Genehmigungsmatrixdatei Einkauf
Dieses Programm dient zur Verwaltung der Steuerungsdaten für die Genehmigung von Belegen bei der Einkaufsabwicklung, sofern der Parameter 'Genehmigungspflicht' der Vorlauftabelle VRLE01 die Ausprägung 3 besitzt. Bestellungen unterliegen dann der Genehmigungspflicht, wenn der Gesamtwert eines Belegs einen für den jeweiligen Sachbearbeiter in dieser Datei hinterlegten Wert übersteigt.
Die Hinterlegung der Informationen erfolgt benutzerabhängig und kann gegebenenfalls zusätzlich nach Mandant sowie Belegkennzeichen differenziert werden. Anhand dieser Angaben werden Belege gesperrt und können wieder freigegeben werden.
Bei Angabe einer persönlichen Wertgrenze für den Sachbearbeiter unterliegen Belege bis zum hinterlegten Wert nicht der Genehmigungspflicht. Wird keine persönliche Wertgrenze hinterlegt, muss jeder Beleg genehmigt werden. Wird ein Beleg als genehmigungspflichtig gekennzeichnet, so werden die für eine Genehmigung erforderlichen Informationen, abhängig vom Belegwert und den in der Matrixdatei hinterlegten Berechtigungsbereichen, im Belegkopf mitgeführt.
Jedem Sachbearbeiter wird eine persönliche Berechtigungsstufe für die Genehmigung zugeordnet. Er kann alle nicht von ihm selbst erstellten Belege bis zu der für die betreffende Wertgrenze gültigen Berechtigungsstufe des Genehmigers freigeben.
Näheres hierzu kann dem Handbuch 'Genehmigungsverfahren und Unterschriftsregularien', insbesondere Kapitel 4.1.5, entnommen werden.
Felder
Allgemeine Daten
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Superuser | Dieses Kennzeichen gibt an, ob es sich bei dem aktuellen Datensatz in der Genehmigungsmatrixdatei um einen Superuser handelt. Das bedeutet, dass ein bestimmter Benutzer die Verantwortung übernimmt, einen Bestellvorgang im Original zu drucken und erst dann manuell zu versenden, wenn er die gemäß den Vorschriften notwendigen Genehmigungen samt Unterschriften manuell eingeholt hat.
Ein Beleg wird beim Überschreiten eines Superuser-Wertes entsprechend gekennzeichnet und kann nur durch einen Superuser im Original gedruckt werden. | ||||||||
| Berechtigungsstufe Genehmigung | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
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| Neutrale Unterschrift links | Hier wird ein Unterschrifts-Sachbearbeiterkennzeichen für die linke Unterschrift festgelegt.
Diese neutrale Default-Unterschrift links kann dann in verschiedenen Belegdruckprogrammen im Rahmen der EKS-Genehmigungs-Mimik bzw. der Unterschrifts-Mimik herangezogen und aufbereitet werden, und dann in oxaion-Print ausgegeben werden. Gültige Sachbearbeiterkennzeichen können über den List-Button angezeigt werden. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses entweder in der Kennwortdatei angelegt sein, oder kann im Rahmen der Unterschriftsmimik auch folgende Sonderwerte haben: - *SAKZ : Belegkopf-Sachbearbeiter, abhängig vom jeweiligen Beleg - *VALU : Wertabhängiger Sachbearbeiter, ermittelt über die Unterschrifts-Vorlaufmatrix (Datei UFOUNP, Programm US64130 | ||||||||
| Neutrale Unterschrift rechts | Hier wird ein Unterschrifts-Sachbearbeiterkennzeichen für die rechte Unterschrift festgelegt.
Diese neutrale Default-Unterschrift rechts kann dann in verschiedenen Belegdruckprogrammen im Rahmen der EKS-Genehmigungs-Mimik bzw. der Unterschrifts-Mimik herangezogen und aufbereitet werden, und dann in oxaion-Print ausgegeben werden. Gültige Sachbearbeiterkennzeichen können über den List-Button angezeigt werden. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses entweder in der Kennwortdatei angelegt sein, oder kann im Rahmen der Unterschriftsmimik auch folgende Sonderwerte haben: - *SAKZ : Belegkopf-Sachbearbeiter, abhängig vom jeweiligen Beleg - *VALU : Wertabhängiger Sachbearbeiter, ermittelt über die Unterschrifts-Vorlaufmatrix | ||||||||
| Argument für FRDUSB | Schlüsselbegriff für die Unterschriftszeilen, welche beim Druck der Bestellungen am Belegende angedruckt werden sollen. | ||||||||
| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
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| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
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| Pers. Wertgrenze bis einschl. | Bei Nutzung der Genehmigungsmimik mittels der Genehmigungsmatrix enthält dieses Feld den Wert, bis zu welchem ein Beleg keiner Genehmigung bedarf.
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| Daten für Bereich eigene Wertgrenze bis Wertgrenze 1 | |||||||||
| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
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| Berechtig.stufe Genehmiger 1 | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
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| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
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Wertgrenzen I
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Daten für Bereich Wertgrenze 1 bis Wertgrenze 2 | |||||||||
| Wertgrenze 1 größer | Bei einer Nutzung der Genehmigungsmimik anhand der Genehmigungsmatrix können bis zu vier Wertgrenzen hinterlegt werden, ab welchen unterschiedliche Genehmigungskriterien gültig sind.
