Offene Posten

Die erwarteten Geldeingänge (Ausgangsrechnungen im Debitorenbereich, Gutschriften im Kreditorenbereich) werden unter den "Zugänge Personenkonten" und die erwarteten Geldabgänge (Eingangsrechnungen im Kreditorenbereich, Gutschriften im Debitorenbereich) unter "Abgänge Personenkonten" unter dem jeweils ermittelten Geldein- bzw. -ausgangsdatum im Liquiditätsplan ausgewiesen.
Die Ermittlung des Datums des voraussichtlichen Geldflusses im Debitorenbereich ist neben der Fälligkeit, abhängig von der Zahlungsmoral des Kunden und der in Tabelle VRLF76 unter Parameter 03 hinterlegten Mahnstufe. Offenen Posten werden maximal bis zu dieser Mahnstufe in der Liquiditätsübersicht berücksichtigt.

Im Kreditorenbereich wird je nach gewählter Zahlungsstrategie aus der Tabelle VRLF76 Parameter 02, anhand der vorhandenen Zahlungsdaten das Datum des Geldflusses ermittelt.

Umlaufende Zahlungsträger

Erwartete Zahlungsein- und -ausgänge aufgrund umlaufender Zahlungsträger sind auf Bankzwischenkonten gebucht, welche per Definition als liquiditätswirksam gekennzeichnet sind. Dieser Geldfluss wird im Anfangsbestand der Liquiditätsübersicht berücksichtigt.

Wechsel

Die erwarteten Zahlungseingänge aus Besitzwechseln werden unter den "Zugängen Besitzwechsel" und die erwarteten Zahlungsausgänge aus ausgestellten Schuldwechseln unter "Abgänge Schuldwechsel" unter dem jeweils ermittelten Geldein- bzw. –ausgangsdatum in der Liquiditätsübersicht ausgewiesen. Das erwartete Geldein- und -ausgangsdatum wird in Abhängigkeit der Parameter 01, 02 und 06 der VLRF77 ermittelt. Über die Parameter 09 und 10 kann gesteuert werden, bis zu wie viel Tagen nach Verfalldatum Besitz-  und Schuldwechsel überhaupt noch in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.
Bei der Wechselverwaltung ist zu beachten, dass bei der Buchung von Besitz- und Schuldwechseln der Bestand der offenen Posten verändert wird. Der Ausweis der neuen Zugänge aus Besitzwechseln und Abgänge aus Schuldwechseln erfolgt erst nach dem Neuaufbau der Liquiditätsdatei. Solange ist der Endbestand am erwarteten Geldzugangsdatum bei Besitzwechseln um den Wechselbetrag abzüglich der Diskont-/ Inkassospesen zu niedrig und bei Schuldwechseln am erwarteten Geldabgangsdatum um den Wechselbetrag zuzüglich Spesen zu hoch.
Durch die spätere Buchung des Kontoauszuges wird der Bestand des Bankkontos direkt verändert. Der verringerte Ausweis der Zugänge aus Besitzwechseln und Abgängen aus Schuldwechseln ist dagegen erst nach dem Neuaufbau vollzogen. Zwischenzeitlich ist der Endbestand am erwarteten Geldzugangsdatum bei Besitzwechseln um den Wechselbetrag abzüglich Spesen zu hoch und bei Schuldwechseln am erwarteten Geldabgangsdatum um den Wechselbetrag inklusive Spesen zu niedrig.
Grundsätzlich fließen nur maschinelle Wechsel in die Liquiditätsplanung ein. Manuell im Wechselverwaltungsprogramm erfasste Wechsel ziehen keine Buchung nach sich und haben nur rein informativen Charakter.

