneingänge bearbeitet werden dürfen. | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist erlaubt | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist nicht erlaubt | |
Parameter 05 | Schnittstelle Rechnungseingang verwaltbar |
Mit diesem Parameter wird entschieden, ob EDI-generierte Sätze in der Schnittstelle für die Eingangsrechnungen bearbeitet werden dürfen. | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist erlaubt | |
Eine Verwaltung der EDI-generierten Sätze ist nicht erlaubt | |
Parameter 06 | Bestellbestätigung mit Abweichung verbuchen |
Dieser Parameter steuert, ob eine Bestellantwort trotz einer Abweichung in die Bestellung übertragen wird. Bei der Übernahme von Mengen-, Preis- und/oder Terminabweichungen wird in der Bestellung das Sperrkennzeichen gesetzt. | |
Bestätigung wird trotz Abweichung übernommen | |
Bestätigung wird nur ohne Abweichung übernommen | |
Parameter 07 | Hinweis auf Belegen |
Dieser Parameter steuert, ob bei einer Übertragung per EDI auf den Belegen ein Hinweis gedruckt wird, dass diese Bestellung per EDI versendet wurde. | |
Hinweis wird gedruckt | |
Hinweis wird nicht gedruckt | |
Parameter 08 | Ausgabe in EDI-Schnittstelle |
Dieser Parameter steuert, ob beim Bestelldruck auch eine Ausgabe in die EDI-Schnittstelle erfolgt, sofern die Bestellung für den EDI-Transfer vorgesehen ist, oder ob der Transfer per EDI nur über einen Aufruf des Übertragungsprogramms EK20900R eingeleitet werden kann. | |
D - EDI-Schnittstelle wird auch beim Belegdruck gefüllt | |
B - EDI-Schnittstelle wird nur durch das (Batch-) Übertragungsprogramm EK20900R gefüllt | |
Parameter 09 | Löschungen von Bestellpositionen übernehmen |
Parameter 10 | Mengenänderungen bei Bestellpositionen übernehmen |
Dieser Parameter steuert, ob bei der Übernahme der ORDRSP Mengenänderungen in die Bestellung übernommen werden. | |
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Parameter 12 | Positionstexte 'EDI-relevante Felder' |
Angabe, ob Positionstexte zu den EDI-relevanten Daten gehören und damit den Steuerungen gemäß Parameter 1 sowie den Angaben im EDI-Wertesegment 'EDI-rel.Feld ändern' und 'ORDRSP im Modul Einkauf notw.' unterliegen. Diese Steuerung gilt nicht für als 'intern' gekennzeichnet Textpositionen. | |
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Parameter 13 | Positionstextänderungen lösen ORDCHG aus |
Diese Steuerung gilt nicht für als 'intern' gekennzeichnet Textpositionen. | |
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Vorlauftabelle des Moduls Verkauf VRLV25
Die Vorlauftabelle des Moduls Verkauf VRLV25 steuert in entscheidendem Maße den Ablauf des EDI-Moduls im Zusammenspiel mit der Anwendung Verkauf. Wird das EDI-Modul von oxaion eingesetzt, so ist die Tabelle VRLV25 zwingend zu pflegen.
