Damit die vielfältigen Vertriebsprozesse wahrgenommen werden können, sind die notwendigen Basisdaten anzulegen. Dazu zählen Adressen, Personenkonten, Kundenstammdaten und Artikel – um nur einige zu nennen. Nachfolgend werden die notwendigen Basisdaten und Geschäftsprozesse beschrieben.

Der Umfang dieser Basisdaten ist abhängig vom Geschäftsprozess. Soll ein Angebot erfasst werden, so genügt z. B. die Existenz einer Adresse und des Teilestamms.

Da oxaion ein integriertes System ist, können bereits existierende Datenbereiche wie Zahlungsbedingungen, Sachkonten, Währungsstamm, Kostenstellen, Geschäftsbereichsdefinitionen mit verwendet werden. Übergreifende Daten, die auch von anderen Unternehmensbereichen verwendet werden können, werden in einem späteren Abschnitt „Technische Einzelheiten – Übergreifende Stammdaten" kurz dargestellt. Hier sei auf die jeweils vorhandenen ausführlichen Dokumentationen hingewiesen.

Stamm- und Basisdaten für den Vertrieb

Die Stammsätze enthalten sowohl steuernde als auch nur informative Datenfelder. Steuernde Datenfelder beeinflussen in modulspezifischen Programmen Ablauffunktionen. Informative Datenfelder halten Vereinbarungen fest oder dienen zur Information des einzelnen Sachbearbeiters.

Die im Stammsatz hinterlegten Daten dienen als Unterlassungswerte für die Dialog- und Stapelprogramme und können im Einzelfall, z. B. bei der Auftragsfassung, nochmals überschrieben werden.

Eine Überschreibung der aus dem Stammsatz geholten Vorschlagswerte ändert grundsätzlich nicht den Stammsatz, sondern nur die daraus resultierenden Bewegungsdaten, für die die Änderung vorgenommen wird.

Beim Löschen wird der Stammsatz nur entsprechend gekennzeichnet. Die physische Entfernung erfolgt über einen Reorganisationslauf im Stapel und auch nur dann, wenn keine Bewegungsdaten mehr für den Stammsatz vorhanden sind.
 

Geschäftspartnerdaten

Geschäftspartnerdaten in oxaion sind als eine individuelle Zusammenstellung von Informationsbereichen zu sehen. Durch die Bereitstellung verschiedener Funktionen und Werkzeuge lassen sich die Informationen strukturieren (z. B. DnD-Explorer, Explorer-Menü, Kontextmenü) und gezielt den Benutzern in die persönliche Arbeitsoberfläche einbinden. Jedes Unternehmen kann den Umfang des eigenen Kundeninformationssystems selbst bestimmen.

Der Einstieg in das Kundeninformationssystem erfolgt üblicherweise über den Geschäftspartner-Explorer. Hier wird eine Auflistung von Adressen mit der Möglichkeit der Verzweigung in weitere Strukturen ermöglicht.

Der Benutzer kann schnell über Matchcode oder direkt über die Adressnummer (entspricht der Kundennummer) die Suche starten. Das Setzen eines Filters ist möglich. So lassen sich alle Adressen eines Landes und Postleitzahlgebietes im oxaion-Explorer darstellen. Es werden alle „Kunden" gezeigt, die für den Benutzer zugelassen sind. Hier wird die Berechtigungsprüfung auf Adresse bereits im Anzeigemodus wirksam.

Mit der Nutzung des Geschäftspartner-Explorers erfolgt nach der Adressauswahl die Auflistung der Knoten, für die Daten vorhanden sind. Wird zum Beispiel der Knoten Ansprechpartner oder Kunde gezeigt, so wurden auch entsprechende Daten gefunden.

Ein Adressstamm kann von mehreren Mandanten gemeinsam benutzt werden. Der Anwender legt dies im Firmenstammsatz über die Angabe der Adressfirma fest.

Adresse

Die Adressen sind Voraussetzung für das Erfassen eines Personenkontos und somit auch eines Kundenstammsatzes.

Beim Erfassen der Adressdaten werden auch die Informationen eingegeben, die zur Auffindung einer Adresse führen, wie Matchcode-Feld, Ort, Postleitzahl usw. Bei den Adressdaten wird auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt. Das bei der Adresse hinterlegte Länderkennzeichen steuert über den Länderstamm die postalische Aufbereitung der Adresse auf den externen Belegen wie z. B. Auftragsbestätigung oder Rechnung.

