Vorbemerkung

Die Kenntnis des Programms Serviceaufträge verwalten (SA20090) insbesondere die Erstellung von Workflow-Nachrichten und Service-Aufträgen wird vorausgesetzt. Service-Aufträge werden mit Service-App fast genauso verwaltet wie ohne Service-App, es müssen lediglich wenige Einstellungen vorgenommen werden, die sicherstellen, dass Nachrichten und Aufträge bei der App ankommen. Diese Einstellungen, sowie die Einrichtung und Bedienung der Service-App selbst werden in diesem Abschnitt erklärt.

Installation und Benutzereinrichtung der Service-App

Die aktuellste Version der Service-App wird auf Anfrage an info@oxaion.de als APK-Datei an oxaion-Kunden ausgeliefert.

Prozessablauf Serviceauftrag

Stammdaten-Freischaltung von Lohnarten

Damit bestimmte Lohnarten wie Hotelbelege, Spesen und Dienstleistungsstunden durch den Service-Techniker überhaupt erfasst werden können, müssen diese im Programm Lohnarten (US23100) angelegt sein und der Radio-Button "Service-Abwicklung" in der Lasche "Diverse Steuerkennzeichen" muss aktiviert sein.

Stammdaten-Freischaltung von oxaion-Benutzern als Service-Personal

Damit einem Techniker Belegpositionen zugeordnet werden können, muss er als Service-Mitarbeiter im Stammsystem registriert sein. Hierzu ist im Programm Personal/Ressource (US14090) unter dem ausgewählten Personaldatensatz in der Lasche "Zuordnung" die Checkbox "Freigabe Service" zu aktivieren.

Bewegungsdaten für die Nutzung der Service-App einrichten

Ein im Stammsystem angelegter Service-Auftrag im Programm Serviceaufträge verwalten (SA20090) muss folgende Voraussetzungen erfüllen, damit er für einen Techniker in der Service-App sichtbar ist:

• zu jeder auszuführenden Dienstleistungsposition eines Service-Auftrags muss es mindestens einen Techniker-Beleg mit einem zugeordneten beauftragten Techniker geben, der als Service-Personal klassifiziert ist. Durch diese Zuordnung ist es zudem möglich, auch mehrere Techniker einer einzelnen Dienstleistungsposition zuzuordnen.
  
  
• der Service-Auftrag muss in der "Lasche "Auftragsangaben" des Auftrags im Service-Programm den Status 12 "Für Techniker freigegeben" im Feld "Auftragsstatus SAS*" ausweisen, damit er auf dem mobilen Endgerät des zugeordneten Technikers sichtbar wird.
  
  

Bediengrundlagen

Das Bedienhauptmenü der Service-App verteilt sich auf mehrere Bildschirme, die per Fingerwisch nach links oder rechts gewechselt werden können.
Das Bildschirmmenü wiederholt sich, wenn man dessen linkes oder rechtes Ende erreicht hat. Nach demselben Prinzip funktionieren auch Untermenüs in der App, so z.B. das Auftragsmenü, das über mehrere Funktionen verfügt, die bildschirmweise angeordnet sind.
Die gesamte Bedienung ist darauf ausgelegt, mit den folgenden Wisch- und Tipp-Bewegungen alle benötigten Funktionen bereitzustellen:

Öffnen

Die App wird per Fingertipp auf das App-Symbol auf dem Home-Bildschirm geöffnet:

Schließen

Durch Tippen auf das nach links weisende Dreieck im Hauptmenü-Bildschirm beendet man die App und kehrt zum Home-Bildschirm zurück.

Tippen

Durch Tippen kann man grundsätzlich Menüs und Untermenüs sowie Funktionen und Unterfunktionen auswählen indem man auf Schaltflächen tippt. Der Tipp entspricht einem Mausklick in einer Desktopanwendung.

Tippbar sind alle Schaltflächen und Pop-Up-Menüs.

Mit der "Zurück"-Schaltfläche  kommt man immer in die zuletzt angezeigte Bildschirmansicht zurück.

Wischen

Durch horizontale Wischbewegungen wechselt man zwischen den Bedienfunktionen der App.

