Der Artikel kann in allen Anwendungen erkannt und abgespeichert werden. Ein eindeutiger Verweis auf den zu verwendenden Artikel ist möglich, da die Artikelnummer in allen Bewegungsdateien gespeichert wird.

Für den Artikel kann eine Nummer gezielt vom Benutzer oder fortlaufend vom System vergeben werden. Vorschriften über den Aufbau der Artikelnummer können im Firmenstamm in einer Aufbereitungsschablone hinterlegt werden.

Ist der Artikel nicht bekannt, kann über den List-Button im Matchcode-Programm z.B. nach der Bezeichnung, Materialnummer, den Sachmerkmalen, dem Alpha-Suchbegriff, oder der Zeichnungsnummer gesucht werden.

Viele Auskunfts- und Listprogramme können pro Artikel aufgerufen werden oder weisen als Ergebnis den Artikel aus.

Jeder Artikel wird obligatorisch durch eine (interne) Artikelbezeichnung beschrieben. Die Artikelbezeichnung wird in der Dialogverwaltung angezeigt und auf internen Listen gedruckt.

Die Artikelbezeichnung kann aus der Materialnummer ermittelt werden, wenn in der Artikelgruppe bei "Materialnummer prüfen" markiert ist und das Eingabefeld leer ist.
Zudem kann die Artikelbezeichnung aus der Artikelgruppe (inkl. Sachmerkmalsmimik) ermittelt werden.

Neben der (internen) Artikelbezeichnung können weitergehende Beschreibungen in der externen Artikelbezeichnung und per Zusatztext hinterlegt werden.

In diesem Feld kann das vom Kunden gewünschte Lieferdatum auf Positionsebene eingetragen werden.

Ist im Verladedatum nichts angegeben, so wird aus dem Anlieferdatum unter Berücksichtigung der Transportzeit das Verladedatum errechnet. Danach wird überprüft, ob die gewünschte Menge zu dem gewünschten Termin lieferbar ist.

Es wird die gesamte Menge oder nur der lieferbare Teil eingetragen. Damit wird das Datum zum bestätigten Liefertermin. Der bestätigte Liefertermin wird unter Berücksichtigung der Transportzeit in die Disposition übernommen.

Bei der Verfügbarkeitsprüfung werden alle geplanten Abgänge innerhalb der Wiederbeschaffungszeit und alle geplanten Zugänge bis zum Lieferdatum berücksichtigt. Liegt das Lieferdatum außerhalb der Wiederbeschaffungszeit, so ist per Definition alles verfügbar.

Bei Rahmenaufträgen wird das Lieferdatum aus dem Auftragskopf in die Lieferwoche umgerechnet und bleibt dann in den Auftragspositionen unberücksichtigt .

Die Vorgabe eines Lieferdatums in den Auftragspositionen wird bei Rahmenaufträgen als fehlerhaft abgewiesen. Es darf kein Lieferdatum vorgegeben werden.

Das Feld enthält die Kalenderwoche der voraussichtlichen Lieferung. Sie wird in alle Artikelpositionen übernommen, kann dort aber überschrieben werden.

Das Dispositionsdatum gibt an, zu welchem Termin eine Angebotsmenge (Bestellvorschlag, Bestellung, Fertigungsauftrag, Planfertigungsauftrag) zur Verfügung stehen wird bzw. zu welchem Termin eine Menge (Verkaufsauftrag, Reservierungen für Fertigung) vorhanden sein soll, für die eine Nachfrage besteht.

Hier erfolgt die Angabe eines gültigen, für diesen Kunden zutreffenden Tourenkennzeichens. Es wird zur LKW-Disposition herangezogen.

Das Tourenkennzeichen kann bei der Versanddisposition zur Selektion herangezogen werden.

In diesem Feld wird die Art des Warenversandes angegeben, mit der ein Lieferant im Allgemeinen Ware anliefert bzw. mit der ein Kunde beliefert wird.

Dieser Wert dient als Default für die Positionen und kann dort nochmals geändert werden. Im Verkauf kann die Versandart bei der Versanddisposition zur Selektion herangezogen werden.

In der Konditionenverwaltung können die Konditionen für einen Lieferanten versandartenabhängig hinterlegt werden. So können z. B. Frachtkosten je nach Versandart unterschiedlich sein. Sind die Frachtkosten versandartenabhängig hinterlegt, so werden sie zur eingegebenen Versandart eingelesen. Dies ist für die internen Zu-/Abschläge im Einkauf relevant.

Im Rahmen der betrieblichen Organisation eines Unternehmens kann ein Artikel an mehreren Stellen (Räumen, Lagerhallen, Betriebsstätten) des Unternehmens lagern.

Sofern eine (lager-)buchmäßige Trennung der jeweiligen Bestände gefordert wird, wird von Lagerorten gesprochen. Ein Artikel kann buchmäßig an beliebig vielen Lagerorten geführt werden.

In diesem Feld ist der aktuelle physische Lagerbestand angegeben. Er bezieht sich stets auf die im Artikelstamm hinterlegte lagerführende Mengeneinheit und wird auf den folgenden Bestandsführungsebenen geführt:

• artikelbezogen in der Artikelstammdatei (UTLWEP)
• lagergruppenbezogen (ggf. auch chargenbezogen) in der Lagerortdatei (LLAWEP) 
• lagerortbezogen (ggf. auch chargenbezogen) in der Lagerortdatei (LLAWEP)
• lagerplatzbezogen in der Lagerplatzdatei (LLPWEP) (nur bei lagerplatzorganisierten Lagerorten)
• chargenbezogen in der Chargendatei (UPOWEP) (nur bei chargenpflichtigen Artikeln)

Der Lagerbestand wird ausschließlich durch materialwirtschaftliche Buchungsvorgänge gepflegt; er kann nicht im Dialog verwaltet werden. Dabei bestimmen die Vorgaben des Buchungsschlüssels, in welcher Weise die Buchungsmenge den Lagerbestand verändert, vgl. Programm Buchungsschlüssel verwalten (US50000).