Die Tabelle VRLV25 hat nur ein zulässiges Argument. Nachfolgend sind die Parameter und deren Bedeutung dargestellt:
Parameter 01 | Schnittstelle verbuchen |
Mittels des Parameters 01 wird gesteuert, ob die Verbuchung der oxaion Schnittstelle für die EDI-Nachrichten ORDERS und ORDCHG direkt im Anschluss an das Füllen der Schnittstelle durch die Umsetzprogramme für eingehende Nachrichten geschieht (Auswahl 1) oder unabhängig von den Umsetzprogrammen für eingehende Nachrichten durch separaten Aufruf des Verbuchungsprogramms (Auswahl 2). | |
1: Verbuchung im Anschluss an die Umsetzung aus der Inhouse-Datei in die oxaion Schnittstelle. | |
2: Verbuchung durch separaten Aufruf der Verbuchungsprogramme. | |
Parameter 02 | Schnittstelle löschen |
Dieser Parameter bestimmt, ob der Beleg sofort nach der Verbuchung aus der oxaion Schnittstelle VOERKP/VOERPP in die Auftragsverwaltung aus der oxaion Schnittstelle gelöscht werden soll oder erst durch einen separaten Aufruf eines Reorganisationsprogramms. | |
Beleg wird nach Verbuchung gelöscht. | |
Beleg wird durch ein Reorganisationsprogramm gelöscht. | |
Parameter 03 | Schnittstelle verwalten |
Mit diesem Parameter wird entschieden, ob EDI-generierte Datensätze in der oxaion Schnittstelle VOERKP/VOERPP mit dem Verwaltungsprogramm bearbeitet werden dürfen. | |
Eine Verwaltung EDI-generierter Datensätze ist erlaubt. | |
Eine Verwaltung EDI-generierter Datensätze durch das Verwaltungsprogramm ist unzulässig. | |
Parameter 04 | Protokoll ORDCHG |
Durch diesen Parameter wird gesteuert, ob bei der Verbuchung der Nachricht ORDCHG durch das Programm VK21901R bei EDI-relevanten Änderungen ein Protokoll gedruckt werden soll. | |
Protokoll wird gedruckt. | |
Protokoll wird nicht gedruckt. | |
Parameter 05 | Originallieferschein |
Wird die EDI-Nachricht DESADV für einen avisierten Wareneingang über den Lieferscheindruck ausgegeben, so wird mit diesem Parameter entschieden, ob gleichzeitig ein Original des Lieferscheins gedruckt wird. | |
Lieferschein wird bei der Auswahl '1' (Original) des Lieferscheindruckprogramms VK23100R ausgedruckt, auch wenn die EDI-Nachricht DESADV gleichzeitig gesendet wird. | |
Es wird kein Lieferschein bei der Auswahl '1' (Original) im Lieferscheindruckprogramm VK23100R ausgedruckt, wenn gleichzeitig die EDI-Nachricht DESADV gesendet wird. | |
Parameter 06 | Originalrechnung |
Wird die EDI-Nachricht INVOIC über den Rechnungsdruck ausgegeben (siehe auch Parameter 09), wird mit diesem Parameter entschieden, ob gleichzeitig ein Original der Rechnung gedruckt werden soll. | |
Eine Rechnung wird bei der Auswahl '1' (Original) des Rechnungsdruckprogramms VK24100R ausgedruckt, auch wenn die EDI-Nachricht INVOIC gleichzeitig gesendet wird. | |
Es wird keine Rechnung bei Auswahl '1' (Original) des Rechnungsdruckprogramms VK24100R ausgedruckt, wenn die EDI-Nachricht INVOIC gleichzeitig gesendet wird. | |
Parameter 07 | ORDRSP versenden |
Dieser Parameter gibt an, an welcher Stelle geänderte EDI-Aufträge übertragen werden. | |
1: Asynchron | |
2: Über den Druck der Auftragsbestätigung | |
Parameter 08 | DESADV versenden |
Dieser Parameter gibt an, an welcher Stelle der avisierte Wareneingang übertragen werden soll. | |
1: Übertragung über den Druck des Lieferscheines | |
2: Übertragung bei Rechnungserstellung | |
Parameter 09 | INVOIC versenden |
Dieser Parameter gibt an, an welcher Stelle die Rechnung (INVOIC) übertragen werden soll. | |
1: Übertragung bei Rechnungserstellung | |
2: Übertragung bei Übergabe der Rechnung an das Modul Finanzbuchhaltung | |
Parameter 10 | Abteilung |
Hier wird die Abteilung hinterlegt, an die die Mailbox-Nachrichten gesendet werden sollen. Es sind nur die in der Tabelle FRDATN eingetragenen Werte zulässig | |
