Damit Serviceaufgaben wahrgenommen werden können, sind einige Basisdaten anzulegen. Dazu können zählen Adressen, Personenkonten, Kundenstammdaten, Artikel und Seriennummern – um nur einige zu nennen. Nachfolgend werden die notwendigen Basisdaten und Geschäftsprozesse beschrieben. 

Der Umfang dieser Basisdaten ist abhängig vom Geschäftsprozess. Werden Anfragen im Service entgegen genommen, so genügt z.B. die Existenz einer Adresse und evtl. der Teilestamm. 

Da oxaion ein integriertes System ist, können bereits existierende Datenbereiche wie Zahlungsbedingungen, Sachkonten, Währungsstamm, Kostenstellen, Geschäftsbereichsdefinitionen mit verwendet werden. Übergreifende Daten, die auch von anderen Unternehmensbereichen verwendet werden können, werden in einem späteren Abschnitt kurz dargestellt. Hier sei auf die jeweils vorhandenen ausführlichen Dokumentationen hingewiesen.

Stamm- und Basisdaten

Die Stammsätze enthalten sowohl steuernde als auch nur informative Datenfelder. Steuernde Datenfelder beeinflussen in modulspezifischen Programmen Ablauffunktionen. Informative Datenfelder halten Vereinbarungen fest oder dienen zur Information des einzelnen Sachbearbeiters. 

Die im Stammsatz hinterlegten Daten dienen als Unterlassungswerte für die Dialog- und Stapelprogramme und können im Einzelfall, z.B. bei der Auftragsfassung, nochmals überschrieben werden. 

Eine Überschreibung der aus dem Stammsatz geholten Vorschlagswerte ändert grundsätzlich nicht den Stammsatz, sondern nur die daraus resultierenden Bewegungsdaten, für die die Änderung vorgenommen wird.

Beim Löschen wird der Stammsatz nur entsprechend gekennzeichnet. Die physische Entfernung erfolgt über einen Reorganisationslauf im Stapel und auch nur dann, wenn keine Bewegungsdaten mehr für den Stammsatz vorhanden sind.

Geschäftspartnerdaten

Geschäftspartnerdaten in oxaion sind als eine individuelle Zusammenstellung von Informationsbereichen zu sehen. Durch die Bereitstellung verschiedener Funktionen und Werkzeuge lassen sich die Informationen strukturieren (z.B. DnD-Explorer, Explorer-Menü, Kontextmenü) und gezielt den Benutzern in die persönliche Arbeitsoberfläche einbinden. Jedes Unternehmen kann den Umfang des eigenen Kundeninformationssystems selbst bestimmen. 

Der Einstieg in das Kundeninformationssystem erfolgt üblicherweise über den Geschäftspartner-Explorer. Hier wird eine Auflistung von Adressen mit der Möglichkeit der Verzweigung in weitere Strukturen ermöglicht.

Der Benutzer kann schnell über Matchcode oder direkt über die Adressnummer (entspricht der Kundennummer) die Suche starten. Das Setzen eines Filters ist möglich. So lassen sich alle Adressen eines Landes und Postleitzahlgebietes im oxaion-Explorer darstellen. Es werden alle „Kunden" gezeigt, die für den Benutzer zugelassen sind. Hier wird die Berechtigungsprüfung auf Adresse bereits im Anzeigemodus wirksam. 

Mit der Nutzung des Geschäftspartner-Explorers erfolgt nach der Adressauswahl die Auflistung der Knoten, für die Daten vorhanden sind. Wird zum Beispiel der Knoten Ansprechpartner oder SAS-Kunde (also Service-Kunde) gezeigt, so wurden auch entsprechende Daten gefunden.

Beim Erfassen der Adressdaten werden auch die Informationen eingegeben, die zur Auffindung einer Adresse führen, wie 'Matchcode-Feld', 'Ort', 'Postleitzahl' usw.. Bei den Adressdaten wird auch die ab 1993 neu eingeführte Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt. Das bei der Adresse hinterlegte Länderkennzeichen steuert über den Länderstamm die postalische Aufbereitung der Adresse.