Dauerbelege

Noch nicht gebuchte Dauerbelege sind in den Spalten "Zu- bzw. Abgänge Dauerbelege" in der Liquiditätsübersicht zu finden. Es werden alle Buchungen die innerhalb des Abrufzeitraums des Liquiditätsplans (VRLF76, Parameter 05) liegen mit einbezogen. Personenbuchungen werden am Tag des erwarteten Zahlungsein- bzw. –ausgangs, Sachbuchungen, sofern das entsprechende Sachkonto liquiditätswirksam, zum jeweiligen Buchungsdatum berücksichtigt.
Zu beachten ist, dass Änderungen an der Periodizität oder an den expliziten Terminen der Dauerbelege sowie an den Beträgen erst nach dem Neuaufbau der Liquiditätsarbeitsdatei im Nachtlauf zu einer Aktualisierung der Liquiditätsübersicht führen. Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass abgerufene Dauerbelege bis zum Neuaufbau des LQ-Plans weiterhin als erwartete Geldzu-/abgänge aus Dauerbelegen und zusätzlich auch die dadurch erzeugten offenen Posten unter den Zu/Abgänge aus Personenkontenbewegungen im Liquiditätsplan vorhanden sind. Um diesem doppelten Ausweis von Geldzu- bzw. –abgängen entgegenzuwirken, wird empfohlen, den Abruf von Dauerbelegen erst am Tagesende durchzuführen, um den Zeitraum zwischen diesem Abruf und dem Neuaufbau möglichst gering zu halten.

Plandaten

Die ‚Zu- und Abgänge aus Investitionsplanung' ergeben sich aus den geplanten Investitionen und Erlösen. Sie entsprechen dem Delta aus Plan- und Istwerten der Investitionspositionen und werden im Liquiditätsplan am 1. Werktag der jeweiligen geplanten Kalenderwoche zusammengefasst.
Sofern der Parameter ‚verfallene Planwerte berücksichtigen' zu einer Investitionsnummer im Investitionsstamm auf ‚J' steht, werden diese zum aktuellen Tagesdatum in der Liquiditätsübersicht den geplanten ‚Zu- und Abgängen aus Investitionsplanung' hinzugerechnet.
Die in der Investitionsposition fortgeschriebenen Istwerte können an vier verschiedenen Stellen erzeugt werden. Voraussetzung ist jedoch grundsätzlich, dass die ausgewählte Investitionsnummer im Investitionsstamm als liquiditätswirksam gekennzeichnet ist.
Zum Ersten kann bei der Buchung eines Beleges in der Finanzbuchhaltung eine Investitionsnummer mitgegeben werden. Der Wert der Buchung wird im Investitionsstamm unter den Istwerten fortgeschrieben.
Zum Zweiten wird im Verkaufssystem maschinell eine Investitionsnummer dem Verkaufsauftrag zugeordnet. Beim Erfassen eines Verkaufsauftrages wird der Nettoauftragswert gegen den in der Tabelle VRLV03 unter Parameter 13 hinterlegten Schwellenwert für Großaufträge geprüft. Übersteigt der Nettoauftragswert diesen Schwellenwert wird der Auftrag als Großauftrag für die Liquiditätsplanung eingestuft und automatisch die in Parameter 12 hinterlegte Investitionsnummer zugeordnet.
Als Drittes kann im Einkaufsystem, bei der Verwaltung einer Bestellung auf Bestellkopfebene, wie auch auf Bestellpositionsebene sowie bei der Prüfung der Eingangsrechnung auf Belegkopfebene eine Investitionsnummer mitgegeben werden.
Wurde im Bestellkopf eine Investitionsnummer erfasst, so wird diese in die Investitionsnummer des Rechnungskopfes übertragen.