Dieses Feld enthält ein gültiges Kennzeichen für eine Mengeneinheit (z. B. Stück, Kilogramm, Stunde).

Die Mengeneinheiten werden in der Tabelle Mengeneinheit (FRD110) definiert und können implizite Umrechnungen (z. B. Grundeinheit Sekunde in Minute, Stunde, Tag) beinhalten.
Mengeneinheiten die automatisch umgerechnet werden können, müssen dadurch nicht explizit im Artikelstamm hinterlegt werden.

Die Lagergruppen sind ein Instrument der Disposition. Eine Lagergruppe ist die logische Zusammenfassung von verschiedenen Lagerorten, in der die Angebots- und Nachfragebestände dieser Lagerorte summiert sind. Mit den Lagergruppen ist es daher möglich, in der Disposition differenziert vorzugehen.

Die Zuordnung der Lagerorte zu einer Lagergruppe erfolgt über das Programm Lagerortstamm verwalten (US16600), indem für jeden Lagerort die Lagergruppe eingetragen wird, zu der er gehören soll.

Die Offene Auftragsmenge errechnet sich aus der Auftragsmenge (Sollmenge) oder der Weitergabemenge abzüglich der zurückgemeldeten Gut- und Ausschussmengen. (Bereits durchgeführte AT-Rückmeldungen).
Die Weitergabemenge ist die Menge, die beim letzten Meilensteinarbeitsgang als Gutmenge rückgemeldet worden ist.

Angabe der Menge. Die Menge 1 ist immer die lagerführende Menge, eine Eingabe kann daher nur in dieser Mengeneinheit erfolgen.
Ist die Menge in der lagerführenden Mengeneinheit nicht bekannt, so kann das Feld "Menge 2" für die zusätzliche Eingabe einer Mengeneinheit genutzt werden. Ist die Menge 1 gleich Null, so errechnet das System automatisch die Menge in der lagerführenden Mengeneinheit. Voraussetzung für die Umrechnung ist, dass die Mengeneinheit im Artikelstammsatz des bearbeiteten Artikels mit Umrechnungsfaktor angelegt ist.
Eine Eingabe in einem der beiden Mengenfelder ist erforderlich.
Mit der hier eingetragenen Menge werden alle Buchungen durchgeführt (Lager, Disposition, Statistik usw.), der Preis kann auch in einer abweichenden Mengeneinheit angegeben werden.
Im Programm Tagesberichte verwalten wird das Mengenfeld, wenn es im Rahmen von Arbeitszeiten genutzt wird, auf der Basis der Von-Bis-Zeiten ermittelt.
Typisch hierfür sind Rückmeldezeiten im Service aber auch für die Produktion und interne Dienstleistungen in Projekten und internen Betriebsaufträgen.
Im Service und bei internen Betriebsaufträgen kann das Mengenfeld auch für Auslagen (wie z.B. Anzahl Übernachtungen) oder Anzahl der gefahrenen Kilometer genutzt werden. Dann werden die Von-Bis-Zeiten nicht berücksichtigt.

In diesem Feld kann die tatsächlich ausgelieferte Menge angegeben werden. Sie wird in der lagerführenden Mengeneinheit, d.h. in der "Mengeneinheit 1" aus dem Artikelstamm geführt. Mit dieser Menge werden alle Lagerbuchungen getätigt.

Gelieferte Menge im Projektmanagement: Die gelieferte Menge ist die Menge in lagerführender Mengeneinheit, welche an den Kunden ausgeliefert wurde. Das Feld ist nicht eingabefähig, es wird ausschließlich maschinell gefüllt.

Liegt ein Streckengeschäft vor, wurde also ausgehend von diesem Auftrag eine Bestellung vorgenommen (EKS) oder wurde für diesen Auftrag ein Fertigungsauftrag erstellt (PPS), enthält dieses Feld die zurückgemeldete Menge, also die eingegangene Menge aus der Bestellung bzw. die gefertigte Menge aus dem Fertigungsauftrag. Hier erfolgt eine Prüfung auf die Felder "Kennzeichen erledigt EKS" (PSELKZ) und "Kennzeichen Streckengeschäft" (PSKZSG).

Die Auftragsnummer identifiziert zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr einen Auftrag eindeutig. Sie beginnt mit einem frei definierten Startwert und wird pro Kalenderjahr automatisch hochgezählt.

Die Angabe der Auftragsnummer ist nicht in allen Programmen zwingend erforderlich. Wurde sie maschinell vorgegeben, kann sie auch manuell überschrieben werden. Wurde keine Auftragsnummer eingestellt, ist ebenfalls eine manuelle Vergabe möglich.

Die eingegebene Position darf bei der Erfassung einer Artikelposition in dem bearbeiteten Beleg noch nicht existieren. Die Schrittweite beim Hochzählen wird vorgeschlagen. Sie kann pro Sachbearbeiter eingestellt werden.
Der erste Schritt muss größer als "0" sein.
Beispiel: Schrittweite 10, das Programm schlägt die Positionsnummern 10, 20, 30, ... usw. vor.
Sollen Positionen zwischen bereits bestehenden Positionen eingefügt werden, so kann dies dadurch erreicht werden, dass die vorgeschlagene Positionsnummer manuell geändert wird, so dass sie zwischen den bereits existierenden Positionen liegt (z. B. 15,16,... usw.).