Projektarten
Für jedes Projekt wird eine eindeutige Projektnummer festgelegt. Über das Belegkennzeichen, steuerbar über die Tabelle FRDAKZ, wird die Projektart festgelegt. Es können z. B. folgende Projektarten definiert werden:
- Prototypen (Musterprojekte)
- Projektangebote, Angebotsversionen
- Projektaufträge
- Wartungs- und Instandhaltungsprojekte
Prototypen bzw. Musterprojekten verfolgen das Ziel, eine Kopiergrundlage für zukünftige Projekte zu definieren. Hier fließen Erfahrungswerte ein, werden interne Standards festgelegt und kann für Projektleiter eine Strukturierungshilfe sein.
Dabei können komplette Projekte, Projekte für einzelne Baugruppen oder Projekte für spezielle Segmente angelegt werden.
Erteilt ein Kunde einen Projektauftrag, kann ein Projektprototyp, oder Teilprojekte daraus, als Projektauftrag bzw. als Teil eines Projektauftrages durch einfaches Kopieren übernommen werden. Dazu ist in der Projektpositionsverwaltung die Kopierfunktion aufzurufen.
Ein Projektauftrag enthält alle Artikel, die zur Erfüllung eines Kundenauftrages benötigt werden. Außerdem können innerhalb eines Auftrags kundenspezifische Forderungen erfasst werden. Die zu einem Projektauftrag gehörenden Artikel und Dienstleistungen können zur Ausführung freigegeben oder beschafft und versendet werden. Über die verschiedenen Fakturierungsmöglichkeiten werden erbrachte Leistungen berechnet.
Instandhaltungs- und Wartungsprojekte stellen eine Sonderform im Umfeld Service dar. Das Modul Projekt wird dabei zur Strukturierung von Anlagen genutzt. Dies können dann interne Produktionsanlagen sein, für die die Instandhaltungsplanung erfolgen soll. Aber auch externe Wartungsaufgaben können darüber definiert werden. Einzelheiten können den Verfahrenshandbüchern "Instandhaltungsplanung" bzw. "Wartungsverträge im Service" entnommen werden
Projektkopf
Voraussetzung für das Erfassen eines Projektes ist das Vorhandensein einer Adresse bzw. ab der Auftragsfreigabe eines Debitorenkontos in der Finanzbuchhaltung und eines Kundenstammsatzes mit den vertriebsspezifischen Informationen.
Bereits bestehende Projekte können durch Eingabe verschiedener Suchkriterien aufgefunden und für die Bearbeitung ausgewählt werden.
Für das Projekt steht ein Projektexplorer zur Verfügung. Detaillierte Informationen sind durch Öffnen des jeweiligen Knotens oder durch Anklicken der jeweiligen Zeile des Explorers möglich. Nachfolgend ist ein Beispiel dargestellt, bei dem die Knoten geöffnet wurden und der Projektkopf im Detail angefordert wurde.
Zu den Kopfdaten zählen – wie bereits ausgeführt - alle Kundeninformationen bzw. Vereinbarungen, die für das ganze Projekt von Bedeutung sind. Ob Währung, Lieferkonditionen, Versandart, Projektlager, abweichende Anschriften, Plankosten, Verantwortlichkeiten sowie Termine (Plan- und Ist-Termine für Projektauftragsanfang und -ende) erfasst werden oder Ergänzungen als Text notwendig sind, alles wird übersichtlich und für alle Beteiligten transparent abgespeichert.
Die Kopfdaten enthalten auch Defaults für die Positionsdaten. Diese haben für alle Projektpositionen so lange Gültigkeit, bis der Sachbearbeiter für einzelne Projektpositionen abweichende Eingaben vornimmt. Zu diesen Daten zählen der geplante Liefertermin an den Kunden und der Lagerort.
Der Anwender hat die Möglichkeit, Texte auf Projektkopf und -positionsebene zu hinterlegen.
Der Abruf der Texte erfolgt über das Kontextmenü "Zusatztexte zum Projekt".
Ist eine Zeile im Projektexplorer markiert, so sind zahlreiche Funktionen über die rechte Maustaste abrufbar. Es erscheint das Kontextmenü des Projektes.
Das gesamte Projekt kann hinsichtlich des Arbeitsfortschritts durch den Auftragsstatus dokumentiert werden.
Beim Ändern eines Auftragsstatus wird die Prüfung erforderlicher Datenfelder verschärft. So muss beim Status "Projekt ist freigegeben" nicht nur eine Adresse sondern auch ein Personenkonto vorliegen.
Status |
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1 | Projektierungsphase: Wird in der Regel bei der Neuanlage eines Projektkopfes automatisch mit dem Wert 1 vorbelegt (in den persönlichen Vorlaufwerten eines Benutzers könnte eine Abweichung definiert sein) |
2 | Projekt ist geplant: Dieser Status ist manuell zu setzen. |
3 | Projekt genehmigt: Dieser Status ist manuell zu setzen. Status 3 kann auch gesetzt werden, wenn zuvor kein Status 2 vorlag |
4 | Projekt ist freigegeben: Beschaffungsprozesse können initiiert werden. D.h. Setzen der Freigabekennzeichen von " " auf 0. Kunde und Debitor sind erforderlich, Status 4 kann auch gesetzt werden, wenn zuvor kein Status 3 vorlag. |
5 | Projekt ist aktiv: dieser Status wird maschinell gesetzt, wenn der erste Beschaffungsvorgang initiiert wurde und zuvor das Projekt den Status 4 hatte. Hinzuerfassen, Freigeben und Löschen von Positionen ist möglich. Status auf 4 zurücksetzen ist nur möglich, wenn alle Beschaffungsprozesse rückgängig gemacht wurden Status 5 darf nur manuell gesetzt werden, wenn das Projekt zuvor Status 7 hatte |
7 | Temporäre Sperre: Dieser Status wird manuell gesetzt. Auf Positionsebene dürfen folgende Änderungen nicht vorgenommen werden: Es dürfen keine neuen Beschaffungs- und Auslieferungsmaßnahmen ausgelöst werden. Das Löschen von Positionen ist aber möglich, wenn keine Folgeprozesse ausgelöst wurden, Mengen- und Datumsänderungen sind möglich, ändern der Beschaffungskennzeichen möglich. |
9 | Komplett erledigt: Dieser Status wird manuell gesetzt. Nur möglich, wenn die Freigabekennzeichen aller Positionen = 9 ist |
1 - 2 Von Status 2 kann auf Status 1 gewechselt werden
1 - 3 Während dieser Stati ist ein Löschen des Projektes möglich.
Während dieser Stati ist keine Ausführungsfreigabe bzw. Freigabe zur Beschaffung möglich (Ausnahme: Haupt- und Einzelanfragen erstellen).