Hinweis:

Wird eine Rechnung mit Investitionsnummer geprüft, werden innerhalb dieser Rechnung nur Bestellungen mit derselben Investitionsnummer zusammenzufassen. Werden Wareneingänge die auf Bestellungen mit einer anderen oder ohne Investitionsnummer referenzieren hinzugefügt, verfälscht dies den Liquiditätsplan, da diese auf die Investitionsnummer der Rechnungskopfes laufen und nicht auf die in der Rechnungsposition hinterlegten Investitionsnummer.
Wird im EKS mit Investitionsnummern gearbeitet, ist zu beachten, dass innerhalb einer Bestellung nur eine Investitionsnummer zu verwenden ist bzw. immer auf Bestellkopfebene die Investitionsnummer zu hinterlegen ist, sodass diese automatisch in die Bestellposition fortgeschrieben wird.
Die vierte Möglichkeit Buchungen auf liquiditätswirksame Investitionsnummern zu erzeugen ist, die Hinterlegung einer Investitionsnummer in der Personenkontenart. Bei der Übergabe der VKS- und EKS-Rechnungen an die Finanzbuchhaltung wird geprüft, ob die Bewegung bereits mit einer Investitionsnummer bestückt wurde. Falls nicht erfolgt die Buchung der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten auf zugeordnete Investitionsnummer in der Personenkontenart.

Vorerfasste Eingangsrechnungen

Der Ausweis der vorerfassten Eingangsrechnungen in der Liquiditätsübersicht erfolgt in der Spalte "Abgänge EKS". Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden:
Ist die Anwendung EKS nicht installiert, werden alle vorerfassten Eingangsrechnungen berücksichtigt.
Ist die Anwendung EKS installiert, werden nur solche vorerfassten Rechnungen hinzugerechnet, deren Lieferscheinnummer nicht gefüllt ist, da bereits der Wert aus der Bestellung bzw. der Lieferung in die Liquiditätsplanung eingeflossen ist.
Hinweis: Durch die Eingabe einer Lieferscheinnummer wird davon ausgegangen, dass die Rechnung nicht in den Liquiditätsplan einfließt, da bereits der Wert der Bestellung bzw. Lieferung in den Liquiditätsplan eingeflossen ist. Wird keine Lieferscheinnummer erfasst ist davon auszugehen, dass es sich nicht um eine Rechnung zu einer EKS-Bestellung handelt und daher der Rechungswert in die Liquiditätsplanung bewusst einfließen soll.

Daten aus dem Einkauf

Sofern mit dem oxaion-Einkauf gearbeitet wird, werden Einkaufsdaten in der Liquiditätsplanung verarbeitet und unter "Abgänge EKS" dargestellt. Es werden offene Bestellungen und Bestellungen, für die bereits ein Wareneingang aber noch keine Rechnung existiert, einbezogen.