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| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
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| Berechtig.stufe Genehmiger 1 | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
| ||||||||
| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
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| Daten für Bereich Wertgrenze 2 bis Wertgrenze 3 | |||||||||
| Wertgrenze 2 größer | Bei einer Nutzung der Genehmigungsmimik anhand der Genehmigungsmatrix können bis zu vier Wertgrenzen hinterlegt werden, ab welchen unterschiedliche Genehmigungskriterien gültig sind.
| ||||||||
| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
| ||||||||
| Berechtig.stufe Genehmiger 1 | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
| ||||||||
| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
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Wertgrenzen II
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Daten für Bereich Wertgrenze 3 bis Wertgrenze 4 | |||||||||
| Wertgrenze 3 größer | Bei einer Nutzung der Genehmigungsmimik anhand der Genehmigungsmatrix können bis zu vier Wertgrenzen hinterlegt werden, ab welchen unterschiedliche Genehmigungskriterien gültig sind.
| ||||||||
| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
| ||||||||
| Berechtig.stufe Genehmiger 1 | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
| ||||||||
| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
| ||||||||
| Daten für Bereich Wertgrenze 4 bis Grenze Superuser | |||||||||
| Wertgrenze 4 größer | Bei einer Nutzung der Genehmigungsmimik anhand der Genehmigungsmatrix können bis zu vier Wertgrenzen hinterlegt werden, ab welchen unterschiedliche Genehmigungskriterien gültig sind.
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| Elektronischer Versand mögl. | Dieses Kennzeichen legt fest, ob bei Nutzung der Genehmigungsmatrix ein Beleg innerhalb festgelegter Wertgrenzen elektronisch versendet werden kann oder nicht.
| ||||||||
| Berechtig.stufe Genehmiger 1 | Die Berechtigungsstufe des Sachbearbeiters in der Genehmigungsmatrix, eventuell eingegrenzt nach Firma und/oder Belegkennzeichen, legt fest, bis zu welcher Genehmigungsstufe dieser einen Beleg eines anderen Sachbearbeiters genehmigen kann.
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| Unterschrift links | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix die Art der Unterschrift. Gültige Werte sind die Argumente der Tabelle FRDUSK. | ||||||||
| Unterschrift elektron./man. | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Unterschriftsmimik per Genehmigungsmatrix, ob eine Unterschrift elektronisch oder manuell erfolgen soll. Mögliche Ausprägungen sind:
| ||||||||
Info Superuser
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Wert für Superuser-Freigabe | Bei einer Nutzung der Genehmigungsmatrix mit Hinterlegung eines Superusers enthält dieses Feld die Wertgrenze, ab welcher ein Beleg nur durch einen entsprechend gekennzeichneten Superuser freigegeben und im Original gedruckt werden kann.
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| Elektronischer Versand | Dieses Kennzeichen steuert bei Nutzung der Genehmigungsmatrix, ob ein durch den Superuser freigegebener Beleg elektronisch versendet werden kann oder nicht.
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| Unterschriftstext links | Dieses Feld enthält den Unterschriftstext aus der Tabelle
FRDUSB, welcher bei einem durch den Superuser freigegebenen und gedruckten Beleg am Belegende gedruckt wird.
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Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Firma | Das System ist mehrmandantenfähig, d.h. es kann mit verschiedenen Firmen gearbeitet werden, sofern dies erforderlich ist. Die zulässigen Firmen sind im Firmenstamm hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden, wenn das Feld ein Eingabefeld ist. Über die Firmenberechtigungsdatei wird bestimmt, welche Sachbearbeiter mit welcher Firma arbeiten dürfen. Es können jedoch programmspezifische Einschränkungen vorliegen. Die Firmennummer darf alphanumerisch sein, jedoch keine Sonderzeichen enthalten. |
| Sachbearbeiter | Die Sachbearbeiterkennzeichen können in den Anwendungsprogrammen über den List-Button angezeigt werden.
Richtige Angaben in diesem Feld sind im Hinblick auf Auskunft und statistische Aufbereitung wichtig. So sind manche Druckausgaben, zum Beispiel die Auftragsbestätigungen und die Rechnungen, nach Sachbearbeitern sortiert (nur im Stapelaufruf). Das Sachbearbeiterkennzeichen wird im Auftragskopf (Bestellkopf) und in den Auftragspositionen (Bestellpositionen) gespeichert. Die Auskunftsprogramme lassen in der Regel eine Eingrenzung nach Sachbearbeiter zu, sodass alle Abfragen entweder für einen oder für alle Sachbearbeiter gestartet werden können. Außerdem ist das Sachbearbeiterkennzeichen als Schlüssel in der Statistikdatei (ISTOPP) abgespeichert, und somit können alle Umsätze/Auftragseingänge (Bestellungen/Wareneingänge) pro Sachbearbeiter ausgewertet werden. Für den Verkauf gelten folgende Voraussetzungen: Das Sachbearbeiterkennzeichen wird, sofern vorhanden, aus dem Kundenstammsatz in den Auftrag übernommen. Ist im Kundenstamm keines vorhanden, so wird das beim Kennwort hinterlegte Sachbearbeiterkennzeichen eingetragen. Dieses kann im Auftrag so lange überschrieben werden, bis eine Auftragsposition erfasst ist. Änderungen danach wirken sich auf bereits erfasste Positionen in der Statistik nicht mehr aus. Wird ein Kennzeichen eingegeben, muss dieses in der Kennwortdatei angelegt sein. |
| Bestellart | Die Bestellart ist Teil der Belegnummer. Diese besteht aus der Belegart, dem Belegjahr und der eindeutigen Belegnummer. Die gültigen Werte sind in FRD014 (Belegarten EKS) hinterlegt. |