Voraussetzungen

Auch für die Abwicklung des Entnahmevorganges von einem Lieferantenkonsignationslager ist es notwendig, dass verschiedene Tabellen richtig gepflegt und weitere Buchungsschlüssel für die Buchungsmöglichkeiten im Lagerbuchungsprogramm korrekt angelegt wurden. Es handelt sich dabei bei den Tabellen wiederum um die Belegartentabelle FRD014; außerdem um die Rechnungskennzeichentabelle FRD235 und die neue Vorlauftabelle VRLE18 für die Konsignationslagerabrechnung.

Tabelleneinstellungen

FRD014 - Belegartentabelle

Bei der Belegartentabelle sind für die Konsignationslagerabrechnung zwei zusätzliche Tabellensätze erforderlich. Zum einen wird die neue Belegart 'Konsignationslagerabrechnung' benötigt.
Es handelt sich dabei um eine Belegart vom Typus 'Schnellbeleg', die sich vom normalen Schnellbeleg darin unterscheidet, dass sie als Konsignationsbeleg gekennzeichnet ist. Darüber hinaus muss der Parameter 05 'Rechnungsbelegkennzeichen' das Belegkennzeichen der Belegart 'Rechnung zu Konsignationsware' enthalten, und die Parameter 10 ‚Bewegungsschl. Änderung 1' und 11 ‚Bewegungsschl. Änderung 2' müssen den Unterlassungsbuchungsschlüssel ‚ZZ' aufweisen.
Als weitere Belegart ist noch die 'Rechnung zu Konsignationsware' erforderlich. Dabei handelt es sich um den Rechnungsnummernkreis, unter welchem die maschinell generierten Konsignationswarenrechnungen erstellt werden sollen. Dieses Belegkennzeichen muss einem Rechnungsbeleg entsprechen, wobei es im Unterschied zum normalen Rechnungskennzeichen als Konsignationsbeleg definiert sein muss.

FRD235 - Buchungskreistabelle Eingangsrechnungen

Die Buchungskreistabelle für die Eingangsrechnungen muss einen Satz mit einem neuen Buchungskreis 'Rechnung zu Konsignationsware' enthalten. Dieser Satz unterscheidet sich von demjenigen einer gewöhnlichen Rechnung dadurch, dass er durch den Parameter 09 als Buchungskreis für Konsignationswarenrechnungen gekennzeichnet ist.

VRLE18 - Vorlauftabelle Konsignationslagerabrechnung

Die Vorlauftabelle zur Konsignationslagerabrechnung enthält zum einen die Unterlassungswerte für die im Aufrufprogramm EK23600R 'Konsignationslagerabrechnung durchführen' anzugebenden Steuerparameter 'Echtlauf' und 'Abrechnungsdatum bis'.
Des Weiteren finden sich steuernde Angaben zum Ablauf des Abrechnungsprogramms sowie das Belegkennzeichen für die im Verlauf des Abrechnungsvorgangs maschinell zu erzeugenden Schnellbelegpositionen. Dieses Belegkennzeichen muss mit der zu diesem Zweck vorgesehenen Belegart 'Konsignationswarenabrechnung' in der Belegartentabelle FRD014 übereinstimmen.
Nähere Informationen hierzu können der Tabellenbedienerhilfe der Vorlauftabelle entnommen werden.

