Verzeichnisse

Das System oxaion wird mit allgemeingültigen (also nicht modulspezifischen) vordefinierten Stammdaten ausgeliefert. Dazu gehören folgende Verzeichnisse:

• Postleitzahlenverzeichnis Deutschland, Schweiz, Österreich
• Bankleitzahlenverzeichnis Deutschland, Österreich
• Länderdatei mit Länderschlüsseln nach ISO
• Währungscodes nach ISO
• Kalenderdatei bis zum Jahr 2016

Modulübergreifende Stammdaten

Im Folgenden sind alle Stammdaten beschrieben, die für die verschiedenen oxaion Module Gültigkeit haben.

Firmenstamm

Im Firmenstamm (US10600) sind die Firmenanschrift, das Ende des Wirtschaftsjahres, die Basisfirmen für mandantenübergreifende Stammdaten, Mahnungsanweisungen, Zahlungsanweisungen und die Formularsteuerung für die Journalläufe gespeichert.

Adressdarstellung

oxaion sieht für Adressen 10 Zeilen vor (siehe Länderdatei).
Im Firmenstamm wird über Parameter gesteuert, welche Zeilen der Adresse verwaltet werden können und welche Zeilen (maximal 4) bei Kontenanzeigen auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

Mandantenübergreifende Stammdaten

Die nachfolgend aufgeführten Stammdaten können mandantenübergreifend im System gespeichert werden: Im Firmenstamm kann z.B. angegeben werden, in welcher Firma die Adressen geführt werden sollen.

• Adressen
  Für einen oder mehrere Mandanten können Adress-Pools gebildet werden. Die Pool-Firma muss nicht eine "lebende" Firma sein. Der Zugriff auf diese Adress-Pools erfolgt mandantenübergreifend.
• Sachkonten
  Der Kontenplan kann mandantenübergreifend als Masterkontenplan im System abgestellt werden. Der Master-Kontenplan umfasst sämtliche bei den einzelnen Mandanten vorkommenden Konten. Einem einzelnen Mandanten werden die jeweils für ihn gültigen Konten zugeordnet.
• Währungsstammdaten
  Die Währungsstammdaten können ebenfalls mandantenübergreifend gespeichert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn für alle Mandanten die gleichen Währungen, Kurse und Währungskonten gelten.
• Zahlungsbedingungen
  Zahlungsbedingungen werden mandantenübergreifend oder mandantenspezifisch im System gespeichert.
• Tabellen
  Tabellen können mandantenunabhängig (gültig für alle Mandanten) oder firmenspezifisch sein. Im Normalfall wird mit mandantenunabhängigen Tabellen gearbeitet (kein Eintrag in das Feld "Firma" in TBV).
• Kalenderfirma
  Im Allgemeinen gilt für alle Mandanten der gleiche Kalender. Es ist jedoch möglich, für einzelne Mandanten mit einem eigenen Kalender zu arbeiten. Dies ist dann der Fall, wenn z.B. unterschiedliche Feiertage in den einzelnen Firmen berücksichtigt werden müssen.
• Teilestamm
  Teilestämme können mandantenunabhängig (gültig für alle Mandanten) oder firmenspezifisch hinterlegt werden.
• Kreditversicherung
  In die hier angegebene Firma werden die Stammdaten für die Kreditversicherung verwaltet. Dadurch können handelsrechtliche Firmen die gemeinsam bei einem Kreditversicherer versichert sind, im Modul "Kreditversicherung" zusammengefasst werden.
• Buchungsschlüssel
  Buchungsschlüssel können mandantenunabhängig (gültig für alle Mandanten) oder firmenspezifisch sein.

Die Bedeutung der einzelnen Masken bzw. Felder ist unter dem Kapitel "Installationshinweise" hinterlegt.

Buchungsperioden

Um die Perioden eines Wirtschaftsjahres bebuchen zu können, müssen diese zuvor angelegt und für die einzelnen Module eröffnet werden. Zunächst müssen über das Programm "Perioden initialisieren" die Perioden initialisiert werden. Dadurch werden die

Vorträge der Bilanzkonten gebildet und die Perioden können verwaltet werden. Anschließend sind die Perioden in die gebucht werden sollen über das Programm "Perioden verwalten" zu verwalten. Um in eine Periode zu buchen muss der Status der Periode auf eröffnet stehen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Handbuch "Abschlüsse im Rechnungswesen"

Periodensteuerung

Eine Periode kann eröffnet, temporär gesperrt und dann wieder eröffnet werden, ohne dass der Status der Vorperiode beachtet werden muss. Dies gilt auch für die 13. Periode. Die Reihenfolge der Periodeneröffnung kann frei gewählt werden.
Je Periodenjahr befindet sich in der Periodendatei ein Satz. In diesem Satz ist je Anwendung der Periodenstatus festgelegt:

Ein Periodenjahr kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt eröffnet werden. Mit dem Initialisieren des Periodenjahrs werden auf allen Bilanzkonten vorläufige Vorträge gebildet. Jede Buchung in ein vorhergehendes Jahr bewirkt eine Korrektur des Vortrags im Folgejahr.

Wird die letzte Periode eines Wirtschaftsjahres abgeschlossen, werden die Abschlussperioden eröffnet. Alle in den Abschlussperioden durchgeführten Buchungen können gezielt aus dem System abgerufen werden (Saldenlisten, Reporting).

Periode initialisieren

Wird ein Wirtschaftsjahr neu eröffnet, ist mit dem Programm "Periodendatei initialisieren" je Periode des Wirtschaftsjahres ein Satz zu erstellen.

Auf allen Bilanzkonten werden vorläufige Vorträge gebildet. Jede Buchung in ein Vorjahr korrigiert die Vorträge der eröffneten Folgejahre.

