Mit der Neuanlage eines Projektes werden Daten erstmalig erfasst oder aus einem anderen Projekt einkopiert.

Voraussetzung für das Erfassen eines Projektes ist das Vorhandensein einer Adresse. Erst ab der Phase der Auftragserteilung wird ein Debitorenkonto in der Finanzbuchhaltung und eines Kundenstammsatzes mit den vertriebsspezifischen Informationen benötigt.

Bereits bestehende Projekte können durch Eingabe verschiedener Suchkriterien und Spezifikationsmerkmalen aufgefunden und für die Bearbeitung ausgewählt werden.

Projekte werden in der Explorerdarstellung zur Verfügung gestellt und können durch Öffnen des jeweiligen Knotens detailliert betrachtet werden. Bereits mit dem Aufruf der Projekte lassen sich Filter setzen, damit nur ein Teilbereich (z.B. alle Projekte eines Projektleiters) angezeigt wird.

Projektdefinition (Projektkopf)

Kundeninformationen bzw. Vereinbarungen, die für das ganze Projekt von Bedeutung sind, werden im Projektkopf abgelegt. Zusätzlich werden auch Defaults für die Positionsdaten definiert. Es können auch beliebig viele Texte auf Projektkopfebene hinterlegt werden.

Das gesamte Projekt kann durch den Auftragsstatus zentral gesteuert werden. Der Status gliedert das Projekt in verschiedene Phasen.

Projektstrukturplan anlegen

Die Projektstruktur ist ein Modell des Projektes, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch gliedert.
Die einzelnen Positionen (Überschriften, Artikel, interne Dienstleistungen), die für die Durchführung des Projektes notwendig sind, werden in den einzelnen Projektpositionen beschrieben und können schrittweise über einzelne Ebenen immer weiter gegliedert werden, bis der gewünschte Detaillierungsgrad erreicht ist.

Durch die Nutzung von Überschriftenpositionen zur detaillierteren Strukturierung kann eine übersichtliche Struktur erstellt werden.

Positionsdaten können mit und ohne konkrete Teilenummern angelegt werden. Oftmals liegen in der Angebotsphase noch keine konkreten Teile vor, dann nehmen Überschriftenpositionen die wichtigsten Daten auf.

Die Positionsdaten beschreiben die einzelne Projektposition mit der Teilenummer, Teilebezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Beschaffungstermin, geplante Lieferung an Kunden, den positionsbezogenen Beschaffungskennzeichen sowie den positionsbezogenen Texten und ggf. einem Planpreis.

Zusätzlich zu Artikelpositionen können Stücklisten als Ergänzung zu Projektposition erfasst werden.

Workflow als Struktur von Aufgaben anlegen

In einem Projekt müssen neben den Strukturdaten auch Aufgaben, die außerhalb der Materialbeschaffung liegen, beschrieben und überwacht werden. Hierzu bietet oxaion einen Workflow an, der die Definition von Terminen und Aufgabenbeschreibungen aufnimmt. Diese Aufgaben werden einer Organisationseinheit oder auch bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Eine Überwachung ist pro Projekt aber auch projektübergreifend möglich.

Solche Aufgaben können aus vorherigen Projekten oder Standardbeschreibungen eingefügt werden.

Die Workflowdaten lassen sich auch grafisch als Gantt-Anzeige darstellen.

Diese Darstellung kann auch in Kombination mit Materialpositionen stehen. Im Abschnitt "Grafische Projektstrukturanzeige" finden Sie weitere Einzelheiten.

Außerdem können Sie sich Ihre Workflow-Aufgaben auch nach Microsoft Project exportieren und anschließend wieder nach oxaion importieren lassen. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel "Workflow-Export nach MS Project".

Projektangebot

In der Regel erfolgt bis zur Angebotsabgabe eine geringere Strukturierung als im späteren Projekt. Geplante Kosten werden grob abgeschätzt. Projektpositionen können hinsichtlich der geplanten Kosten auf Ebene der Überschriften aber auch auf Ebene der Materialpositionen beschrieben werden. Liegen Einzelpreise für Kunden vor, so können diese direkt abgerufen werden.

Im Rahmen der Angebotskalkulation kann der jeweilige Kalkulationsstand in einer Historie abgespeichert. Damit sind "Entwicklungen" eines Angebotes nachvollziehbar.

Über Kalkulationsfaktoren lassen sich aus den geplanten Kosten Verkaufspreise auf Positionsebene generieren, wenn nicht mit der Einzelkalkulation gearbeitet wird. Zu- und Abschläge für einzelne Positionen aber auch als Kopiervorlage auf Projektebene sind ebenfalls möglich.

Zusätzlich können Angebotsversionen erstellt werden, wenn die Erarbeitung von Lösungsmöglichkeiten mit dem Kunden immer wieder zu technisch unterschiedlichen Projektangeboten führt.

Angebote können über den Anwenderstatus gezielt in Abhängigkeit vom "Reifegrad" der Ausarbeitung in die übergreifende Angebotsverfolgung übertragen werden.

Im "Handbuch Leads-, Anfragen- und Angebotsverfolgung" ist dies ausführlicher beschrieben.