Zusätzlich enthält der Adressstamm auch Daten die zur Auslieferung von Auftragspositionen benötigt werden, z. B. kann auf der Maske 'Mawi-spezifische Parameter' ein Wochentag angegeben werden, an dem der Kunde beliefert werden möchte und/oder es kann ein Lager angegeben werden ab dem ein Kunde vorzugsweise beliefert werden soll. Für den Versand kann können hier die Basisangaben zum Incoterm hinterlegt werden.

Ein Adressstamm kann von mehreren Mandanten gemeinsam benutzt werden. Der Anwender legt dies im Firmenstammsatz über die Angabe der Adressfirma fest.

Personenkonto

Das Personenkonto ist Voraussetzung für die Erfassung eines Kundenstammsatzes.

Ist das Finanzbuchhaltungssystem von oxaion installiert, sollte die Verwaltung der einzelnen Daten für diesen Stammsatz durch die Finanzbuchhaltung durchgeführt werden, da die Eingabedaten dort steuernden Charakter haben. Für die Funktionen im Vertriebs-System muss der Stammsatz lediglich angelegt sein. Die Anlage kann auch durch die VertriebsmitarbeiterInnen erfolgen. Die weitere Bearbeitung kann dann durch das Rechnungswesen erfolgen.

Die beim Personenkonto hinterlegte Zahlungsbedingung und die Steuergruppe zur Ermittlung der Umsatzsteuer sind relevant für die Geschäftsprozesse im Vertrieb. Diese beiden Eingabefelder sollten stärker beachtet werden, wenn das Personenkonto von einem Verkaufssachbearbeiter angelegt wird. Die Steuergruppe und die Zahlungsbedingung werden als Unterlassungswerte in die Auftragsverwaltung mit übernommen, können jedoch pro Beleg geändert werden.

Die Adressnummer stimmt mit der Personenkontennummer überein.

Der Zugriff auf das Personenkonto erfolgt über die Personenkontonummer und die ebenfalls zuzuordnende Personenkontenart. Pro Personenkontenart wird festgelegt ob es sich um eine debitorische oder kreditorische handelt.

Für eine Adressnummer können somit beliebig viele Personenkonten angelegt werden. Dies können sowohl Debitoren als auch Kreditoren sein.

Die Pflege und Kontrolle der Daten über mehrere Abteilungen wird durch die oxaion - Funktion „Workflow" unterstützt. Bei Anlage eines Kundenstammsatzes kann eine Workflow-Vorlage automatisch einkopiert werden. Welche Vorlage verwendet wird, kann vom Land der Adresse abhängig gemacht werden. Von den Terminen der Vorlage wird automatisch die Terminierung des Workflows vorgenommen.

Ansprechpartner

Ergänzend zu den Adressdaten können bei einem Kunden oder Lieferanten Ansprechpartner mit z. B. folgenden Informationen hinterlegt werden:

• Nachname, Vorname, Anrede
• Funktion
• Informationen zur Abteilung und zum Sekretariat
• Private Rufnummern und Büroadresse, private Anschrift
• Marketing-Kennzeichen
• Private Anschrift

Die Daten der Ansprechpartner spielen im Marketingumfeld und bei den Angeboten und Aufträgen eine Rolle. Bei der Auftragserfassung kann ein Ansprechpartner zugeordnet werden. (Vgl.  auch Geschäftspartnerbeziehungen).

Eine weitere Ergänzung der Adressdaten ist die Beschreibung der Marketingdaten. Über Vorlauftabelle kann eingestellt werden, ob bei Neuanlage einer Adresse dieser Stammsatz automatisch vom System angelegt wird. Hier werden Informationen hinterlegt wie Art und Datum nächste Aktion, personelle Zuständigkeiten im eigenen Unternehmen sowie Unternehmensdaten. 

Details siehe Handbuch (Vgl.  auch Geschäftspartnerbeziehungen)."

Abweichende Adressen

Zu jeder Adresse können beliebig viele abweichende Anschriften hinterlegt werden. Diese Anschriften können innerhalb der Vertriebs- und Einkaufs-Systeme als abweichende Auftrags-, Liefer- oder Rechnungsadressen zugeordnet werden.

Zu jeder abweichenden Anschrift gehört als Identifikation die Adress-/ Personenkontennummer, zu der diese hinterlegt wird. Die eigentliche Anschrift hat nur noch eine 5-stellige Nummer, die ersten beiden Stellen sind mit 'XX' gekennzeichnet (Hinweis abweichende Adressnummer).

