Die Übertragung der XML-Datei erfolgt von oxaion aus an den EDI-Partner, der die Umwandlung in ein gültiges XRechnungs-Format und das Versenden an den Empfänger durchführt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Betreff, Text und Signatur sowie als Dateianhang die XML-Datei der XRechnung.

Anmeldung beim EDI-Partner

Die Daten für die Anmeldung beim EDI-Partner sind in folgenden Registrierungseinträgen abgelegt:

E-Mail-Eigenschaften

Die Übertragung der XML erfolgt von oxaion aus an den EDI-Partner, der die Umwandlung in ein gültiges XRechnungs-Format und das Versenden an den Empfänger durchführt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Betreff, Text und Signatur sowie als Dateianhang die XML-Datei der XRechnung.

Grundsätzlich wird für jede oxaion-Installation bzw. jeder Sender-ID, beim EDI-Partner hinterlegt, wie der Betreff, der Text, die Signatur und der Dateiname des Anhanges ermittelt wird.

Dazu muss die Rechnung mindestens einen Textbaustein für den Kopf enthalten sein, der folgende Einstellungen enthält:

Für diesen Textbaustein werden in der Zwischendatei Texte angelegt mit folgenden Typen:

Erzeugen und Versenden der XML-Datei per Job

Die Zwischendateien werden mittels eines periodisch auszuführenden Jobs in XML-Dateien überführt und an den EDI-Partner übertragen. Dieser Job wird im Programm Jobs planen (US00310) bspw. mit folgenden Parametern erfasst:

Der Job erzeugt für alle Datensätze aus der Zwischendatei, die den Übertragungsstatus 00 („offen“) bzw. 02 („Fehler bei der Übertragung“) besitzen, eine entsprechende XML-Datei und überträgt diese an den EDI-Partner. Die Erzeugung der eigentlichen XRechnung aus den XML-Dateien und die Übermittlung an die Rechnungsempfänger erfolgt beim EDI-Partner. Dort findet auch die Archivierung der XRechnungen statt.

Im Rechnungskopf der Zwischendatei werden vom Job die Felder Übertragungsdatum, Übertragungszeit und Verarbeitungsstatus aktualisiert. Bei erfolgreicher Übertragung erhalten die XRechnungen den Verarbeitungsstatus 01 ("Rechnung erfolgreich übermittelt"). Wenn bei der Übertragung ein Fehler auftritt, so erhalten die XRechnungen den Verarbeitungsstatus 02 ("'Fehler bei der Übermittlung").  

Beim EDI-Partner gibt es ein spezielles Tool für das "Message Tracking", mit dessen Hilfe detaillierte Informationen über den Verarbeitungsstatus der XRechnungen eingesehen werden können.

Die generierte XML-Datei wird nach der Übertragung entsprechend den definierten Archivierungsregeln in den Dokumenten-Ordner der Programme abgelegt und damit automatisch in das DMS übertragen.

Abfragen des Übertragungsstatus per Job

Bei der Übertragung der Daten handelt es sich um eine asynchrone Verarbeitung, d.h. es erfolgt keine sofortige Rückmeldung über den Verarbeitungszustand der Rechnung. Vielmehr wird zunächst ein Verarbeitungskennzeichen (eindeutige ID) zurückgeliefert, welches in der Zwischendatei abgelegt wird und mit dem zu einem späteren Zeitpunkt der aktuelle Status der Verarbeitung abgefragt werden kann. Dies geschieht durch einen weiteren periodisch auszuführenden Job. Dieser Job wird  ebenfalls im Programm Jobs planen (US00310) erfasst. Das beim Jobstart ausgeführte Programm filtert aus der Zwischendatei jene Datensätze heraus, deren Übertragungsstatus auf „Rechnung erfolgreich übermittelt“ steht und deren Übertragungsdatum länger als 15 Minuten zurückliegt und erfragt für diese über die REST-Schnittstelle den Verarbeitungsstatus.

Der Job wird mit folgenden Parametern angelegt:

Im Rechnungskopf der Zwischendatei wird vom Job das Feld Verarbeitungsstatus aktualisiert. Wenn eine XRechnung erfolgreich verarbeitet und gesendet wurde, so erhält sie den Status 03 ("Rechnung erfolgreich verarbeitet und gesendet"). Wenn bei der Verarbeitung beim EDI-Partner ein Fehler aufgetreten ist, so erhält sie den Status 04 ("Fehler bei der Verarbeitung"). Wenn beim EDI-Partner noch keine Verarbeitung der XRechnung erfolgte, so bleibt der Verarbeitungsstatus unverändert.