Ein Adressstamm kann von mehreren Mandanten gemeinsam benutzt werden. Der Anwender legt dies im Firmenstammsatz über die Angabe der Adressfirma fest.

Service-Kundenstamm

Als Ergänzung zum Personenkontenstamm und Adressstamm sowie dem Verkaufs-Kundenstamm gibt es im Service-Management-System den Service-Kundenstamm.

Ein Kunde kann nur im Kundenstamm angelegt werden, wenn für ihn bereits eine Adresse und ein Personenkontenstamm angelegt wurde. Der Kundenstamm des Verkaufs und des Service sind miteinander verbunden.

Die Kundennummer entspricht der Adressnummer bzw. der Personenkontonummer.

Der Service-Kundenstamm beinhaltet servicespezifische Angaben. Ein Kundenstammsatz ist Voraussetzung zur Erfassung eines Vertrages oder Auftrages.

Die im Kundenstamm angegebenen Werte unterteilen sich in steuernde und informative Angaben, die in vielen Fällen in andere Dateien weitergegeben werden.

Die Kundenstammverwaltung ist in die Erfassung/Verwaltung von Pflicht- und Kann-Feldern unterteilt.

Darüber hinaus erfolgt die Bearbeitung nach Gruppen von zusammengehörenden Informationen.

Informationsgruppen

• Auftrags-/Rechnungsbedingungen
• Preislisten für Dienstleistungsanteil
• Preislisten für Ersatzteilanteil
• Preislisten für Ersatzteile
• Preisliste für Mietgeräte
• Zahlungsbedingungen
• Frachtangaben
• Vertreter-/Gebietsangaben
• Zugehörigkeiten
• Abweichende Adressen
• Stammsatzhistorie
• Zusatzkriterien

Die wichtigsten Felder dieser Informationsgruppen werden im Handbuch „Kundenstammverwaltung im Service" beschrieben.

Ansprechpartner

Ergänzend zu den Adressdaten können bei einem Kunden Ansprechpartner mit z.B. folgenden Informationen hinterlegt werden:

• Nachname
• Vorname
• Anrede
• Funktion
• Durchwahlnummer
• Informationen zur Abteilung und zum Sekretariat
• Private Rufnummern und Büroadresse
• E-Mailadresse
• Kennzeichen Prospekt, Weihnachtskarte etc.
• Private Anschrift

Innerhalb des Vertrag oder Auftrags kann ein Ansprechpartner zugeordnet werden.
Die Eingabe der Ansprechpartnerdaten kann über direkten Menüaufruf erfolgen oder direkt aus der Adress-, Personenkonten- oder Kundenerfassung.

Abweichende Adressen

Zu jeder Anschrift und somit zu jedem Personenkonto können beliebig viele abweichende Anschriften hinterlegt werden. Diese Anschriften können innerhalb der Service-Anwendungen als abweichende Auftrags-, Liefer- oder Rechnungsadressen sowie als Einbau- bzw. Leistungsadresse verwendet werden. 

Eine Hinterlegung ist direkt aus dem Menü, aus der Stammdatenerfassung des Kundenstammes oder auch aus der Auftragserfassung möglich.

Zu jeder abweichenden Anschrift gehört als Zugriffsweg die Adress-/Personenkontennummer, zu der diese hinterlegt wird. Die eigentliche abweichende Anschrift hat nur noch eine fünfstellige Nummer, die ersten beiden Stellen sind mit 'XX' gekennzeichnet (Hinweis abweichende Adressnummer).

Teilestamm

Der Teilestamm ist ein wichtiger Bestandteil der Materialwirtschaft innerhalb von oxaion.

