Dokument archivieren
Mit diesem Programm können Dokumente mit Angabe von Indexwerten archiviert werden. Die Einsortierung in einen explorerspezifischen Dokumente-Knoten erfolgt anhand des Dokumententyps aus der Tabelle FRDDTY. Die Indexfelder werden in der Tabelle FRDDTZ definiert.
Hinweis
Das Programm unterstützt nicht alle Explorer, Felder und Dokumententypen. Weitere Typen können kundenspezifisch z. B. durch Extensions implementiert werden.
Hinweis
Folgende Felder sind aktuell möglich: Belegnummer, Rechnungsdatum, Belegnummer extern, Betrag und Währungsschlüssel, Periode, Bemerkungen
Felder
Dokument und weitere Archivierungsangaben
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| PC-Pfad | In diesem Feld kann ein Pfad angegeben werden, unter dem auf einem fernen System Daten hinterlegt sind. Damit der Server auf den am Client angegebenen Pfad auch zugreifen kann, muss eine für Client und Server gemeinsame Sicht auf das Dateisystem gewählt werden. Im allgemeinen verwendet man dazu UNC-Pfade (ggf. Groß-Klein-Schreibung beachten!). Die Verwendung von Laufwerksbuchstaben funktioniert selten, da sie sich entweder auf den lokalen Rechner (Client) beziehen oder ein Mapping zwischen einem Netzlaufwerk und einem Laufwerksbuchstaben darstellen. Dieses Mapping ist aber i.a. nicht für alle Rechner identisch. Deswegen sollte man den Pfad beispielsweise mit \\filesrv\public\products\am12_14.jpg anstatt mit P:\products\am12_14.jpg angeben, wenn P das beim Client auf \\filesrv\public gemappte Laufwerk ist. |
| Dokumentenname | Der Dokumentenname beinhaltet den Namen eines Dokuments in der Ablage im Explorer.
Hinweis
Dieser Name sollte möglichst sprechend formuliert sein und muss die Dateiendung des Dokuments beinhalten (z. B.: .docx für Word-Belege).
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| Dokumententyp | Der Dokumententyp kategorisiert archivierte Dokumente zur besseren Wiederauffindbarkeit. Die Begriffe sind frei wählbar und in der Tabelle
FRDDTY zu hinterlegen. |
| Explorer | Mit diesem Feld wird der Explorer spezifiziert, in dem die PC-Ablage benutzt wird.
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| Personalnummer | In diesem Feld wird eine Nummer zur Identifikation der Ressource angegeben. Ressourcen können Personen (Ressourcenart "P") aber auch Produkte/Geräte sein. Die Art der Ressource kann über die Tabelle FRDRCA festgelegt werden. Die Ressourcenarten "P" für Personal und "H" für Planungshilfe (Mitarbeiter steht noch nicht fest) haben in oxaion eine feste Bedeutung. So kann für die Ressourcenart "H" im Leitstand Personal/Ressourcen kein Urlaub eingetragen werden. Mit der Erfassung der Seriennummer wird die Ressourcennummer automatisch angelegt, wenn die Kennzeichen "Mietgerät" und "Produktressource" gesetzt sind. Es wird dabei auf die Vorlaufwerte Mietobjekte zugegriffen. Bei einer maschinellen Anlage der Seriennummer bleibt die Ressourcennummer frei, wenn keine Regel für die automatische Anlage im Vorlaufwert existiert. Mit Hilfe der Ressourcennummer erfolgt die Einplanung im Leitstand. |
| Geschäftspartner | In diesem Feld wird die Adresse oder das Personenkonto angegeben, die bearbeitet werden soll. Erlaubt sind beliebige Kombinationen der Ziffern von "0" bis "9". Über den List-Button wird in das Matchcode-Programm "Adressen" oder "Personenkonten" verzweigt. Erfolgt im Feld "Filiale" keine Eingabe, wird, falls für die eingegebene Adresse mehrere Filialen vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Filialen" verzweigt. Existiert genau eine Filiale, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Erfolgt bei einem Personenkonto keine Angabe der "Kontenart", so wird, falls für die angegebene Adresse mehrere Kontenarten vorhanden sind, in das Matchcode-Programm "Kontenart" verzweigt. Existiert genau eine Kontenart, wird diese in das Eingabefeld übertragen. Existiert das eingegebene Konto nicht, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. |
| Regal | Regale sind Bestandteil der Bibliothek. In Regalen können Dokumente eingeordnet werden. Die Bibliothek ist über alle Mandanten erreichbar. |
| Ordner | Diese Identifikation (ID) kennzeichnet ein Dokument/ein Ordner im DMS eindeutig. Sie wird firmenspezifisch fortlaufend und eindeutig vergeben. |
| Rechnungsdatum | Kennzeichnet das Erstellungsdatum der Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Ist in der Zahlungskondition kein "B" im Kennzeichen "Buchungs/Rechnungsdatum" eingetragen, ist dieses Datum Basis für die Ermittlung der Skonto- und Fälligkeitsfristen. Das Datum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. |
| Belegnummer | Die Belegnummer ist die interne, fortlaufende Nummer der Buchhaltung. Sie bildet zusammen mit dem Buchungskreis die Buchungsnummer. Wird eine Buchungsnummer erneut vergeben, erscheint eine Warnung.
Die Belegnummer wird in den Dialogbuchungsprogrammen und im Programm zum Stornieren von Belegen maschinell vergeben, wenn in der Tabelle FRDBKR "Buchungskreis" unter Parameter 15 (Maschinelle Belegnummer "J" oder "N") ein "J" eingetragen ist. Für die maschinelle Vergabe muss in der Nummerndatei unter der entsprechenden Firma, dem Anwendungsgebiet und dem Restschlüssel BLNRxx, mit xx = Buchungskreis, ein Satz angelegt sein (Programm US60200. Bei Übernahmen aus der Fakturierung ist die Belegnummer identisch mit der Rechnungsnummer. |
| Buchungsbetrag | In diesem Feld wird der zu buchende Betrag angegeben.
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| Währung | Eine Währung wird mit ihren Ausprägungen in der Tabelle FRD118 hinterlegt. Die hinterlegten Währungen entsprechen dem im Bankverkehr gebräuchlichen ISO-Code. Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button eine Liste aller vorhandenen Werte aus der oben genannten Tabelle angezeigt. |