Wie bei den Personenadressen kann auch hier die Umsatzsteueridentifikation sowie weitere, zur Hauptadresse abweichende, relevante Daten hinterlegt werden.

Kundenstamm

Die Erfassung eines neuen Kunden erfolgt über den Geschäftspartnerexplorer, wobei die Kundennummer der Adress- bzw. der Personenkontennummer entspricht.

Ein Kunde kann entweder über eine Schnellerfassung (Basisstammdaten) oder durch Erfassung der einzelnen Objekte erfolgen. Bei der Schnellerfassung werden alle drei benötigten Stammdaten (Objekte) mit den wesentlichsten Daten angelegt. Die Nachbearbeitung durch die jeweiligen Fachabteilungen kann durch die automatische Anlage von einem Workflow unterstützt werden.

Der Kundenstamm beinhaltet verkaufsspezifische Angaben. Ein Kundenstammsatz ist Voraussetzung zur Erfassung eines Auftrages.

Die im Kundenstamm angegebenen Werte unterteilen sich in steuernde und informative Angaben, die in vielen Fällen in andere Dateien weitergegeben werden.

Die Kundenstammverwaltung ist in die Erfassung/Verwaltung von Pflicht- und Kann-Feldern unterteilt.

Darüber hinaus erfolgt die Bearbeitung nach Gruppen von zusammengehörenden Informationen.

• Rechnungs-/Zahlungsbedingungen
• Bewertungs-/Liefersteuerung
• Preislisten/Konditionen
• Versandangaben
• Vertreter-/Gebietsangaben
• Zugehörigkeiten
• Abweichende Adressen
• Wertigkeiten
• Umsatz- und Auftragsstatistik
• Stammsatzhistorie
• Zusatzkriterien

Vorgabewerte aus Geschäftsbereichen

Liegen für einzelne Geschäftsbereiche Vorgabewerte vor, die vom Kundenstamm abweichen, so kann dies über den Geschäftspartnerexplorer ( Knoten Kunden  Kontextmenü ‚Vorgabewerte je GB erfassen' wählen) für einzelne Geschäftsbereiche hinterlegt werden. In einer separaten Datei werden diese abgelegt und in der Auftragsverwaltung verwendet.
Dazu zählen folgende Datenfelder:

• Zahlungsbedingung, Mindestauftragswert
• Preisliste 1 & 2 samt Gültigkeit; Provisionsklasse, Konditionsklasse Rabatte & Bonus, Preise mit MwSt. Ja/Nein
• Lieferkondition, Versandart
• Vertreter 1 - 3 samt Gültigkeit,
• Sachbearbeiter, Kundendienst-Techniker, Kundenart, Branche 1 - 3
• Listung

Hierbei gilt, dass all Felder optional sind, also keine Pflichtfelder, sind. Abhängigkeiten jedoch werden geprüft. Wird z. B. die Preisliste gefüllt, dann muss auch ‚Gültig ab' eingetragen werden.

Siehe Vorgabewerte je GB (VK10110)

Kundenteilestamm

Der Kundenteilestamm enthält kundenspezifische Informationen und Daten über ein Teil bzw. teilespezifische Informationen zu einem Kunden. Dies kann z. B. die Teilenummer und/oder Teilebezeichnung eines Kunden sein. Voraussetzung für eine manuelle Anlage ist, dass beide zugehörigen Stammdaten, Kundenstamm und Teilestamm bereits angelegt sind.

Ein Kundenteilestamm kann auch vom System automatisch angelegt werden. Beim Verbuchen der Statistik wird geprüft, ob es bereits die Kombination Kunde/Teil gibt. Ist die Kombination noch nicht angelegt, erfolgt eine automatische Anlage vom System. Dieser Automatismus ist über die Tabelle FRD222 ausschaltbar.

Generell gilt bei den Geschäftsprozessen im Vertrieb, dass Informationen aus dem Kundenteilestamm eine höhere Priorität haben als aus dem Kunden- und/oder Teilestamm. Hier gilt die allgemeine oxaion – Logik, dass konkretere Stammdaten Vorrang vor den allgemeinen Stammdaten haben.
Die Informationen des Kundenteilestammes werden zu folgenden Informationsgruppen zusammengefasst:

• Kennziffern wie Kundenteilenummer, Teilebezeichnung
• Preisdaten
• Statistische Daten
• Stammsatzhistorie

Ist eine Kundenteilenummer hinterlegt, wird diese bei den für den Kunden bestimmten Belegen zusätzlich zur eigenen Teilenummer gedruckt. Über die Kundenteilenummer für den Zugriff kann auch die eigene Teilenummer im Matchcode des Teilestammzugriffs ermittelt werden.

