Defaultangaben PC-Objekte (Belege)
Funktionsbeschreibung
Über dieses Programm werden PDF-Dokumente (= PC-Objekt) gesteuert, die beim Belegdruck zusätzlich mit ausgedruckt werden sollen (z. B. AGB, Widerrufsbelehrungen).
Ebenso werden diese zusätzlichen Dokumente bei einem Belegversand per E-Mail angefügt.
Die Zuordnung eines PC-Objektes zu einem Beleg erfolgt anhand der Kriterien:
- Belegart
- Sprache (optional)
- Land (optional)
- Laufende Nummer
- Gültig ab Datum
- Dokumentenart
Für jede Dokumentenart wird die Ermittlung einmalig, separat durchgeführt. Somit sind die einzelnen PC-Dokumente klassifizierbar.
Gibt es Folgebelege (z. B. Lieferschein und Rechnung zu einem Auftrag), so kann die Relevanz des PC-Objektes für die Folgebelege ebenfalls gesteuert werden.
Exemplarische Vorgehensweise
- PDF-Datei im Netzwerk zur Verfügung stellen.
- Mittels Programm US24410 die PDF-Dateien generell zuweisen.
- Bei der Neuanlage eines Beleges erfolgt die automatische Zuordnung, wenn o. g. Kriterien erfüllt sind
- Im Belegverwaltungsprogramm über den Knoten "PC-Objekte" bei Bedarf weitere PDF-Dateien hinzufügen
Felder
Angaben zum PC-Objekt
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Anwendung | Unter einer Anwendung werden Programme und Dateien zusammengefasst, die ein bestimmtes Cockpit betreffen (z.B. Einkaufssystem oder Finanzbuchhaltung). Die gültigen Anwendungen sind in Tabelle Anwendung (FRDANW) hinterlegt. |
| Belegart | Die Belegart ist ein Bestandteil der vollständigen Belegnummer. Diese besteht aus der Belegart, dem Belegjahr und der Belegnummer.
Die gültigen Kennzeichen sind in der Tabelle FRD078 hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden. |
| Sprache | An dieser Stelle muss eine gültige und aktivierte Sprache angegeben werden. Die gültigen Sprachenschlüssel nach DIN2335 sind in der Tabelle TBVSPR (Sprachenkennzeichen) hinterlegt. Die zu benutzenden Schlüssel müssen explizit über ein Kennzeichen aktiviert werden. Über den List-Button werden die gültigen Werte aus der Tabelle angezeigt. |
| Land | Ein Land ist in der Länderdatei hinterlegt. Die hier angegebenen Länder sind nicht die offiziellen Länder des statistischen Bundesamtes, sondern dienen als eindeutiger Schlüsselbegriff zur Identifikation eines Landes. In den Fällen, in denen das Land des statistischen Bundesamtes eindeutig ist, stimmen die beiden Länder jedoch überein. Das Land dient in Verbindung mit dem Geschäftspartner der Erstellung länderbezogener Statistiken sowie der Adressaufbereitung in der jeweiligen landesüblichen Schreibweise. |
| Artikel | Der Artikel kann in allen Anwendungen erkannt und abgespeichert werden. Ein eindeutiger Verweis auf den zu verwendenden Artikel ist möglich, da die Artikelnummer in allen Bewegungsdateien gespeichert wird. Für den Artikel kann eine Nummer gezielt vom Benutzer oder fortlaufend vom System vergeben werden. Vorschriften über den Aufbau der Artikelnummer können im Firmenstamm in einer Aufbereitungsschablone hinterlegt werden. Ist der Artikel nicht bekannt, kann über den List-Button im Matchcode-Programm z.B. nach der Bezeichnung, Materialnummer, den Sachmerkmalen, dem Alpha-Suchbegriff, oder der Zeichnungsnummer gesucht werden. Viele Auskunfts- und Listprogramme können pro Artikel aufgerufen werden oder weisen als Ergebnis den Artikel aus. |
