Voraussetzungen Personenkonto
Es muss überprüft werden, ob die Personenkontenarten für eine Anzahlungsabwicklung korrekt eingestellt sind. Dazu sind folgende Angaben erforderlich:
Es muss eine Personenkontenart vorhanden sein, die auf der Lasche ‚Art und Verrechnungskonten' den Typ ‚3' ausweist.
Beispiel:
Hier müssen bei
„Kontenart 1" eine Kontenart für Eingang einer Anzahlung in der Buchhaltung
„Kontenart 2" eine Kontenart für die Buchung der Anzahlungsanforderung
angegeben werden.
Bei der Kontenart für Anzahlungsanforderungen ist das Verrechnungskonto anzugeben, auf das in der Finanzbuchhaltung die Anforderung gebucht wird.
Beispiel:
Ebenso ist für die Erhaltene Anzahlung das Verrechnungskonto anzugeben.
Beispiel:
Eine Anzahlungsanforderung kann nur für solche Aufträge erfasst werden, für die ein Debitor hinterlegt wurde, der Anzahlungen zulässt (Kontenart vom Typ ‚3' – wie oben beschrieben).
Dazu auf der Lasche ‚Debitor Auftragsanschrift' im Auftrag, für den die Anzahlung erfasst werden soll, überprüfen, ob die Personenkontenart korrekt ist.
Erfassen der Anzahlungsanforderung
Eine Anzahlungsanforderung wird über einen bestehenden Auftrag im Service-Auftrags-Explorer erfasst, indem man mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Auftrag klickt und anschließend aus dem Kontextmenü, Menüpunkt „Referenzbelege" ‚Anzahlung erfassen' auswählt.
Dann erscheint die Lasche zum Erfassen der Basisinformationen. Der Serviceauftrag, für den die Anzahlung erfasst werden soll, ist automatissch übernommen worden.
Die Anzahlungsanforderung wird immer mit Kontenart 'Anzahlungsanforderung' für den Kunden erfasst. Ist dieses Konto nicht vorhanden, wird es automatisch angelegt.
Die Auftragsnummer, für den die Anzahlungsanforderungen erfasst wird, wird übernommen und in der Lasche ‚Berechnungsvorgaben' angezeigt.
Eingabe und Änderung des Anzahlungsbetrages erfolgt durch Erfassen einer Dienstleistungsposition. Idealerweise sollte als Artikel ein neuer Pseudoartikel (mit Bezeichnung ‚Anzahlung') angelegt werden oder es wird ein Artikel aus dem Auftrag benutzt, für den die Anzahlungsanforderung erstellt wird. Die Menge des „Artikels" wird automatisch mit 1 belegt.
Auf der Lasche „Rechnungsdaten …" erfolgt die Eingabe des Anzahlungsbetrages im Feld ‚Bruttowert gesamt'. Dieser Wert wird automatisch ins Feld ‚nächster Bruttowert' übertragen.
Beispiel:
Der Betrag wird immer ohne Mehrwertsteuer eingegeben; das Rechnungsdruckprogramm und das Übergabeprogramm für die Buchungen in die Finanzbuchhaltung ermitteln automatisch zusätzlich den richtigen Mehrwertsteuerbetrag, der dann auf der Anzahlungsanforderung ausgewiesen wird. Nach Erfassen der Dienstleistungsposition wird automatisch ein Belegkopf erstellt, der zur Rechnungserstellung benötigt wird. Dieser Beleg ist ggf. erst zu löschen, falls die Anzahlungsposition gelöscht werden soll.
Drucken der Anzahlungsanforderung
Die Anzahlungsanforderung kann gedruckt werden, wenn der Auftrag auf den Status ‚frei zur Fakturierung' gesetzt wurde.
Über den Druckabruf für Rechnungen wird bei Eingabe der Auftragsnummer die Anzahlungsanforderung gedruckt.
Zur Differenzierung von ‚Anzahlungen' und ‚Stornierungen' kann über die Tabelle FRD BTX gesteuert werden, welche Bezeichnung auf der Rechnung gedruckt wird. Der Eintrag in dieser Tabelle setzt sich wie folgt zusammen:
- Name des Druckprogramms: SA24101R (fix)
- Nummernkreiskennzeichen der Anzahlungsanforderung, z.B. ‚Z'
Für die Stornierung wird zusätzlich das ‚S' (fix) angefügt.
