Wie bereits erwähnt, werden die Buchungen aus anderen Modulen maschinell an die Auftragsabrechnung übergeben. Alle Buchungen werden in eine zentrale Schnittstellendatei gestellt und von dort über den Menüpunkt 'Schnittstelle übernehmen' für die weitere Verarbeitung verfügbar gemacht.
Die aufgelaufenen Werte eines Auftrages werden in vier Kostenartengruppen unterteilt:

• Materialpositionen
• Fremdleistungen
• Lohnpositionen
• Fuhrparkpositionen

Die Zuordnung der Bewegungen zu den Kostenartengruppen erfolgt über die Kennzeichnung im Sachkontenstamm.

Auftragspositionen

Materialpositionen

Das Material wird über das Lagerbuchungsprogramm aus dem Lager für den Auftrag entnommen. Bei der Schnittstellenübernahme der Lagerbewegungen in das Rechnungswesen wird über den Buchungsschlüssel (ULBUSP) ermittelt, woher die Konten für Soll und Haben geholt werden. Die Konten sind in der Kontengruppendatei oder direkt im Buchungsschlüssel angegeben. Das Mitführen des Auftrags auf den verschiedenen Konten (Verbrauchskonto, Bestandsänderungskonto, Bestandskonto, ...) wird über das Auftragsnummernkennzeichen aus dem Sachkontenstamm gesteuert. Näheres zur Kontenfindung bei der Schnittstellenübernahme der Lagerbewegungen ins Rechnungswesen kann dem ‚Verfahrenshandbuch Schnittstelle Mawi_Rewe' entnommen werden.

Fremdleistungen

Fremdleistungen werden über die Finanzbuchhaltung gebucht und asynchron in die Eingangsschnittstelle der BIA gestellt.

Tagesberichtserfassung der Lohn- und Fuhrparkpositionen

Die Tagesberichtserfassung der Lohn- und Fuhrparkpositionen findet in dem zentralen Programm Tagesberichte erfassen (US23000) statt, das auch von anderen Anwendungen wie z.B. aus dem Service-Modul genutzt wird. Über die VRLU58 kann gesteuert werden, ob die Lohnart, die Personalnummer, das Datum, die Auftragsnummer und/ oder Geschäftsbereich und Kostenstelle bei Neuanlage eines weiteren Satzes gelöscht werden oder stehen bleiben.

Lohnpositionen

Lohnbelege werden als Rapportzettel eingegeben. Hierzu ist eine sorgfältige Pflege der Stammdaten notwendig, da viele Angaben (z.B. Stammkostenstelle, Preise, Gemeinkostenschlüssel und Konten) vom System ermittelt werden, wodurch sich der Erfassungsaufwand verringert.
Die folgenden Angaben müssen auf jeden Fall gemacht werden:

• Personalnummer (wenn die Erfassung auf Kostenstellenebene erfolgen soll, muss für jede leistende Kostenstelle eine Pseudopersonalnummer angelegt werden)
• Menge oder Angabe einer Von-Bis Uhrzeit. Über Parameter 01 der VRLU58 wird gesteuert, ob die Menge aus der Angabe der Von-Bis Uhrzeit ermittelt wird, sofern die Lohnart als ‚Stunden' definiert ist
• Auftrag oder zu belastende Kostenstelle
• Lohnart

Die Ermittlung der Preise erfolgt nach der folgenden Suchliste:

1. Ist eine Personalnummer vorhanden und sind im Personalstamm Preise angegeben? Wenn nein:
2. Ist eine Lohnart angegeben und sind in der Lohnart Preise angegeben? Wenn nein:
3. Ist auf der leistenden Kostenstelle ein Preis angegeben? Wenn nein:
4. Kann ein Kalkulationssatz aus der Kostenrechnung ermittelt werden? Um auf die Kalkulationssätze der Kostenrechnung zugreifen zu können, wird die in der Tabelle VRLB21 angegebene Bezugsgröße herangezogen. Wenn eine Lohnart angegeben ist, wird die dort angegebene Bezugsgröße verwendet.