Buchungsschlüssel

Für die möglichen Lagerbuchungen im Zusammenhang der Konsignationslager-Mimik sind insgesamt zehn verschiedene Lagerbuchungsschlüssel erforderlich, wobei die beiden abrechnungsrelevanten Vorgänge der Umbuchung vom Lieferantenkonsignationslager auf ein eigenes Lager sowie der Rückbuchung vom eigenen Lager auf das Konsignationslager durch vier Buchungsschlüssel abgedeckt werden.
Es handelt sich dabei jeweils um einen Umbuchungsschlüssel mit zugehörigem Folgebuchungsschlüssel. Zur Entnahme vom Lieferantenkonsignationslager (= Umbuchung auf eigenes Lager) ist der Buchungsschlüssel 'Konsi-Lager  eigenes Lager' vorgesehen, welcher als Folgebuchungsschlüssel den zusätzlichen Buchungsschlüssel 'eigenes Lager von Konsi-Lager' enthalten muss. Eine mögliche Rückbuchung auf das Lieferantenkonsignationslager (= Umbuchung vom eigenen Lager) wird mit dem Buchungsschlüssel 'eigenes Lager -> Konsi-Lager' durchgeführt, welcher wiederum als Folgebuchungsschlüssel den weiteren Buchungsschlüssel 'Konsi-Lager von eigenem Lager' aufzuweisen hat. Alle Buchungsschlüssel dürfen keine Rechnungswesen-Buchungen auslösen, was durch den entsprechenden Parameter auf Maske 07 des Verwaltungsprogramms gesteuert wird.
Die anderen Buchungsschlüssel betreffen alle nicht abrechnungsrelevante Buchungsvorgänge; das bedeutet, dass solche Lagerbuchungen nicht bei einer Konsignationslagerabrechnung berücksichtigt werden. Es handelt sich dabei zum einen um den Buchungsschlüssel zur Umbuchung zwischen verschiedenen Konsignationslagern eines Lieferanten mit zugehörigem Folgebuchungsschlüssel ('Konsi-Lager > Konsi-Lager Abg.' sowie 'Konsi-Lager -> Konsi-Lager Zug.'). Zum anderen sind für mögliche Korrekturbuchungen des Bestandes oder des Wertes auf dem Lieferantenkonsignationslager jeweils Buchungsschlüssel für Bestands sowie Wertzu- bzw. -abbuchungen erforderlich. Alle diese Buchungsschlüssel entsprechen den diesbezüglichen normalen Lagerbuchungsschlüsseln, lösen aber keine Buchungen für das Rechnungswesen aus.

Konsignationslagerentnahme

Eine Entnahme vom Lieferantenkonsignationslager erfolgt mittels des Lagerbuchungsprogramms LB20090R 'Lagerbewegungen verwalten' durch eine Umbuchung auf ein eigenes Lager.

Ablauf

Bei einer Konsignationslagerentnahme handelt es sich um einen Umbuchungsvorgang. Dieser erfolgt aus dem Kontextmenü des Lagerbuchungsprogramms heraus mit der Funktion ‚Neue Position' unter der Lasche ‚Allgemeine Belegdaten'. An Eingaben sind erforderlich die Teileidentifikation, der entsprechende Buchungsschlüssel, die Buchungsmenge sowie Von- und An-Lagerort. Dabei muss es sich bei dem angegebenen Von-Lagerort um ein Lieferantenkonsignationslager und beim An-Lagerort um ein eigenes Lager handeln.

Plausibilitätsprüfungen

Wenn es sich bei einem der angegebenen Lagerorte um ein Lieferantenkonsignationslager handelt, so findet eine Plausibilitätsprüfung statt, ob der gewählte Buchungsschlüssel eine Übergabe an das Rechnungswesen vorsieht. In einem solchen Fall wird die Buchung mit Fehlermeldung abgewiesen.
Weitere Prüfungen hinsichtlich des Buchungsschlüssels finden nicht statt. Insbesondere erfolgen keine Plausibilitätsprüfungen bezüglich der zulässigen Kombinationen von Buchungsschlüssel und Von- bzw. An-Lagerorten. Eine ordnungsgemäße Verbuchung liegt hier in allererster Linie in der Verantwortung des Benutzers.

Einschränkungen

Preisfindung

Bei abrechnungsrelevanten Konsignationslagerbuchungen führt das Buchungsprogramm eine maschinelle Preisfindung durch. Wird dabei kein Preis aus einer Preisliste zu dem Lieferanten des Konsignationslagers gefunden, so erfolgt eine Fehlermeldung, und der Buchungsvorgang wird nicht ausgeführt.

Konsignationslagerrückbuchung

Eine Rückbuchung auf ein Konsignationslager stellt den umgekehrten Fall einer Konsignationslagerentnahme dar. So sind auch der Ablauf sowie Plausibilitätsprüfungen und Restriktionen die gleichen wie zuvor; allerdings mit dem Unterschied, dass es sich bei dem Von-Lager um ein eigenes Lager und beim An-Lager um ein Lieferantenkonsignationslager handeln muss.

