Workflow: Aufgaben
Funktionsbeschreibung
Mit diesem Programm können Sie Aufgaben als Positionen eines Workflows verwalten.
Ein " Nachfasstermin" und manchmal auch "Art nächste Aktion" sind in einigen Programmen (z.B. Angebotsverfolgung) vorhanden. Gibt es jedoch komplexere Aufgaben, die miteinander verbunden sind, so sollten Sie die Standardfunktion "Workflow" einsetzen.
Beispiel:
- Kalkulation bearbeiten
15.03. Kaufteile ermitteln durch: Hans Gerber
20.03. Produktionsteile durch: Heinz Albert
- Kunden besuchen, Angebot durchsprechen
25.03. Außendienstbesuch durch: Olaf Karthaus
Der Aufruf des Programms kann über allgemeine Einstiegsprogramme oder über den jeweiligen Stammsatz bzw. Beleg, für den ein Workflow existiert, aufgerufen werden.
Eine Aufgabe kann einem Sachbearbeiter oder einer Abteilung zugeordnet sein. Je nach Benutzereinstellung hat ein Benutzer Änderungsberechtigung an allen Aufgaben, an den Aufgaben seiner Abteilung oder nur an seinen eigenen Aufgaben. Sichtbar sind die Aufgaben generell.
Der Status der Aufgabe darf nur über die entsprechende Transaktion geändert werden.
Workflows können sich auf verschiedene Belege oder Stammdaten beziehen. Je nach Workflowart können unterschiedliche Strukturen der Positionsnummern festgelegt werden. Außerdem kann eine lineare Abarbeitung festgelegt werden, d.h. wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde (Status 9), wird die nachfolgende Aufgabe auf offen (Status 1) gesetzt.
Nutzung im Tagesgeschäft
Zur allgemeinen Nutzung stehen Auskunftsprogramme zur Verfügung (Programm BI216106R - firmenübergreifend, manuelle Workflows ohne Stammsatz oder Beleg sowie BI216103R - mandantenspezifisch zur Verfügung. Damit die offenen Aufgaben z.B. einer Abteilung bei der Anmeldung sichtbar sind, sollte eines dieser Programme im Favoriten mit "Autostart J" hinterlegt werden. Sinnvoll ist es auch bereits den Status so zu wählen, dass nur die offenen erscheinen. Diese Selektion lässt sich dauerhaft speichern und kann fallweise geändert werden.
Hat man einen Vorgang wie z.B. Verkaufsauftrag oder Projektangebot aufgerufen, so wird über einen Knoten im Explorer oder ein Symbol in der Auflistung dargestell, dass ein Workflow existiert. Aus diesem Vorgang heraus können Sie Änderungen am Workflow vornehmen, wenn Sie die Berechtigung dafür haben.
Selektion, Daten filtern
Über die Selektion (Filterfunktion) können Aufgaben zielorientiert zur Anzeige und zur weiteren Bearbeitung gebracht werden. So können z.B. alle Aufgaben eines Außendienstmitarbeiters für die nächsten 14 Tage ermittelt werden. Auch Aufgaben, die in Verzug geraten sind, können so pro Mitarbeiter oder Abteilung eingesehen werden.
Wird der Workflow über einen Stammsatz oder Beleg aufgerufen, so ist die Selektion bereits auf diesen Vorgang beschränkt.
Ergänzende Informationen zu einer Aufgabe
Hinter einer Aufgabe kann eine Ergänzung sinnvoll sein. Sowohl ein Zusatztext als auch ein Worddokument bzw. Pinnwand sind möglich.
Umterminierung
Einzelne Aufgaben können hinsichtlich der Termingestaltung direkt geändert werden. Auch die Verschiebung eines Balkens in der grafischen Workflowausgabe ist möglich.
Für komplexe Projekte mit umfangreichen Aufgaben können Sie im Projektmodul eine Umterminierung vornehmen. Unterstützt wird über das Kontextmenü im Projektworkflow das "Umterminieren" für den Gesamtworkflow aber auch nur für einen Teil mit mehreren Unterpositionen. Dabei kann auch der Betriebskalender mit arbeitsfreien Tagen einbezogen werden. Fällt z.B. ein neuer Termin auf einen arbeitsfreien Tag, so kann der Termin vom Programm nach "vorne" - im Sinne des Zeitstrahls weiter nach rechts in die Zukunft verschoben werden. Nach "hinten" bedeutet, dass der Termin im Sinne des Zeitstrahls weiter nach links verschoben wird.
