Im Folgenden wird beschrieben welche Stammdaten für die Versendung zu pflegen sind.
Das Dateikonzept von oxaion spricht von Stamm- und Bewegungsdaten. Unter Stammdaten werden alle Informationen verstanden, die in der Regel einer geringen Änderung unterliegen und/oder die Grundlagen für die tägliche Verarbeitung darstellen. Bewegungsdaten sind die Daten, die aus dem Tagesgeschäft entstehen.
Um einen Kunden oder Lieferanten per EDI anzuschließen und Nachrichten an diesen EDI-Partner zu schicken oder zu empfangen müssen mindestens die Stammdaten Netzadresse, EDI-Wertesegmente und den Kommunikationsstandard gepflegt werden. Die Einstellungen müssen immer mit dem Konverter abgestimmt werden, daher kann es auch keine „Standardeinstellungen" geben. Im Folgenden werden die wichtigsten Einstellungen erläutert. Der Zusammenhang zwischen diesen drei Stammdaten ist, dass es zu jeder Netzadresse mehrere Wertesegmente geben kann und zu jedem Wertesegment mehrere Kommunikationsstandards. In der Netzadresse wird eine physische Adresse festgelegt. Jedes Wertesegment entspricht einer Personenkontonummer, also entweder einen Lieferanten oder einen Kunden. Mit dem Kommunikationsstandard wird festgelegt welche Nachrichten mit dem EDI-Partner ausgetauscht werden sollen.

Netzadressen verwalten (KI10100R)

Mit diesem Programm können EDI-spezifische Daten für eine physische EDI-Adresse hinterlegt werden. Da zu einer physischen Adresse mehrere logische Partner gehören können, werden in diesem Programm ausschließlich die von der physischen Adresse abhängigen Daten hinterlegt.
Die Zuordnung der physischen Adresse zum logischen Partner erfolgt zum einen über die EDI-Stammdaten zum Personenkonto (für ein- und ausgehende Nachrichten), zum anderen für ausgehende Nachrichten im Firmenstamm.
Die EDI-spezifischen Daten zur Netzadresse setzen sich zusammen aus dem für den Datenaustausch zu verwendenden EDI-Standard und dem EDI-Subset. Daneben werden mit diesem Programm die aktuellen Werte der Datenaustausch-Referenzzähler für eingehende und ausgehende Nachrichten angezeigt. Fortgeschrieben werden diese Werte durch die verschiedenen Umsetzprogramme.

EDI-Wertesegmente verwalten (KI10200R)

Mit diesem Programm können für ein Personenkonto EDI-spezifische Informationen hinterlegt werden.
Zunächst muss jedem Personenkonto eine physische EDI-Adresse zugeordnet werden, die mit dem Programm KI10100R erfasst und verwaltet werden kann. Daneben können hier Kennwörter für die Legitimation des Datenaustausches sowie einkaufs- und verkaufsspezifische Parameter hinterlegt werden. Weiterhin können hier Codelisten zugeordnet werden, deren Verwendung zwischen den EDI-Partnern vereinbart worden sein muss.
Bei den einkaufsspezifischen Werten kann unter anderem festgelegt werden, ob Rabatt- und Textpositionen verarbeitet werden.
Bei den verkaufsspezifischen Werten gibt es folgende wichtige Einstellungsmöglichkeiten: Es kann festgelegt werden, welches Verfahren angewendet werden soll, wenn ein Teil nicht geliefert werden kann. Soll dann die gesamte Position komplett abgewiesen werden oder soll das Lieferdatum angepasst werden. Wenn mit Rechnungen gearbeitet wird, sollen dann auch Gutschriften ausgegeben werden oder sollen Rechnungslisten gedruckt werden.