Pflege Nummernkreisdatei

Nummernkreis

Nummernkreise können jahresbezogen oder jahresunabhängig definiert werden.

Folgende Nummernkreise sind in Finanzbuchhaltung relevant:

Die folgenden Nummernkreise sind nur abhängig von dem Parameter "Art der automatischen Nummernvergabe" der Vorlauftabelle VRLU01 relevant:

Für Buchungskreise, bei denen die Belegnummer maschinell vergeben wird, müssen Belegnummernkreise festgelegt werden. Diese Kreise befinden sich in der Nummernkreisdatei.

Bei der Festlegung der Unter- bzw. Obergrenze der Belegnummer sollte beachtet werden, dass ein Zusammenhang zwischen dem Buchungskreis und der Belegnummer hergestellt werden kann.

Beispiel:
Buchungskreis03
Belegnummer 300000 - 399999
Buchungskreis 04
Belegnummer 400000 - 499999
Wird die Belegnummer maschinell vergeben, kann die Belegnummernvergabe abhängig oder unabhängig vom Wirtschaftsjahr erfolgen. Erfolgt die Belegnummernvergabe in Abhängigkeit vom Wirtschaftsjahr, wird beim Wechsel des Wirtschaftsjahres automatisch ein neuer Nummernkreis angelegt. Dafür muss das Wirtschaftsjahr am Ende des Restschlüssels (zwei-, drei- oder vierstellig) angegeben werden.

Personenkontenstammdaten

Die Personenkonten setzen sich aus den Segmenten
Basisnummer, Filialnummer und Kontenart
zusammen. Identifiziert werden die Konten durch die Kontenart.
Die Kontonummer hat folgende Elemente:
Basisnummer - identifiziert die Adresse
Filialnummer - identifiziert die Adresse
Kontenart - definiert das Sammelkonto
Die Basisnummer zusammen mit der Filialnummer wird auch unter dem Begriff Geschäftspartner zusammengefasst. Über die Kontenart werden Personenkonten als Debitoren- oder Kreditorenkonten klassifiziert.
Für jede Kontenart muss im Programm "Personenkontenarten verwalten" ein Forderungs- oder Verbindlichkeitssammelkonto angegeben werden, abhängig davon, ob es sich um eine debitorische oder kreditorische Kontenart handelt.
Die Unterteilung des Personenkontos in Basis- und Filialnummer ermöglicht es, Konzernstrukturen darzustellen. Dies verdeutlicht folgendes Beispiel:
Ein Konzern hat seine Zentrale in Köln und Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart.
Der Konzern könnte folgende Nummern erhalten:

Mit einer derartigen Struktur lassen sich die Salden in Saldenlisten zusammenhängend über alle Bereiche eines Konzerns darstellen.

Adressen verwalten

Je Kontonummer wird eine Adresse für die gesamte integrierte Datenbankanwendung oxaion gespeichert. Diese Adresse befindet sich in einem Adress-Pool und kann für mehrere Mandanten firmenübergreifend gelten. Bestandteil der Adresse ist der Länderschlüssel nach ISO. Diese Länderschlüssel sind in einer vordefinierten Länderdatei gespeichert. In dieser Länderdatei ist die postalische Schreibweise hinterlegt. Die Adressdarstellung in der Finanzbuchhaltung wird mit Hilfe dieser generiert.
Die in der Adresse hinterlegte Bankverbindung dient nur zur Anzeige innerhalb des Personenkontenmatchcodes.
Steuernde Felder in der Adresse:

Außer der Straßenadresse kann noch eine Postfachadresse geführt werden. Diese Postfachadresse wird unter folgenden Voraussetzungen verwendet:
Eine Postfachadresse ist vorhanden
Beim Drucken von Listen soll mit Postfachadresse gearbeitet werden
Diese Steuerung erfolgt in den Programmen automatisch (Mahnungen, Saldenbestätigungen, Zahlungsträger).
Ist keine Postfachadresse vorhanden, wird mit der Straßenadresse gearbeitet.
Bei den einzelnen Adressen können bis zu 15 Merkmale mit unterschiedlichen Ausprägungen definiert werden. Damit steht eine ausreichende Anzahl von Klassifikationsmerkmalen zur Verfügung, über die bei verschiedenen Auswertungen selektiert werden kann.
Die Definition der Adressmerkmale erfolgt über das Programm "Adressmerkmale verwalten" die Definition der Adressgruppen über das Programm "Adressgruppen verwalten".

Personenkontenstammdaten

Folgende Felder innerhalb der Personenkontenstammdaten haben für die Finanzbuchhaltung steuernde Funktion:

Personenkontenstammdaten drucken

Die angelegten Personenkontenstammdaten können in Listenform gedruckt werden. Dabei sind vorgegebene und variable Selektionskriterien möglich:
Bei sämtlichen Druckprogrammen kann durch die Eingabe in den Feldern "von-bis" der zu druckende Bereich eingeschränkt werden.
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Verbandskonten

Die Zentralen werden über das Kontextmenü "Zentrale anlegen" erfasst. Es können nur Personenkonten als Zentrale erfasst werden, bei denen in der Adresse das Feld "Verbandskennzeichen" gekennzeichnet ist. Je Zentrale wird der Zeitraum angegeben, für den das Personenkonto als Zentrale Gültigkeit hat. Es wird angegeben, ob im Falle von Rechnungslisten, der Skontoabzug vom Rechnungsbetrag inklusive MWST oder exklusive MWST errechnet wird.
Ist die Zentrale definiert, so können nachdem der Knoten der entsprechenden Zentrale geöffnet wurde über das Kontextmenü die zugehörigen Häuser erfasst werden. Durch das Öffnen des Knotens der Zentrale werden die Zentrale und alle zu dieser Zentrale erfassten Häuser angezeigt.
Wird ein Personenkonto einer Zentrale als Haus zugeordnet, wird ein Datum (Verbandszugehörigkeit von - bis) für die Verbandszugehörigkeit angegeben. Über das Feld "Zentraleinzug" wird gesteuert, ob das Haus per Einzug über die Zentrale reguliert wird. Es werden nur offene Posten die in der Zeitschiene der Verbandszugehörigkeit liegen bei der Verbandsregulierung berücksichtigt. Über das "Kennzeichen Verbandsmahnung" wird gesteuert, wer eine Mahnung erhalten soll (Zentrale oder Haus). Im Falle der Verbandsmahnung wird eine Mindestmahnstufe mitgegeben.

