Abweichende Beleganschriften verwalten
Mit diesem Programm können Adressen erfasst und geändert werden. In diesem Programm werden die abweichenden Adressen für die Lieferscheine und Aufträge verwaltet, wobei die einzelnen Positionen in die Datei VTEXTP geschrieben werden.
Verwendung dieses Programms
- VK20090 Verkaufsaufträge
Felder
Adressdaten
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||||||||
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| Kunde | Jeder Kunden muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt.
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| Adressnummer | Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden. Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben. | ||||||||||
| Land | Ein Land ist in der Länderdatei hinterlegt. Die hier angegebenen Länder sind nicht die offiziellen Länder des statistischen Bundesamtes, sondern dienen als eindeutiger Schlüsselbegriff zur Identifikation eines Landes. In den Fällen, in denen das Land des statistischen Bundesamtes eindeutig ist, stimmen die beiden Länder jedoch überein. Das Land dient in Verbindung mit dem Geschäftspartner der Erstellung länderbezogener Statistiken sowie der Adressaufbereitung in der jeweiligen landesüblichen Schreibweise. | ||||||||||
| Name | In dieser Zeile wird die Adresse angezeigt. Wird dieses Datenfeld in Verbindung mit dem Matchcode-Suchverfahren eingesetzt, ist es sinnvoll, zusätzliche Suchkriterien wie Alpha-Sortierbegriff und Postleitzahl anzugeben. Ansonsten kann der Suchvorgang sehr lange dauern und das System stark belasten. | ||||||||||
| Name (Fortsetzung) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| Straße | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| Straße (Fortsetzung) | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| frei | Angabe der jeweiligen Adresszeile. Die Bedeutung der jeweiligen Zeile ist im Firmenstamm festgelegt, die postalische Aufbereitung der Adresse wird über die Länderdatei gesteuert. Neben Bezeichnungen (z.B. Firma, Branche) sind folgende weitere Eingaben möglich:
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| Postleitzahl / Ort | Die Postleitzahl ist für die postalische Zustellung von Briefsendungen usw. erforderlich. Darüber hinaus ist sie ein wichtiges Hilfsmittel, um über das Matchcode-Suchverfahren Adressen auffinden zu können. Zum Beginn des Matchcode-Suchverfahrens für Adressen muss die Postleitzahl stellengerecht und linksbündig in das zur Verfügung stehende Datenfeld eingegeben werden. Zum Ausführen des Suchverfahrens genügen bereits Fragmente der Postleitzahl, sie muss nicht vollständig sein. Beim Erfassen einer Adresse können die gültigen Postleitzahlen über den List-Button aufgerufen werden, sofern für das entsprechende Land das Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt ist. In der Länderdatei wird festgelegt, wie viele Stellen die Postleitzahl eines Landes maximal haben darf. | ||||||||||
| Ort | Hier geben Sie den Standort des Geschäftspartners ein. Falls für das ausgewählte Land ein Postleitzahlenverzeichnis vorhanden ist, kann über den Matchcode der zugehörige Ort ausgewählt werden. Der Ortsname darf insbesondere im Bereich der Deutschen Bundespost keine Ergänzungen und Zusätze enthalten. Zusätze können in einem eigenes dafür vorgesehenen Feld 'Ortszusatz' im Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt werden. | ||||||||||
| Sprache | Eine Sprache muss in oben genannter Tabelle hinterlegt sein.
In diesem Feld wird die Sprache angegeben, in welcher der Schriftverkehr mit dem Kunden bzw. Lieferanten erfolgen soll. Sind die Textkonstanten für Rechnungsschreibung, Bestellung etc. sprachenabhängig hinterlegt, so wird mit Hilfe dieser Einstellung automatisch die richtige Tabelle ausgewählt. Bei der Auftrags- bzw. Bestellerfassung wird als Voreinstellung die Sprache aus dem Adressstamm eingelesen. | ||||||||||
| Geoinformationen | |||||||||||
| Geo. Breitengrad (Latitude) | Für eine angegebene Adresse wird hier die geographische Breite (Latitude) gespeichert. Sie kann automatisch ermittelt werden. Diese Daten werden zum Zweck verschiedener kartographischer Auswertungen sowie zur Standortanzeige genutzt. Die Koordinaten werden in verschiedenen Aufbereitungsebenen ermittelt. Werden keine Ergebnisse für die exakte Adresse mit gefunden, wird mit einer geringeren Aufbereitungsebene nochmals eine Ermittlung durchgeführt. Die Aufbereitungsebenen sind wie folgt definiert:
Die automatische Ermittlung wird mit dem Programm Geocodierungsdaten abrufen (US11278) angestoßen. | ||||||||||
| Geo. Längengrad (Longitude) | Für eine angegebene Adresse wird hier die geographische Länge (Longitude) gespeichert. Sie kann automatisch ermittelt werden. Diese Daten werden zum Zweck verschiedener kartographischer Auswertungen sowie zur Standortanzeige genutzt. Die Koordinaten werden in verschiedenen Aufbereitungsebenen ermittelt. Werden keine Ergebnisse für die exakte Adresse mit gefunden, wird mit einer geringeren Aufbereitungsebene nochmals eine Ermittlung durchgeführt. Die Aufbereitungsebenen sind wie folgt definiert:
Die automatische Ermittlung wird mit dem Programm Geocodierungsdaten abrufen (US11278) angestoßen. | ||||||||||
| Datum letzte Geocodierung | Das Datum der letzten Geocodierung für die angegebene Adresse wird hier gespeichert. Es wird automatisch bei jedem Aufruf der Geocodierung eingetragen. Es dient als Selektionsparameter für die Batchverarbeitung. | ||||||||||
| Manuell geändert | Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, sobald eine manuelle Änderung des geographischen Längengrades (Longitude) oder des geographischen Breitengrades (Latitude) erfolgt. Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Adresse bei einer Batchverarbeitung ausgeschlossen, da von der Vorrangigkeit der manuellen Eingabe ausgegangen wird. Soll die Adresse wieder eine maschinelle Geocodierung durchlaufen, so muss das Kennzeichen entfernt werden. | ||||||||||
Ansprechpartner/Telekommunikation
| Feldbezeichnung | Erklärung |
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| Ansprechpartner | Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
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| Anrede | Mit diesem Schlüssel wird dem Ansprechpartner über die oben angegebenen Tabelle eine Anrede zugeordnet. Diese Anrede wird bei Postaktionen (Mailing) zur Adressierung verwendet.