Im Bereich Service werden Teilestämme üblicherweise für Ersatzteile und Ersatzteilstücklisten, Mietgeräte und Dienstleistungsdefinitionen (z.B. Vertrag) eingesetzt. 

Innerhalb der Teilestammverwaltung lassen sich Freigabekennzeichen setzen, die eine Zulassung oder Sperre für den Service ermöglichen. So werden z.B. im Falle einer Vermietung nicht alle Datensätze bei einer Selektion angezeigt, sondern nur diejenigen, die für die Nutzung im Vertrag zugelassen sind.

Vorhandene Teilestammsätze können gelöscht oder für vorübergehende Zeit inaktiviert werden. Wird ein Teilestammsatz zum Löschen gekennzeichnet, erhält der Sachbearbeiter einen Hinweis, wenn noch Bestände oder kumulierte Bewegungssummen vorhanden sind. Eine physische Entfernung des Stammsatzes erfolgt jedoch erst dann, wenn keine Bestände mehr vorhanden sind. 

Die Zugriffsmöglichkeiten auf den Teilestamm sind vielseitig. Es kann z.B. über Materialnummer, Identifikationsnummer, Matchcode-Begriff, Zeichnungsnummer, Sachmerkmale, Abmessung, EAN-Nummer und Kunden- oder Lieferantenteilenummer oder Stichwortsuche zugegriffen werden. 

Jeder Teilestammsatz kann mit einem internen und externen Text sowie beliebig langen Texten beschrieben werden. 

Diese externe Bezeichnung kann in beliebigen Sprachen zusätzlich hinterlegt werden. Vorhandene Fremdsprachentexte werden auf externen Belegen gedruckt, wenn der Beleg in einer Fremdsprache gewählt wurde. 

Über diese Standardbezeichnung hinaus besteht die Möglichkeit, pro Anwendungsgebiet mehrsprachig Zusatztexte zu hinterlegen. Es sind Texte mit unterschiedlicher Textkennzeichnung möglich. Über das Textkennzeichen wird festgelegt, wo Texte gedruckt oder angezeigt werden sollen, z.B.:

• Interner Text für interne Belege u. Belegkopien
• Externer Text für Belegdruck
• Karteikarten zur Anzeige bei Dialogprogrammen als Hinweis für den Sachbearbeiter

In diesem Handbuch sind nur die für den Service wichtigen Bereiche beschrieben. 

Teilegruppen
Damit die Neuanlage von Teilestämmen vereinfacht werden kann, lassen sich über die Definition von Teilegruppen Unterlassungswerte definieren. Teilegruppen haben somit folgende Funktionen:

• Unterlassungswerte bei Anlage von Teilestämmen
• Steuerparameter für Plausibilitätsprüfungen innerhalb der Teilestammverwaltung
• Definition von Sachmerkmalen

Da die Teilegruppe bei der Anlage eines Teiles ein Pflichtfeld ist, muss der Teilegruppenstamm vor dem Teilestamm gepflegt werden. 

Wichtige Datenfelder für den Service
Bestandsführung J/N steuert, ob Teile im Lager geführt werden, bei Ersatzteilen im Serviceauftrag wird dieses Kennzeichen für die Materialbuchung geprüft, das Kennzeichen Verbrauchsmaterial führt im Service zu einer getrennten Preiszuordnung.
Kennzeichen 'Seriennummernpflichtig' ist tabellengesteuert ( FRDSNP)und erlaubt es, ein Teil auf unterschiedliche Arten als seriennummernpflichtig zu kennzeichnen

• keine Seriennummer erlaubt ist
• eine Seriennummer ohne Charge anzugeben ist
• eine Seriennummer und eine Charge anzugeben sind
• die Seriennummer der Chargennummer entsprechen muss
• vereinfachter Nachweis der Seriennummer

Wird ein Teil als seriennummernpflichtig gekennzeichnet, muss ein 'Seriennummernschlüssel' angegeben werden.

