Vorbemerkung

In diesem Dokument werden die in oxaion vorhandenen speziell für Spanien entwickelten Funktionen sowie landesspezifische Einstellungen beschrieben. Programme, die für die Landesversion über das Menü abrufbar sein müssen, werden mit Programmname "Programmbezeichnung Deutsch - Programmbezeichnung fremdsprachig" gekennzeichnet.

Im Firmen verwalten (US10600) ist die Landesversion Spanien zu markieren.

Finanzbuchhaltung

SII (sistema de suministro inmediato) System zur unmittelbaren Übermittlung von Informationen 

Gesetzliche Anforderungen

In Spanien wurde in 2016 ein Gesetzesprojekt umgesetzt, das Änderungen bei der Abgabe der Steuererklärungen betrifft. Das Änderungsgesetz, welches die entsprechenden Modifikationen in den jeweils betroffenen Gesetzen vornimmt, ist das Königliche Dekret 596/2016 vom 2. Dezember („Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medio electrónicos en la gestión del impuesto sobre el valor añadido, por el que se modifican el reglamento del impuesto y otras normas tributarias“), im spanischen Staatsanzeiger (BOE) veröffentlicht am 6. Dezember 2016.

Durch das Änderungsgesetz wurde das Verfahren zur Abgabe der Steuererklärungen tiefgreifend modifiziert: Nach dem neuen System SII müssen Angaben über Aus- und Eingangsrechnungen, bestimmte innergemeinschaftliche Operationen sowie Anlage-/ Investitionsgüter innerhalb einer kurzen Frist nach der Buchung der Rechnungen elektronisch in einem vorgeschriebenen einheitlichen Format an das Finanzamt übermittelt werden - unabhängig von, und nicht zusammen mit den periodischen Umsatzsteuervoranmeldungen. Dies bedeutet eine kontinuierliche Datenübermittlung an das spanische Finanzamt.

Das neue System wurde zum 01.07.2017 verpflichtend eingeführt werden.

Zur Teilnahme an SII verpflichtet sind Steuerschuldner, welche Monatsmelder sind. Dies sind insbesondere folgende Steuerschuldner:

1. Teilnehmer im System REDEME („registro de devolución mensual“), dem System zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen (Unternehmen die monatlich melden, um unterjährig die Erstattung von Vorsteuer beantragen zu können).
2. Großunternehmen (Umsatz von mehr als EUR 6.010.121,04 im Vorjahr)
3. Umsatzsteuerliche Organschaften

Für die Steuerschuldner, die vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen, ist das neue Verfahren SII optional.

Folgende Umsatzsteuer-Aufstellungen ("libros registro de impuesto") sind ab Juli 2017 direkt bei der spanischen Finanzbehörde zu führen und kontinuierlich mit aktuellen Daten zu versorgen:

a)       Aufstellung über Ausgangsrechnungen (libro de facturas expedidas)
b)       Aufstellung über Eingangsrechnungen (libro de facturas recibidas)
c)       Aufstellung über bestimmte innergemeinschaftliche Operationen (libro registro de determinadas operaciónes intracomunitarias)
d)       Aufstellung über Investitionen und Anlagegüter (libro registro de bienes de inversión)

Die an das spanische Finanzamt im XML-Format zu übermittelnden Daten entsprechen im Wesentlichen denjenigen der von den Monatsmeldern bisher verwendeten sog. libros registros de IVA (Aufstellungen über die Umsatzsteuer) und den Daten, die die Rechnungen selbst enthalten, im Wesentlichen:

• Nummer und Serie der Rechnung
• Datum der Ausstellung
• Datum der Leistung
• Angaben zum Empfänger bzw. Aussteller
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag
• Angaben zu besonderen Steuerregimen
• innergemeinschaftliche Geschäfte
• Reverse-Charge
• Berichtigungen, etc.

Der Steuerschuldner hat beim Finanzamt Zugriff auf seine eigenen gemeldeten Daten ("libro registro declarado") sowie auf ihn bezogene Daten, die Dritte gemeldet haben ("libro registro contrastado").

