Auskunft Archivierung
Mit diesem Programm werden die Sätze der Archivdatei (UARCIP) von der aktuellen Firma angezeigt. Ist die Archivierung eingerichtet, wird bei jedem archivierten Beleg ein Satz in die Archivdatei geschrieben. Wir nennen dies maschinelle Archivierung. Dieses Auskunftsprogramm zeigt diese Sätze an und bietet die Möglichkeit, das Dokument anzuzeigen.
Aufzufinden ist ein Dokument auf verschiedene Arten. Die zwei wichtigsten sind die Dokumenteninhaltssuche und die Suche über die Indexfelder.
Die Indexfelder werden zum Archivierungszeitpunkt vergeben. Das System kann man so einrichten, dass die Indexfelder auch nach dem Archivierungszeitpunkt eingesehen oder sogar verändert werden können.
Besonderheiten bei externe Archivierung
Wurde das Dokument bisher nur gedruckt und befindet sich noch nicht im angebundenen Archivsystem, kann über das Kontextmenü das PDF-Dokument und die zugehörige Importdatei angezeigt werden.
Ist das Dokument aber bereits im Archivsystem vorhanden, kann über das Kontextmenü der Beleg im Archivsystem aufgerufen werden.
Weitere Dokumentationen sind unter oxaion DMS und Archivierung vorhanden.
Felder
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| PC-Pfad | In diesem Feld wird der Pfad zum PC-Objekt angegeben. Diese Pfadangabe muss in einer eindeutigen Form erfolgen, damit jeder Netzwerkteilnehmer darauf bei vorhandener Berechtigung zugreifen kann. Hierzu wird in der Regel der UNC (Universal Naming Convention) Pfad verwendet. Über die Angabe des UNC-Pfades kann ohne Laufwerksbuchstabe auf einen Pfad im Netzwerk zugegriffen werden. Lokal Laufwerke sind damit per Definition also nicht geeignet für einen PC-Pfad. Bei Unklarheiten über den Aufbau und die Verwendung muss die zuständige IT-Abteilung unterstützen. Weitere Möglichkeiten finden sich unter Path Mapping (OP30200). |