Dem Seriennummernschlüssel (FRDSNS) ist eine Aufbereitungsschablone für die Eingabe/Ausgabe der Seriennummer zugeordnet.

Freigabekennzeichen, hier gibt es zwei Kennzeichen speziell für den Bereich SERVICE, die die Verwendung von Artikeln bei der Vertragsverwaltung bzw. der Auftragsbearbeitung, als Dienstleistungsposition und als Ersatzteilposition, steuern.

Alle weiteren Masken bzw. Daten sind vorwiegend für die anderen Anwendungsgebiete von Bedeutung. Die diesbezüglichen Informationen finden sich in den Handbüchern der betreffenden Fachgebiete.

Gerätedaten/Seriennummern

Bei den Gerätedaten handelt es sich um Stammdaten, den Gerätetyp und Konfigurationen in Verbindung mit der Seriennummerndatei, sowie Bewegungsdaten, die Geräteakte.

Der Gerätetyp ist eine Datei, die als Zusatz zum Teilestamm zu sehen ist. Sie enthält Informationen, die als 'Gruppeninformationen' bezeichnet werden können. 

Beim Gerätetyp können z.B. Teilenummern zu Modellreihen zusammengefasst werden.

Im Rahmen der Wartungsverträge und Seriennummern werden Daten aus dem Gerätestamm ermittelt und umgerechnet. Ein Beispiel ist bei Inbetriebnahmeaufträgen, die Ermittlung des Endtermins für den Garantiezeitraum.

Die Geräteakte gibt z.B. Auskunft über Auftragspositionen, die Seriennummernhistorie und Personaleinsätze.

Detailinformationen zum Umgang mit den Gerätedaten können dem Handbuch Gerätedaten im Service entnommen werden.

In die Seriennummerndatei werden Daten zu Seriennummern aus verschiedenen Bereichen zusammengestellt. Die Ausgabe von Daten erfolgt immer dann, wenn ein Teil im Teilestamm als seriennummernpflichtig gekennzeichnet ist.

Die Seriennummernvergabe erfolgt sowohl im Bereich Produktion (für eigengefertigte Teile) als auch im Bereich Einkauf (für Kaufteile). 

Bei Kaufteilen können auch die Seriennummern der Lieferanten gespeichert werden, und gleichzeitig kann festgelegt werden, ob die Fremdseriennummer als eigene Seriennummer übernommen werden soll.

Die Darstellung der Seriennummer kann über eine Seriennummernschablone (FRDSNS) erfolgen.

In der Seriennummer ist es möglich z.B. PC-Verzeichnisse und ausführliche Texte zu hinterlegen.

Es gibt zahlreiche Analysemöglichkeiten, die sich im Umfeld von Seriennummern bewegen. 

Dazu zählen z.B.

• Seriennummern je Kunde bzw. Lieferant
• Eingebaute Ersatzteile je Seriennummer
• Mietvorgänge je Seriennummer
• Servicevorgänge je Seriennummer
• Seriennummernhistorie

Die Dialogprogramme zur Seriennummer bieten in den Auflistungen die Möglichkeit, über die „Logischen Sichten" Felder benutzerspezifisch aufzunehmen. So kann man z.B. auf einen Blick Datum Inbetriebnahme, Garantiebeginn und –ende, Datum der letzten Wartung und Reparatur darstellen. Die selektierten Daten lassen sich als Liste ausgeben oder direkt an EXCEL übertragen. 

Konfigurationen / Objekt
Mehrere Seriennummern lassen sich einer Konfiguration oder einem bestimmten Objekt zuordnen. Ist ein Wartungsauftrag erforderlich, so kann man z.B. alle Seriennummern einer Konfiguration bzw. eines Objektes, direkt in den Auftrag übernehmen. 