Vertikales Wischen führt entweder dazu, dass der Bildschirm vertikal rollt oder dass ein Maskenrefresh ausgeführt wird (kurzes Ziehen von oben nach unten mit dem Finger).

Bedienfunktionen

Workflow-Nachrichten empfangen und bestätigen

Vom oxaion Stammsystem aus können Workflow-Nachrichten auf zwei verschiedenen Wegen an die App verschickt werden:

a.) Nachrichtenversand aus einem Service-Auftrag im Programm Serviceaufträge verwalten (SA20090)

Wird über den Knoten Workflow / Aufgaben im Serviceauftrag eine neue Workflow-Aufgabe für den Service-Techniker angelegt, so erscheint der Nachrichtentext aus der Lasche "Aufgabeninformation I" in der Service-App.

b) Nachrichtenversand aus dem Programm Personal / Ressource (US14090)

Workflow-Aufgaben lassen sich auf identische Art und Weise aus dem Personalstamm heraus an den App-Anwender übertragen:

Workflow-Nachrichten werden in der App direkt im ersten Menübildschirm angezeigt, der mit "Start" beschriftet ist. Per vertikalem Fingerwisch lassen sich alle Nachrichten per Bildlauf einblenden. Workflow-Nachrichten können vom App-Benutzer nicht beantwortet, sondern nur als gelesen markiert werden. Eine Workflow-Nachricht wird durch Tippen auf die Nachrichtenvorschau als Pop-Up-Meldung geöffnet. Der App-Anwender kann über die Schaltfläche "zurück" die Nachricht im Status "ungelesen" belassen oder über die Schaltfläche "gelesen" die Nachricht als gelesen markieren. Nach der Auswahl erfolgt die Rückkehr in die Nachrichtenübersicht. 

Die Nachrichten lassen sich bei Bedarf aktualisieren, indem über das Popup-Menü-Piktogramm der Eintrag "Aktualisieren" ausgewählt wird.

Vom oxaion-Sachbearbeiter in der Zentrale als erledigt markierte Workflow-Aufgaben verschwinden aus der App.

Auftragsdaten und Positionen einsehen

Die vom oxaion Stammsystem an den Service-Techniker übergebenen Aufträge sind im zweiten und dritten Hauptmenübildschirm sichtbar, die mit "Heute" und "Morgen" beschriftet sind. Per horizontalem Fingerwisch lassen sich beide Bildschirme erreichen. Ähnlich wie in der Nachrichten-Übersicht sieht man eine Auftragsliste mit offenen Auftragspositionen, die per vertikalem Fingerwisch als Bildlauf angezeigt werden können. Beide Ansichten bedienen sich gleich, sie unterscheiden sich nur durch den Zeitbezug. Unter "Heute" stehen alle fälligen und überfälligen offenen Aufträge, während unter "Morgen" alle ab dem morgigen Tag fälligen Aufträge aufgeführt sind.

Die Aktualisierung der Anzeige erfolgt durch vertikalen Fingerwisch von oben nach unten.

Die Detailansicht zu einer einzelnen Auftragsposition wird geöffnet, indem man einen Fingertipp auf den gewünschten Auftrag in der Auftragsliste ausführt.

Die Detailansicht enthält alle wesentlichen Informationen zur Auftragsposition:

• Termin
• Belegnummer
• Adresse
• Ansprechpartner

Mit dem Piktogramm  neben der Adresszeile öffnet sich die Google Maps Routennavigation. Das Telefonhörer-Symbol neben der Ansprechpartnerzeile löst einen Telefonanruf beim hinterlegten Ansprechpartner beim Kunden aus.

Die Liste der Dienstleistungspositionen befindet sich unter der Zeile, die mit "Auflistung" beschriftet ist und sind u.U. durch die roten Schaltflächen im unteren Teil des Bildschirms verdeckt. Die einzelnen Dienstleistungspositionen werden sichtbar, indem man per Fingerwisch den oberen Teil des Bildschirms nach oben rollt. 