In Abhängigkeit verschiedener Parameter erfolgt die Ermittlung des erwarteten Geldabgangsdatums. Grundlage ist die Lieferwoche bzw. falls explizit angegeben das Lieferdatum. Diesem werden die in der VRLF76 unter Parameter 06 hinterlegten Tage, nach denen voraussichtlich die Rechnung nach der Lieferung im Hause eintrifft, hinzuaddiert. Als weiteres werden abhängig von der gewählten Zahlungsstrategie (VRLF76 Parameter 02) die Skontotage der ersten Stufe innerhalb der Bedingung 1 bzw. die Nettotage aus der Zahlungsbedingung sowie die im Lieferantenstamm erfassten Valutatage hinzugerechnet. Ausgehend von dem hieraus errechneten Datum wird aufgrund der erfassten Zahlungsdaten der nächste Termin für einen Zahllauf ermittelt, an dem der voraussichtliche Geldabgang stattfindet.
Die Höhe des Mittelabflusses wird ebenfalls abhängig von der gewählten Zahlungsstrategie sowie der Zahlungsbedingung zur betrachteten Bewegung ermittelt. Wird beispielsweise mit der Zahlungsstrategie 1, welche für optimale Skontierung steht, gearbeitet und die verwendete Zahlungsbedingung enthält unter Bedingung 1 eine Skontobedingung, wird der um den Skonto verringerte Bestell- bzw. Lieferwert in der Liquiditätsübersicht eingeplant.
Wird bei einer Bestellung eine Investitionsnummer angegeben, welche als liquiditätswirksam gekennzeichnet ist, wird diesem in der Liquiditätsübersicht Rechnung getragen, indem der Istwert der Investitionsposition um den Bestellwert erhöht wird. Die ausgewiesenen Plandaten (Delta aus Plan und Ist) werden dadurch verringert, gleichzeitig erhöhen sich die ‚Abgänge EKS' entsprechend. Die Gesamtliquidität verändert sich demnach nicht, da die Geldabgänge im Vorfeld bereits eingeplant waren.
Weitere Informationen zur Funktion der Investitionsnummer sind unter Kapitel Investitionsstamm und Plandaten zu finden.
Es wird davon ausgegangen, dass geprüfte Eingangsrechnungen täglich an das Rechnungswesen übergeben und anschließend in die Buchhaltung übernommen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass mit dem Neuaufbau der Liquiditätsdatei auf der einen Seite die ‚Abgänge EKS' sinken und zeitgleich auf der anderen Seite die ‚Abgänge Personenkontenbuchungen' zunehmen. Bei der asynchronen Rechnungsübergabe erfolgt die Aktualisierung der ‚Abgänge EKS' jedoch nicht asynchron, sondern ebenfalls erst nach dem Neuaufbau der LQ-Datei. Daneben wird der neu erzeugte OP unter den ‚Abgängen Personenkonten' unmittelbar nach der Verbuchung berücksichtigt. In diesem Fall kommt es übergangsweise zu einer scheinbar niedrigeren Liquidität.

Daten aus dem Verkauf

Wird mit dem oxaion-Verkauf gearbeitet, fließen die im Verkauf erzeugten Daten in die Liquiditätsplanung ein und werden unter "Zugänge VKS" zusammengefasst. Es werden Aufträge, für die noch keine Lieferung oder nur eine Teillieferung vorliegt, und Lieferungen, die noch nicht fakturiert sind, berücksichtigt.

