Dokumente aller Art werden im sogenannten "Dokumente-Knoten" aufbewahrt, der bei den unterschiedlichen Geschäftsobjekten, beispielsweise Bestellungen, Aufträgen, Projekten, im Service und in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht.

Die wichtigsten Informationen eines Dokumentes sind über das Kontextmenü einsehbar. Neben den Informationen zur Erstellung und Änderung können hier Stichworte, die Berechtigungen und der Dokumentenname eingesehen und auch geändert werden.

Es können Ordner, Unterordner oder Dokumente erzeugt, abgelegt oder angezeigt werden. Mit Ordnern lassen sich Strukturen einfach abbilden und die Dokumente kategorisieren. So kann es sinnvoll sein, bei Projektarbeiten einen eigenen Ordner einzurichten, einen Unterordner für technische Dokumentation zu definieren und Schriftwechsel z. B. wieder in einem eigenen Ordner zu führen. Wird der Knoten "Dokumente" markiert und das Kontextmenü aufgerufen, so kann ein neuer Unterordner oder ein neues Dokument angelegt werden, sofern die entsprechende Berechtigung hierfür vorliegt.

Durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü wird eine Datei aus diesem Ordner geöffnet. Sie kann geändert und wieder auf dem Server gespeichert werden.
Das Handling mit dem Dokumente-Knoten unterstützt "Drag and Drop" in vielfältiger Weise, wie ebenfalls in diesem Dokumentation genauer beschrieben wird.

Neuanlage

Über das Kontextmenü auf jedem Ordner (auch auf dem Knoten mit der Bezeichnung "Dokumente") lässt sich ein Dokument anlegen.

Im einfachsten Fall erscheint ein Dialog, in dem der Name des Dokuments angegeben werden muss.

Jede Datei wird mit einer, auf dem jeweiligen PC installierten Anwendung verknüpft. Diese Anwendung wird mit der Dateiendung festgelegt. Einfache Textdateien haben im Normalfall die Endung ".txt". Der Dokumentenname muss mit der korrekten Endung angegeben werden.

Nach dem Bestätigen des Dialogs mit dem OK-Button öffnet sich die gewünschte Anwendung und das Dokument kann erstellt werden.

Manche Anwendungen (wie z. B. Microsoft Word oder Excel) unterstützen die Angabe einer Vorlage. Die Vorlage kann ebenfalls in dem Dialog ausgewählt werden.

Das System merkt sich spezifisch pro Dokumente-Knoten und Anwender, wenn eine Datei mit Vorlage angelegt wurde, den Namen der Vorlage und stellt diesen als Default beim Dokumentennamen ein. Damit ist eine schnellere Neuanlage möglich.

Aus dem Namen der Vorlage leitet sich auch der Vorschlag für den Namen des Dokuments ab. Wird die Vorlage gewechselt, so ändert sich auch der Dokumentenname passend, kann aber auch wieder überschrieben werden.

Neuanlage eines Word- oder Excel-Dokuments beim Geschäftspartner

Aus dem Geschäftspartner kann direkt ein Brief mit Word erstellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass dies durch den jeweiligen PC unterstützt wird.

Die Adressdaten und ggf. Ansprechpartnerinformationen werden übernommen. Der Ort der Ablage ergibt sich aus dem Kontext des Dokumente-Knotens, aus dem der Neuanlage-Dialog aufgerufen wird.

Die Vorlage lässt sich so definieren, dass der Brief bereits die wesentlichen Daten des Geschäftspartners enthält. In unserem Beispiel wird der Brief im Ordner "Allgemeine Dokumente" abgelegt, auf dem mit der rechten Maustaste der Neuanlage-Dialog aufgerufen wurde.

Überall dort, wo der Dokumente-Knoten existiert und ein Zusammenhang zu einem Geschäftspartner hergestellt werden kann, wie z. B. im Verkaufsauftrag des Kunden, lässt sich ein solcher Brief erstellen. Auch ein Historiensatz kann zusätzlich, wenn gewünscht, angelegt werden.