Beispiel:
- SA24101RZ Anzahlungsrechnung
- SA24101RZS Stornierung Anzahlung
Stornieren der Anzahlungsanforderung
Anzahlungsanforderung bereits in FIBU übergeben
Ist die Anzahlungsanforderung bereits in die Finanzbuchhaltung übergeben worden, so kann sie nachträglich nicht mehr geändert werden.
Bei dem Versuch, die bereits in die Finanzbuchhaltung übergebene Anzahlungsanforderung zu ändern, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Zur Korrektur der alten Anzahlungsanforderung kann nur eine neue Anzahlungsanforderung mit dem entsprechenden Buchungstext erfasst werden. Die zu verwendenden Buchungstexte bewirken die Stornierung der Anzahlungsanforderung.
Beispiel:
- Buchungstext 76 - Storno Anzahlungsanforderung für Änderung der alten, mit „75" erfassten Anzahlung
- Buchungstext 75 - Anzahlungsanforderung für Änderung der alten, mit „76" erfassten Anzahlungsanforderung
Beispiel Stornierung:
Bei der Erfassung der Korrektur-Anzahlungsanforderung referenzieren Sie die Anzahlungsanforderung wiederum auf den Auftrag.
Eine Referenzierung auf die ursprüngliche, fehlerhafte Anzahlungsanforderung ist nicht vorgesehen, da diese auftragsbezogen verarbeitet werden.
Anzahlungsanforderung noch nicht in FIBU übergeben
Eine noch nicht in die Finanzbuchhaltung übergebene Anzahlungsanforderung kann nachträglich noch geändert werden.
Je nachdem, ob schon eine Rechnung erstellt wurde, ist wie folgt vorzugehen:
Rechnung noch nicht gedruckt
Wurde noch keine Rechnung gedruckt, kann die Dienstleistungsposition direkt geändert werden oder der automatisch angelegte Technikerbeleg und die Dienstleistungsposition werden gelöscht und die Dienstleistungsposition wird dann neu erfasst.
Rechnung bereits gedruckt:
Ist bereits eine Rechnung gedruckt worden, so ist der Auftrag auf Status ‚25' (frei zur Nachbearbeitung) zu ändern. Danach kann die Dienstleistungsposition geändert werden. Anschließend ist der Auftragsstatus wieder auf ‚20'(frei zur Fakturierung) zu setzen.
Bevor die Rechnung erneut mit dem neuen Betrag gedruckt werden kann, muss der ‚Nachbearbeitungsstatus' für die Rechnung aufgehoben werden. Dazu das Programm ‚Rechnung sperren/entsperren' (SA24200R) aufrufen und die entsprechende Rechnung (ggf. über Selektion ‚wg. Nachbearbeitung gesperrt') auswählen und entsperren.
Nach dem Entsperren der Rechnung kann diese erneut im Originaldruck angefordert werden.
Löschen der Anzahlungsanforderung bzw. des Stornos
Ein Löschen der Anzahlungsanforderung ist in der Auftragsverwaltung im Auftrags-Explorer möglich, indem man mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Anzahlungsanforderung klickt und anschließend ‚Auftrag löschen' auswählt.
Dies ist jedoch nur zulässig, wenn für diese Anzahlungsanforderung noch keine Rechnung erstellt d.h. gedruckt wurde bzw. die Anzahlungsanforderung noch nicht in die Finanzbuchhaltung übergeben wurde.
Liegt bereits eine Rechnung vor, die noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde, so kann die Rechnung zwar nicht gelöscht werden, aber es ist möglich, die Dienstleistungsposition auf den Betrag „Null" zu ändern und die Rechnung dann nochmals zu erstellen (s. vorheriger Abschnitt).