Die Ermittlung des Datums des erwarteten Geldzugangs erfolgt in Abhängigkeit verschiedener Faktoren. Grundlage ist wie im Anwendungsgebiet EKS die Lieferwoche bzw. das Lieferdatum. Es wird davon ausgegangen, dass nach erfolgter Lieferung noch am gleichen Tag die Rechnung erstellt und an die Finanzbuchhaltung übergeben wird. Falls bei einem Debitor mit Wochen- oder Monatsrechnungen gearbeitet wird, verschiebt sich das Rechnungsdatum entsprechend in die Zukunft. Sind im Auftrag Valutatage erfasst, werden diese dem ermittelten Rechnungsdatum hinzuaddiert. Wurde dort hingegen ein Valutadatum eingegeben, dient dieses als Basis für die weitere Ermittlung des voraussichtlichen Geldzugangsdatums. Ausgehend von der Fälligkeit werden aufgrund der Zahlungsmoral des Kunden die Anzahl Tage der durchschnittlich verspäteten Zahlung hinzugerechnet bzw. der verfrühten Zahlung abgezogen. Zu diesem errechneten Datum wird der Zugang der liquiden Mittel erwartet und entsprechend in der Liquiditätsübersicht ausgewiesen.
Bei der Ermittlung der Höhe des Geldzugangs spielt zum einen die Zahlungsbedingung und zum anderen die Zahlungsmoral des Kunden eine Rolle. Wurde eine Zahlungsbedingung ohne Skonto gewählt wird der Auftrags- bzw. Lieferwert ohne Abzug in die Liquiditätsplanung einbezogen. Enthält die betrachtete Bewegung eine Zahlungsbedingung mit Skontoabzug, erfolgt die Reduzierung des Bruttowertes um den Prozentsatz den der Kunde erfahrungsgemäß aufgrund der Auswertung seiner Zahlungsmoral in Anspruch nimmt.
Übersteigt der Nettoauftragswert eines Auftrags den in der Tabelle VRLV03 unter Parameter 13 definierten Schwellenwert für Großaufträge, wird dem Auftrag die unter Parameter 12 erfasste Investitionsnummer zugeordnet. Eine Verwaltung dieser Investitionsnummer im Auftrag selbst ist nicht möglich. Falls diese Investitionsnummer liquiditätswirksam ist, wird sie bei der Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung übergeben. Es ist zu beachten, dass bei Sammelrechnungen mit und ohne Investitionsnummer bei der Übergabe die Investitionsnummer bei der Buchung der Verbindlichkeit mitgegeben wird. Dadurch kann es, sobald die Daten in der Finanzbuchhaltung sind, zu einer Verfälschung der Liquiditätsübersicht kommen.
Weitere Informationen zur Funktion der Investitionsnummer sind unter Kapitel 6.1 Investitionsstamm und 0 Plandaten zu finden.
Wie im Anwendungsgebiet EKS wird auch bei der Faktura aus dem Verkaufssystem heraus davon ausgegangen, dass VKS-Rechnungen täglich an das Rechnungswesen übergeben und anschließend in die Buchhaltung übernommen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass mit dem Neuaufbau der Liquiditätsdatei auf der einen Seite die ‚Zugänge VKS' sinken und zeitgleich auf der anderen Seite die ‚Zugänge Personenkontenbuchungen' zunehmen. Bei der asynchronen Rechnungsübergabe erfolgt die Aktualisierung der ‚Abgänge VKS' jedoch nicht asynchron, sondern ebenfalls erst nach dem Neuaufbau der LQ-Datei. Daneben wird der neu erzeugte OP unter den ‚Zugängen Personenkonten' unmittelbar nach der Verbuchung berücksichtigt. In diesem Fall kommt es übergangsweise zu einer scheinbar höheren Liquidität.