Die Daten, die an das Word-Dokument übergeben werden, können über die variablen Sichten ausgewählt werden. Die List-Programme, die die Daten liefern, werden in der Tabelle FRDPCA eingestellt. Es wird die Sichtart *WORDDATA verwendet.

Neben der Ausgabe von Word-Dokumenten ist es auch möglich Excel-Vorlagen zu hinterlegen. Die Übergabe der oxaion-Daten erfolgt über die Office-Funktion "Textmarken".

Ändern von Dokumenten

Wird ein Dokument (z. B. ein Word-Dokument) in die Verwaltung genommen, entweder durch einen Doppelklick oder durch den Menüpunkt Öffnen im Kontextmenü, so wird das Dokument auf den PC lokal geladen.

Danach kann man Änderungen in Word durchführen und dort auch speichern. Die Änderungen sind nur lokal vorhanden und für alle anderen Benutzer noch nicht sichtbar.

Erst wenn das Dokument auch im Dokumente-Knoten gespeichert wird, ist die Änderung persistent und für alle sichtbar. Die Word-Datei wird dann auf den Server "hochgeladen".

Sollte das Speichern (im Sinne von hochladen) vergessen worden sein, so wird beim Schließen des Explorers oder gar beim Schließen des Clients am Ende ein Dialog ausgegeben, in dem alle noch nicht gespeicherten Dokumente aufgelistet werden. Dort ist dann einfach auf OK zu drücken und alle Dokumente werden auf einmal hochgeladen.

E-Mail versenden

Auf allen Elementen des Dokumente-Knotens können E-Mails versendet werden. Es werden, wenn möglich, aus dem Kontext Informationen mitgenommen, wie z. B. die Empfängeradresse des Geschäftspartners. Wird die E-Mail-Funktion auf einem Dokument aufgerufen, so wird das Dokument als Anhang in die E-Mail gestellt.
Erfolgt der Aufruf der Funktion in Belegen, so können weitere Informationen in die E-Mail mitgenommen werden. Siehe dazu die Tabelle FRDAED.
Vor dem Öffnen des E-Mail-Clients (z. B. Lotus Notes, Microsoft Outlook) ist es möglich, im E-Mail-Versanddialog folgende Angaben abzuändern:

• Empfänger
• E-Mail-Verteiler (US55190)
• Kopieempfänger
• Blindkopieempfänger
• Anrede
• Manuelle Anrede
• Betreff
• Anschreibkennzeichen
• Ansprechpartner E-Mail-Adresse und Anrede
• Betreff

Es können mehrere E-Mail-Adressen durch Semikolon getrennt aufgeführt werden.
Wurde ein Anredekennzeichen ausgewählt, ist es nicht mehr möglich, eine manuelle Anrede einzutragen. Gleiches gilt, wenn bereits eine manuelle Anrede eingetragen wurde, für das Anredekennzeichen.

                                                                                  
Nach Bestätigen des Dialogs öffnet sich im E-Mail-Client eine E-Mail mit den in oxaion voreingestellten Daten. Hier erfolgt dann die weitere Bearbeitung und das Senden.

Übernahme E-Mails aus einem Mailsystem

Des Öfteren gibt es zu einem Geschäftsprozess in oxaion einen E-Mailverkehr z. B. mit dem Lieferanten, Kunden oder mit Kollegen. Um diese E-Mails direkt einem Geschäftsprozess oder Geschäftspartner zuzuordnen, können diese in den Dokumenten abgelegt werden. Sie sind dann auch für andere Personen, welche nicht im E-Mailverteiler sind, zugänglich.
Diese E-Mails aus einem externen E-Mailsystem können per Drag & Drop übernommen werden.
Es werden, soweit möglich, aus der E-Mail weitere Informationen wie Empfänger, Absender, Betreff und Sendezeit extrahiert und im System abgelegt. Die E-Mail wird dann auch speziell solche gekennzeichnet und es kann eingeschränkt nach E-Mails und deren Inhalt gesucht werden.

