Aufgabencockpit

Funktionsbeschreibung

Mit dem Aufgabencockpit erhalten Sie schnell eine Übersicht über offene Aufgaben. Dabei können Sie aber nicht nur die eigenen Aufgaben ermitteln. Es ist auch möglich, die Betrachtung auf die Abteilung auszudehnen.

Welche offenen Aufgaben ermittelt werden, hängt von den Voreinstellungen je Abteilung oder je Sachbearbeiter ab. Wenn Sie z.B. keine Bestellvorschläge bearbeiten müssen, dann werden Sie dies bei den Vorlaufwerten auch nicht aufnehmen. Der Begriff "Offene Aufgabe" wird nicht nur auf die Workflowpositionen sondern auch auf Vorgänge wie Aufträge, Bestellungen oder Marketingeinträge bezogen.

Die Darstellung der eigenen Aufgaben oder die der Abteilung ist aber nur ein Aspekt. Oftmals muss bei einer ungeplanten Abwesenheit eine Verteilung von Aufgaben auf andere Mitarbeiter erfolgen. Hier kann das Aufgabencockpit helfen. Sie können nun die "Sicht" der Kollegin oder des Kollegen aufgreifen. Selbst dann, wenn Sie normalerweise nie - um beim obigen Beispiel zu bleiben - Bestellvorschläge bearbeiten müssen, können Sie nun in Stellvertretung diese offenen Aufgaben übernehmen. Selbstverständlich mit der fremden "Sicht" auf die Datenbestände.

Derzeit können nachfolgende offene Aufgaben ermittelt und angezeigt werden:

Nicht bei allen Aufgaben ist die Prüfung eines Termins sinnvoll und möglich. Bei offenen Gutschriften, gesperrten Rechnungen, terminkritischen Bestellvorschlägen - um nur einige Beispiele zu nennen - gilt die Existenz des Vorgangs bereits als offene Aufgabe. Ebenso verhält es sich bei Mailboxeinträgen.

Bei anderen Aufgaben ist der Termin sehr wichtig. Das gilt z.B. bei Workflowpositionen oder Marketingeinträgen.

Arbeiten mit dem Aufgabencockpit

• In der Aufgabenstatistik können Sie die summarische Zusammenfassung einsehen. In der Regel wird die Statistik über ein Verarbeitungsprogramm gefüllt, welches mindestens täglich (z.B. im Rahmen der Nachtverarbeitung) gestartet werden sollte. Wenn Sie allerdings spontan eine Aktualisierung benötigen, so können Sie dies über das Funktionsmenü über "Statistik aktualisieren" anfordern. Über die Tabelle FRDACP können Grenzwerte sowohl für die Anzahl als auch über den Wert (in Firmenwährung) festgelegt werden. Beim Überschreiten dieser Grenzwerte kann ein Icon hinter die Anzahl oder den Wert ausgegeben werden.

• Die Aufgaben selbst werden über die einzelnen Knoten im Aufgabencockpit zusammengefasst. Damit können Sie in die jeweilige Auflistung bzw. Verwaltung verzweigen

Hinweise:

• Wird die Abteilung dauerhaft gewechselt, so kann über ein Korrekturprogramm die Abteilungszuordnung geändert werden.
• Umorganisationen können unter Umständen dazu führen, dass Zuständigkeiten teilweise auf andere Mitarbeiter übertragen werden. In diesen Fällen muss das Sachbearbeiterkennzeichen im jeweiligen Vorgang bei Bedarf geändert werden. Diese Aufgabe kann das Korrekturprogramm natürlich nicht übernehmen.

• Bei Bestellvorgängen und Verkaufsaufträgen wird die Lieferwoche aus dem Vorgangskopf als Vergleichstermin herangezogen. Das Aufgabencockpit ist nicht als Ersatz für das Mahnsystem im Einkauf oder der Liste rückständiger Verkaufspositionen vorgesehen. Auch gibt es für die Fertigung verschiedene Kontrollinstrumente. Das Aufgabencockpit soll "Anhaltspunkte" liefern für Geschäftsprozesse, die möglicherweise außerhalb der gewünschten Abläufe liegen. Falls eine Betrachtung im Rahmen des Aufgabencockpits nicht gewünscht wird, muss dies in den Defaultwerten hinterlegt werden.

Weitere Informationen

• Über das Verwaltungsprogramm zu den Benutzeroptionen kann festgelegt werden, ob nur die eigenen Aufgaben, die der Abteilung oder alle Aufgaben angezeigt werden sollen. Dabei wird die Festlegung der Workflowberechtigung für das Aufgabencockpit genutzt. Mit der Verzweigung in die einzelnen Programme greifen die jeweils dafür hinterlegten Berechtigungen.
• Für die Ermittlung der Aufgaben wird auf das Sachbearbeiterkennzeichen des jeweiligen Anwendungsprogramms zugegriffen. Die Logik, wie das Sachbearbeiterkennzeichen ermittelt wird, kann aber durchaus unterschiedlich sein. Nachfolgend einige Beispiele: Mailbox - Adressat, Workflow - Realisierer, Help Desk (Ticket)/Angebotsverfolgung - Sachbearbeiter nächste Bearbeitung, Aktionen/Klassifikationen sowie Marketingeinträge - interner Sachbearbeiter, Aufträge/Bestellungen/Gutschriftsgenehmigung/Bestellgenehmigung jeweils der Sachbearbeiter des Belegs, Fertigung - Disponent
• Für die Ermittlung der Termine (sofern der Termin von Bedeutung ist) wird für das jeweilige Anwendungsprogramm ein geeignetes Datum herangezogen. Dies sind z.B. beim Workflow geplanter Start bzw. geplantes Ende, Service - Ausführung bis, Auftrag/Bestellung - Lieferwoche, Marketing/Angebotsverfolgung/Help Desk - Datum nächste Aktion und für die Produktion - das Bedarfsdatum der Disposition
• In den Defaultwerten kann vom Tagesdatum eine Anzahl von Tagen (Wochen) abgezogen (-) oder hinzugefügt (+) werden. Möchten Sie grundsätzlich z.B. alle offenen Fertigungsaufträge sehen, die innerhalb der nächsten 5 Tage fällig sind, so können Sie im Defaultwert für Fertigungsaufträge 5+ eintragen. Möchten Sie keine Einschränkung über den Termin, so tragen Sie eine Null ein.
• Die Festlegung, ob eine Aufgabe offen ist, wird über den Bearbeitungsstatus des Vorgangs definiert. So ist im Workflow nur eine Aufgabe mit Status gleich "9" erledigt, ein Serviceauftrag ist bis zur Freigabe der Rechnung an die Finanzbuchhaltung offen und eine Angebotsverfolgung benötigt einen Abschlussstatus (gewonnen, verloren, storniert) damit keine offene Aufgabe mehr existiert. Zur Beurteilung sollten die jeweiligen Handbücher der Anwendungsgebiete herangezogen werden.

Tabellen (Auszug)

• FRDACP

  In dieser Tabelle können Grenzwerte für das Aufgabencockpit hinterlegt werden, so dass bei Überschreitung dieser Grenzwerte die betroffenen Aufgabengebiete in der Aufgabenstatistik hervorgehoben werden. Damit ist ein leichterer Überblick möglich. Die Grenzwerte können je Abteilung und Sachbearbeiter vorgegeben werden.

  Die Icons für die Grenzwerte werden in der Registrierung US00060 unter Anwendung, OTHER unter den Eintragungsnamen "AC_GRW_ICONS" geführt.

Lesen Sie auch hier nach:

Handbuch Workflow