Spezifikationsgruppen / Spezifikationsmerkmale
Mit diesen Angaben lassen sich Seriennummern analog den Sachmerkmalen im Teilestamm näher spezifizieren. Die Definition von, bis zu 50 Merkmalen, ist möglich. Ebenso ist es möglich Spezifikationsgruppen zu bilden. 

Personal - / Ressourcenstamm

Personalstämme müssen in oxaion existieren wenn Rückmeldung von

• Daten zur Fertigung
• Technikereinsatzdaten Service
• zur Bearbeitung von Serviceaufträgen
• Rückmeldung von internen Dienstleistungen für Projekte

erfolgen sollen.
Aber auch die Einsatzplanung („Leitstand Personal und Ressourcen") setzt Personal- bzw. Ressourcenstammsätze voraus. Es bietet sich an, die Personalnummern mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm abzustimmen.
Im Service wird oftmals vom „Technikerstamm" gesprochen. In diesem Handbuch wird auf die Besonderheiten für den Service hingewiesen.
Im Service werden Daten zur

• Berechtigung
• Kostenstellenverrechnung
• Serviceorganisation
• Skillgruppe (diese kann im Leitstand zur Selektion genutzt werden)

geführt. 

Die Angaben dazu werden u.a. im Technikerstamm gemacht. Beim Anlegen eines Technikerstamms muss darauf geachtet werden, dass für jede Personalnummer auch ein Sachbearbeiterstamm in der oxaion-Kennwortdatei angelegt sein muss. Der Technikerstamm und die Kennwortdatei korrespondieren über das Sachbearbeiterkennzeichen miteinander. Wurden Benutzeroptionen für den Mitarbeiter gepflegt, so kann dort der Pfad für ein Bild eingetragen werden.

Neben den Technikern können auch anderweitige Ressourcen hinterlegt werden. Anderweitige Ressourcen sind: Geräte, Fahrzeuge und Planungshilfen. Die Zuordnung, ob es sich um einen Mitarbeiter oder eine anderweitige Ressource handelt, wird bei der Erfassung über die Vergabe der Ressourcenart getroffen.

In der Personal-/Ressourcenstammverwaltung kann über das Kontextmenü das Bild aufgerufen werden.

Neben den oben aufgeführten Daten können weitere Informationen zugeordnet werden. 

Dokumentenablage, Nutzung Vorlagen

Zum Personal-/Ressourcenstamm kann eine Ablage für PC-Objekte definiert werden.

Dateien können „von außen" z.B. über den Windows-Explorer in die Ablage „gezogen" werden. Aber auch Vorlagen, die mit Textmarken versehen wurden, können eingesetzt werden. So ist ein „Formular" für Mitarbeitereinweisungen als Muster in oxaion vorhanden. Einige der vorhandenen Daten im Personalstamm werden dann in das Formular eingestellt. Das ausgefüllte Formular gelangt dann in die Ablage. 

Zusatztexte

Für interne Informationen können Zusatztexte zum Personal-/Ressourcenstamm angelegt werden.

Termine zur Wiedervorlage

Werden Weiterbildungsmaßnahmen geplant oder sind wiederkehrende Schulungen erforderlich, so kann für jede Personal- oder Ressourcennummer eine Wiedervorlage eingerichtet werden. Die dort hinterlegten Termine werden im Workflow (Aufgaben, Aufgabencockpit) von oxaion ebenso dargestellt wie bei der Personalnummer direkt.

Fähigkeiten (Skills)

Im Personalstamm kann eine grobe Klassifizierung zur Ausbildung bzw. zum Einsatzgebiet hinterlegt werden. Dies wird im Serviceumfeld oftmals als Skill bezeichnet. 

Sollen diese Qualifikationen detaillierter beschrieben werden, so können bis zu 10 solcher Skills eingetragen werden. Dies erfolgt über das Kontextmenü im Personal-/Ressourcenstamm.

Auch Hinweise zu den Einsatzorten (Land, Postleitzahlgebiet) sind möglich.