Verbandskonten drucken

Die angelegten Verbandskonten können in Listform gedruckt werden. Pro Zentrale werden die zugeordneten Verbände mit entsprechendem Gültigkeitszeitraum gedruckt.

Bei sämtlichen Druckprogrammen kann durch die Eingabe in den Feldern "von-bis" der zu druckende Bereich eingeschränkt werden.

Beispiel:

• Keine Eingabe

Erfolgt keine Eingabe, wird eine Liste aller Verbandskonten gedruckt.

• Feld "von"

Erfolgt nur eine gültige Eingabe im Feld "von", wird dieser Wert in das Feld "bis" übernommen, und somit werden die zugeordneten Häuser zu genau dieser Zentrale gedruckt.

• Feld "bis"

Erfolgt nur eine gültige Eingabe im Feld "bis", werden die zugeordneten Häuser zu den Zentralen bis zu dieser Zentrale gedruckt.

• Feld "von-bis"

Erfolgt eine gültige Eingabe in den Feldern "von-bis", werden für den angegebenen Bereich die Zentralen mit den zugeordneten Häusern gedruckt.
 

CPD-Konten

Personenkonten, die nur wenige Buchungen enthalten (Einmalkunden, Einmallieferanten) können als CPD-Konten behandelt werden.
Das bedeutet, in der Finanzbuchhaltung wird auf ein Konto pro Diverse gebucht.
Personenkonten werden im Programm "Personenkonten verwalten" durch Kennzeichnung des Feldes "Kennzeichen für CPD-Konto" als CPD-Hauptkonten gekennzeichnet.
Zu jedem Diverskonto können über eine Adressnummer maximal 9999999 Adressen gespeichert werden. Unter dieser Adressnummer sind eine Adresse und eine Zahlungsanweisung gespeichert. Damit können Diverskonten am maschinellen Mahnverfahren und am maschinellen Zahlungsverkehr teilnehmen.
Die CPD-Nummern können mittels der Funktion "Nummer ermitteln" im Erfassungsfenster maschinell vergeben werden. Die Art der automatischen Belegnummernvergabe ist im Parameter 04 der Tabelle VRLU01 hinterlegt. Voraussetzung ist die Anlage eines Nummernkreises für Debitoren bzw. Kreditoren CPD-Konten.
Beispiel:Parameter "D"
Die Nummernvergabe erfolgt pro Debitor und Kreditor; entsprechend gibt es in der Nummernkreisdatei zwei Einträge, "CPD-DBTR" und "CPD-KDTR".
Parameter "W"
Die Nummernvergabe erfolgt nach wahlfreien Kriterien, d.h. in der Nummernkreisdatei können beliebig viele Einträge hinterlegt werden. Die Einträge müssen mit "CPD" beginnen.
Die Nummernkreise werden wie die Belegnummernkreise verwaltet (aktueller Wert, Untergrenze, Obergrenze).
Durch einen Eintrag in Parameter 10 der Tabelle VRLU01 kann eine Trennung von Debitoren und Kreditoren im CPD-Stamm vorgenommen werden. Bei Angabe von "4" können Debitorennummern im Bereich von "0000001" und "3999999" und Kreditoren im Bereich von "4000000" und "9999999" angelegt werden.

Sachkontenstammdaten

Die Kontenstammdaten (Kontenbezeichnung, Systemkennzeichen zur Steuerung der Buchungsfunktionen, Reporting-Codes) sind je Kontenplan nur einmal im System vorhanden. Im Firmenstamm ist hinterlegt, welcher Kontenplan für welchen Mandanten gültig ist.
Über ein Zuordnungsprogramm kann entweder der gesamte Kontenplan oder eine Untermenge des Kontenplans für einen Mandanten verfügbar gemacht werden.

Kontonummer

Das Sachkonto wird durch die Kontonummer identifiziert. Die Sachkontonummer kann durch eine 3-stellige Unterkontonummer erweitert werden. Dadurch ist es möglich, die Sachkonten weiter zu unterteilen. Die Unterkonten werden in allen Bereichen wie eigenständige Sachkonten behandelt. Ob mit Unterkonten gearbeitet werden soll, wird über das Kennzeichen "Unterkonten" im Firmenstamm gesteuert. Die Sachkontonummer kann mit einer beliebigen Ziffer (0 bis 9) beginnen.
Kann-Option
Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Kann-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung optional enthalten können. Im Eingabefeld für den Unterlassungswert der jeweiligen Kontierungsausprägung kann grundsätzlich ein Wert hinterlegt werden. Dies ist allerdings nicht empfehlenswert, da die Kann-Option gerade deswegen gewählt werden soll, weil die Kontierungsausprägung grundsätzlich nur in einen Teil der Buchungen eingestellt werden soll.
Muss-Option
Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Muss-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung grundsätzlich enthalten müssen. Wenn im Eingabefeld für den Unterlassungswert der jeweiligen Kontierungsausprägung ein Wert hinterlegt ist, wird dieser grundsätzlich für alle Buchungen auf dem Sachkonto herangezogen, sofern er nicht manuell überschrieben wird.
Darf-Nicht-Option
Auf Sachkonten, deren Kontierungskennzeichen als Darf-Nicht-Option gekennzeichnet ist, werden Buchungen erstellt, die die jeweilige Kontierungsausprägung nicht enthalten dürfen. Die Hinterlegung eines Unterlassungswertes für die jeweilige Kontierungsausprägung ist nicht zulässig.
Sonderoption "Zusatzkontierung"
Bei den Kontierungsausprägungen Kostenstelle, Auftrag und Kostenträger gibt es die Sonderausprägung des Kontierungskennzeichens "Zusatzkontierung". Sofern diese Ausprägung in einem Sachkonto hinterlegt ist, werden auf dem Sachkonto Buchungen erstellt, die mindestens eine der genannten Kontierungsausprägungen enthalten müssen. Eventuell im Sachkontenstamm für diese Kontierungsausprägungen hinterlegte Unterlassungswerte werden nicht automatisch in die Buchungen eingestellt.