Weitere Informationen
Lesen Sie auch hier nach:
Handbuch Workflow
Verwendung dieses Programms
- BI21509 Projekte
Felder
Aufgabeninformation I
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient zur logisch sinnvollen Anordnung der Workflowpositionen. Über entsprechende Einträge in Tabelle FRDWFA kann eine mehrstufige Positionsstrukturtiefe dargestellt werden. Beispiele:
Der Aufbau der Positionsnummer muss vor Aktivierung des Workflows festgelegt werden und kann nachträglich nicht mehr geändert werden. | ||||
| Status der Aufgabe | Der Status der Aufgabe z.B. gibt an, ob die Aufgabe bereits begonnen wurde oder schon beendet ist. Weitere Stati können individuell definiert werden
| ||||
| Art der Aufgabe | Die Aufgaben werden in der Tabelle
FRDTOD angelegt. Der in der Tabelle hinterlegte Text kann für die aktuelle Workflowposition überschrieben werden.
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| Text | Hier wird ein beschreibender Text (mit maximal 200 Stellen) angegeben.
| ||||
| Realisierer | Sachbearbeiterkennzeichen der zugeordneten Person für ein Objekt und eine Aufgabe.
Bei einer Kopiervorlage für Workflows kann für ausgewählte Bereiche auch ein Platzhalter wie z.B. "&&PRL" für Projektleiter aus dem Projektkopf eingetragen werden. Wird die Kopiervorlage für einen konkreten Beleg oder Vorgang verwendet, so ersetzt das Programm den korrekten Sachbearbeiter. Lesen Sie auch hier nach: Handbuch Workflow Wichtige Tabellen: FRDSFK Sachbearbeiter für Kopiervorlage | ||||
| Abteilung | Einer Abteilung kann eine organisatorische Einheit aus Dokumentations- und Berechtigungsgründen zugeordnet werden. Über den List-Button werden alle gültigen Werte angezeigt. Die Werte wurden in der Tabelle FRDATN hinterlegt. | ||||
| Verantwortlicher | Sachbearbeiterkennzeichen der verantwortlichen Person für ein Objekt und eine Aufgabe.
Bei einer Kopiervorlage für Workflows kann für ausgewählte Bereiche auch ein Platzhalter wie z.B. "&&PRL" für Projektleiter aus dem Projektkopf eingetragen werden. Wird die Kopiervorlage für einen konkreten Beleg oder Vorgang verwendet, so ersetzt das Programm den korrekten Sachbearbeiter. Lesen Sie auch hier nach: Handbuch Workflow Wichtige Tabellen: FRDSFK Sachbearbeiter für Kopiervorlage | ||||
| Start geplant am | Dieses Datum gibt an, wann mit der Realisierung des Entwicklungsobjektes begonnen werden kann. Dieses Feld hat keine steuernde Funktion. Der hinterlegte Termin für den geplanten Start wird automatisch auf das heutige Datum des einkopierten Workflows gesetzt, sobald ein beliebiges Datum in der Kopiervorlage angegeben wurde. Als Beispiel kann der "01.01.2020" angegeben werden. | ||||
| Ende geplant am | Dieses Datum gibt an, wann die Realisierung des Entwicklungsobjektes beendet sein sollte. Dieses Feld hat keine steuernde Funktion. Der hinterlegte Termin für das geplante Ende kann wie folgt automatisch ermittelt werden, sofern in der Kopiervorlage ein Datum angegeben wurde. Auf Basis der Differenz des angegeben Starts zu dem Ende wird in der Aufgabe ein Datum ermittelt. Als Beispiel: Start geplant am "01.01.2020" und Ende geplant am "08.01.2020" Dann wird in der angelegten Aufgabe das heutige Start-Datum gezogen und im Ende-Datum heute + 7 Tage ermittelt. | ||||
| Priorität | In diesem Feld kann die Priorität einer Aktivität hinterlegt werden.
| ||||
| Bearbeitung bis | Der zeitliche Rahmen einer Aufgabe wird durch die Felder "Start geplant am" und "Ende geplant am" vorgegeben. Während diesem Zeitraum kann eine Aufgabe mehrmals den Realiserer, mit einer verbundenen Statusänderung, wechseln. Hierdurch ergeben sich Teilschritte bis zu welchem die Bearbeitung (nächster Statuswechsel und Zuweisung eines anderen Realisierers) erfolgen soll. Diese sollte innerhalb dem vorgegebenen zeitlichen Rahmen sein. Eine Aufgabe wird überfällig, wenn der Termin "Bearbeitung bis" in der Vergangenheit liegt. Sollte der Termin "Bearbeitung bis" größer sein, wie das Datum "Ende geplant am", ist die komplette Aufgabe überfällig. |
Aufgabeninformation II
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Meilenstein | Arbeitsgänge mit einem Meilensteinkennzeichen müssen zurückgemeldet werden. Durch die Rückmeldung des Meilensteins werden die davorliegenden Arbeitsgänge automatisch mit rückgemeldet. Es werden nur für Meilensteinarbeitsgänge Rückmeldebelege erstellt. | ||||||||
| Infoposition | Eine Workflowposition kann hier als reine Infoposition gekennzeichnet werden, das heißt sie wird bei der automatischen Freigabe der Folgeposition nicht berücksichtigt.