Abbildung 1- Einstellung der verkaufsspezifischen Werte
Auf der Lasche Codelisten sind zwei Einstellungen besonders relevant. Zum einen die Frage über welche Adressnummern kommuniziert werden soll. Die Adressnummer wird häufig als ILN-eingestellt. Zum anderen die Einstellung, wie die Artikelnummern identifiziert werden sollen. Oxaion ermöglicht die Identifikation über 4 Artikelidentfelder. Bei der Einstellung dieser Felder muss beachtet werden, dass die meisten Konverter fest eingestellt werden. Daher ist die Einstellung nach Anforderung durch den Konverter vorzunehmen.

Abbildung 2 - Einstellung der Codelisten
Für die Ermittlung der Artikelidentifikation Eingangsseitig muss noch die Artikelsuchfolge beachten werden. In der Tabelle FRD ESI können neue Suchfolgen eingestellt werden. Zur Verfügung stehen: EN = EAN-nummer, BP = Artikelnummer des Lieferanten und SA = Artikelnummer des Kunden. *p und *U stellen Variationen dar.

EDI-Kommunikationsstandard verwalten (KI10300R)

Mit diesem Programm können für einen EDI-Partner verschiedene Nachrichtentypen mit den dazugehörigen Übermittlungsrichtungen und weiteren EDI-relevanten Informationen hinterlegt werden. Zur Verfügung steht derzeit OER für ORDERS, ORS für ORDRSP, OCH für ORDCHG,IRP für INVRPT, DAD für DESADV, IOI für INVOICE, IOR für INVOR, PRC für PRICAT und DTN für DATANORM. Voraussetzung für die Anlage ist, dass bereits das Personenkonto angelegt wurde.
Bei der Erstellung ausgehender Nachrichten oder dem Empfang eingehender Informationen prüfen die Umsetzprogramme, ob der EDI-Partner mit Hilfe des gewählten Nachrichtentyps kommuniziert. Bereits erfasste Nachrichtentypen können über ein Kennzeichen temporär inaktiviert werden. Ergibt die Prüfung, dass für diesen EDI-Partner bei diesem Nachrichtentyp und dieser Übermittlungsrichtung der Eintrag fehlt oder dieser inaktiviert ist, so wird die Umsetzung nicht ausgeführt. Bei ausgehenden Nachrichten werden keine in die Schnittstelle gestellt, bei eingehenden werden die Nachrichten nicht übernommen, stattdessen wird ein Fehlerspool geschrieben.
Der Parameter Papiere drucken bestimmt, ob neben der EDI-Übertragung im Drucklauf für Originale auch noch ein Papierbeleg ausgedruckt wird. In oxaion open wird dann der Papierbeleg über den gleichen Jobablauf wie die EDI-Übertragung gedruckt.

Abbildung 3 - Einstellungen EDI Kommunikationsstandard
 

EDI-Umsetzdatei verwalten (KI10400R)

Die EDI-Umsetzdateien sind für die konkrete Übersetzung eingehender EDI-Daten in die oxaion Inhousedateien und umgekehrt unerlässlich und müssen vor der Aufnahme jeglicher EDI-Kommunikation sorgfältig gepflegt werden.
In der EDI-Umsetzkopfdatei KTKOPP, die mit dem Programm KI10400R verwaltet wird, sind die Hauptschlüsseldaten hinterlegt, unter denen in der EDI-Umsetz-Positionsdatei KETRLP die maßgeblichen Übersetzungspaare oxaion EDIFACT abgelegt werden.
Nach Anlegen oder Auswahl eines Hauptschlüssels der KTKOPP im Programm KI10400R können für diesen Hauptschlüssel EDI oxaion Umsetzpaare angelegt oder verwaltet werden. Es erfolgt eine Prüfung auf Eindeutigkeit der Kombination EDI-Verschlüsselung, oxaion Verschlüsselung und Umsetzrichtung.
Auf eine Besonderheit im Kopfverwaltungsprogramm sei hingewiesen: Ein Datensatz zum EDI-Referenzfeld ADFI wird unter Firma ' ' angelegt.