Systemkennzeichen

Im modulübergreifenden Sachkontenstamm befinden sich Kennzeichen (kann, muss, darf nicht, Zusatzkontierung) zur Steuerung der Buchung von Zusatzkontierungen in der Buchhaltung. Es Weiteren können Vorschlagswerte hinterlegt werden.
Die Ausprägungen des Kennzeichens (kann, muss, darf nicht, Zusatzkontierung) steuern, ob beim Buchen die Kontierung (z.B. Kostenstelle) eingegeben werden muss, eingegeben werden kann oder nicht eingegeben werden darf. Außerdem können verschiedene Werte eingegeben werden, die beim Buchen als Unterlassungswerte eingestellt werden.

Die Unterlassungswerte für die verschiedenen Sachkontenkennzeichen sind in der Tabelle VRLU02 hinterlegt.

Kontenplantexte verwalten

Mit der Kontenplantextverwaltung kann je Kontenklassifizierung (dem Element eines Kontenplans) ein beschreibender Text zugeordnet werden. Die Klassifizierung selbst kann auch ohne einen Eintrag existieren. Sie wird definiert durch die Zuordnung eines Sachkontos über das Sachkontenverwaltungsprogramm.

Kontenpläne drucken

Die angelegten Sachkonten mit den erfassten Kontenplantexten können in Listenform ausgedruckt werden. Als Selektionskriterium steht u. A. die Kontenklassifizierung zur Verfügung.

Währungsstamm

Der Währungsstamm setzt sich aus folgenden Teilen zusammen:

• Währungsbezeichnung (Tabelle FRD118)
• Segment für Kurse und Konten

Je Währungsschlüssel kann im Segment für Kurse und Konten für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum ein Kurs hinterlegt werden. Dieser Kurs wird falls keine Überschreibung im Buchungsprogramm erfolgt für die Umrechnung der Fremdwährung in Hauswährung verwendet. Basis ist das Buchungsdatum. Der Kurs muss in der richtigen Währungsdimension angegeben werden (z.B. USD hat Dimension 1).
Funktion der verschiedenen Kurse:

Bei den Sachkontenbuchungen werden für die Soll-Buchungen der Geldkurs und für die Haben-Buchungen der Briefkurs herangezogen.
Bei Debitorenbuchungen wird der Geldkurs und bei Kreditorenbuchungen der Briefkurs der jeweiligen Währung verwendet.
Währungsdifferenzen entstehen beim Buchen und bei der Bewertung von Währungsbeständen für bilanzielle Zwecke. Kursdifferenzen werden beim Buchen automatisch ermittelt und auf die entsprechenden Konten gebucht.
Währungsdifferenzen werden nach Aufwand und Ertrag unterschieden; sie werden auf Aufwand- oder Ertragskonten (debitorisch, kreditorisch oder neutralen) gebucht.

Automatische Währungsaktualisierung

Es besteht die Möglichkeit einer automatischen Aktualisierung von vorhandenen Währungskursen. Die Währungskurse können wahlweise von der Europäische Zentralbank oder Deutsche Bank herangezogen werden.
Voraussetzung ist die Pflege der Tabelle VRL U91 (firmenspezifisch). Hierüber wird die automatische Aktualisierung aktiviert sowie die Quelle der Kursaktualisierung festgelegt.
Im Falle eines Fehlers bei der Aktualisierung wird ein Mailboxsatz ausgegeben. Dieser richtet sich an die hier hinterlegte Abteilung.

Die automatische Aktualisierung wird über das Programm "Jobs planen" eingeplant. Die Währungsaktualisierung soll so geplant werden, dass bei Abruf bereits die aktuellen Daten bereitstehen und dass die Aktualisierung lediglich von Montag bis Freitag stattfindet, da ansonsten Mailboxeinträge zur fehlerhaften Durchführung der Aktualisierung erzeugt werden. Bei der Europäischen Zentralbank und Deutschen Bank werden die Kurse am späten Nachmittag aktualisiert (Deutsche Bank ca. 16 Uhr, Europäischen Zentralbank ca. 14:15 Uhr). Es wird empfohlen bei der Terminierung der Kursaktualisierung dies zu berücksichtigen.

Steht der Server, welcher die Aktualisierung durchführt in einer anderen Zeitzone muss die Abrufzeit entsprechend angepasst werden.

Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen können stichtagsbezogen oder datumsbezogen sein. Stichtagsbezogene Zahlungsbedingungen gelten ab oder bis zu einem bestimmten Stichtag, z.B. eine Rechnung mit Rechnungsdatum bis zum 15. eines Monats (Stichtag) ist fällig am 30. desgleichen Monats mit 2% Skonto. Eine Rechnung ab 15. eines Monats ist fällig am 15. des Folgemonats mit 2% Skonto.
Datumsbezogene Zahlungsbedingungen beziehen sich auf ein Datum, ab dem sie gültig sind. Eine Rechnung ist z.B. fällig 30 Tage nach Rechnungsdatum mit 2% Skonto.

