Auf Basis der Firma K00 sind die Rahmenbedingungen geschaffen und die dazu notwendigen rudimentären Daten vorhanden. Diese sind als Übersicht unter Mandant K00 als Kopiervorlage aufgeführt, so dass sich dieser Mandant als Grundlage für einen kundenspezifischen Mandanten zur Datenübernahme oder manuellen Erfassung der Daten eignet.
Mandant K01 als Kopiervorlage kann verwendet werden, wenn eine Testfima für Anwender oder für die ersten Schritte im Umgang mit der Datenübernahme, bzw. der manuellen Erfassung benötigt wird.
Um einen Mandanten nutzen zu können sind spezifische Daten notwendig. Diese Daten können manuell erfasst werden oder über eine maschinelle Datenübernahme erzeugt werden. Details hierzu finden sich in oxaion ETL und Datenübernahme aus Fremdsystemen per Microsoft EXCEL.
Zum projektspezifisch zu erstellenden Konzept für die Bereitstellung von Daten, kann die Tabelle im Anhang Übersicht der Datenbanktabellen eine Übersicht und Orientierung geben.
Im Rahmen einer relationalen Datenbank ist es notwendig besonders die eventuell zuvor zu bedienenden Vorläufer zu betrachten.
Beispiel 1: Kunden
Kunden (VKUNDP) können erst geladen werden wenn der Personenkontenstamm (UPKSTP) geladen wurde, dieser wiederum hat als Vorläufer den Adressstamm (UPKADP).
Beispiel 2: Teile
Teile (UTLSTP) können erst geladen werden wenn die Teilegruppen (UTLGRP) bedient wurde. Und sofern mit Sachmerkmalen gearbeitet wird, sind zuvor die Sachmerkmalsgruppen (USMGRP), Sachmerkmalsleisten (USMLSP), Sachmerkmalsausprägungen (USMAPP) und Sachmerkmale (USMKLP) zu bedienen.
Sollen Bewegungsdaten übernommen werden, ist dies auf jeden Fall mit dem Ansprechpartner von oxaion abzustimmen. Hier ist besondere Vorsicht notwendig.
Bezüglich einer Übernahme der Bestandsdaten ist die Möglichkeit einer "Eröffnungsinventur" eine Alternative zum Laden über den Buchungsstoff der Datei UMATBP.
Ablauf einer Datenübernahme
Die Datenübernahme unterteilt sich prinzipiell in die Abschnitte:
| Abschnitt | Beschreibung |
|---|---|
| Datenbeschaffung | Dies ist vom Altsystem oder der bisherigen Arbeitsweise der Firma abhängig. Dies kann in dieser Dokumentation nicht beschrieben werden. |
| Datenbereitstellung | Die Datenbereitstellung stellt entweder die manuelle Erfassung der beschafften Daten in oxaion oder die Zusammenstellung der Daten in den vorgefertigten EXCEL-Dateien zur maschinellen Übernahme dar. |
| Datenübernahme | Dies ist ein iterativer Prozess. Denn:
|
Datenbereitstellung
Die manuelle Erfassung soll hier nicht weiter beschrieben werden, denn diese wird durch oxaion mit den integrierten Prüfung- und Abfragemechanismen unterstützt und geführt. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass erfasste oder erfassbare Daten einen funktionierenden Prozess sicherstellen. Der Prozess- oder Integrationstest ist daher im Einführungsprojekt ein eigenständig zu planender wichtiger Meilenstein.
Verwendung der vorgefertigten EXCEL-Dateien:
- Alle EXCEL-Dokumente sind so aufgebaut, dass sich alle wichtigen Felder nach Laschen sortiert und in der gleichen Reihenfolge, wie auf der Oberfläche im Client, wiederfinden. Bei den Feldern, welche mit der Lasche "Sonstiges" überschrieben sind, handelt es sich um Felder die nicht auf der Lasche vorhanden sind, aber benötigt werden.
- Die Formatierung, sowie der Aufbau der EXCEL-Dokumente dürfen nicht geändert werden. Dies beinhaltet auch das Verschieben oder Löschen von einzelnen Spalten.
- Um das EXCEL-Dokument korrekt pflegen zu können wird empfohlen, einen Datensatz jeweils in oxaion anzulegen um ein Gefühl für den Datensatz zu bekommen.
- Als Erklärungen der einzelnen Felder wird auf die Bedienerhilfe in oxaion verwiesen.
- Bei manchen Feldern (sog. Matchcodefeldern) sind die gültigen Werte in oxaion hinterlegt und nur diese Werte können ausgewählt werden. In den EXCEL-Dokumenten müssen ebenfalls die in oxaion gültigen Werte angegeben werden.
Falls die gültigen Werte nicht vorhanden sind, können diese nach Rücksprache mit dem zuständigen oxaion-Berater angelegt werden.
- Die selbstangelegten Beispiele sind vor der ersten "finalen" Datenübernahme zu löschen. Zuvor dienen diese als Referenz und Vorlage für die korrekte Datenbereitstellung in den EXCEL-Dateien.
Datenübernahme
Der iterative Prozess soll anhand der EXCEL-Datei "Kunden (Adressen Personenkonten Kunden Servicekunden)" beispielhaft verdeutlicht werden.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Datenbereitstellung ist erfolgt | Die EXCEL-Datei ist gepflegt, alle Datensätze haben anhand des Beispielsatzes und der Prüfung der Referenz in oxaion passende und gefüllte Werte in den Spalten. |
| Kopiervorlage wurde geschaffen | Ein Mandant DUO (Datenübernahme Original) wird angelegt. Mit Mandant K00 als Kopiervorlage wird ein Firmenstammsatz DUO angelegt. Hier werden die Stammdaten für die zukünftige Firma einmalig im Firmenstamm gepflegt. Anschließend erfolgt über Firmen kopieren (US60600) die Kopie der Daten aus Mandanten K00. Damit dient der Mandant DUO bei den iterativen Datenübernahmen zu Erfassung der aufgefallenen notwendigen firmenspezifischen Stammdaten und als Original für jede weitere Firma zu Datenübernahme. |
| Mandant zur Datenübernahme wird angelegt | Ein Mandant DU1 (Datenübernahme 1) wird angelegt. Hier wird der Firmenstammsatz DUO kopiert und anschließend mit Firmen kopieren (US60600) die Kopie der Daten aus Mandant DUO angestoßen. |
| Erste Datenübernahme | Mit Aufruf der ETL/Excel-Datenübernahme (OP81055) werden die alle vorgefertigten EXCEL-Dateien ausgelesen und verarbeitet. Die Dauer ist vom Datenvolumen abhängig. |
| Korrektur der Fehler in error_upkadp_Kunden.csv | In der Datei error_upkadp_Kunden.csv sind in der letzten Spalte die Fehler aufgeführt. Gefiltert nach der Spalte zeigt die häufigsten Fehler. Diese zu bearbeiten bringt den größten Effekt. Die Bearbeitung bzw. Korrektur kann folgendes bedeuten:
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| Erneute Datenübernahme vorbereiten | Sind die Korrekturen durchgeführt worden, kann eine erneute Datenübernahme durchgeführt werden. Hier ist zu überlegen, ob der verwendete Mandant erneut genutzt werden oder mit Firmen kopieren (US60600) aus DUO eine Initialisierung erfolgen soll. Spätestens beim Wechsel des zu ladenden Themenbereiches sollte eine Initialisierung oder der Aufbau eines neuen Mandanten zur Datenübernahme erfolgen. |
| Wiederholte Datenübernahme | siehe Erste Datenübernahme. |
| Korrektur der Fehler... |