Die Leistende Kostenstelle wird aus dem Personalstamm ermittelt.
Über die Lohnart können die Preise einer leistenden Kostenstelle für diese Lohnposition geändert werden. Zudem können in der Lohnart für das Konto und den Gemeinkostenzuschlag Defaultwerte angegeben werden. Die dort angegebene Bezugsgröße wird zur Ermittlung von Kalkulationssätzen aus der Kostenrechnung verwendet.
Der Lohnzuschlag wird bei der Fakturierung aufgeschlagen.
Der Zusatztext steht als Information bei der Anzeige einer einzelnen Position zur Verfügung.

Fuhrparkpositionen

Die Erfassung der Fuhrparkpositionen erfolgt analog der Erfassung der Lohnpositionen über die Rapportzettel.
Im Unterschied zu den Lohnpositionen ist es bei den Fuhrparkpositionen möglich, ein Fahrzeug anzugeben.

Schnittstelle in BIA übernehmen

Durch den Abruf der Eingangsschnittstelle werden die Positionen des Abrufzeitraums in der BIA verbucht. Material, Fremdleistungen, Lohn- und Fuhrparkpositionen können entweder zusammen oder jede Kostenartengruppe einzeln übernommen werden.
Die Zuordnung der Buchungen zu den Kostenartengruppen erfolgt über die im Sachkontenstamm angegebene Kostenartengruppe. Durch Angabe der Kostenartengruppe ‚9' im Sachkontenstamm kann ein Konto von der Übernahme in die BIA ausgeschlossen werden.
Für die erfassten Rapportsätze wird mit den in der Vorlauftabelle VRLB22 angegebenen Buchungskreisen eine Belegnummer ermittelt. Die erstellten Lohn- und Fuhrparkpositionen werden mit diesem Buchungskreis und dieser Belegnummer erstellt.
Beim Verbuchen in der BIA werden die über die hinterlegten Gemeinkostenzuschläge errechneten Gemeinkosten bestimmt. Eine spätere Änderung des Zuschlagssatzes hat auf bereits übernommene Positionen keine Auswirkung.
Externe Preise, die später für die Fakturierung benötigt werden, werden ebenfalls bereits beim Verbuchen der Schnittstelle ermittelt.
Wenn es sich um Aufträge handelt, die im Modul BKR ausgewertet werden sollen (entsprechende Kennzeichnung im übergreifenden Auftragskopf), werden für die Gemeinkosten und die über die Rapportzettel erfassten Aufwände (Lohn und Fuhrpark) Belastungsbuchungen für den Auftrag und Entlastungsbuchungen für die Gemein- bzw. die leistende Kostenstelle erstellt.

Integrierte Planung aus BIA

Budgetierung

Der im Auftragskopf angegebene Auftragsplanwert kann auf die Kostenartengruppen und die einzelnen Perioden verteilt werden. Die Planung auf Kontenebene ist ebenfalls möglich. Je genauer die Aufteilung der Plankosten erfolgt, desto aussagekräftiger ist der Plan-Ist-Vergleich.
Die Prüfung, ob die in der Budgetverteilung erfassten Plankosten den Auftragsplanwert übersteigen, kann über die Vorlauftabelle VRLB43 ausgeschaltet werden.
Zudem kann der Jahreswert über die Funktionen „Jahreswert kopieren", „Jahreswert verteilen", „Jahreswert nach Arbeitstagen verteilen" und „Jahreswert nach Index verteilen" auf die einzelnen Perioden übertragen werden.
Bei übergeordneten Aufträgen wird der Auftragsplanwert der Aufträge, die diesem übergeordneten Auftrag zugeordnet sind, vom Auftragsplanwert des übergeordneten Auftrags abgezogen. Es steht also nur der dem übergeordneten Auftrag direkt zuordenbare Planwert zur Budgetverteilung zur Verfügung.
1. Beispiel:
Auftrag: A2015/00008
Auftragsplanwert:60.000,-
Durch die Budgetierung können für Fremdleistungen im Jahr 2015 je Periode 1.200,- und im Jahr 2016 für die Perioden 01 bis 06 je 500,- vorgesehen werden. Für Material wird im Jahr 2015 in den Perioden 01 und 03 je 10.000,- vorgesehen. Für Lohn im Jahr 2015 und 2016 je Periode 750,. Damit sind 4.600, noch nicht verplant und stehen für die weitere Budgetierung zur Verfügung.
2. Beispiel:
Auftrag: A2015/00008
Auftragsplanwert:60.000,-
Auftrag: I2015/00001
überg. Auftrag:A2015/00008
Auftragsplanwert:15.000,-
Auftrag: I2015/00002
überg. Auftrag:A2015/00008
Auftragsplanwert:25.000,-
Für die Budgetierung der Aufträge I2015/00001 und I2015/00002 stehen jeweils die gesamten Auftragsplanwerte (15.000,- bzw. 25.000,-) zur Verfügung. Für die Budgetierung des übergeordneten Auftrags A2015/00008 stehen
60.000 - 15.000 - 25.000 = 20.000
zur Verfügung.
Diese 20.000 können auf dem übergeordneten Auftrag durch die Budgetierung bestimmten Kostenartengruppen und Perioden zugeordnet werden oder durch die Anlage weiterer Aufträge zu diesem übergeordneten Auftrag verplant werden.