Weiterleiten von PC-Objekten aus der Dokumentenablage

Bei Bedarf kann ein PC-Objekt aus der Dokumentenablage auch intern oder extern verteilt werden.

Beim „Versenden via Workflow" wird auf einen Verteiler aus der Kopiervorlage (KUV) zugegriffen.
Weitere wichtige Felder sind

• die Dienststelle
• Geschäftsbereich und Kostenstelle
• Freigabe SAS (Service)
• Personal-Einsatz

Die genannten Felder bilden die Basis für weitere Anwendungen bzw. für Auswertungen im Modul oxaion SAS. 

Preise und Konditionen

Preise und Konditionen werden in oxaion in mehreren Bereichen geführt. Ersatzteilpreislisten können speziell für den Service angelegt werden. Eine Nutzung von Verkaufspreislisten ist möglich. Hierzu ist in den Vorlauftabellen (siehe Technische Einzelheiten im Service Management) ein Eintrag erforderlich.

Bei der Festlegung von Wartungsaufgaben kann z.B. unter der Teilenummer eines Gerätes der Preis für die Wartungsaufgaben hinterlegt werden. Dabei ist eine Unterscheidung in Ersatzteilanteil und Dienstleistungsanteil sinnvoll.

Beim Kopieren besteht zusätzlich die Möglichkeit, die vorhandenen Preise entweder prozentual oder absolut zu erhöhen und dabei das Runden der neuen Preise, bei prozentualer Erhöhung, zu beeinflussen. Das Runden der Preise kann über die Tabelle FRDRND gesteuert werden.

Im Service-Management-System von oxaion besteht die Möglichkeit, an nachfolgenden Stellen Preise zu hinterlegen und auf diese automatisch zuzugreifen:

Preisfindung bei Teilwartungsvertrag

Wird im Wartungsvertrag die Zuordnung zu einer Teilwartung mit Ersatzteil im Auftrag berechnen „J" ausgewählt, so ist in der Wartungsposition die Eingabe einer Preisliste möglich, nach der die Berechnung zu erfolgen hat. Mit der späteren Erfassung der Ersatzteile wird erst mit der Preisliste aus dem Vertrag gesucht und der Preis eingestellt. Nur wenn kein Preis gefunden wurde, ist die Preisliste aus dem SAS-Kundenstamm gültig.

Lohnarten

Häufig sollen die verschiedenen Tätigkeiten wegen der Abrechnung und Datenanalyse sehr detailliert definiert werden. Dies erfolgt in oxaion über Lohnarten.

Die Tätigkeiten unterteilen sich in sog. „allgemeine Dienstleistungen", dazu zählen:

• Gefahrene Kilometer
• Kostenwerte wie Auslösung, Zulagen, …

sowie „Positionsbezogene Dienstleistungen", dazu zählen

• Arbeitszeit
• Montagezeit

Für die Erfassung der Technikerleistungen ist es notwendig, dass die Lohnarten für das Anwendungsgebiet SAS zugelassen sind. 

Sollen die Preise für die Lohnarten in Preislisten hinterlegt werden, dann müssen dafür entsprechende Teilenummern angelegt und bei der Lohnart hinterlegt werden. Interne Preise können sowohl aus der Lohnart, als auch aus dem Technikerstamm gezogen werden. Sie sind an diesen Stellen immer in Hauswährung anzulegen.

Für statistische Auswertungen im Rahmen des Moduls ISM müssen ebenfalls Teilenummern angelegt und bei den Lohnarten hinterlegt werden.

Wartungsvorgaben

Wartungsangaben/Kataloge

Oftmals werden Wartungskataloge geführt, aus denen fallweise Aufgaben entnommen werden können. Solche Wartungskataloge werden z.B. vom Verband für Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) für verschiedene Produktbereiche veröffentlicht. Es können aber auch eigene Kataloge geführt werden.