Arbeitsnachweis erfassen

Führt der App-Anwender in der Detailansicht eines Auftrags einen Fingertipp auf die Schaltfläche "Arbeitsnachweis erfassen" aus, erscheint eine Liste mit allen Lohnarten, die für die Verwendung im Service freigegeben sind. Die passende Lohnart kann entweder per vertikalem Fingerwisch gesucht und dann angetippt werden, oder man tippt auf das Lupensymbol  , woraufhin sich eine Bildschirmtastatur öffnet und man eine Volltextsuche nach bestimmten Lohnarten ausführen kann, indem man nach erfolgter Suchbegriff-Eingabe rechts unten die Suchtaste betätigt . Ist bei den Suchergebnissen die gewünschte Lohnart dabei, kann diese per Fingertipp ausgewählt werden.

Hat man per Fingertipp eine Lohnart ausgewählt, erscheint eine Folgemaske, in welcher die getätigten Aufwände per Bildschirmtastatur einzugeben sind. Quittiert wird jede Eingabe mit dem "Bestätigen"-Symbol . Je nach Lohnart werden andere Aufwandsarten abgefragt. So unterscheiden sich Spesenangaben in der Eingabe von Meisterstunden. Die Eingaben erfolgen per Bildschirmtastatur per Tipp in die auszufüllenden Felder. Quittiert wird der Nachweis per Fingertipp auf "Eintrag erfassen."

Die gebuchten Arbeitsnachweise erscheinen dann im oxaion Service-Auftrag als Belegpositionen unterhalb des zugehörigen Techniker-Belegs. Hat man in der App die Detailansicht eines Auftrags aktiviert, kann man durch horizontales Wischen zum Bildschirm "Arbeitsnachweise" die bisher zum Service-Auftrag gebuchten Arbeitsnachweise einsehen. Per Fingertipp auf einen Arbeitsnachweis kommt man in die Buchungsmaske.

in Fingertipp auf die Schaltfläche "Unterschreiben" im unteren Teil der Arbeitsnachweisübersicht ermöglicht es dem App-Anwender, eine handgeschriebene Signatur zu erstellen und diese in den Dokumentenmanegement-Knoten des Service-Auftrags hochzuladen. Hierzu gibt man per Bildschirmtastatur im Namensfeld den Namen des Unterzeichners ein, schließt die Bildschirmtastatur mit dem Symbol  und unterschreibt dann mit dem Finger auf dem Handy-Bildschirm. Abschließend wird per Fingertipp auf die Schaltfläche "Unterschrift speichern" die Unterschrift dem Auftrag beigefügt.

Ersatzteil erfassen

Führt der App-Anwender in der Detailansicht eines Auftrags einen Fingertipp auf die Schaltfläche "Ersatzteil erfassen" aus, erscheint eine Liste mit allen Ersatzteilen, die im Teilestamm bekannt sind. Eine Ersatzteilbuchung funktioniert aber nur, wenn es eine entsprechende Preislistenzuordnung gibt. Das passende Ersatzteil kann entweder per vertikalem Fingerwisch gesucht und dann angetippt werden, oder man tippt auf das Lupensymbol , woraufhin sich eine Bildschirmtastatur öffnet und man eine Volltextsuche nach bestimmten Ersatzteilen ausführen kann, indem man nach erfolgter Suchbegriff-Eingabe rechts unten die Suchtaste betätigt . Ist bei den Suchergebnissen das gewünschte Ersatzteil dabei, kann dieses per Fingertipp ausgewählt werden.

Hat man ein Ersatzteil ausgewählt, erscheint eine Folgemaske, in welcher man (sofern erforderlich) Seriennummer, zu buchende Menge und das zugehörige Lager per Bildschirmtastatur und Fingertipp-Auswahl angeben kann. 

Hierbei kann man jedes verfügbare Lager wählen, auch das hinterlegte mobile Lager (z.B. Kundendienst-Fahrzeug). Quittiert wird jede Tastatureingabe mit dem "Bestätigen"-Symbol . Der Lagerort ist per Tipp auf das kleine rote Dreiecksymbol  wechselbar. Betätigt man den Tipp-Schalter "Lagerabgang" , wird nach dem Tipp auf die Schaltfläche "Lagerabgang" ein Buchungsversuch im oxaion Hauptsystem ausgelöst. Es ist nicht zwingend notwendig, dass das erfasste Ersatzteil ausreichend auf Lager ist und abgebucht werden kann. Die Ersatzteilerfassung wird per Fingertipp auf die Schaltfläche "Eintrag erfassen" registriert und der zugeordnete Sachbearbeiter in der Zentrale kann im Nachgang ggf. Nachbuchungen und Korrekturbuchungen am Service-Auftrag ausführen.