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| Ansprechpartnertext | In diesem Feld kann für den Ansprechpartner eine individuelle Bezeichnung vergeben werden. Diese Bezeichnung kann bei Anschreiben an den Ansprechpartner verwendet werden.
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| Telekommunikationsdaten | |
| Telefonnummer | In diesem Feld wird die Telefonnummer (inklusive Vorwahl) angegeben. Trennzeichen sind erlaubt. Als mögliches Trennzeichen für die Vorwahl könnte der Schrägstrich (Slash) dienen. Das Trennzeichen für die Durchwahl ist das Minuszeichen (-). Als Durchwahl für die Zentrale wird die 0 angenommen. Beispiel einer Telefonnummernangabe (die Nummer ist frei erfunden!): 07547/9384938-0 |
| Telefaxnummer | In diesem Feld kann die Telefaxnummer einer Firma angegeben werden. |
| E-Mail-Adresse | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Auftragsnummer | Die Auftragsnummer identifiziert zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr einen Auftrag eindeutig. Sie beginnt mit einem frei definierten Startwert und wird pro Kalenderjahr automatisch hochgezählt. Die Angabe der Auftragsnummer ist nicht in allen Programmen zwingend erforderlich. Wurde sie maschinell vorgegeben, kann sie auch manuell überschrieben werden. Wurde keine Auftragsnummer eingestellt, ist ebenfalls eine manuelle Vergabe möglich. Es ist darauf zu achten, dass der automatische Zähler nicht in den Bereich der manuell vergebenen Auftragsnummer kommt, da sonst die Nummernkreisdatei UNUMMP manuell angepasst werden muss. Eine bestehende Auftragsnummer kann nicht verändert werden und ist Schlüssel der Auftragsdateien. Sie ist als Information im Lieferschein und auf der Rechnung gespeichert. Nummern werden nur in Verwaltungsprogrammen und nicht im Anzeigemodus vergeben. |
| Bruttowert | Der Wert wird errechnet aus der Menge multipliziert mit dem Bruttopreis unter Berücksichtigung der Preisdimension.
Der Preis und damit der Wert liegt in der jeweiligen Währung vor, in der der Beleg geführt wird. Zur Umrechnung in die Firmenwährung müssen der jeweilige Kurs und die Währungsdimension berücksichtigt werden. Der Bruttowert wird sowohl auf Positionsebene als auch auf Kopfebene mitgeführt. Im Kopf repräsentiert der Wert die Summe aller Positionen. Das Feld steht in zahlreichen Auskunftsprogrammen zur Verfügung. |
| Kunde | Jeder Kunden muss mit der zugehörigen Filiale als Debitor im Personenkontenstamm und mit den entsprechenden Adressangaben im Adressstamm angelegt sein. Der Kunde wird in der Folge für sämtliche kundenbezogenen Aussagen benötigt.
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| CPD-Nummer | In diesem Feld wird die Adressnummer für das Conto-pro-Diverse (CPD-Konto) der Finanzbuchhaltung angegeben. Die CPD-Nummer hat für die Finanzbuchhaltung die Funktion, dass Lieferanten- bzw. Kundenadressen, die nicht regelmäßig wiederkehren, und für die demzufolge kein eigenes Personenkonto eingerichtet werden soll, in einem Adressbestand "Einmaladressen" mit den erforderlichen Informationen hinterlegt werden können und über das CPD-Hauptkonto (siehe auch Kennzeichen im Personenkontenstamm) umsatzmäßig zugeordnet werden. Handelt es sich um ein Eingabefeld, wird über den List-Button in das Matchcode-Programm "CPD-Konten" verzweigt. |
| Nettowert |
Hier wird der Nettowert angezeigt.
Dieser Wert ist inklusiver aller Zu- und Abschläge, welche maschinell ermittelt oder manuell hinzugefügt wurden. Hinweis
Für den Verkauf gilt: Im Auftrags- bzw. Lieferscheinkopf hinterlegte Versandkosten sind in diesem Wert nicht enthalten.
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