Umsatzsteuerzeilen (Tabelle FRDUSZ)

Die Umsatzsteuerzeilen werden für die Umsatzsteuervoranmeldung und für die Umsatzsteuerverprobung benötigt.
Die Definition der Umsatzsteuervoranmeldung/-verprobung erfolgt durch Zuordnung der entsprechenden Umsatzsteuerzeilen zum Steuerschlüssel. Die Umsatzsteuerzeile wird je Bewegung festgehalten. Es ist möglich eine Umsatzsteuervoranmeldung vorläufig, endgültig oder nachträglich abzurufen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird monatlich abgerufen. Die vorläufige Meldung, die endgültige Nachmeldung und der Gesamtdruck kann beliebig oft wiederholt werden. Für die endgültige Meldung und die endgültige Nachmeldung ist eine ELSTER Ausgabe möglich.
Die Verprobung der Belege erfolgt bei der Buchung. Über das Programm "Umsatzsteuerverprobung abrufen" (FH40000R) kann für einen frei wählbaren Zeitraum eine Verprobung der Umsatzsteuer durchgeführt werden. Die Umsatzsteuerverprobung erfolgt je Beleg. Zu dem steuerlichen Entgelt wird das steuerliche Soll ermittelt und dem tatsächlich gebuchten Wert gegenübergestellt.
Beispiel:
Rechnung-Nr. 4711
Bruttobetrag 1191,--
MWST 19% ausgewiesen 191,--
Erlös 19% 1000,--

Es besteht folgender Zusammenhang zwischen den für die Umsatzsteuervoranmeldung relevanten Sachkonten und den in der Umsatzsteuerzeile hinterlegten Kennzeichen:

In der Liste für die Umsatzsteuervoranmeldung werden je Zeile die steuerlichen Entgelte sowie das zugehörige Steuersoll ausgewiesen. Von der gebuchten Steuer wird die Vorsteuer abgesetzt und die Zahllast ermittelt.
Weiterhin wird das Steuer-Soll der gebuchten Umsatzsteuer gegenübergestellt.

Personenkontenarten

Wie in Kapitel "Personenkonten verwalten" beschrieben, ist die Kontenart ein Bestandteil der Personenkontonummer.
Von jedem Konto können mehrere Kontenarten (Forderungen Debitoren, Darlehen, Anzahlungen, Verbindlichkeiten Kreditoren) vorhanden sein. Diese Kontenarten werden mit den Werten je Kontenart (Zentralregulierer, Konditionen, Zahlungsanweisung) im Segment für die Kontenarten gespeichert. In der Kontenart ist auch festgelegt, auf welches Hauptbuchkonto automatisch gebucht wird, und ob ein Konto Kreditor oder Debitor ist.
Hat ein Konto mehrere Kontenarten, so kann dieses Konto über alle Kontenarten dieses Kontos im Dialog reguliert werden. Diese Funktion ist auch bei der Verwaltung "Offener Posten" vorhanden.
Bei Personenkonten, die im Zusammenhang mit "Anzahlungen" verwendet werden, gelten einige Besonderheiten, die im "Kapitel Anzahlungen/Vorauszahlungen" (Kapitel "Buchungsverfahren" - "Dialogbuchungen") beschrieben werden.
In der Personenkontenart wird festgelegt, ob Personenkonten mit dieser Kontenart in Verbindung mit einem Geschäftsbereich gebucht werden müssen, können oder nicht gebucht werden. Außerdem kann ein Unterlassungsgeschäftsbereich hinterlegt werden.
Das Kennzeichen Z5a steuert, ob die Kontenart in die Z5a-Meldung einbezogen wird. Die Z5a-Meldung ist eine statistische Meldung an die Landeszentralbank.

Kostenstellen

Die Kostenstellen sind die Basis für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und für die Betriebsabrechnung. Die Kostenstelle ist Bestandteil der Betriebseinheit. Betriebseinheit ist ein übergeordneter Begriff, der sich aus Geschäftsbereich und Kostenstelle zusammensetzt. Diese Struktur macht es möglich, Auswertungen je Geschäftsbereich oder Profit-Center mit einem einheitlichen Kostenstellenplan zu erstellen. Eine Fertigung findet z.B. in Frankfurt und Berlin statt. Beide Produktionsstätten arbeiten mit dem gleichen Kostenstellenplan, werden aber getrennt ausgewertet.
In den betriebswirtschaftlichen Auswertungen ist es möglich, verdichtete Berichte über die Geschäftsbereiche zu erstellen. Außer dem Kostenstellensegment in den übergeordneten Stammdaten gibt es noch ein Segment für die Betriebsabrechnung in dem Programm-Modul BAR.
Wird ohne Geschäftsbereich gearbeitet (Kennzeichen im Firmenstamm), kann hier kein Geschäftsbereich angegeben werden.
Es ist der Geschäftsbereich eingestellt, der im Firmenstamm als Unterlassungsgeschäftsbereich hinterlegt ist.

Kostenträger

Kostenträger können in der Finanzbuchhaltung in der erweiterten Kontierung direkt gebucht werden. Im Modul FBU erfolgt keine Auswertung der Kostenträger. Die Buchungen werden an das Modul BKR (Kostenträgerrechnung) abgegeben.
In der Finanzbuchhaltung werden die Kostenträgersätze nur für Plausibilitätsprüfungen benötigt.

