Mit Hilfe des Programms Chargen verwalten (US17400) können Chargenstammsätze angelegt und gepflegt werden.
Auch wenn in der Regel die Chargenstammsätze mit dem Lagerzugang automatisch angelegt werden, ist es mit dem Verwaltungsprogramm möglich, einem Artikel schon im Vorfeld (also schon vor dem Lagerzugang) Chargen zuzuordnen. Einem Artikel können dabei mehrere Chargen zugeordnet werden. Bei der Anlage einer Charge müssen je nach Stellung der Parameter der Steuertabellen FRDC20 und FRDC21 einige Datumsangaben gepflegt werden: Produktions-, internes und/oder externes Verfallsdatum.
In dem Modul Disposition ist es möglich, verfallene Bestände automatisch aus der dispositiven Verfügbarkeit auszublenden, vgl. hierzu das Verfahrenshandbuch Disposition.
Die Neuanlage einer Charge kann über den im Artikelstamm zu hinterlegenden Chargennummernschlüssel im Hinblick auf die Struktur der Chargennummer und die automatische Chargennummernvergabe unterstützt werden, vgl. auch Tabelle FRDCNS.
Um verschiedene Bestände eines Artikels in Abhängigkeit von bestandsrelevanten Eigenschaften voneinander abgrenzen zu können, wurden bestandsführungsrelevante Sachmerkmale eingeführt. In Abhängigkeit von der Artikelgruppe eines Artikels kann festgelegt werden, ob für deren Artikel bestandsführungsrelevante Sachmerkmale zulässig oder Pflicht sind oder nicht gestattet werden.
Die Unterbestandsführung wegen bestandsführungsrelevanter Sachmerkmale wird über die Chargenbestandsführung abgewickelt. In all den Fällen, wo diese Funktionalität gefordert wird, müssen die betroffenen Artikel als chargenpflichtige Artikel definiert und es muss im Artikelstamm das Kennzeichen "Bestandsführungsrelevante Sachmerkmale" gesetzt werden.
Bei Modellartikeln werden im Zuge der Rückmeldung von Fertigungsaufträgen die auftragsspezifischen Sachmerkmalsausprägungen aus dem Auftrag automatisch in die entsprechenden Chargenfelder kopiert, soweit diese auf Chargenebene zugeordnet sind. Wo keine auftragsspezifischen Sachmerkmalsausprägungen vorhanden sind, werden diese aus dem Artikelstamm eingestellt, sofern sie für Chargen auch relevant sind.
Analog zu den Artikelstammfeldern (z.B. 
), in denen ein der Artikelidentifikation vorangestellter Hotspot zu der Artikel-Info führt, lässt sich über den Hotspot auf Chargennummernfeldern (z.B. 
) die Chargen-Info zur Anzeige bringen, von wo aus über das Funktionsmenü auch die Sachmerkmalsausprägungen der betreffenden Charge angeschaut werden können.
Es ist durchaus zulässig, bei der Chargenneuanlage Sachmerkmalsausprägungen nicht anzugeben, sogar wenn es sich um Pflichteingaben handelt. Dem liegt die Tatsache zugrunde, dass solche Angaben zum Zeitpunkt der Zugangsbuchung noch gar nicht notwendig zur Verfügung stehen (Zugänge sollen erst einmal in das System gebracht werden, Feststellung der richtigen Ausprägungen ist nur durch langwierige Prozeduren möglich, usw.).
In einem solchen Fall wird im Chargenstammsatz automatisch das maschinelle Freigabekennzeichen auf "Nein" gesetzt, so dass auf diese Bestände von den Modulen Produktion und Vertrieb nicht zugegriffen werden kann. Zusätzlich wird ein Mailbox-Satz über den Sachverhalt abgesetzt.
Zusätzlich gibt es noch zwei manuell über das Chargenverwaltungsprogramm zu pflegende Freigabekennzeichen (jeweils eines für das Modul Produktion und Vertrieb), die bei Chargenneuanlage mit "Ja" belegt werden. Von den Modulen Produktion und Vertrieb kann nur dann auf Bestände einer Charge zugegriffen werden, wenn das maschinelle Freigabekennzeichen und das jeweilige anwendungsgebietsspezifische dies zulassen.
Über das Lagerbuchungsprogramm können auch maschinell gesperrte Chargen abgebucht werden. Ferner können mit Hilfe dieses Programms Mengen einer Charge auf eine andere Charge (derselben Artikelnummer) umgebucht werden. Dies ist z.B. dann von Vorteil, wenn die Vereinnahmung zunächst einmal unter einer Chargennummer erfolgte, sich aber später herausstellt, dass darunter verschiedene Qualitäten zu finden sind, die auf entsprechende Chargennummern hätten gebucht werden sollen.
Die bestandsführungsrelevanten Sachmerkmale von Artikeln sind in allen Modulen der Materialwirtschaft durchgehend und einheitlich realisiert. Die Bedienung der entsprechenden Programme in den Modulen Einkauf, Produktion und Vertrieb ist in den Verfahrenshandbüchern der angesprochenen Module beschrieben.
Die weiteren Felder werden von Lager-Programmen gepflegt. Das Löschen von Chargen kann nur mit Hilfe eines Abschlussprogramms durchgeführt werden. Dabei wird unter anderem geprüft, ob noch Bestände für die betreffenden Chargen vorhanden sind und ob die erforderliche Dokumentation der Charge erstellt wurde.