| Artikelgruppe | In der Artikelgruppe sind Defaults für die Neuanlage von Artikelstämmen (insbesondere Dispositionsparameter, aber auch Steuerkennzeichen für Ein- und Verkauf und Lagerbestandsführung) hinterlegt. Außerdem steuert die Artikelgruppe welche Sachmerkmalsleiste einem Artikel zugeordnet wird und ob ein Verrechnungspreis angegeben werden muss. Über den List-Button können die möglichen Artikelgruppen angezeigt werden. |
| Laufende Nummer | Dieses Feld hat in der Regel nur programmtechnischen Charakter und ist für den Anwender weitgehend ohne Bedeutung. Es enthält eine maschinell vergebene, fortlaufende Nummer, die dazu dient, in einer Datei ohne eindeutigen Schlüsselbegriff einen Datensatz eindeutig identifizieren zu können. Das Feld kann demzufolge nicht verwaltet werden. |
| PC-Pfad | In diesem Feld wird der Pfad zum PC-Objekt angegeben. Diese Pfadangabe muss in einer eindeutigen Form erfolgen, damit jeder Netzwerkteilnehmer darauf bei vorhandener Berechtigung zugreifen kann. Hierzu wird in der Regel der UNC (Universal Naming Convention) Pfad verwendet. Über die Angabe des UNC-Pfades kann ohne Laufwerksbuchstabe auf einen Pfad im Netzwerk zugegriffen werden. Lokal Laufwerke sind damit per Definition also nicht geeignet für einen PC-Pfad. Bei Unklarheiten über den Aufbau und die Verwendung muss die zuständige IT-Abteilung unterstützen. Weitere Möglichkeiten finden sich unter Path Mapping (OP30200). |
| Dokument | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben. Insbesondere bei kryptischen Dateinamen ist dies sinnvoll. |
| Bezeichnung | In diesem Textfeld können Sie ergänzende Informationen hinterlegen. Es ist dabei abhängig vom jeweiligen Geschäftsvorfall. So sind Fehlerursachentexte als Ergänzung zu einem Fehlerursachencode vorgesehen.
|
| Gültig ab Datum | Dieses Datum gibt an, ab wann der Datensatz gültig ist.
|
| Gültig bis Datum | Dieses Datum gibt an, bis wann der Datensatz gültig ist.
|
| Dokumentenart | Gibt zum jeweiligen Vorlage-PC-Dokument die Dokumentenart an. Pro Beleg wird dann maximal ein PC-Dokument der gleichen Dokumentenart angehängt. |
| PDF in Mail separat anhängen |
Einkauf
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Anfrage | Kennzeichen für Drucksteuerung EKS-Anfrage.
|
| Bestellung | Kennzeichen für Drucksteuerung EKS-Bestellung.
|
Verkauf
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Angebot | Kennzeichen für Drucksteuerung VKS-Angebot.
|
| Auftragsbestätigung | Kennzeichen für Drucksteuerung VKS-Auftragsbestätigung.
|
| Lieferschein | Kennzeichen für Drucksteuerung VKS-Lieferschein.
|
| Rechnung | Kennzeichen für Drucksteuerung VKS-Rechnung.
|
Projekt
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Angebot | Kennzeichen für Drucksteuerung Projektangebot.
|
| Auftragsbestätigung | Kennzeichen für Drucksteuerung Projektauftragsbestätigung.
|
| Rechnung | Kennzeichen für Drucksteuerung Projektrechnung.
|
Service
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Angebot | Kennzeichen für Drucksteuerung SAS-Angebot.
|
| Auftragsbestätigung | Kennzeichen für Drucksteuerung SAS-Auftragsbestätigung.
|
| Technikerauftrag | Kennzeichen für Drucksteuerung SAS-Technikerauftrag.
|
| Rechnung | Kennzeichen für Drucksteuerung SAS-Rechnung.
|
Produktion
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Laufkarte | Kennzeichen für Drucksteuerung Laufkarte Fertigung.
|
| Materialbeleg | Kennzeichen für Drucksteuerung Materialbeleg Fertigung. |