Steuerschlüssel

Die Steuerschlüssel können je Firmennummer frei gewählt werden (Ausnahme 9U und 9V). Der Steuerschlüssel steuert in den Dialogbuchungen die Auswahl des Mehrwertsteuersatzes und des zugehörigen Steuerkontos sowie die Umsatzsteuerzeile, die in die Bewegung eingestellt wird. Bei maschinell erstellten Buchungen (Skonti bei Zahlungsein- und -ausgängen) erfolgt mit Hilfe des Steuerschlüssels die Errechnung und Buchung des Mehrwertsteueranteils.
Nach §52 Abs.2 UstDV (sog. Nullregelung) ist es notwendig, ein Erwerbssteuerschlüssel mit 0,00% anzulegen. Bei der Anlage des Steuerschlüssels muss kein Steuerkonto und kein Erwerbssteuerkonto angegeben werden. Dieser Steuerschlüssel wird in der Regel bei Speditionsrechnungen verwendet.
Es ist besonders darauf hinzuweisen, dass der Steuerschlüssel 9V für Vorsteuer und 9U für Umsatzsteuer unbedingt anzulegen ist.
Steuerschlüssel
0000 - ZZZZ kann frei gewählt werden (außer 9U und 9V)
9U Umsatzsteuerfrei
9V Vorsteuerfrei

Es besteht die Möglichkeit, Steuerschlüssel in eine andere Firmen zu kopieren (über die PopUp-Funktion "In andere Firmen kopieren" im Matchcode-Fenster). Bei Ausführung dieser Funktion wird ein Fenster angezeigt, in dem die Ziel-Firmen ausgewählt werden. Es wird für jede Ziel-Firma geprüft, ob alle Daten für die Anlage des Steuerschlüssels in der Ziel-Firma vorhanden sind, z.B. erfolgt eine Prüfung, ob die Sachkonten die im Steuerschlüssel verwendet werden, vorhanden sind.

Ordnungsbegriffe

Der Programmkomplex "Ordnungsbegriffe" kann für spezielle Personenkontenauswertungen genutzt werden.
Dazu werden zunächst Ordnungsgruppen definiert, diese bis zu neun Elemente (Ordnungsbegriffe) enthalten. Es erfolgt eine Zuordnung von Personenkonten pro Ordnungsgruppe und -begriff.
Die Ordnungsgruppen sind zunächst in Tabelle FRDPOG zu hinterlegen.

Ordnungsgruppen und Ordnungsbegriffe verwalten

Über das Programm "Ordnungsbegriffe verwalten" werden über das Kontextmenü die Ordnungsgruppen mit den entsprechenden Ordnungsbegriffen erfasst und bearbeitet. Bei der Erfassung wird eine Bezeichnung und ein Kurzbegriff hinterlegt. Die Ordnungsbegriffe bestehen aus Ordnungsgruppe und hierarchisch gegliederten Ordnungsbegriffselementen. Es sind neun Ebenen möglich.

Über die Ordnungsbegriffszuordnung können je Ordnungsbegriff Personenkonten zugeordnet werden.

Durch die Zuordnung der Ordnungsbegriffe zu den Personenkonten können verschiedene Auswertungen durchgeführt werden.
Die OP-Liste nach Kontonummer, die Saldenliste und die Saldenbestätigungen können nach Ordnungsbegriffen selektiert abgerufen werden.
Zunächst muss die Ordnungsgruppe vorhanden sein. Je Ordnungsgruppe können einzelnen Ordnungsbegriffselemente vorhanden sein.
Beispiel:
Ein Automobilzulieferer möchte eine Auswertung über alle Automobilvertretungen in Deutschland erstellen und interessiert sich speziell für Volkswagen. In Tabelle FRDPOG definiert er zunächst den Sammelbegriff "AUTOMOBIL" für die verschiedenen Automobilkonzerne. Die Ordnungsbegriffe definiert er hierarchisch nach Gebietsvertretungen:

Nach der Definition der Ordnungsbegriffe ordnet der Zulieferer die Personenkonten zu und kann anschließend die gewünschte Auswertung erstellen. Die Personenkontenzuordnungen für einige ausgewählte Ordnungsbegriffe könnte z.B. (für Volkswagen) folgendermaßen aussehen:

Ordnungsbegriffe über den Geschäftspartner verwalten

Im Geschäftspartnerexplorer besteht über das Kontextmenü die Möglichkeit ein Personenkonto direkt einem Ordnungsbegriff zuzuordnen.

Ordnungsbegriffsbezeichnungen drucken

Mit Hilfe des Programms werden die Ordnungsbegriffsbezeichnungen entsprechend den ausgewählten Selektionskriterien gedruckt.
Über das Kennzeichen "Liste auflösen" wird gesteuert, ob auch die Ordnungsbegriffsbezeichnungen mit einer niedrigeren Hierarchiestufe gedruckt werden sollen.

Ordnungsbegriffszuordnungen drucken

Die angelegten Ordnungsbegriffszuordnungen werden in Abhängigkeit der eingegebenen Selektionskriterien gedruckt.
Das Kennzeichen "Liste auflösen" steuert, ob sämtliche Ordnungsbegriffe mit einer niedrigeren Hierarchiestufe gedruckt werden sollen.

Modulspezifische Stammdaten der Finanzbuchhaltung

Im Folgenden sind die Stammdaten aufgeführt, die nur in der Finanzbuchhaltung Gültigkeit haben.