Konsignationslagerabrechnung

Zur Dokumentation der erfolgten Entnahmen von und/oder Rückbuchungen auf Lieferantenkonsignationslager gegenüber den beteiligten Lieferanten dient das Programm EK23600R 'Konsignationslagerabrechnung durchführen'. Dabei werden zugleich auch die systeminternen Daten erzeugt, welche für eine Rechnungsprüfung der abgerechneten Positionen sowie die anschließende Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung erforderlich sind.

Ablauf

Das Programm zur Konsignationslagerabrechnung kann entweder im Prüf- oder im Echtlauf-Modus aufgerufen werden. Außerdem ist es möglich, durch Angabe von Auswahlkriterien in der Leitdatenmaske des Programms den Umfang der zu verarbeitenden Lagerbewegungen nach unterschiedlichen Aspekten einzugrenzen. Über die Lasche ‚Teileauswahl' ist zusätzlich auch die Möglichkeit gegeben, die Verarbeitungsauswahl auf bestimmte Teile, eine Teilegruppe oder auf gewisse Teilearten zu beschränken.
Bei einem Aufruf im Prüfmodus werden alle abrechnungsrelevanten Lagerbuchungen zu den angegebenen Lieferantenkonsignationslagern lediglich protokolliert. Beim Echtlauf hingegen wird für jeden Lieferanten eine separate Konsignationslagerabrechnung erstellt, die nach Lagerorten und Teilen sortiert ist und gegenüber dem Lieferanten als Nachweis der erfolgten Lagerentnahmen dient.
Darüber hinaus werden dann zu jeder Lagerentnahme bzw. -rückbuchung maschinell Rechnungssätze generiert, die für eine Rechnungsprüfung der abgerechneten Positionen zur Verfügung stehen und nach Eingang der endgültigen Lieferantenrechnung mit dieser abgeglichen werden können. Die auf diese Weise erstellten Konsignationswarenrechnungen werden automatisch gesperrt und müssen über die Rechnungsprüfung manuell freigegeben werden, um im Zuge der Rechnungsübergabe der Eingangsrechnungen mit an die Finanzbuchhaltung übergeben werden zu können.
Ein Echtlauf des Programms kann nicht wiederholt werden, da die abgerechneten Sätze des Artikelkontos entsprechend gekennzeichnet werden. Daher ist es auch nicht zulässig, die aus der Konsignationslagerabrechnung heraus maschinell erstellten Rechnungen zu löschen.
Die Vorlauftabelle VRLE18 zur Konsignationslagerabrechnung enthält zusätzlich zu den Unterlassungswerten für das Auswahlformat weitere Steuerparameter für den Programmablauf. Einzelheiten hierzu sind aus der Beschreibung dieser Tabelle ersichtlich.

Steuerungsmöglichkeiten

Die Konsignationslagerabrechnung kann entweder im Prüf- oder im Echtlaufmodus aufgerufen und außerdem der Verarbeitungszeitraum bis zu einem bestimmten Datum begrenzt werden.

Prüflauf

Der Prüflaufmodus ermöglich es dem Anwender, das Programm auszuführen und das interne sowie auf Wunsch auch das externe Abrechnungsprotokoll zu erhalten, ohne dass die zugrundeliegenden Daten verändert werden. Dadurch kann der Programmlauf in diesem Modus beliebig oft wiederholt, die Datenbasis kontrolliert und gegebenenfalls vor dem Echtlauf korrigiert werden.
Nach der Kontrolle der Daten muss auf jeden Fall ein Echtlauf erfolgen, da erst hierdurch die Lagerbewegungssätze als verarbeitet gekennzeichnet werden und daher dann nicht mehr in die nachfolgenden Abrechnungen einfließen können.
Der Unterlassungswert für die Voreinstellung des Parameters 'Echtlauf' ist in dem Parameter 01 der Vorlauftabelle zur Konsignationslagerabrechnung VRLE18 hinterlegt.

