Es ist möglich für innerbetriebliche Aufträge Rechnungen zu erstellen. Dabei kann es sich um Aufwands- oder Pauschalrechnungen handeln. Ferner ist es möglich, wenn der Rechnungsempfänger als Firma in oxaion angelegt ist, die Eingangsrechnung ebenfalls zu buchen.
Rechnungen müssen immer einen Bezug zu einem bestimmten Auftrag haben. Es lassen sich jedoch mehrere Rechnungen zu einem Auftrag erstellen. Bei Aufwandsrechnungen wird die Rechnung aus den auf den Auftrag erfolgten Buchungen generiert, bei Pauschalrechnungen werden die Positionen mit den Pauschalbeträgen in der Rechnung erfasst. 

Die Voraussetzungen für die Rechnungsschreibung sind in diesem Abschnitt beschrieben.

Auftragsart

Damit Rechnungen erstellt werden können, muss dies in der Auftragsart zugelassen werden.

Außerdem gibt es zwei Laschen mit Parametern zur Fakturierung. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Defaultwerte.

Defaultwerte für die Anlage des Auftrags:

• Steuerschlüssel
• Erlöskonto
• Personenkonto
• Kostenstelle
• Kostenträger
• Zuschläge
• Zahlungsbedingung
• Preisliste

Defaultwerte für die Anlage der Rechnung:

• Buchungskreis
• Selektionsarten
• Rechnungsart

Das Kennzeichen "Rechnungsart änderbar" gibt an, ob die Rechnungsart (Pauschalrechnung oder Aufwandsrechnung) bei den einzelnen Rechnungen geändert werden darf.

Auftrag

Auf den Laschen "Fakturierung 1" und "Fakturierung 2" sind die Angaben für die Rechnungen zu pflegen:

• Steuerschlüssel
• Erlöskonto
• Personenkonto
• Kostenstelle
• Kostenträger
• Zuschläge
• Preisliste

Steuerschlüssel und Erlöskonto müssen hier eingetragen werden, damit eine Rechnung erstellt werden kann. Sie können in der erstellten Rechnung je Rechnungsposition geändert werden.
Kostenstelle und Kostenträger, die hier angegeben werden, werden bei der Rechnung als Zusatzkontierung mitgegeben. Die Angabe kann nur an dieser Stelle erfolgen.
Das Personenkonto für die Rechnung kann hier eingetragen werden (es muss hier eingetragen werden, wenn die automatische Rechnungserstellung genutzt wird), es kann jedoch auch beim Erstellen der Rechnung angegeben werden.
Die Zuschläge werden bei der Rechnungserstellung auf die ermittelten externen Preise gerechnet.
Die Preisliste wird für die Ermittlung der externen Materialkosten verwendet.
Bei der Zahlungsbedingung handelt es sich um einen Defaultwert für die Rechnung.

Externe Preise (bei Aufwandsrechnungen)

Bei der Übernahme in die BIA werden die externen Preise ermittelt.

Material

Mit der Preisliste aus dem Auftrag, dem Personenkonto, der Teilenummer, der Menge und dem Buchungsdatum wird die Preisfindung aufgerufen. Damit diese erfolgreich durchgeführt werden kann, muss für die Anwendung "BIA" ein Verfahren für Preise definiert werden.
Falls kein externer Preis ermittelt werden kann, wird der interne Preis (dabei dürfte es sich im Allgemeinen um den Durchschnittspreis handeln) in den externen Preis übernommen.

Fremdleistungen

Bei Fremdleistungen gibt es keinen externen Preis – es werden die Werte der Buchung übernommen.

Lohn

Externe Preise für die Lohnstunden können auf verschiedenen Ebenen angegeben werden:

• im Personalstamm
• in der Lohnart
• auf der leistende Kostenstelle

Wenn an keiner dieser Stellen ein externer Preis gefunden wird, wird der interne Preis herangezogen.

Fuhrpark

Die Ermittlung des Preises erfolgt analog der Ermittlung beim Lohn.
Auf die so ermittelten externen Beträge wird bei der Rechnungserstellung noch der im Auftrag angegebene Zuschlag gerechnet.

Steuerungen für Rechnungsdruck (Aufwandsrechnung)

Durch die Selektionsart wird gesteuert wie die auf dem Auftrag aufgelaufenen Kosten in der Rechnung dargestellt werden. Neben dem Druck aller einzelnen Positionen oder einer Zusammenfassung je Kostenartengruppe ist dabei auch die Zusammenfassung nach verschiedenen Kriterien möglich, z.B. lassen sich Lohnpositionen nach Tagen oder nach Personalnummern zusammenfassen, Fremdleistungspositionen nach dem externen Lieferanten.

Steuerungen für Rechnungsdruck in VRLB24 (Vorlaufdaten für Rechnungserstellung BIA)

Über diese Tabelle lässt sich der Druck der Steuernummer oder der Steuernummer des Organträgers auf der Rechnung steuern. Beim Druck des Textes zur Zahlungsbedingung kann gesteuert werden, ob nur die Texte aus der Zahlungsbedingung oder zusätzlich die errechnete Nettofälligkeit gedruckt wird. Außerdem sind in der Tabelle Einstellungen zum Stornieren der Rechnung anzugeben.

Restriktionen

Die folgenden Funktionen stehen für eine Rechnungsstellung nicht zur Verfügung.

• Es sind keine Fremdwährungen möglich, BIA-Rechnungen werden immer in Hauswährung erstellt.
• Es erfolgt keine Prüfung der UIDN bei der Rechnungsstellung für die Prüfung auf Steuerfreiheit im Rahmen einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder Leistung
• Split Payment (Landesversion Polen) wird nicht berücksichtigt.
• Ausgabe der BIA-Rechnung als XRechnung
• Ausgabe der BIA-Rechnung als INVOICE im EDI-Prozess
• Rechnungen können derzeit nicht per E-Mail versendet werden
• Für BIA-Rechnungen können keine Archivierungsdaten hinterlegt werden (Jobabläufe (OP20010))
• Die Rechnungen werden nicht in der Übersicht der Ausgangsrechnungen (Ausgangsrechnungen (US23890)) angezeigt
• Für BIA-Rechnungen ist keine Druckvorschau möglich, hierfür kann eine sog. "Testrechnung" erstellt werden.