Banken

Es werden alle Hausbanken erfasst (aktive und nicht mehr aktive (inaktiv))). Je Hausbank werden die Bankkontonummer und -anschrift, die Sachkonten der Bankzwischenkonten für die verschiedenen Zahlwege, die Buchungskreise für den maschinellen Zahlungsverkehr, die Kennzeichen für den Zahlungsträgerdruck und die Programme für die Zahlungssteuerung hinterlegt.
Hinweis:
Wird als Ländernummer für die Bankverbindung "001" für Frankreich angegeben, werden interne Prüfungen durchgeführt und eine Prüfziffer ermittelt.
Zwischenkonten
Die Zwischenkonten dürfen nicht OP-geführt definiert sein, da umlaufende Zahlungsträger beim Buchen automatisch als OP-geführt Konten definiert sind. Ausnahme: Das Zwischenkonten für Debitorenplatz muss OP-führend definiert sein.
Buchungskreise
Für jeden Zahlweg im maschinellen Zahlungsverkehr wird ein eigener Buchungskreis hinterlegt. Die im maschinellen Zahlungsverkehr erstellten Buchungen werden mit diesen Buchungskreisen durchgeführt. Die Vergabe der Belegnummer erfolgt fortlaufend innerhalb dieses Buchungskreises.
Währungsbank
Wird eine Bank als Währungskonto geführt, so ist in den Bankenstamm der Währungscode zu hinterlegen. Regulierungen erfolgen dann nur in Währung.
Wechsel
Bis zu dem Betrag, der im Feld "Wechsellimit" angegeben wird, ist die Bank bereit Wechsel anzukaufen.
Steuerung Zahlungsträger
Bei der jeweiligen Hausbank wird die Druckaufbereitung der maschinell erstellten Zahlungsträger hinterlegt.
Die Zahlungsträger können auf neutralen Formularen, auf teilweise vorgedruckten Formularen und auf vorgedruckten Formularen erstellt werden. Schecks können optional mit OCRA-Zeile beschriftet werden.
Zahlungssteuerung
Darüber wird gesteuert, welche Programme zum Druck der Zahlungsträger bzw. für den Datenträgeraustausch Verwendung finden sollen.
Die Programmnamen dürfen nach der Installation nur nach Rücksprache mit der EDV-Abteilung bzw. mit dem für die Installation zuständigen Mitarbeiter geändert werden.

Verrechnungskonten

Bei der Regulierung ist es möglich, mandantenübergreifende Verrechnungsbuchungen durchzuführen.
Beispiel:
Mandant 001 und Mandant 002 haben den gleichen Kunden.
Mandant 001 schickt dem Kunden 4711000 eine Rechnung
Rechnung Nr.1 EUR 1000,--;
Mandant 002 berechnet dem gleichen Kunden mit
Rechnung Nr. 2EUR 500,--.
Der Kunde zahlt beide Rechnungen mit einer Überweisung von
EUR 1500,-- an die Bank des Mandanten 001.
Buchungen Mandant 001

Buchungen Mandant 002

Beim Mandaten 002 ist kein Geld geflossen. Der Vorgang wurde über das Verrechnungskonto zum Mandanten 001 gebucht. Die Verrechnungsbuchung erfolgt automatisch.
Für diese automatische Verbuchung werden die Verrechnungskonten von Mandant an Mandant angelegt.

Die Verrechnungskonten müssen in beiden Mandanten definiert sein.

Hierarchien

Eine Hierarchie kann als Ebene einer Pyramide veranschaulicht werden. Die Pyramide stellt eine Hierarchiestufe (Abbildung verschiedener Unternehmensbereiche) dar. Pro Hierarchiestufe können maximal neun Hierarchien hinterlegt werden.
Beispiel:
Darstellung der Hierarchie

BE: Betriebsergebnis (höchste Verdichtungsebene)
Es ist nicht erforderlich, alle neun Ebenen anzulegen.
Nun kann jeder definierten Ebene eine entsprechende Bezeichnung zugeordnet werden. Dies erfolgt mit dem Programm "Hierarchiebezeichnungen verwalten".

Das folgende Beispiel soll die Hierarchiestufe 1 abbilden. Es ist vorgesehen, die Kostenstellen entsprechend den unten aufgeführten klassischen organisatorischen Merkmalen zu verdichten:

• Verwaltung
• Vertrieb
• Produktion
• Verkauf

Als Spitze der Pyramide wird das Betriebsergebnis und als zweithöchste Ebene die Unterscheidung in Verwaltung, Vertrieb, Produktion und Verkauf herangezogen.
Die dritte Ebene beginnt mit der Differenzierung innerhalb der zweiten Ebene, wie z.B. Aufsplittung der Verwaltungskostenstellen in Rechnungswesen, Organisation und Datenverarbeitung.
In der vierten Ebene wird dann diese Struktur nochmals differenziert, so dass beispielsweise die Ebene Verwaltung / Rechnungswesen nochmals in Buchhaltung / Kostenrechnung / Mahnwesen aufgesplittet wird.
Die Abbildung stellt die gewählte Hierarchie dar:

Nähere Informationen sind im Verfahrenshandbuch "Reporting" angegeben.

Auslandszahlungsaufträge (Z1)

Zur rationellen Abwicklung von Zahlungsaufträgen im Außenwirtschaftsverkehr können den Personenkonten alle Merkmale für die Z1 zugeordnet werden. Aufgrund dieser Merkmale ist es möglich, Z1-Formulare maschinell zu erstellen.
Für einen Kreditor kann je Währung eine Z1-Definition erfolgen. Buchungen in dieser Währung werden über diese Z1-Definition reguliert. Bankverbindungen für Z1 können im Geschäftspartnerexplorer hinterlegt werden und im Personenkontenstamm unter dem Zahlweg Z1 zugeordnet werden.
Die Z1 wird analog zu Schecks oder Inlandsüberweisungen behandelt. Im maschinellen Zahlungsausgang werden die Z1 auf Konten für umlaufende Zahlungsträger gebucht. Die Bank wird erst nach Belastung mit der Z1 gebucht (Umbuchung des Postens vom Z1-Konto). Bei dieser Umbuchung werden auch Kursdifferenzen ermittelt und gebucht, falls in Fremdwährung gezahlt wurde.
Lieferantenverbindlichkeiten werden sofort ausgeglichen.
Für Auslandszahlungsaufträge kann ein Datenträgeraustausch abgerufen werden.