Wartungs- und Technikangaben sind eine textliche Beschreibung der für ein Gerät oder Produkt notwendigen Aufgaben, die im Rahmen von Wartungen durchzuführen sind. Die Erfassung erfolgt über das Kontextmenü „Wartungs- und Technikangaben". 

Diese Angaben können in einem Wartungskatalog vordefiniert oder manuell hinterlegt werden.

Wartungsmaterial

Neben der Verwaltung von Ersatzteilstücklisten kann für Wartungszwecke auch Wartungsmaterial definiert werden.

Den Wartungsangaben und dem Wartungsmaterial können Wartungsklassifizierungen zugeordnet werden. Dies geschieht beim Gerätetyp, der Geräteakte, dem Wartungsvertrag oder im Wartungsprojekt und können fallweise in einem Wartungsauftrag einkopiert werden.

Zubehör/Betriebsmittel

Bei einigen Dienstleistungsvorgängen (z.B. Wartung/Reparatur eines Klimageräts an einer Hallendecke) sind Zubehörteile oder spezielle Betriebs-/Messmittel notwendig. Auch diese können mit dem Programm SA20181 vordefiniert werden. Mit der Auftragserfassung können diese dann als Zubehörteile eingefügt werden .

Im Serviceauftrag kann das Zubehör reserviert werden. Ebenfalls ist eine Registrierung der Aus- und Rückgabe möglich. Die Informationen zur Reservierung, Ausgabe bzw. Rückgabe können über das Auskunftsprogramm SA30270 „Zubehör/Betriebsmittel je Firma" analysiert werden. Sowohl im Druck Technikerauftrag als auch auf der Auftragsbestätigung können die Zubehörteile aufgeführt werden.

Zusatztexte

Über ein zentrales Verwaltungsprogramm können Texte in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Dieses zentrale Programm wird generell über die Stammdaten oder Geschäftsprozesse aufgerufen. 

Für den Service können derzeit Texte zu folgenden Bereichen hinterlegt werden:

• Teilestamm
• Seriennummer
• Kundenstamm
• Gerätestamm
• Wartungsvertrag
• Mietvertrag
• Serviceauftrag

Je nach Textkennzeichen dienen diese Texte nur als interne Information und als Karteikarten für Dialogprogramme oder aber als Texte, die auf externen Belegen wie z.B. der Auftragsbestätigung ausgewiesen werden.

Standardtextbausteine/Standardanschreiben

In oxaion können Standardtextbausteine hinterlegt werden, die dann bei der Vertragserfassung und Auftragserfassung automatisch zugeordnet werden. In jedem Beleg besteht die Möglichkeit, die Bausteine belegspezifisch abzuändern. Auch freie Texteingaben sind möglich.

Ebenso ist es möglich, über dieses Programm so genannte Standardanschreiben zu erfassen. Diese können z.B. auf der Auftragsbestätigung gedruckt werden.

Bestandsführung/Disposition

Es lassen sich beliebig viele Lagerorte pro Artikel hinterlegen. Damit können sowohl „Fahrzeuglager" des technischen Außendienstes als auch der zentrale Kundendienst abgebildet werden. Auch für den Service können die Funktionen der Materialdisposition genutzt werden. Oftmals werden Mindestbestände pro Fahrzeuglager definiert. In oxaion erfolgt die Disposition mit Bestell-, Fertigungs- oder Transfervorschlägen.

Dem Service stehen umfangreiche Informationsmöglichkeiten zur Lagerbestandssituation, Verfügbarkeit, Beschaffungsquellen und Einstandspreisen zur Verfügung.

Servicelager für Ersatzteile sind in den gesamten Prozess der Inventurabwicklung integriert.

Weitere Einzelheiten sind auch dem Handbuch Ersatzteilmanagement zu entnehmen.

Servicebericht

Serviceberichte haben in Unternehmen oftmals sehr unterschiedliche Ausführungsformen.

oxaion unterstützt die Integration von PC-Dokumenten z.B. in der Ablage der Geschäftspartnerdaten sowie im Serviceauftrag und der Geräteakte als auch einen datenorientierten QS-Bericht.