Abrechnungsdatum

Zur Eingrenzung der Abrechnungsperiode kann das Datum angegeben werden, bis zu dem eine Konsignationslagerabrechnung erfolgen soll.
Dabei steuert der Parameter 02 der Vorlauftabelle VRLE18, welches Datum als Unterlassungswert voreingestellt wird. Dies kann das aktuelle Datum, der letzte Tag der vorangegangenen Periode oder der letzte Tag der Vorwoche sein. Die möglichen Ausprägungen des Steuerparameters sind der Tabellenbedienerhilfe zu entnehmen.

Selektionsmöglichkeiten

Durch die Angabe von Auswahlkriterien ist es möglich, den Umfang der abzurechnenden Konsignationslager nach verschiedenen Gesichtspunkten einzugrenzen.
Falls mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, kann eine Beschränkung auf einen bestimmten Geschäftsbereich erfolgen.
Außerdem kann eine Eingrenzung nach Lieferantennummer Von - Bis und/oder Konsignationslager Von - Bis vorgenommen werden.
Über die Lasche ‚Teileauswahl' kann eine Eingrenzung der zu verarbeitenden Teile erfolgen. Damit können Unter- bzw. Obergrenzen der Teileidentifikationen angegeben werden, für welche eine Konsignationslagerabrechnung erfolgen soll, oder die Verarbeitung kann noch anderweitig eingeschränkt werden.

Plausibilitätsprüfungen

Wird ein bestimmter Lieferant angegeben, so erfolgen Plausibilitätsprüfungen auf Existenz sowie Zulässigkeit für Konsignationswaren. Desgleichen wird auch bei der Angabe eines konkreten Lagerortes dessen Vorhandensein und die Kennzeichnung als Lieferantenkonsignationslager geprüft. Darüber hinaus findet bei einer Kombination von Lieferant und Lagerort eine weitere Prüfung statt, ob es sich auch um ein Konsignationslager des Lieferanten handelt.

Technischer Ablauf

Die als abrechnungsrelevant gekennzeichneten Lagerbewegungen werden nacheinander gelesen und abhängig von den vorgegebenen Steuer- und Auswahlkriterien verarbeitet.
Diese Verarbeitung besteht in jedem Fall in der Druckausgabe eines internen Abrechnungsprotokolls. Bei einem Echtlauf des Programms wird zusätzlich auch ein externes Protokoll gedruckt, welches bei Bedarf an den Lieferanten versandt werden kann. Darüber hinaus wird dann für jeden abrechnungsrelevanten Buchungsvorgang ein Satz mit der Menge und dem Wert der Lagerbewegung und mit einem besonderen Belegkennzeichen in der Bestellvorschlagsdatei erzeugt. Handelt es sich dabei um eine Konsignationslagerentnahme, so erfolgt ein positiver Ausweis der Mengen und Werte, bei einer Konsignationslagerrückbuchung hingegen werden diese als negativ ausgewiesen.
Im weiteren Verlauf des Programms werden die generierten Bestellvorschläge in Schnellbelegpositionen ohne Warenbewegung umgesetzt, welche wiederum als Grundlage für die maschinelle Erstellung der benötigten Rechnungen zu Konsignationsware dienen. Die verursachenden Lagerbewegungssätze werden im Zuge des Programmablaufs als verarbeitet gekennzeichnet und aufgrund dessen bei der nächsten Konsignationslagerabrechnung nicht wieder berücksichtigt.

Abrechnungsprotokolle

Eine Konsignationslagerabrechnung liefert zunächst zwei Abrechnungsprotokolle, welche inhaltlich identisch sind und alle abzurechnenden Lagerbewegungen nach Menge und Wert aufführen. Beide Protokolle sind sortiert nach Lieferanten, Lagerorten und Teilen, und es findet auf den verschiedenen Ebenen eine Saldierung der Mengen und/oder Werte statt.

Internes Abrechnungsprotokoll

Das interne Abrechnungsprotokoll dient lediglich zur Protokollierung des Abrechnungsvorganges und hat die Form einer normalen Protokollliste. Es wird immer gedruckt, unabhängig davon, ob das Programm als Prüf- oder als Echtlauf ausgeführt wird.
Auf Positionsebene werden Teileidentifikation, Buchungsdatum und Buchungszeit, Buchungskennzeichen, Buchungstext sowie Verbrauch bzw. Rückführung nach Menge und Wert angedruckt und zu den protokollierten Buchungen auf Teileebene Mengen und Werte saldiert sowie Entnahmen und Rückführungen gegeneinander verrechnet.
Des Weiteren werden für die einzelnen Konsignationslager und Lieferanten die Summen der jeweiligen Werte sowie am Listenende die ermittelten Gesamtwerte ausgewiesen.
Der Parameter 03 der Vorlauftabelle zur Konsignationslagerabrechnung VRLE18 steuert, ob auf dem Protokoll zusätzlich zur Teileidentifikation gemäß der Anzeigeart des Sachbearbeiters auch die Teilenummer des Lieferanten angedruckt werden soll.

Externes Abrechnungsprotokoll

Das externe Abrechnungsprotokoll dient als offizieller Nachweis gegenüber dem Lieferanten und ist aus diesem Grunde auch zum Versand an diesen vorgesehen.
Für jeden Lieferanten wird jeweils ein Einzelprotokoll mit eigener Seitenzählung erstellt. Entnahmen und Rückführungen werden einander gegenübergestellt und die Werte auf Teileebene saldiert und gegeneinander verrechnet, wobei Entnahmen als positiv und Rückführungen negativ angesehen werden. Auf Lagerortebene erfolgt eine weitere Saldierung, und am Ende jedes Einzelprotokolls werden die Gesamtsummen angedruckt. Der Protokollkopf enthält die Abrechnungsperiode sowie die Lieferantendaten, und die einzelnen Protokollsätze dokumentieren jeden abrechnungsrelevanten Buchungsvorgang pro Teil nach Zeitpunkt, Menge und Wert.
Über den Parameter 04 der Vorlauftabelle zur Konsignationslagerabrechnung VRLE18 kann festgelegt werden, ob bei einem Aufruf des Abrechnungsprogramms im Prüfmodus zusätzlich zum internen auch das externe Abrechnungsprotokoll gedruckt werden soll.

Protokolle aus Bestellvorschlagsübernahme

Wird das Abrechnungsprogramm als Echtlauf ausgeführt, so liefert es zwei weitere Protokolle, welche im Verlauf der Generierung der Rechnungspositionssätze für die Konsignationswarenrechnungen erstellt werden.
Es handelt sich dabei um die Listen 'Maschinell generierte Schnellbelege aus Konsignationslagerabrechnung' sowie 'Fehlerhafte Abrechnungspositionen aus Konsignationslagerabrechnung'. Dieses Fehlerprotokoll darf keinerlei Sätze enthalten. Das Übernahmeprotokoll hingegen weist für jede einzelne Position des Abrechnungsvorganges einen Satz aus, welcher die Nummer des maschinell erzeugten Schnellbeleges sowie den zugehörigen Lieferanten und das betroffene Teil mit Menge enthält.
Die beiden Protokolle dienen lediglich zur Kontrolle des ordnungsgemäßen Ablaufs der Konsignationslagerabrechnung und werden im weiteren Verlauf nicht mehr benötigt.

Rechnungsprüfung für Konsignationslagerrechnungen

Die Eingangsrechnungen zu Konsignationsware, welche durch die Konsignationslagerabrechnung erstellt wurden, sind zunächst für eine Übergabe an die Finanzbuchhaltung gesperrt. Sie müssen daher unbedingt einer Rechnungsprüfung unterzogen und für die Rechnungsübergabe freigegeben werden.

Voraussetzungen

Existieren nicht freigegebene Eingangsrechnungen aus der Konsignationslagerabrechnung, so erscheinen diese zum einen auf dem Fehlerprotokoll der nicht übergebenen Eingangsrechnungen bei der Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung mit der Fehlermeldung 'Nicht freigegebene Rechnung zu Konsignationsware'.
Zum anderen können solche Rechnungen mit dem Programm EK23890R 'Rechnungen verwalten' angezeigt und für die Rechnungsprüfung ausgewählt werden.

Ablauf

Die Konsignationswarenrechnungen besitzen einen besonderen Buchungskreis, welcher in der Buchungskreistabelle für die Eingangsrechnungen FRD235 hinterlegt sein muss und unter den betreffenden Tabelleneinstellungen beschrieben ist.
Dieser Buchungskreis kann beim Verwalten der Eingangsrechnungen über die Selektionsmöglichkeit angegeben werden, sodass lediglich Konsignationswarenrechnungen zur Bearbeitung angeboten werden. Eine zusätzliche Angabe des leeren Übergabekennzeichens sorgt dafür, dass alle bisher noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergebenen Rechnungen zu dem angegebenen Buchungskreis zu sehen sind.
Wird eine Rechnung bearbeitet, so kann zunächst unter der Lasche 'Rechnungskopfdaten Teil 1' der Prüfbetrag angegeben werden.
Anschließend können bei Bedarf die einzelnen Rechnungspositionen anhand der Lieferantenrechnung kontrolliert bzw. überarbeitet werden. Beim Beenden der Rechnung über das Funktionsmenü erfolgt die Hinweismeldung 'Nicht freigegebene Rechnung zu Konsignationsware'.
Die Rechnung kann nun über das Kontextmenü mit der Funktion ‚Konsignationsrechnungs entsperren' für die Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung freigegeben werden, wobei zunächst die Hinweismeldung 'Konsignationswarenrechnung wird freigegeben' erscheint. Nach Anklicken des OK-Buttons ist die Rechnung freigegeben und wird bei der nächsten Übergabe der Eingangsrechnungen mit berücksichtigt.
Aufgrund von Rückführungen auf ein Konsignationslager besteht im Gegensatz zu normalen Rechnungspositionen bei Konsignationswarenrechnungen die Möglichkeit negativer Rechnungsmengen und damit auch -werte, sowohl auf Ebene der einzelnen Positionen, als auch im Hinblick auf die gesamte Rechnung. Solche negativen Mengen/Werte sind an ihrer farbigen Darstellung leicht zu erkennen. In der Auflistung der Rechnungspositionen sind solche Fälle aus Platzgründen nur durch die Farbdarstellung erkennbar, während sie auf den übrigen Masken jeweils auch mit Vorzeichen angezeigt werden.
Bei den Rechnungspositionen resultieren aus negativen Mengen zwangsläufig auch negative Werte, weswegen nun auch negative Eingaben zulässig sind und die möglichen Angaben in solchen Feldern dementsprechend plausibilitätsgeprüft werden. Dieses gilt gleichfalls für die Bearbeitung der Zu-/Abschläge auf Positions- wie auf Rechnungsebene sowie für die Angabe des Prüfbetrages in der Kopfdatenmaske.

Nicht abrechnungsrelevante Lagerbewegungen

Bei nicht abrechnungsrelevanten Lagerbewegungen wird entweder die Summe der Bestände auf allen Konsignationslagern eines Lieferanten nicht verändert, oder es handelt sich um Lagerbuchungen, welche zur Bestandskorrektur erforderlich und daher nicht als Lagerentnahmen bzw. Lagerauffüllungen zu betrachten sind und auch nicht gegenüber dem Lieferanten abgerechnet werden.

Konsignationslagerumbuchung

Eine Konsignationslagerumbuchung ist eine Umbuchung von einem auf ein anderes Konsignationslager des gleichen Lieferanten. Sie erfolgt mit einem speziell dafür vorgesehenen Buchungsschlüssel zum Durchschnittspreis des Teiles und betrifft nur die Lagerbestände der beteiligten Lagerorte.

Bestandskorrektur (= Direkter Lagerzu-/-abgang)

Direkte Lagerzu- bzw. -abgänge auf ein Lieferantenkonsignationslager dürfen nur zur Buchung von Bestandskorrekturen des Lagerortes verwendet werden, da sie per Definition als nicht abrechnungsrelevant gelten und aus diesem Grund in der Konsignationslagerabrechnung nicht berücksichtigt werden. Auch sie müssen mit einem besonderen Buchungsschlüssel erfolgen, welcher an der entsprechenden Stelle beschrieben ist.

Wertkorrektur (= Wertzu-/-abbuchung)

Falls erforderlich, kann auch eine Wertkorrektur des Bestandes auf einem Lieferantenkonsignationslager mit einem dafür vorgesehenen Buchungsschlüssel erfolgen. Eine solche Wertbuchung berührt den Lagerbestand nicht und ist daher auch nicht abrechnungsrelevant.