Parameter 11 | Auftragsänderungen drucken |
Dieser Parameter gibt an, ob vor der Übernahme von Auftragsänderungen (ORDCHG) in oxaion ein Abgleich durchgeführt werden soll, der die durch den ORDCHG zu ändernden Auftragspositionen druckt. | |
Ein Abgleich wird durchgeführt | |
Es wird kein Abgleich durchgeführt | |
Parameter 12 | Druck übernommener Datensätze |
Der Parameter 12 steuert, ob ein Protokoll der übernommenen Auftragspositionen gedruckt werden soll oder nicht. | |
Es wird ein Protokoll gedruckt. | |
Ein Protokoll der übernommenen Auftragspositionen wird nicht gedruckt. Es besteht aber weiterhin die Möglichkeit, ein Protokoll durch separaten Aufruf des Druckprogramms VK21960R zu erstellen. | |
Parameter 13 | Default für Sperrkennzeichen |
Dieser Parameter entscheidet, wie das Sperrkennzeichen für die EDI-Übertragung gesetzt werden soll, wenn in einem EDI-generierten Auftrag eine Änderung EDI-relevanter Daten vorgenommen wird. | |
Gültige Werte: | |
bei Änderung EDI-relevanter Daten bei einem EDI-generierten Auftrag wird dieser Beleg für die weitere Übertragung mittels EDI gesperrt. | |
der EDI-generierte Auftrag für den Änderungen EDI-relevanter Daten vorgenommen wurden wird für die weitere Übertragung mittels EDI nicht gesperrt. | |
Parameter 14 | Stornieren von Auftragspositionen zulässig |
Ist hier angegeben, so ist es möglich per EDI übernommene Auftragspositionen zu stornieren. Wird die EDI-Schnittstelle zum Datenaustausch zwischen Mandanten innerhalb oxaion genutzt so ist der entsprechende Parameter 09 der Tabelle VRLE22 zu beachten! | |
Parameter 15 | Textsteuerung für Auftragsbestätigung |
Default, der bei Übernahme von Auftragspositionstexten eingestellt wird. Steuert, ob die Textzeile auf der Auftragsbestätigung gedruckt wird: | |
Parameter 16 | Textsteuerung für Versandauftrag |
Default, der bei Übernahme von Auftragspositionstexten eingestellt wird. Steuert, ob die Textzeile auf dem Versandauftrag gedruckt wird: | |
Parameter 17 | Textsteuerung für Lieferschein |
Default, der bei Übernahme von Auftragspositionstexten eingestellt wird. Steuert, ob die Textzeile auf dem Lieferschein gedruckt wird: | |
Parameter 18 | Textsteuerung für Rechnung |
Default, der bei Übernahme von Auftragspositionstexten eingestellt wird. Steuert, ob die Textzeile auf der Rechnung gedruckt wird: | |
Parameter 19 | Kennzeichen Text intern |
Default, der bei Übernahme von Auftragspositionstexten eingestellt wird. Steuert, ob die Textzeile nur auf internen Belegkopien gedruckt wird. | |
Parameter 20 | KennwortID für Orderübernahme |
Hier kann eine KennwortID hinterlegt werden, unter der das Übernahmeprogramm oxaion Schnittstelle nach oxaion für ORDER läuft, wenn die Schnittstelle gemäß Parameter 01 sofort verbucht wird. | |
Parameter 21 | Default Auftragskennzeichen |
Hier kann ein Nummernkreiskennzeichen hinterlegt werden, das bei der Erstellung von Aufträgen vergeben wird, wenn im Rahmen der InvRpt-Verarbeitung Aufträge generiert werden sollen. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRD161 | |
Parameter 22 | Schrittweite Pos. |
Dieses Feld gibt den Defaultfür die Schrittweite der Positionsnummer beim Anlegen von InvRpt-Aufträgen an. | |
Parameter 23 | Schnittstelle InvRpt verbuchen |
Hier wird gesteuert, ob die Verbuchung der oxaion-Schnittstelle für die EDI-Nachrichten InvRpt direkt im Anschluss an das Füllen der Schnittstelle durch die Umsetzprogramme für eingehende Nachrichten geschieht oder unabhängig von den Umsetzprogrammen für eingehende Nachrichten durch separaten Aufruf des Verbuchungsprogramms (Auswahl 2)1: Verbuchung im Anschluss an Konvertierung Inhouse 2: Separater Aufruf Verbuchung |
Anwendungstabellen Modul EDI-Kommunikation