In den Serviceberichten können teil- oder gerätebezogen Schadensbilder, Ursachen und Maßnahmen zur Problembehebung beschrieben werden. Individuelle Fehlercodes unterstützen bei der Auswertung. 

Geschäftspartnerhistorie

Werden im Service Störungen gemeldet oder werden von Gerätebetreibern bzw. Kunden Anfragen gestellt, so ist es von Vorteil, wenn mit einer Anzeige ein Überblick zu den Kundendaten möglich ist. Zu einem Servicekunden kann es verschiedene Informationsquellen geben. 

Dazu zählen z.B.:

• Verkaufsdaten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnungen)
• Seriennummernnachweise
• Servicedaten (Anfragen, Angebote, Verträge, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen)
• Besuchsberichte (Außendienst, Kundendienst)
• Mailing-Aktionen
• Daten aus der Finanzbuchhaltung

Damit nun nicht in jedem Informationsbereich einzeln nach möglichen Daten recherchiert werden muss, gibt es die Geschäftspartnerhistorie, in die konzentrierte Datensätze zu verschiedenen Anwendungsbereichen in der Form „Alles auf einen Blick" abgelegt werden.

Über Vorlauftabellen lässt sich festlegen, welche Daten und unter welchen Umständen in die Historie übernommen werden. Für den Service sind in der Regel die Existenz von Verträgen und Aufträgen von Bedeutung. 

Wie die Einstellung zu erfolgen hat, kann im „Handbuch Geschäftspartnerbeziehungen nachgelesen werden.

Ersatzteilstücklisten

Bei der Durchführung von Serviceaufgaben insbesondere bei Reparaturen ist der Einsatz von Ersatzteilen üblich. Neben den integrierten Funktionen wie Lagerbestandsabfragen, Analysen zu Bezugsquellen ist die Verwendung von Stücklisten sinnvoll. oxaion bietet hierbei die Möglichkeit, die Stücklisten sowohl aus dem Stammbereich als auch von Fertigungsaufträgen und Projekten einzusehen. Speziell für den Service können Ersatzteilstücklisten geführt werden. 

Im Servicefall lassen sich diese direkt als Materialpositionen des Serviceauftrags einkopieren. Über den Menüpunkt „Stückliste auflösen" erfolgt die Auflösung des Baukastens und Generierung der Stücklistenpositionen im Auftrag.

Für die Analyse der im Service eingesetzten Ersatzteile kann über das Auskunftssystem erfolgen. 

Dokumentenablage im Service

Oftmals kommen Mails, Briefe, Faxe und sonstige PC-Objekte herein, die dem Kunden oder Geschäftsvorfall zugeordnet werden müssen. In oxaion können PC-Objekte in der Ablage hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit, eine Struktur grundsätzlich für die unten aufgeführten Bereiche vorzugeben. Dies geschieht mit dem Programm „Unterlassungsstruktur PC-Ablage verwalten"(US24200R) für das jeweilige Programm.

PC-Dokumente können von anderen Anwendungen in diese Ablage kopiert werden. Dies erfolgt z.B. durch Markieren und Festhalten mit der linken Maustaste und Übertragen innerhalb oxaion an die gewünschten Stelle (Loslassen der linken Maustaste). E-Mails lassen sich ebenfalls miteinbeziehen.

Es werden in oxaion Ablagen unterstützt für:

• Adresse und damit Kunde über den Geschäftspartner-Explorer
• Help Desk
• Geräteakte (Seriennummer mit historischen Daten)
• Wartungsvertrag
• Mietvertrag
• Dauervertrag
• Serviceauftrag

Beispiel für eine Strukturvorgabe für den Serviceauftragsexplorer

Struktur der Dokumentenablage im Serviceauftrag