Detailplanung Lohn

Die Planung von Lohnpositionen kann neben der oben beschriebenen Budgetierung noch detaillierter vorgenommen werden. Über die Detailplanung können für einen BIA-Auftrag optional auch auf Auftragspositionsebene je leistende Kostenstelle und/ oder Lohnart geplante Stunden je Periode erfasst werden.

Übernahme Detailplanung in Budgetdatei

Bei der Übernahme der Detailplanung der Lohnkosten in die Budgetdatei BPLAUP wird ein Übernahmeprotokoll erstellt. Übersteigt die geplante Budgetsumme den Auftragsplanwert wird im Falle der Echtübernahme eine Hinweismeldung auf dem Protokoll ausgegeben.

Planabrechnung BIA-Aufträge

Die auf BIA–Aufträge geplanten Budgetwerte können in einer Planversion auf Kostenstellen oder Kostenträger abgerechnet werden. Über die Tabelle VRLB48 wird gesteuert in welche Planversion gebucht wird.
Die Bewertung der Planabrechnung erfolgt nach folgender Prioritätenstaffelung:

1. Personalstamm
2. Lohnart
3. Kostensätze BIA
4. Plankalkulationssätze
5. Vorgabewert Periode xx
6. Vorgabewert 13 Periode
7. Errechneter Wert Periode xx
8. Errechneter Wert 13 Periode

Die Leistungen der Kostenstelle kann zudem mit einem neu zu errechnenden Plankalkulationssatz abgerechnet werden.
 

Investitionsplanung

Investitionspläne

Ein Investitionsplan wird durch die Angabe einer Bezeichnung und eines Investitionsbetrags angelegt. Durch die Anlage von Investitionsplanpositionen können Abweichungen vom ursprünglichen Investitionsbetrag und die Gründe dafür dokumentiert werden.
Über das Funktionsmenü können die Zusatztexte verwaltet werden. Es erfolgt keine Vorbelegung des Textes mit Textbausteinen.
Die Zuordnung der Aufträge zu dem Investitionsplan erfolgt beim Verwalten der Aufträge.

Investitionsplanverteilung

Der Investitionsplanbetrag kann analog dem Auftragsplanwert (siehe Budgetierung) auf die Kostenartengruppen, Perioden und Konten verteilt werden. Dadurch ist in den Auswertungen eine ständige Gegenüberstellung der aufgelaufenen Kosten mit den Investitionsbeträgen möglich.

Abgeschlossene Aufträge reorganisieren

Mit diesem Programm werden abgeschlossene Aufträge reorganisiert (BI60100). Abgeschlossene Aufträge werden durch den internen Status '9' gekennzeichnet.
Reorganisieren heißt, dass alle den Auftrag betreffenden Daten und der Auftrag gelöscht werden. Wird die Archivierung angefordert, werden die Auftragspositionen vor dem Löschen in die Datei BAPIAP und die Auftragsköpfe in die Datei BAKRGP gestellt. Diese Dateien können dann auf einen Datenträger gesichert werden und müssen manuell gelöscht werden (z.B. mit SQL).
Es ist möglich nur die Auftragspositionen zu reorganisieren, so dass eine Auswertung über die Auftragssummen weiter möglich ist.