Die gebuchten Ersatzteile erscheinen dann im oxaion Service-Auftrag unter dem Knoten "Ersatzteilpositionen". Hat man in der App die Detailansicht eines Auftrags aktiviert, kann man durch horizontales Wischen zum Bildschirm "Ersatzteile" die bisher zum Service-Auftrag gebuchten Ersatzteile einsehen. Per Fingertipp auf ein Ersatzteil kommt man in die Buchungsmaske. Über die "Buchen"-Checkbox  kann man auch nachträglich eine Lagerbuchung auslösen.

Foto anhängen

Es ist dem App-Anwender möglich, auftragsbezogene Fotos zu machen und diese dem Auftrag zuzuordnen.

Wenn man in der Detailansicht eines Auftrags auf die Schaltfläche "Foto anhängen" tippt, öffnet sich die Kamera-App des Android-Telefons und der App-Anwender kann ein Foto machen, welches nach Tippen auf den blauen Haken   in den Dokumentenmanagement-Knoten des Service-Auftrags hochgeladen wird.

Position abschließen

Hat man alle erforderlichen Arbeiten geleistet und über die App dokumentiert, kann man in der Detailansicht des Auftrages einen Tipp auf die Schaltfläche "Position abschließen" durchführen. Tippt man im darauffolgenden Dialog "Position als erledigt markieren?" auf "JA", wird die Position als "fertig" markiert. In der Auftragsliste erscheint neben dem betreffenden Auftrag ein Haken. 

Auftrag abschließen

Ein längerer, ca. zweisekündiger Druck mit dem Finger auf den als fertig markierten Auftrag öffnet ein Popup-Menü, in dem der App-Anwender den Auftrag abschließen kann. Erst jetzt wird der Auftragsstatus 14 "Erledigt durch Techniker" im oxaion-System verbucht und der Auftrag verschwindet aus der "Heute"-Auftragsübersicht.  Alternativ kann man in der Auftragsabschlussmaske heraus auch Anrufe an die Zentrale tätigen oder eine E-Mail an die Zentrale schreiben. Bei der Betätigung der entsprechenden Schaltflächen öffnen sich die jeweiligen Standard-Anwendungen für Telefonie und E-Mail.

Lagerbestand prüfen und Zentrale verständigen

Wischt man im Hauptmenü horizontal bis zum vierten Bildschirm "Info", werden die Schaltflächen "Eigener Lagerbestand" und "Verfügbarer Lagerbestand" sichtbar.

Ein Tipp auf "Eigener Lagerbestand"  öffnet eine Liste mit Teilen, die dem mobilen Lager (in der Regel Servicefahrzeug) zugeordnet sind. Ein Teil kann entweder per vertikalem Fingerwisch gesucht und dann angetippt werden, oder man tippt auf das Lupensymbol , woraufhin sich eine Bildschirmtastatur öffnet und man eine Volltextsuche ausführen kann, indem man nach erfolgter Suchbegriff-Eingabe rechts unten die Suchtaste betätigt . Ist bei den Suchergebnissen das gewünschte Teil dabei, kann dieses per Fingertipp ausgewählt werden.

Nach dem Tipp auf das gewünschte Teil öffnet sich eine Detailansicht, die zeigt auf welchem Lager wie viel Stück des betreffenden Teiles vorrätig sind. Bei der Sichtung des mobilen Lagerbestands wird nur das mobile Lager berücksichtigt.

Wischt man im Hauptmenü horizontal bis zum vierten Bildschirm "Info", wird auch die Schaltfläche "Zentrale anrufen" sichtbar.

Tippt man auf die Schaltfläche, wird die Telefon-App des Android-Telefons aktiviert und ein Anruf in der Firmenzentrale gestartet.