Die Kundenbezeichnung des Teils kann ebenfalls geführt werden. Eine vorhandene Kundenbezeichnung wird generell auf externen Belegen gedruckt, der Druck der eigenen Bezeichnung entfällt in diesem Fall. Eingaben in den Bezeichnungsfeldern im Kundenteilestammsatz sollen jedoch nur dann vorgenommen werden, wenn diese auch tatsächlich von der eigenen Bezeichnung abweichen.

Es besteht die Möglichkeit zu steuern, ob an einen Kunden mehr geliefert werden darf, als in der Auftragsverwaltung erfasst worden ist ('Überlieferung'). Außerdem kann gesteuert werden, ob ein Kundenteil nur an die Kunden geliefert werden darf, für die ein entsprechender Kundenteilestammsatz vorhanden ist ('Eingeschränkter Kundenkreis'), oder an alle Kunden.

Kundenteilesachmerkmale

Für eine Kombination Kunde-Teil können in diesem Programm spezielle Sachmerkmale und Sachmerkmalsausprägungen hinterlegt werden. Diese können in der Auftragsverwaltung über die Funktion „Sachmerkmale" zusätzlich zu den Sachmerkmalen des Teilestammes angezogen werden. Dadurch kann der Erfassungsaufwand für Sachmerkmale stark vereinfacht werden, in dem die häufig bestellten Sachmerkmalsausprägungen und zusätzliche Sachmerkmale kundenspezifisch hinterlegt werden.  

Preisliste in Kunden-/Kundenteilestamm ändern

Dieses Programm dient zum Ändern und Löschen von Preislisten im Kundenstamm und im Kundenteilestamm. Die Änderungen werden im Stapelbetrieb durchgeführt.

Hierbei hat der Anwender zwei Möglichkeiten:

• Ändern: die alte Preisliste wird durch eine neue ersetzt.
• Löschen: die neue Preisliste wird gelöscht.

Die Änderungen können sowohl für den Kundenstamm als auch für den Kundenteilestamm durchgeführt werden. Im Stapelbetrieb werden die vorgenommenen Änderungen protokolliert und stehen somit zur Kontrolle in Form von Listen zur Verfügung.

Außerdem kann die Gültigkeit der Preislisten manuell geändert werden. (Eingabefeld: Manuelle Änderungen überschreiben). Werden die manuellen Änderungen überschrieben, so gelten für den entsprechenden Kunden nur noch die allgemeinen Preislistenkonditionen.

Die Änderungen im Kundenstamm bzw. Kundenteilestamm können anhand der Personenkontonummer (Kundennummer) und der Teileidentifikation (durch Anklicken des Reiters 'Teileauswahl') eingeschränkt werden.

Ordnungsbegriff (Kundenstruktur)

Mit dem Ordnungsbegriff können in oxaion Strukturen von Handelsketten, Verbänden, etc. abgebildet werden. Dabei kann der organisatorische Aufbau dargestellt werden und es kann eine Zuordnung von Preis- und Konditionenvereinbarungen getroffen werden.

Diese Zuordnungen erfolgen auf den definierten Ebenen. Solche Vereinbarungen können dahingehend getroffen werden, dass Preise und Konditionen für das zugeordnete Haus selbst hinterlegt werden, oder es wird auf eine übergeordnete Ebene referenziert.

Die definierten Strukturen werden bei der Preis- und Konditionenfindung bei der Auftragserfassung berücksichtigt.

Ordnungsbegriffe definieren

Mit dem Programm werden die Ordnungsbegriffe definiert, die sich in einer Struktur befinden. Dabei wird sichergestellt, dass ein Ordnungsbegriff nur innerhalb einer Struktur definiert werden kann.

Ordnungsbegriffe zuordnen

Mit diesem Programm werden die Kunden (Häuser) einer Struktur zugeordnet. es wird geprüft, ob ein Kunde für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum bereits in einer anderen Struktur zugeordnet ist. Damit wird eine eindeutige Zuordnung gewährleistet.