| ||||||||
| Vorgänger | Die Aufgabe kann erst erledigt werden, wenn die in diesem Feld genannte Aufgabe erledigt ist. Über die Tabelle FRDWFA (Parameter 11) kann gesteuert werden, ob die nachfolgenden Aufgaben automatisch freigegeben werden sollen, wenn eine Aufgabe erledigt gemeldet wird (vgl. hierzu Bedienerhilfe FRDWFA. Ist dieser Parameter gesetzt, dann werden alle Aufgaben gestartet, die die gerade erledigt gemeldete Aufgabe als Vorgänger haben. | ||||||||
| Start Aufgabe Ist | Der "Ist-Anfang" ist das Datum des tatsächlichen Beginns der Aufgabe. Zusammen mit "Plan-Anfang", "Plan-Ende" und "Ist-Ende" kann die terminliche Abwicklung der Aufgabe überwacht werden.
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| Ende Aufgabe Ist | Das "Ist-Ende" ist das Datum des tatsächlichen Endes der Aufgabe. Zusammen mit "Plan-Anfang", "Plan-Ende" und "Ist-Anfang" kann die terminliche Abwicklung der Aufgabe überwacht werden.
| ||||||||
| Planungshilfe Leitstand |
Hier wird die Personalnummer angezeigt, die in der Tabelle
FRDATF einer Abteilung als Planungshilfe zugeordnet ist. Diese Planungshilfe/Personalnummer wird bei der Übergabe einer Workflowposition, die zu einer Projekt-Dienstleistungsposition gehört, an den Leitstand Personal übertragen. Ist der Workflowposition zugeteilten Abteilung keine Planungshilfe zugeordnet, wird die Personalnummer des Realisierers an den Leitstand übertragen.
| ||||||||
| Überg. Pers.planung | Das Kennzeichen stellt den aktuellen Status der Übergabe an die Personaleinsatzplanung dar. Es sind folgende Ausprägungen möglich:
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| Projektposition | Die Positionsnummer dient zur logisch sinnvollen Anordnung der Projektpositionen. Über entsprechende Einträge in den Benutzeroptionen Projektmanagement bzw. im Projektkopf kann eine mehrstufige Projektstrukturtiefe dargestellt werden. Beispiele:
Der Aufbau der Positionsnummer muss vor der Erfassung von Projektpositionen festgelegt werden. Der Inhalt der Projektpositionsnummer kann während der Projektabwicklung geändert werden, um z.B. die geänderte Zuordnung einer Materialposition zu dokumentieren. | ||||||||
| Externe Teilebezeichnung | Jedes Teil kann mit einer externen Teilebezeichnung beschrieben werden. Die externe Teilebezeichnung wird auf externen Belegen gedruckt, die an Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner verschickt werden. Es ist möglich, die externe Teilebezeichnung in Fremdsprachen zu verwalten. | ||||||||
| Dtm.Beschaffungsfreig.geplant | Hier kann ein Datum eingegeben werden, an dem die Beschaffung spätestens freigegeben werden muss, damit die Position rechtzeitig beschafft werden kann.
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| Beschaffungsdatum | Das Beschaffungsdatum gibt an, bis zu welchem Termin ein Teil zu beschaffen ist. Es muss immer vor dem Bedarfstermin liegen, zu dem das Teil ausgeliefert werden soll. Bei einer (internen) Dienstleistungsposition im Projekt handelt es sich dabei um das geplante Ende der Dienstleistung. |
Weitere Informationen I
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Sachb. Neuanlage | Kennzeichen des Sachbearbeiters, der die erstmalige Erfassung vorgenommen hat.
Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird das Sachbearbeiterkennzeichen vom System automatisch eingestellt. |
| Erfassungsdatum | Datum der erstmaligen Erfassung. Bei der Neuanlage einer Änderungsdokumentation wird als Default das Systemdatum eingestellt.
|
| Name des Erfassers | Hier wird der Name des Sachbearbeiters eingetragen, der den Satz angelegt hat. Die Eintragung erfolgt automatisch beim Erfassen des Stammsatzes.
|
| Ltzt.Statusänderung | Dieses Datum wird bei jeder Statusänderung eines Datensatzes zusammen mit dem Sachbearbeiterkennzeichen bzw. Sachbearbeiternamen vom System automatisch vergeben.
|
| Name letzte | Hier wird der Name des Sachbearbeiters angegeben, der die letzte Statusänderung des Satzes vorgenommen hat. Die Eintragung erfolgt automatisch bei der Verwaltung des Stammsatzes.
|
| Dokumente-Pfad | Eingabe eines Netzwerkpfades.
|
| Dokumentenname Anzeige | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben.