Die Fristen zur Übermittlung der Rechnungsdaten an das Finanzamt sind folgende:

a)     Ausgangsrechnungen

Die Datenübermittlung von Ausgangsrechnungen ist innerhalb von vier Tagen ab dem Rechnungsdatum vorzunehmen (nicht eingerechnet werden Samstage, Sonntage und nationale Feiertage). Wird die Ausgangsrechnung von einem Dritten oder dem Rechnungsempfänger erstellt, erweitert sich die Frist auf acht Tage. Spätestens ist die Meldung zum 30. des auf den Monat, in welchem die Umsatzsteuer fällig wurde, folgenden Monat zu machen.

b)     Eingangsrechnungen

Die Datenübermittlung von Eingangsrechnungen ist innerhalb von vier Tagen ab dem Buchungsdatum der Rechnung vorzunehmen (nicht eingerechnet werden Samstage, Sonntage und nationale Feiertage), und in jedem Fall vor dem 30. des Folgemonats desjenigen Zeitraums, für den die Umsatzsteuer erklärt worden ist. Bei Einfuhren beginnt die Vier-Tagesfrist mit der Verbuchung des Zolldokuments über die Zahlung der Einfuhrumsatzsteuer, ansonsten gilt das soeben zum 30. des Folgemonats Beschriebene.

c)     Innergemeinschaftliche Operationen

Für bestimmte innergemeinschaftliche Geschäfte beginnt die Vier-Tagesfrist mit der Versendung der Ware bzw. mit deren Erhalt.

d)     Informationen zu Investitionsgütern

Die Informationen zu Investitionsgütern (Anlagevermögen) werden mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Kalenderjahres, spätestens zum 30. Januar, übermittelt.

Durchführung der Meldung

Selektion der Rechnungen

Es werden alle Personenkontenbuchungen eines Buchungszeitraums mit dem Programm FB52510 "Rechnungen für SII zur Verfügung stellen - Poner a disposición facturas para SII" selektiert. Dabei muss der Zeitraum keineswegs eine Buchungsperiode umfassen.

Die Personenkontenbuchung wird als zu meldende Rechnung identifiziert, wenn

• sie noch nicht für SII verarbeitet wurde
• der Buchungskreis einer Steuerliste zugeordnet (Dies ist notwendig, obwohl die Steuerlisten über Modelo 340 selbst nicht mehr gemeldet werden müssen!)
• wenigstens ein Steuerschlüssel der Buchung nicht in Tabelle VRL F91 der nicht für SII zu berücksichtigenden Steuerschlüssel hinterlegt ist
• es sich nicht um einen Restposten handelt

Ob es sich um einen Ein- oder Ausgangsrechnung handelt, wird am Debitor/Kreditor Kennzeichen der Buchung festgemacht.

Das Steuerdatum (Meldedatum) ist bei Ausgangsrechnungen immer das Buchungsdatum, bei Eingangsrechnungen das Eingangsdatum, falls dieses angegeben wurde, ansonsten ebenfalls das Buchungsdatum.

Bearbeiten der Rechnungen

Es kann notwendig sein, gewisse zu meldende Angaben manuell anzugeben oder zu korrigieren. Dafür stellt oxaion das Programm FB52520 "Daten für SII verwalten - Modificar datos declaración SII" zur Verfügung.

Über die verschiedenen Status lassen sich Filter definieren, die einen schnellen Überblick über gemeldete, nicht gemeldete oder fehlerhaft gemeldete Rechnungen liefern. Hier die verschiedenen Status und ihre Bedeutung:

Eine Rechnung lässt sich nur dann ändern, wenn der Status nicht 1,2,5 oder 6 ist.

Sind bei der Meldung einer Rechnung Fehler aufgetreten, so ist über das Kontextmenü die ausführliche Fehlermeldung einzusehen.

XML erzeugen und versenden

Mit dem Programm FB52530 "SII melden - Declaración SII" werden alle Rechnungen, die die angegebenen Kriterien erfüllen und über das Programm "Rechnungen für SII zur Verfügung stellen" selektiert wurden, in ein XML gepackt. Dieses wird sofort automatisch per Webservice an die Finanzbehörden versendet. Beim Senden mittels „SendSoapMessageService“ wird das von den Finanzbehörden erteilte Zertifikat für den Zugang zu diversen Finanzamts-Portalen und der Berechtigung SII-Meldungen an das Finanzamt zu melden mitgeliefert. Deshalb ist für die Authentifizierung das für das Zertifikat gültige Passwort anzugeben.