"Drag and Drop"

Der Dokumente-Knoten stellt die volle "Drag and Drop"-Funktionalitäten (kurz DnD) zur Verfügung. Dokumente und ganze Ordner können innerhalb oxaion mit der Maus verschoben oder kopiert werden. Ebenfalls Dokumente und ganze Ordner können von außen (z. B. aus dem Windows-Explorer oder vom Desktop) in die Dokumente oder die Verzeichnisstruktur gezogen werden. Hierbei werden die Objekte automatisch kopiert und in oxaion abgelegt. Änderungen am Originaldokument werden nicht in das in oxaion hinterlegte Dokument übernommen. Sollen Änderungen in den

Dokumenten aus oxaion vorgenommen werden, müssen die Dokumente über oxaion geöffnet werden.
Ein Verschieben von Dokumenten ist nur innerhalb des gleichen Explorers möglich, dort aber von einem Dokumenten-Knoten in einen anderen. 

Der Client klappt die Verzeichnisstruktur bei kurzzeitigem Verweilen über dem Zielordner automatisch während des Drag-Vorgangs auf, so dass weitere Unterordner eingeblendet werden, die als potentielles Ziel dienen können. Leichter und schneller ist das DnD allerdings, wenn der Zielordner bereits aufgeklappt eingeblendet wurde.

E-Mails lassen sich von außen in Kombination mit der ALT-Taste im Dokumente-Knoten ablegen.

Verknüpfungen

Zu jedem physischen Dokument oder physischen Ordner lassen sich an beliebiger Stelle eines Dokumente-Knotens (auch in unterschiedlichen Explorern) Verknüpfungen anlegen. Dabei kopiert man das Objekt (Dokument, Ordner) in die Zwischenablage und führt am Zielort die Transaktion "Als Verknüpfung einfügen" aus dem Kontextmenü aus. Verknüpfungen spielen auch beim maschinellen Archivieren eine große Rolle, um den Beleg an unterschiedlichen Orten sichtbar zu machen.

Suche in den Dokumenten

Über den Klick auf den Dokumente-Knoten können alle abgelegten Dokumente aufgelistet werden. Beim Erstaufruf werden alle Dokumente aus den Unterordnern mit einbezogen. Ist dies nicht gewünscht, kann dies über die Selektionsmaske geändert werden. 

Gleiches gilt für die entsprechenden Unterordner.

Weiterhin gibt es über die Selektionsmaske die Möglichkeit nach dem Dokumentennamen, dem letzten Bearbeiter oder einem Änderungsdatum zu selektieren.

Sollen E-Mails durchsucht werden, kann zusätzlich noch nach dem Absender, dem Empfänger oder Kopieempfänger und dem Betreff selektiert werden.
Um Dokumente mit einem bestimmten Inhalt zu suchen, kann das Feld "Dokumenteninhalt" verwendet werden. Mehrere Begriffe können durch ein Blank getrennt angegeben werden. Dann müssen in dem Dokument, damit es als Treffer gelistet wird, auch sämtliche Begriffe vorkommen, allerdings nicht exakt! Es erfolgt keine Unterscheidung, ob der Begriff in Groß- oder Kleinschreibung enthalten ist. Es reicht, Teilbegriffe anzugeben. Sucht man z. B. alle Dokumente mit dem Wort Maschendrahtzaun, so reicht es, den Begriff draht anzugeben. Es werden alle Dokumente gefunden, welche den Begriff "draht", unabhängig davon, in welcher Form (z. B. Draht, Maschendrahtzaun, Basteldraht) beinhalten.
Für die Suche nach archivierten Dokumenten steht das Programm "Auskunft Archivierung" (AR30300), welches in Auskunft Archivierung erläutert wird, zur Verfügung.