Insbesondere bei E-Mails ist dies sinnvoll. |
| Merkmal 1 | Hier kann ein Merkmal einer geplanten Aktivität hinterlegt werden.
|
| Benutzerklasse Satz | Mit diesem Feld kann die Verarbeitungsberechtigung auf Datensatzebene gesteuert werden. Das Dateifeld enthält einen dreistelligen Wert, der mit Hilfe von Berechtigungsobjekten (Verwaltungsprogramm:
MN10810 verschiedene Bearbeitungsarten zulässt bzw. sperrt.
Wird hinter einer Klasse nicht das eigentliche Haupt-Schlüsselfeld, sondern dieses Feld verwendet, so muss die Tabelle FRDCLS angepasst werden. Siehe z. B. Klasse IDNR. |
| Physische Ablage | In diesem Feld kann eingegeben werden, an welcher Stelle die physischen Dokumente zu dieser Aufgabe aufbewahrt werden.
|
| Lastenheft ID | im Zusammenhang mit der Medizintechnik enthält dieses Feld eigene und fremde ID-Nummern zu Lasten- und Pflichtenheften sowie zu Leistungskatalogen. Die Lasten- und Pflichtenheft ID, werden aus den mit dem Kunden vereinbarten Unterlagen entnommen. Die Leistungskatalog ID wird von oxaion vorgegeben. |
Weitere Informationen II
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Zuständige Stelle | In diesem Feld kann z.B. eine Behörde angegeben werden, die für die Genehmigung der Aufgabe zuständig ist.
|
| Projektunternummer | Angabe der Projektunternummer, die zur weiteren Aufschlüsselung eines Projektes dient.
|
| Realisierer 1 | An dieser Stelle kann einer der Realisierer einer geplanten Aktivität hinterlegt werden.
|
| Anforderer | Wurde das zu beschaffende Material bzw. die Dienstleistung von einem Firmenmitarbeiter angefordert, so kann in diesem Feld das Sachbearbeiterkennzeichen angegeben werden, mit dem dieser Mitarbeiter im System geführt wird. Üblicherweise ist eine Angabe in diesem Feld verknüpft mit der Angabe einer Anforderungsnummer, unter der dieser Mitarbeiter eine Bedarfsmeldung (Anforderung) an die Einkaufsabteilung weitergegeben hat, damit diese das benötigte Material beschafft. |
| Anforderungsdatum | Dieses Feld enthält das Datum, an dem eine Material- oder Dienstleistungsanforderung erfolgte.
|
| Kostenstelle | Der Geschäftsbereich ermöglicht es, in der Firmenstruktur eine weitere Gliederungsstufe unterhalb der Firmenebene abzubilden, die in allen Bereichen von Bedeutung ist. Insbesondere der getrennte Ausweis von Kosten und Erlösen einzelner Bereiche ist von besonderem Interesse. Dabei spielt die Verrechnung von Material und Dienstleistungen eine besondere Rolle, hier insbesondere das Problem der Bewertung. Der Begriff, mit dem oxaion diese Zusammenfassung durchführt, ist der Geschäftsbereich. Im Firmenstamm wird hinterlegt, ob mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird oder nicht. Wenn nicht mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, ist das Feld auf keiner Maske ein Eingabe- oder Anzeigefeld. Wenn es sich um ein Eingabefeld handelt, wird über den List-Button eine Liste mit allen gültigen Geschäftsbereichen aus der oben genannten Tabelle angezeigt. |
Die Kostenstelle ist eine Betriebseinheit, für die bestimmte Kosten anfallen.
Die Kostenstelle gehört zu einem bestimmten Geschäftsbereich. Wenn die Kostenstelle nicht bekannt ist und es sich um ein Eingabefeld handelt, kann durch Drücken von F4 in das Matchcode-Programm "Kostenstellen" verzweigt werden. | |
| Beschreibung | Hier wird ein beschreibender Text (mit maximal 200 Stellen) angegeben.
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| Aufwand | Dieses Feld enthält den tatsächlichen Arbeitsaufwand einer Workflowposition in Personentagen. |
| Aufwand IST | Hier wird der tatsächliche Arbeitsaufwand für eine Workflowposition in Personentagen hinterlegt.
|
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Dokument | Mit dem Anzeigename lässt sich dem Dokument ein vom Dateinamen abweichender Name vergeben.
Insbesondere bei E-Mails ist dies sinnvoll. |