Um die angefallenen Kosten während der Angebotsphase nachverfolgen zu können, kann auf der Lasche "Allgemeine Angaben" ein Kostensammler hinterlegt werden. Dieser kann entweder über die Matchcode-Funktion ermittelt werden, oder über das Funktionsmenü wird ein neuer Kostensammler generiert. Dabei kann angegeben werden, ob es sich um einen allgemeinen oder einen spezifischen Kostensammler handelt. Eine detaillierte Beschreibung zur Abrechnung der unterschiedlichen Kostensammler befindet sich im Handbuch "Verfahrenshandbuch oxaion Innerbetriebliche Auftragsabrechnung". Über das Funktionsmenü können zusätzlich die angefallenen Einzelnachweise auf dem Kostensammler über das Auskunftssystem der Kostenrechnung angezeigt werden.

Kosten planen

Für ein Projekt, Teilprojekt oder auch für einzelne Positionen können Sie Plankosten vorgeben. Über Materialpositionen können Plankosten auch aus dem Teilestamm übertragen werden. Positionen können auch einzeln kalkuliert werden. Dabei werden die Kosten auf die darüber liegenden Positionen übertragen und dort verdichtet. Die Gesamtplankosten stehen im Projektkopf und sind auf der Lasche "Review" sichtbar.
 

Termine planen

Neben den Aufgaben sind auch einzelne Strukturebenen oder einzelne Positionen terminlich zu planen. oxaion unterstützt hierbei durch die Bereitstellung von tatsächlichen Terminen, die gezielt bei Abweichungen zur Planung selektiert werden können.
Es liegen verschiedene Terminfelder vor:

• Geplante Beschaffungsfreigabe
• Beschaffungsdatum, das Datum gibt an, bis zu welchem Datum ein Teil oder eine Dienstleistung beschafft (Einkauf, Fertigung, interne Leistungen) werden soll.
• Geplante Lieferung an Kunden, Datum, an dem die Projektposition an den Kunden ausgeliefert werden soll, hier sollte der Sachbearbeiter die Transportzeit beachten, damit die Lieferung rechtzeitig beim Kunden eintrifft
• Geändertes Datum, bei einer Änderung von z.B. Bestellung oder Fertigungsauftrag wird hier maschinell das geänderte Datum eingetragen
• Datum letzte Änderung der Freigabe, hier wird das Datum protokolliert, an dem die letzte Änderung des Freigabekennzeichens stattgefunden hat

Bei Projekten, bei denen Mietvorgänge einbezogen werden sollen, können die zusätzlichen Termine "Fakturierungsbeginn und –ende Miete" geführt werden. Diese können bei einer Fakturierung über den Mietvertrag Einfluss auf die Rechnungsdaten haben.

Ressourcen planen

Der in oxaion zentral zur Verfügung stehende Leitstand Personal kann auch für das Projekt genutzt werden.

Direkt aus dem Projekt heraus können die Vorgabewerte übertragen werden.

Rückmeldungen im Projekt

Rückmeldungen können sich sowohl auf Projektpositionen als auch auf Aufgaben innerhalb des Workflows beziehen.

So wird bei Projektpositionen ein Kennzeichen zur Änderungssituation geführt, das auf eine Änderung außerhalb der Projektverwaltung hinweist.

Der Anwender hat dadurch die Möglichkeit, externe Änderungen zu lokalisieren und zu bearbeiten.

Rückmeldungen werden auch über die mitlaufende Kalkulation eines Fertigungs- oder Entwicklungsauftrags übertragen. Hier sind es dann die aktuellen Kosten, die dem Projekt zugeordnet werden.

Mit der Rechnungsprüfung einer Bestellung erhält das Projekt ebenfalls die aktualisierten Kosten.

Zusätzlich lassen sich auch manuell Kostenelemente im Projekt eintragen.

Im Workflow kann über die zentrale Aufgabenverwaltung "Offene Aufgaben Workflow" die Fertigstellung überwacht werden.

Über das Programm "Tagesberichte verwalten" werden Interne Dienstleistungen mit den Istwerten der Personalzeiten und Personalkosten versorgt.
 

Projekt auswerten

Im Projektmanagement-System gibt es zahlreiche Auskunftsmöglichkeiten. So kann direkt aus dem Menü - aber auch aus jedem beliebigen Dialogprogramm - auf Informationen zurückgegriffen werden.

Mittels dieses Auskunftssystems kann der Anwender im Dialog alle verfügbaren Daten auswählen und in übersichtlicher Form anzeigen lassen. Der Vorteil dieses Auskunftssystems liegt darin, dass von einer gewählten Auflistung aus tiefer verzweigt werden kann, ohne immer wieder ein Programm verlassen und ein anderes erneut aufrufen zu müssen.

Die Gestaltung der variablen Sichten ermöglicht z.B., dass alle Projektposition mit Status, Plankosten, aktuelle Kosten aufgelistet werden können. Selbst Berechnungsfelder lassen sich einfügen, wenn bestimmt prozentuale Überschreitungen dargestellt werden sollen.

Auch über Druckprogramme sind Auswertungen zum Projekt möglich.