Interessant für:
- alle oxaion-Anwender, die mit gelenkten Dokumenten arbeiten (z. B. im Rahmen von QM-Dokumentation)
Beschreibung:
Gelenkte Dokumente zeichnen sich dadurch aus, dass der Anwender stets nur die zuletzt gültige Version eines ausgegebenen Dokumentes zu Lesezwecken öffnen kann, auch wenn bereits neuere Versionen desselben Dokuments nicht sichtbar für den Leser in Bearbeitung sind. Änderungen an gelenkten Dokumenten werden über eine Workflow-Verwaltung vorgenommen, über die Rollenverantwortliche jeweils editieren, prüfen, genehmigen oder zurückweisen können. Gelenkte Dokumente können dabei sowohl versioniert als auch archiviert werden.
Die neue Funktion "Gelenktes Dokument" bietet als Querschnittsfunktion Dokumentenlenkung in allen programmübergreifenden Dokumente-Knoten an und ermöglicht dadurch das Arbeiten mit gelenkten Dokumenten in oxaion.
Besondere Merkmale:
- Zur Zeit werden nur Word-Dokumente, bzw. Word-Vorlagen als lenkbare Dokumente unterstützt
- Per Word-Add In lässt sich die Änderungsverfolgung in Word zwingend aktivieren
- Der Prüfer eines Dokumentes und der Genehmiger sind zwei unterschiedliche Rollen, die nicht identisch besetzt werden dürfen
Vorteile:
- Zentrale Verwaltung der Dokumenten-Workflows über ein eigenes Programm
- Verfügbarkeit der gültigen Version eines Dokuments in allen relevanten Dokumente-Knoten
- Audit-taugliche Nachweisbarkeit von Dokumentenlenkung (z. B. für die ISO 9001:2008)
Verweise: