Ist das Anwendungsgebiet Finanzbuchhaltung installiert und im Einsatz, dann kann mit der Funktionalität Rechnungsvorerfassung gearbeitet werden.
Eingehende Rechnungen können an zentraler Stelle erfasst werden, um einen Überblick über die sich im Unternehmen befindenden Rechnungen zu erhalten. Danach werden die Rechnungen für die weitere Bearbeitung an die einzelnen Sachbearbeiter zur Prüfung weitergegeben. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann über die Rechnungsprüfung im Anwendungsgebiet Einkauf.

Zuordnen einer vorerfassten Rechnung

Bei einer Rechnungsprüfung zu einer vorerfassten Rechnung muss man einen Wareneingang mit einer vorerfassten Rechnung verbinden.
Vorerfasste Rechnungen haben einen eigenen Buchungskreis, der sie als solche ausweist, siehe Tabelle FRD235.

Bei der Erfassung einer Rechnung muss eine Rechnung der Vorerfassung eingestellt werden. Ist die Rechnungsnummer nicht bekannt, so kann nach Eingabe des Buchungskreises über die Rechnungsnummer der entsprechende Matchcode aufgerufen werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten die Auswahl einzugrenzen, z.B. über die Angabe der Lieferantennummer oder der Lieferscheinnummer, sofern diese bekannt ist und bei der Rechnungsvorerfassung in der Finanzbuchhaltung angegeben wurde. Diese Daten können entweder in der Selektionsmaske des Matchcode-Programmes angegeben werden oder auch schon in der Erfassungsmaske der Rechnungsprüfung; dort angegebene Daten werden in die Selektionsmaske des Matchcode-Programmes übernommen.

Anschließend ist, wie bei einer Rechnungsprüfung ohne Vorerfassung, der Wareneingang zuzuordnen. Es werden dann bestimmte Felder aus der vorerfassten Rechnung übernommen; diese sind ggf. verwaltbar. Näheres hierzu findet sich unter Felder aus der Rechnungsvorerfassung.
Der weitere Ablauf unterscheidet sich nicht von einer Rechnungsprüfung ohne Vorerfassung.

Felder aus der Rechnungsvorerfassung

Welche Informationen kommen aus der Vorerfassung

Verwaltbarkeit der Felder

Nicht verwaltbar

• Buchungskreis
• Rechnungsnummer

Bedingt verwaltbar
Manche Felder sind, in Abhängigkeit der Tabelle VRLE14 verwaltbar.

• Währungsschlüssel

Wenn in Vorerfassung gefüllt

• Textschlüssel
• Zusatztext
• Sachbearbeiter
• Valutadatum und –tage
• Eingangsdatum
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer des Lieferanten
• Prüfbetrag
• Zahlungsbedingung

Immer verwaltbar

• Abweichender Kreditor