Statistik-Modul

Das klassische Statistik (ISM) – Modul eignet sich immer dann für diverse Auswertungen, wenn am Ende eine Liste mit Kunden (oder Teilen) und deren Zahlen ausgegeben werden soll.
Im Tagesabschluss sollten alle Sätze an die Statistik übergeben werden. In eine Umsatzstatistik fließen alle existierenden Rechnungen ein. Dabei werden die Umsätze aus den Rechnungen ihrem jeweiligen Monat zugeordnet. Als Verdichtungsfelder dienen neben Kunden und Artikeln weitere, größtenteils frei definierbare Felder. Dabei werden sowohl die Umsätze aus dem Modul VKS, wie auch Umsätze aus dem SAS- oder PRM-Modul in die Statistik übergeben.
Ähnlich verhält es sich mit der Auftragseingangsstatistik, nur dass hier eben alle Aufträge an die Statistik übergeben werden.
Als Ergebnis kann sich der Benutzer dann aus der Statistik Umsatzzahlen zu einem bestimmten Artikel auflisten lassen. In der Liste wird dann der Umsatz beispielsweise pro Kunde (oder Kundengruppe) angezeigt. Auch ein Vergleich mit den Vorjahreswerten ist möglich.
Ohne jegliches Zutun werden diese Statistikwerte mit dem Lauf der Statistikübergabe in die Stammdaten weggeschrieben. So findet der Benutzer sowohl im Kunden- als auch im Teilestamm tagesaktuell diverse Umsatzkennzahlen.

Abbildung 2 1: Umsatzstatistik im Kundenstamm

Auskunfts- und Listprogramme

Viele Auswertungsanforderungen können auch bereits über die herkömmlichen Auskunfts- und Listprogramme realisiert werden. So existieren in den verschiedenen Anwendungsgebieten auch Auswertungslisten über den ganzen Mandanten. Beispielsweise können die Programme ‚Auftragspositionen nach Dispodatum' im VKS oder ‚Bestellpositionen je Firma' im EKS genutzt werden, um sich eine Übersicht über alle Aufträge im Verkauf oder alle Bestellungen im Einkauf anzeigen zu lassen. Über geschickte Selektionen und Sortierungen kann der oxaion-Benutzer sich für einen bestimmten Anwendungsfall die nötigen Informationen anzeigen zu lassen.
Beispielsweise zeigt sich der User über eine durchdachte Selektion alle Verkaufsaufträge an, die Ware ins EU-Ausland befördern. Dies könnte er zeitlich auf den letzten Monat begrenzen. Per Summenfunktion ließe sich dann auch eine Gesamtsumme der Aufträge ins EU-Ausland im vergangenen Monat ermitteln.
 

Excel-Export

Der Excel-Export eignet sich als Auswertungsinstrument dann besonders gut, wenn zum einen eine geeignete Liste in oxaion als Basis existiert, zum anderen aber diese Liste mit diversen Formatierungen oder Excel-Funktionen optisch verschönert, bzw. übersichtlicher gestaltet werden soll. Gerne genutzt wird in Excel auch die Funktion der Pivot-Tabelle. Für eine Umsatzauswertung eignet sich besonders das Auskunftsprogramm ‚Rechnungspositionen pro Firma' im Auskunftssystem VKS. In dieser Liste werden alle Rechnungspositionen des gesamten Mandanten angezeigt. Bei der Ermittlung der Summe aus dieser Liste, erhielte der Anwender den Gesamtumsatz zu einem bestimmten, ausselektierten Zeitraum.
Die Übergabe nach Excel ermöglicht schließlich, sich aus diesen Rohdaten eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Diese kann Verdichtungen nach verschiedenen Kriterien beinhalten und auch grafisch ausgewertet werden.

Abbildung 2 2: Beispiel für ein Dashboard mit MS Excel
Jedoch sind über Makros auch einfachere Modifizierungen möglich. Zum Beispiel kann eine Sicht farblich formatiert, oder auch nur nach bestimmten Kriterien gruppiert werden.
Noch besser und einfacher ist diese Funktion zu handhaben, wenn die einmalig getätigten Formatierungen in einer Excel-Vorlage abspeichert werden und die Übergabe nach Excel die abgespeicherten Vorlagen nutzt.
Die Übergabe nach Excel eignet sich immer dann für Auswertungen, wenn in Excel noch einige Selektionsmerkmale angepasst werden sollen (siehe Abbildung oben).
So ist es möglich, mit der Anpassung der Selektionsmerkmale mit der Auswertung zu „spielen". Das heißt beispielsweise, dass der Anwender binnen weniger Klicks eine Auswertung speziell auf ein Teil und einen bestimmten Kunden zur Ansicht bringen kann. Außerdem kann das abgespeicherte Excel auch offline auf dem Laptop verwendet werden.

oxaion Reports

Mit oxaion Reports existiert unter dem Dachbegriff oxaion analytics ein weiteres Auswertungsinstrument (Kapitel 6). Dieses Instrument eignet sich immer dann, wenn die Berichte im Vorfeld schon fix vorgegeben sind und immer gleich aussehen sollen. Wenn beispielsweise für ein Meeting alle Teilnehmer den gleichen Bericht als Besprechungsgrundlage erhalten sollen, so eignet sich oxaion Reports besonders gut, da die Berichte bereits bei der Definition für den Ausdruck optimiert werden können. Außerdem gibt es weiterhin die Funktion, dass diese Reports nächtlich, wöchentlich oder monatlich automatisch an einen bestimmten Empfängerkreis gesendet werden.
Konkret kann zum Beispiel für ein Projektleiter-Meeting der vorgefertigte Bericht ‚Projekt' im Vorfeld verteilt werden. Jeder Projektleiter hat damit während des Meetings die identischen Daten als Gesprächsgrundlage vor sich liegen.

Abbildung 2 3: Projektstände

oxaion Dashboards

Schnelle Informationen, die der Benutzer als Eye-Catcher immer wieder sehen möchte, möglichst ohne den täglichen Arbeitsrhythmus zu stören, werden am besten über ein Gadget auf einem Dashboard dargestellt.
Beispielsweise kann es sich hierbei um die Anzahl noch nicht fakturierter Lieferscheine handeln, oder im Einkauf um die Anzahl der offenen Bestellungen, deren Liefertermin schon überfällig ist. Mehrere solcher Kennzahlen können außerdem auf einem Kennzahlen-Gadget auch gesammelt dargestellt werden.
Gleichzeitig wäre es auch möglich, über eine Grafik die Entwicklung einer bestimmten Kennzahl im Auge zu behalten. Wichtige Informationen aus dem Web können ebenfalls per Gadget auf einem Dashboard angebracht werden. Dies hilft beispielsweise, wenn eine bestimmte Kursentwicklung (beispielsweise Dollarkurs) im Blick behalten werden soll.
Grundsätzlich hilft ein oxaion Dashboard, mehrere für das operative Tagesgeschäft relevante Kennzahlen möglichst schnell und während des gewöhnlichen Arbeitens mit oxaion anzuzeigen. Die Reaktion auf Auffälligkeiten macht eine detailliertere Recherche darüber hinaus allerdings nicht obsolet.

Abbildung 2 4: Beispiel für ein oxaion-Dashboard