Die zulässigen Firmen sind im Firmenstamm hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden, wenn das Feld ein Eingabefeld ist.

Über die Firmenberechtigungsdatei wird bestimmt, welche Sachbearbeiter mit welcher Firma arbeiten dürfen. Es können jedoch programmspezifische Einschränkungen vorliegen.

Die Firmennummer darf alphanumerisch sein, jedoch keine Sonderzeichen enthalten.

Hier wird der Name des Ordners angegeben, in dem erfolgreich bearbeitete Eingangsrechnungs-Dokumente abgelegt werden sollen.

Hier wird der Name des Ordners angegeben, in dem fehlerhaft verarbeitete Eingangsrechnungs-Dokumente abgelegt werden sollen.

Sinn eines eigenen Ordners für zurückgewiesene Eingangsrechnungen ist, dass mit der Funktion "Rechnung neu laden und neu starten" (Startover) die ERW-Extensions aufbauend auf dem Ergebnis des OCR-Tools erneut ausgeführt werden können. Dabei werden alle dann im Extension-Ordner befindlichen Skripte ausgeführt. Wurde eine Rechnung bereits archiviert kann die Rechnung aufgrund der Zugriffsberechtigungen auf das Archivierungssystem bei Ausführung dieser Funktion lediglich im oxaion System wieder verwaltbar gemacht werden. Das bspw. mit archivierte Ergebnis-XML aus der OCR-Erkennung einschließlich Skriptausführung kann nicht mehr geladen und verändert werden.

Das ist die Email-Adresse, an die allgemeine Informationen aus dem Eingangsrechnungsworkflow gesendet werden. Der Bedarf für solche Mitteilungen besteht immer dann, wenn aufgrund des zeitlichen Ablaufs noch keine Prozess spezifischen Informationen vorliegen, die Auskunft über den tatsächlichen Sachbearbeiter geben. Dazu gehört beispielsweise die Mitteilung, wenn in der Vorstufe ein Fehler aufgetreten ist.

Zurückweisen ohne Archivierung: markiert

Rechnung:

Das Archivieren der Rechnung erfolgt bei der inhaltlichen Prüfung. Die Archivierung der Rechnung erfolgt nur einmal.

Ist die Rechnung archiviert, so können verschiedene Felder - auch nach einem erneuten Zurückweisen und Wiederaufnehmen der Rechnung - nicht mehr geändert werden.

Pinnwand:

Das Archivieren der Pinnwand erfolgt bei der Buchung der Rechnung

• beim der Buchung über die Schnittstelle (RMB)
• beim Buchen der Rechnung in der Finanzbuchhaltung (ROB)
• bei der Buchung über DATEV

Beim Zurückweisen der Rechnung erfolgt keine Archivierung der Pinnwand. 

Zurückweisen ohne Archivierung: nicht markiert, d.h. die Rechnung/Pinnwand wird beim Zurückweisen archiviert

Rechnung:

Das Archivieren der Rechnung erfolgt entweder beim Zurückweisen oder bei der inhaltlichen Prüfung, wenn diese zeitlich nach dem Zurückweisen liegt. Die Archivierung der Rechnung erfolgt nur einmal.

Ist die Rechnung archiviert, so können verschiedene Felder - auch nach einem erneuten Zurückweisen und Wiederaufnehmen der Rechnung - nicht mehr geändert werden.

Pinnwand:

Das Archivieren der Pinnwand erfolgt beim Zurückweisen der Rechnung und bei der Buchung der Rechnung

• beim Zurückweisen der Rechnung
• beim der Buchung über die Schnittstelle (RMB)
• beim Buchen der Rechnung in der Finanzbuchhaltung (ROB)
• beim Bereitstellen der Daten für die Übernahme nach DATEV

Betrachtung der Felder

Felder, die unabhängig von der Archivierung erhalten bleiben:

• Buchungskreis/Belegnummer (Ausnahme: Die Buchung der Rechnung erfolgt in einem anderen Jahr (Folgejahr). Dann wird eine neue Belegnummer vergeben. Die alte Belegnummer ist ebenfalls vorhanden) 
• Buchungsdatum (Beim Buchen der Rechnung über Belege buchen (FB20290) kann das Buchungsdatum geändert werden) 

Felder, die bei einer archivierten Rechnung erhalten bleiben, d.h. wird eine Rechnung zurückgewiesen und wieder aufgenommen, so bleiben diese Felder erhalten.

• Personenkonto
• Betrag und Währung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungsdatum
• Eingangsdatum
• Zahlungsbedingung (bei einer Rechnung ohne Bestellbezug werden aus der Zahlungsbedingung Valuta- und Rückgabedatum ermittelt)

Wurde die Rechnung gescannt und eine Bestellung erkannt, ist diese vorhanden, so werden folgende Felder aus der Bestellung übernommen:

• Personenkonto 
• Zahlungsbedingung
• Währung

Angabe, ob eine ein- oder zweistufige Verifizierung erfolgen soll. Die Einstellung bezieht sich ausschließlich auf Rechnungen ohne Bestellbezug.