Ist die Anzahlungsanforderung bereits in die Finanzbuchhaltung übergeben worden, erfassen Sie eine neue Anzahlungsanforderung mit dem für die Stornierung benötigtem Buchungstext (s. vorheriger Abschnitt zum Stornieren der Anzahlungsanforderung)
Übergabe der Anzahlungsanforderungen in die FIBU (SA50300R)
Im Rahmen der Übergabe der Rechnungen in die Finanzbuchhaltung werden die Anzahlungsanforderungen ebenso wie die Rechnungen in die FIBU übergeben.
Für die Finanzbuchhaltung werden dabei folgende Buchungen ausgegeben:
- Personenkonto Kunde mit Kontenart Anzahlungsanforderungen mit Nettobetrag Anzahlungsanforderung einschl. Mehrwertsteuer
- Gegenkonto Anzahlungsforderungen Nettobetrag
Dieses Konto wird in der FIBU hinterlegt und wird automatisch vom Übergabeprogramm ermittelt.
Beispiel:
Eine Anzahlungsanforderung über netto 750,-- mit einem Steuersatz = 19 % wird für die Finanzbuchhaltung wie folgt generiert:
Anzahlung des Kunden
Die Schnittstellenbuchungen aus der Übergabe der Rechnungen aus dem Modul Service in die Finanzbuchhaltung bewirken in der FIBU einen OP für das jeweilige Personenkonto mit der Kontenart Anzahlungsanforderungen.
Die Erfassung des Zahlungseinganges erfolgt entweder über Maschinellen Bankeinzug oder das Programm Buchen Geldverkehr.
Der Zahlungseingang erfolgt auf die Kontenart "erhaltene Anzahlungsanforderungen" und löst die Erstellung eines OPs auf der Kontenart "Erhaltene Anzahlungen " aus. Die zugehörige Kontenart für die Erstellung des OPs wird über die Buchungstabelle (Verwaltungsprogramm Personenkontenarten verwalten) ermittelt.
Über die Auftragsnummer, die sowohl in den Buchungen aus der Rechnungsübergabe als auch aus der Anzahlungsübergabe vorhanden sind, wird die Referenz zwischen den Buchungen gebildet und der vom Kunden noch zu zahlende Betrag als OP ermittelt.
Die Auflösung der OPs erfolgt durch Zahlung des ausstehenden Betrages durch den Kunden.
Fakturierung des Ursprungsauftrages
Die Fakturierung des Ursprungsauftrages und ��bergabe an das Rechnungswesen erfolgt lt. bekanntem Ablauf.
Damit der Kunde erkennen kann, welche Anzahlungen bereits getätigt wurden, wird in der Rechnung für den fakturierten Ursprungsauftrag die Summe aller erhaltenen Anzahlungen (Lt. FIBU-Konten) ausgewiesen und verrechnet.
Dabei werden für den Kunden nur solche Anzahlungen berücksichtigt, für die zum Zeitpunkt des Rechnungsdrucks bereits ein Zahlungseingang gebucht wurde.
Buchen der Endrechnung und Verrechnung mit gebuchten Anzahlungen des Kunden
Die Schnittstellenbuchung aus dem Modul Service wird als Rechnung übernommen.
Über die Referenz der Auftragsnummer (Bestandteil der jeweiligen Buchungen) wird die Umbuchung der erhaltenen Anzahlungen von der Kontenart 'Erhaltene Anzahlungen' auf das Forderungskonto ausgeführt.
Die für die Kontenart 'Erhaltene Anzahlungen' benötigte neue Kontenart wird über die Buchungstabelle ermittelt.
Die Umbuchung der 'Erhaltenen Anzahlungen' auf Kontenart 'Forderungen' löst zurzeit keinen automatischen OP-Ausgleich aus.
Wichtige Hinweise
Löschen des Auftrages
Ein erfasster Auftrag kann ohne Stornierung der zugehörigen Anzahlungsanforderung nicht gelöscht werden; bei dem Versuch, den Auftrag zu löschen, erhalten Sie einen Hinweis.
Verfahren ohne Anzahlungsanforderungen
Soll ohne Anzahlungsanforderungen im Service gearbeitet werden, so sind die A-Konto-Buchungen im Modul Finanzbuchhaltung auf die Kontenart "Erhaltene Anzahlungen" zu buchen.