Daten aus dem Projekt

Wird mit dem oxaion-Projekt gearbeitet, werden Mittelzuflüsse und Mittelabflüsse aus aktuellen und geplanten Projekten in der Liquiditätsplanung verarbeitet und unter "Abgänge PRM" bzw. "Zugänge PRM" dargestellt.
Die Projektverwaltung kennt unterschiedliche Statuswerte von Projekten. Projekte kann als Angebot erfasst oder bereits abgerechnet sein. Für die vorausschauende Betrachtung sind bereits Projektangebote relevant. Nach Abschluss eines Projektes ist eine Berücksichtigung bei der LQ – Planung i.d.R. nicht mehr relevant
In diesem Zusammenhang wird deutlich, dass die Liquiditätsplanung nicht uneingeschränkt festgeschrieben werden kann. Die Dynamik der Projekte kann berücksichtigt werden, indem zwischen LQ – Planungswerten und LQ – „Restplanungswerten" unterschieden wird. Ein LQ – Restplanwert ergibt sich implizit aus der Differenz der LQ –Planwerte zu den bereits konkreten gewordenen LQ – Bedarf.
In Angebotsfall gibt es noch keine konkreten Daten wie Bestellungen oder Fertigungsaufträge. Mit der Projektfreigabe wird es Fertigungsvorschläge und Bestellvorschläge geben, diese fließen bisher nicht in die Liquiditätsplanung ein. Mit Projektfortschritt entstehen konkrete Bestellungen, bei diskreter Steuerung der Artikel, mit konkretem Bezug zu den Projekten. Bestellungen können sowohl als direkte Projektposition (Artikel wird direkt in Projekt eingetragen), als auch über benötigtes Material für die aus dem Projekt resultierenden Fertigungsvorschläge bzw. Fertigungsaufträge entstehen. Ferner kann es Reservierungen oder konkrete Lagerentnahmen, sowie u.U. auch Bestellungen für benötigtes Lagermaterial (bedarfs- bzw. verbrauchsgesteuerte Artikel) geben.
Fremd eingekaufte Dienstleistungen sind wie Artikel zu behandeln.
Vor einer Projektfreigabe wird es i.d.R. nur LQ – Planwerte geben. Mit einer Freigabe sind Verrechnungen (LQ – Restplanwert) bspw. gegen laufende Bestellungen abzubilden.
Bei der Vorabdisposition können bereits Bestellvorschläge, Bestellungen und auch Lagerzugänge vor einer Projektfreigabe erfolgen.
Eine Abgrenzung über den Projektstatus reicht für die LQ – Betrachtung nicht aus. Es sind weitere Möglichkeiten vorzusehen, um einzelne Projekte bei der LQ zu berücksichtigen oder auszuschließen.
Es wird davon ausgegangen, dass sofern ein Unternehmen mit der LQ – Planung arbeiten möchte, aktuelle im System befindliche Projekte und den daraus resultierenden LQ – Bedarf auch sehen möchte. Es kann jedoch Fälle geben, wo der erwartete LQ –Bedarf oder LQ – Zufluss auch in einer frühen Planungsphase interessant ist. Dies wird dann der Fall sein, wenn es um Finanzierbarkeit von Projekten geht. Diese muss vor einer evtl. Beauftragung des Projektes geklärt sein.
Bei laufenden Projekten ist interessant, welcher Anteil des LQ – Planwertes durch bspw. Bestellungen bereits „konkret" wurde. Aus dem Delta zwischen LQ – Planwert und bereits verrechnetem Wert ergibt sich ein theoretischer LQ - Restplanwert welcher zur weiteren Planung heranzuziehen ist.
Projekte sind erst dann für eine LQ – Planung auswertbar wenn die LQ – Planwerte auf Perioden „verteilt" wurden, da erst dann ein Terminbezug existiert.
Zur Unterscheidung von Projekten in "Angebote" und „Aufträge" wurde die Tabelle FRDAKZ um ein Kennzeichen „Angebot" erweitert.
Für eine Berücksichtigung der LQ – Planwerte im LQ –Plan ist eine Zuweisung zu Perioden notwendig. Die LQ – Relevanz wird nach der Pflege der LQ – Planwerte automatisch gesetzt.
Der Default für die Berücksichtigung der LQ – Relevanz über eine Tabellensteuerung wird nicht benötigt, da mit der ersten Pflege der LQ – Plandaten die LQ - Relevanz gesetzt wird (vgl.o.). Ein manuelles Deaktivieren bleibt möglich!
Eine Abhängigkeit der LQ – Relevanz vom Projektstatus im Auftragskopf bzw. vom Beschaffungsstatus in der Projektposition wird nicht benötigt.
Bei späteren Änderungen der LQ – Planwerte findet keine weitere automatische Aktualisierung des Kennzeichens statt.
Steht die LQ – Relevanz auf „N" werden keine LQ – Planwerte berücksichtigt.
Die Kombinationen:
LQ –Relevanz = „J" und „Projektauftrag" (gem. FRDAKZ) führt bei Mittelabflüssen im LQ – Plan zur Anzeige in der Spalte

• Mittelabfluss PRM Auftrag

LQ –Relevanz = „J" und „Projektangebot" (gem. FRDAKZ) führt bei Mittelabflüssen im LQ – Plan zur Anzeige in der Spalte

• Mittelabfluss PRM Angebot"

Analog hierzu gibt es für die Mittelzuflüsse die Spalten

• Mittelzufluss PRM Auftrag
• Mittelzufluss PRM Angebot

Ein Zurücksetzen der LQ - Relevanz ist für den Einzelfall bei Bedarf manuell durchzuführen.
Durch die Einführung des neuen Kennzeichens in der Projektposition kann festgelegt werden, welche Projektpositionen in die LQ – Betrachtung einfließen sollen. Hier könnten bspw. interne Dienstleistungen, wie bspw. Engineering und Konstruktion ausgeschlossen werden.