Gelenktes Dokument
Hier kann ein Word-Dokument zu einem Gelenkten Dokument gemacht werden. Ein Gelenktes Dokument kann nur noch in einem speziellen Überarbeitungsprozess geändert werden. Dabei sind verschiedene Rollen zu besetzen. Mindestens ein Realisierer, ein Reviewer und ein Freigeber müssen bestimmt werden.
Die Überarbeitung erfolgt in der Bibliothek. Wurde die Überarbeitung freigegeben, indem die entsprechende Workflow-Position beendet ist, so landet die Version in der Bibliothek wieder an der Stelle, an der das Originaldokument steht. Es kann mit einer weiteren Überarbeitung begonnen werden. Gelenkte Dokumente sind immer auch versioniert, sowohl das Originaldokument als auch die Überarbeitungskopie in der Bibliothek.
Sinn und Zweck des Ganzen ist es, sämtliche Änderungen eines Dokuments jederzeit nachvollziehbar auf dem System zu halten. Man kann damit immer sehen, wer die Änderungen vollzogen hat.
Ist ein Dokument zum Gelenkten Dokument erhoben worden, so kann es zukünftig nur noch mit einer Dokumentenlenkung bearbeitet werden.
Für die Workflow-Positionen müssen in der Tabelle FRDTOD vier Arten von Aufgaben fest hinterlegt sein.