Folgende Tabellen, die innerhalb des Moduls EDI-Kommunikation besondere Funktionen übernehmen, müssen ebenfalls anwenderspezifisch gepflegt werden:
FRDCDL | EDI-Codeliste (Wertetabelle) |
Hinterlegung aller bei der Umsetzung zu verwendenden Codelisten. Die Definition von Codelisten in dieser Tabelle ist nur sinnvoll, wenn deren Verwendung mit einem EDI-Partner vereinbart worden ist. | |
FRDDTR | Datenträger (Wertetabelle) |
Hinterlegung der Datenträger, mit denen die EDI-Partner den elektronischen Datenaustausch durchführen wollen. Die Argumente haben zur Zeit nur informativen Charakter. | |
FRDESI | EDI - Suchfolge Identnummer (Steuertabelle) |
Hinterlegung möglicher Suchfolgen zum Umsetzen der übermittelten Artikelnummer. | |
FRDEST | EDI-Kommunikationsstandard (Wertetabelle) |
Hinterlegung der möglichen Kommunikationsstandards, mit denen am EDI-Verfahren teilgenommen werden kann. | |
FRDKGR | EDI-Kommunikations-Konvertierungsgruppe (Wertetabelle) |
Hinterlegung von Konvertierungsgruppen, in denen die EDI-Partner zusammengefasst werden, für die gleiche Umsetzvorschriften gelten. | |
FRDNTY | EDI-Nachrichtentyp (Wertetabelle) |
Hinterlegung der Nachrichtentypen, die zur Zeit innerhalb des EDI-Verfahrens von oxaion unterstützt werden. | |
FRDNTZ | Transportnetz (Wertetabelle) |
Hinterlegung der Transportnetze, die die EDI-Partner für den elektronischen Datenaustausch verwenden. Die Argumente haben zur Zeit nur informativen Charakter. | |
FRDRFF | Referenzfeld zur EDI-Umsetzung (Steuertabelle) |
Hinterlegung der Referenzfelder, die als Schlüssel für die EDI-Umsetzung von der Inhouse-Datei zur oxaion Schnittstelle und umgekehrt verwendet werden. Die Argumente dürfen nicht verändert werden. | |
FRDSBS | Kommunikations-Subset (Wertetabelle) |
Hinterlegung der möglichen Kommunikations-Subsets, mit denen am EDI-Verfahren teilgenommen werden kann. Ein Subset stellt eine Untergliederung eines Kommunikationsstandards dar. | |
FRDSFM | EDI-Satzformat der Nachricht (Wertetabelle) |
Hinterlegung der Satzformate der Nachrichten, die zur Zeit innerhalb des EDI-Verfahrens von oxaion unterstützt werden. Das Hinzufügen neuer Argumente ist nur sinnvoll, wenn gleichzeitig die Umsetzprogramme erweitert werden. | |
FRDVNV | Verhalten bei Nichtverfügbarkeit (Wertetabelle) |
Hinterlegung der Möglichkeiten, wie sich die Übernahmeprogramme, die die Daten von der Schnittstellendatei in die oxaion übernehmen, nach der Verfügbarkeitsprüfung verhalten, wenn diese eine nicht ausreichende Verfügbarkeit für eine oder mehrere Positionen ergeben hat. Die ausgelieferte Voreinstellung darf nicht verändert werden. |
Änderungen von Bestellungen
Abhängig von den adressbezogenen EDI-Segmentangaben (Programm KI10200R) und der Parametereinstellung in der Vorlauftabelle VRLE32 wird eine Änderung der EDI-relevanten Felder abgewiesen, sofern eine Bestellung bereits per EDI übertragen wurde (EDI-Transferdatum ist gesetzt).
Als EDI-relevante und EDI-übertragene Felder können alle Felder der Bestellung definiert werden.
Im Auslieferungsstandard sind folgende Dateifelder als EDI-relevant deklariert:
Bestellkopf | EDI-relevante Felder Bestellkopf |
KOZABD | Zahlungsbedingungen |
Bestellposition | EDI-relevante Felder Bestellpositionen |
PSLFWO | Lieferwoche |
PSBES1: | Bestellmenge in lagerf. Mengeneinheit |
PSBRPR | Bruttopreis |
PSNEPR | Nettopreis |
PSMEKZ | Mengeneinheit des Preises |
PSUEDM | Bestellwert inklusive umgelegter Endezu-/-abschläge |
Änderungen von Aufträgen
Die Änderung EDI-relevanter Felder in der Auftragsverwaltung unterliegt Beschränkungen. Die Änderung EDI-übertragener Felder bewirkt einen ORDRSP - falls der Partner am ORDRSP teilnimmt.
Als EDI-relevante und EDI-übertragene Felder können alle Felder des Auftrags definiert werden.