Die Verifizierungsstufen sind:

1. Formale Prüfung

   Diese Prüfung beinhaltet die reine Sichtprüfung auf Korrektheit nach GoBD, also beispielsweise dem Vorliegen der Steuernummer des Rechnungsstellers. Diese formalen Merkmale einer Rechnung können i. d. R. ohne inhaltliche Kenntnis erkannt und bewertet werden.

   Nach der formalen Prüfung wird lediglich der Verifizierungsprozess zur inhaltlichen Prüfung weitergeschoben.
2. Inhaltliche Prüfung

   Diese Prüfung kann nur von einem Sachbearbeiter vorgenommen werden, der den Inhalt einer Rechnung - wie beispielsweise Zahlungskonditionen - kennt. Deshalb folgt diese Stufe der formalen Prüfung; sie ist immer notwendig.
   Je nach Organisation kann auf die erste, formale Prüfung verzichtet werden, wenn derselbe Sachbearbeiter diese in Personalunion mitübernimmt.

   Nach der inhaltlichen Prüfung ist der Status der Rechnung verifiziert.

Ist der Hauswährungsbetrag einer Rechnung größer oder gleich dem hier angegebenen Wert, muss auch ein Sachbearbeiter für die Freigabestufe 3 angegeben werden.

Mit diesem Feld kann gesteuert werden, mit welcher Farbtiefe der TIFF-Kompressor ein gescanntes Dokument komprimieren soll. Dies hat Auswirkungen auf die Dateigröße und die Ladezeiten im Tiff-Viewer. 

Es stehen zwei Auswahlen zur Verfügung:

Wird ein Email aus dem Eingangsrechnungsworkflow versendet, erfolgt das unter der hier angegebenen Email-Adresse.

Aus dem Eingangsrechnungsworkflow werden zu unterschiedlichen Prozessfortschritten Emails versendet. Hier ist der Email-Server anzugeben, über den der Mailversand erfolgen soll. Der Port kann, getrennt durch einen Doppelpunkt, ebenfalls angegeben werden (Schreibweise "host:port").

Hier wird der Benutzer angegeben, mit dem auf die als E-Mail eingegangenen Eingangsrechnungen, zugegriffen werden kann.

In diesem Feld wird die URL zum IRIS-Lizenzserver angegeben.

In diesem Feld wird der Pfad zum Ordner, welche die Konfigurationsdaten des OCR-Tools beinhaltet, angegeben.

Hier wird der Pfad (UNC-Pfad) zu dem Ordner angegeben, der die gescannten Dokumente beinhaltet.

Enthält den Ordner (UNC-Pfad), in den erfolgreich bereitgestellte Eingangsrechnungen exportiert werden.

Die zu einer Rechnung gehörenden Dokumente werden archiviert. Der Archivierungspfad für die Rechnung selbst ist in den Jobabläufen bei den Jobs für Rechnungen mit bzw. ohne Bestellbezug hinterlegt. Sind einer Rechnung weitere Dokumente, wie beispielsweise technische Anlagen beigefügt, werden diese ebenfalls archiviert. Dafür wird dem Archivierungspfad lt. Jobablauf der hier angegebene Ordnername angefügt, in den die sonstigen Anlagen abgelegt werden.

1. Bevor eine Rechnung der OCR-Erkennung zur Verfügung gestellt wird. Zu diesem Zeitpunkt ist die Klassifizierung dem System noch nicht bekannt.
2. Nach der OCR-Erkennung, wenn dem System die Klassifizierung bekannt ist.

Das Feld steuert, ob eine Dunkelbuchung durchgeführt werden soll oder nicht. 

Die Empfehlung ist, die elektronischen Eingangsrechnungen sofort an den ERW zu übertragen. Sollte es beispielsweise wegen des Volumens vorteilhaft sein die Bereitstellung in die Datenbank-Tabellen der elektronischen Rechnungen von der in den ERW zu trennen, kann die Übergabe auch mit dem abschlussfähigen Abrufprogramm US57220R erfolgen.

Der Fälligkeitsobserver ist eine Methode, die als Job eingeplant werden kann und anhand des im ERW ermittelten Rückgabedatums verschiedene Zustände von ERW-Rechnungen analysiert. Sofern sich eine Zielüberschreitung abzeichnet, werden die entsprechenden Belege dem Sachbearbeiter gemeldet.

Steuerung, ob eine Rechnung ohne Bestellbezug über DATEV verarbeitet wird.