Hier findet auch die Festlegung der Preise bzw. der Konditionen statt. Außerdem werden die Angaben zur Abrechnung der Verpackungen festgehalten.

Die Verpackungsrückvergütung erfolgt auf der Ebene auf der die Preisfindung erfolgt.

Für die Preis- und Konditionenfindung wird hier festgelegt, auf welcher Stufe Preise hinterlegt sein können; ob nur übergeordnete, eigene und übergeordnete oder nur eigene Vereinbarungen Gültigkeit haben. Ferner wird hier der Gültigkeitszeitraum definiert

Preislisten und Preise verwalten

In oxaion stehen umfangreiche und mächtige Funktionen zur Hinterlegung von Preisen im System zur Verfügung. Über die komfortablen Verwaltungsprogramme können die Preise angelegt und verändert werden.

Die Preise können in Preislisten oder kundenbezogen aufgeführt werden, wobei auch eine Preishinterlegung im Teilestamm möglich ist. Bei den kundenbezogenen Preisen bzw.- Preislisten können mengen- und/oder zeitabhängige Preise geführt werden, ebenfalls sind Preise in unterschiedlichen

Währungen möglich. Für Artikel mit gleichen Preisen und Konditionsverhalten können Preishalter definiert werden, so dass ein Preis nur einmal im System gepflegt werden muss.

Die Möglichkeiten der Preishinterlegung und -verwaltung sind so umfangreich, dass für weitergehende Informationen das entsprechende Handbuch verwendet werden sollte.

Details siehe  "Preis und Konditionenfindung".

Konditionen verwalten

Um die umfangreichen Anforderungen des Vertriebs an die Gestaltung der Konditionen abzudecken, stehen in oxaion umfangreiche und flexible Möglichkeiten zur Hinterlegung von Konditionen zur Verfügung.

Unter Konditionen versteht man in oxaion:

• Rabatte (Zu- und Abschläge)
• Provisionen
• Boni

Konditionen können für folgende Kriterien hinterlegt werden:

• Kunden
• Kundenklassen
• Teile
• Teileklassen

Wobei auch Kombinationen zwischen Kunden- und Teilebezug abgebildet werden können. Es sind weitere Kriterien abhängig von der Konditionsart möglich, z. B. Vertreter bei Provisionen, Lieferkonditionen bei Rabatten.

Über eine Konditionsfolgennummer können auch mehrere Konditionen additiv vergeben werden.

Konditionen können entweder prozentual, pauschal oder mengenabhängig hinterlegt werden. Bei Rabatten können auch Naturalrabatte definiert werden.

Die Möglichkeiten der Definitionen von Konditionen sind so umfangreich, dass für weitergehende Informationen das entsprechende Handbuch verwendet werden sollte.

Details siehe  "Preis und Konditionenfindung".

Versandkosten verwalten

Im Rahmen von Verkaufsaufträgen werden dem Kunden gegenüber häufig Versandspesen in Rechnung gestellt. Ob Bahnversand, Paketdienste oder Spedition den Transport tatsächlich durchführen, ist nicht immer bereits bei der Auftragserstellung bekannt. Oftmals wird dies erst im Versand kurzfristig entschieden.

Die meisten Unternehmen sind daher davon abgegangen, mit aufwändigen Frachtkostentabellen die tatsächlichen Kosten dem Kunden in Rechnung zu stellen.

In oxaion ist eine Berechnung der Versandspesen geplant, die sich nicht am tatsächlichen Aufwand orientieren muss sondern durch pauschalierte Werte eine erhebliche Vereinfachung zur Verfügung stellt.

Mit dem Erfassen des Auftragskopfes wird die Art der Versandkostenvereinbarung sowie die Versandkosten verwaltet. In Abhängigkeit von der Art der Versandkostenberechnung kann unter Umständen erst beim Verlassen des Auftrags oder Lieferscheins tatsächlich die Kostenermittlung stattfinden. Es wird dann zum Schluss mit dem Verlassen des Programms (Auftrag oder Lieferschein) z. B. eine Meldung "Es wurden 12,80 Euro als Versandkosten ermittelt" ausgegeben.

Die Festlegung wird über die Art der Versandkostenermittlung definiert. Damit kann z. B. die Umlage eines Pauschalwerts auf verschiedene Lieferscheine geregelt sein. Der Pauschalwert kann z. B. abhängig vom Auftragswert oder ein fixer Betrag gemäß Vereinbarung sein.