Brieftexte verwalten

Mit diesem Programm können zu den jeweiligen Textschlüsseln bis zu 15 Zeilen Text erfasst werden. Es können diejenigen Textschlüssel verwendet werden, die in der Tabelle FRDTSC hinterlegt sind.
Zur Dokumentation von Buchungsdifferenzen können im Buchungsprogramm Differenzenbriefe ausgelöst werden. Diese Differenzenbriefe sind an das Personenkonto (Kunde) adressiert und weisen den Regulierungsvorgang sowie die entstandene Differenz aus.
Der Brief wird ausgelöst, wenn eine Restbuchung mit einem Textschlüssel versehen wird und zu diesem Textschlüssel ein Brieftext gespeichert ist.
Beispiel:
Kunde 4711000
Rechnung Nr. 3, EUR 1000,--
Rechnungsdatum 02.05.09
fällig nach 30 Tagen mit 2% Skonto oder 60 Tage netto ab Rechnungsdatum.
Die Zahlung erfolgt am 20.06.09 unter Abzug von 2% Skonto. Der Skonto-Abzug wird nicht anerkannt.
Es wird ein Restposten mit Textschlüssel "Überschreitung Skontofrist" gebildet.
Brief:
Kundenadresse

Über die Textschlüssel können Briefe mit unterschiedlichen Texten (Vorgängen) ausgelöst werden. Die Briefe werden beim Buchen mit dem Programm FB20812R gedruckt.

Brieftexte drucken

Die Liste der angelegten Brieftexte wird entsprechend den ausgewählten Kriterien gedruckt.
Nähere Informationen zu dem Kapitel "Briefe" ist innerhalb der Debitorenbuchhaltung unter dem Abschnitt "Behandlung von Zahlungsdifferenzen" beschrieben.

Kontenzuordnungen

Kontenzuordnungen sind eine Funktion des Berichtswesens. Buchhaltungsbezogene Berichte wie Bilanz, GuV, Bankenstatus werden mit dem Reporting erstellt.
Zu diesem Zweck werden den Konten unterschiedliche Berichtszeilengliederungen zugeordnet.
Die Zuordnung ist definiert durch Definition einer Kontenzuordnung und die Hinterlegung der Zeilen-Code für Soll- und Haben-Salden. Über diese Zeilen werden den jeweiligen Berichten die gebuchten Werte zugeordnet.
Weitere Erläuterungen enthält das Reporting-Handbuch.

Abzugsarten je Personenkonto

Für jedes Personenkonto können im Personenkontenstamm (Programm "Personenkonten verwalten") verschiedene Abzugsarten (z.B. Skonti, Boni, Delkredere usw.) hinterlegt werden.
Die gültigen Abzugsschlüssel sind in der Tabelle FRDAZA hinterlegt. Bei den hinterlegten Abzugsschlüssel ist anzugeben, mit welchem Textschlüssel die Buchung erfolgen soll, ob und wie mit Prozentstaffeln gearbeitet wird und auf welches Sachkonto (in Abhängigkeit des Steuerschlüssels) die Buchung erfolgen soll.
Im Personenkonto wird über das Kontextmenü „Abzugsarten erfassen" je Personenkonto Abzugsarten erfasst. Für jeden Abzug ist ein Standardprozentsatz zu hinterlegen, der als Unterlassungswert bei Abzugsbuchungen herangezogen wird.
Ist beim Abzug hinterlegt, dass der rechnerisch ermittelte Abzugsbetrag geändert werden kann, kann außerdem neben dem Standardprozentsatz eine zulässige Abweichung in Hauswährung bzw. eine zulässige Abweichung in % angegeben werden.
Es können bereits hier Angaben zur Zusatzkontierung für die Abzugsbuchung hinterlegt werden, die dann je nach Berechtigung des Sachbearbeiters (gesteuert über das Feld "Abzugsbuchung") im Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" überschrieben werden können.
 

Zinsstaffel

Die Buchhaltung bietet die Möglichkeit, Konten (Personen- und Sachkonten) saldengerecht zu verzinsen. Es wird, ausgehend von einem Anfangssaldo, jede Bewegung ab dem Buchungsdatum mit dem Zinssatz für Soll- oder Habenzinsen verzinst. Die Berechnung der Zinsen kann für jedes Konto als Liste abgerufen werden
Die Zinssätze sind in einer Zinsstaffel gespeichert. Es können nur Zinsstaffeln bearbeitet werden, deren Index und Bezeichnung in Tabelle FRDZIN erfasst sind.
Folgende Werte können eingegeben werden:

Die Berechnung der Zinsen erfolgt mit dem Programm FZ50100R.

Journalaufzeichnung Stammdatenänderung

Die Dateien laufen in der Regel unter Transaktionssteuerung (COMMIT), aber im Journal aufgezeichnet werden nur solche, die im OP10500R aktiviert sind. Die Aufzeichnung wird durch die Dateimetadaten gesteuert und kann nicht übersteuert werden.
Die Journaleinträge werden dann beim Umhängen des Journals im OP10500R in die Historiendateien übernommen, wenn

• es die Geschäftslogik erfordert (wird über die Dateimetadaten gesteuert), oder
• die FRDHST es verlangt

Die Anzeige der Historiendateien ist über das Kontextmenü "Archivdatei anzeigen" im OP10500R möglich. Aus dem Anzeigeprogramm ist über die Standardfunktionalitäten Druck, Excel- und Wordausgabe möglich.