Das Zertifikat selbst ist im Verzeichnis "certs" des separaten Toolservers (es wird empfohlen einen eigenen Toolserver mit entsprechendem Dienst einzurichten) zu hinterlegen, bspw.:

Folgende Registrierungseinträge (US00060) unter Anwendung -> Finanzbuchhaltung sind für SII zu pflegen:

• PATH_FOR_ES_SII (Pfad für SII-Meldung Spanien)
• PATH_FOR_ES_SIIR (Pfad für Antwort-XML SII Meldung Spanien)

Das Rückmelde-XML des Finanzamts, in dem es entweder die Richtigkeit der gemeldeten Rechnungen bestätigt oder aber Fehler aufzeigt, wird in oxaion verarbeitet. Das Ergebnis ist dann im Programm "Daten für SII verwalten" zu sehen.

Der Name des zu meldenden XML setzt sich zusammen aus

Firmennummer (optional)
+ "_" 
+ "SII-" 
+ "EM_" für Erstmeldung oder "KM_" für Korrekturmeldung
+ "ER" für Eingangsrechnungen bzw. "AR" für Ausgangsrechnungen 
+ "_" + Von-Meldedatum in der Form JJJJMMTT + "_" + Bis-Meldedatum in der Form JJJJMMTT
+ "_" + Tag der Meldung in der Form JJJJMMTT + Uhrzeit

Beispiel:

045_SII-EM_ER_20190718_20190718_20190719095031.xml

Da Datum und Uhrzeit auch in die zu meldende Rechnung geschrieben wird, lässt sich so mit dem Programm "Daten für SII verwalten" schnell nachvollziehen welche Rechnungen mit welchem XML gemeldet wurden.

Würden ein zu meldendes XML mehr als 10.000 Rechnungen enthalten, so würde oxaion die Verarbeitung unter Ausgabe einer Mailboxmeldung abbrechen, da dann die von den Finanzbehörden genannte Obergrenze erreicht wäre. Die Rechnungen müssen sodann erneut mit hinreichenden Selektionen gemeldet werden, um die Grenze zu unterschreiten. Sind keine zu meldenden Rechnungen bei Abruf des Programms "SII melden" vorhanden, wird ebenfalls eine entsprechende Mailboxnachricht ausgegeben.

Der Anwender hat auch Zugang zu den gemeldeten Rechnungen über ein Portal der Finanzbehörden. Er kann sich das Ergebnis der XML-Verarbeitung anschauen und könnte mögliche Fehler direkt korrigieren.

Factura simplificada und Gutschriftsverfahren

Aufträge von Kunden, die das Gutschriftsverfahren anwenden oder eine "Fattura Simplificada" (vereinfachte Rechnung, da sie keine Steuernummer als Unternehmen haben, bspw. Privatpersonen) bekommen, sind jeweils über separate Auftragskennzeichen abzuwickeln. Diese Rechnungen sind in der SII-Meldung speziell zu kennzeichnen. Deshalb sind sie mit eigenen Buchungskreisen in die Buchhaltung zu übergeben. In der Tabelle der Buchungskreise FRD BKR ist die Checkbox "Factura Simplificada Spanien" bzw. "Gutschriftsverfahren Spanien" zu markieren.

Zu beachten

• die Summe der gemeldeten Bemessungsgrundlagen + Steuerbeträge muss den Rechnungswert ergeben
• bei Ausgangsrechnungen muss das Buchungsdatum immer kleiner oder gleich dem Rechnungsdatum sein

Steuerschlüssel

Im Steuerschlüssel ist die Checkbox "Steuerbar" auf der Lasche "Weitere Angaben" zu pflegen. Außerdem ist das Feld "Zusatzinfo zum Steuerschlüssel" auf der Lasche "Spezifika Spanien" nachzuarbeiten. Diese Lasche wird erst dann eingeblendet, wenn im Firmenstamm auf der Lasche "Landesversionen" des spanischen Mandanten die Checkbox "Landesversion Spanien" markiert wurde. Dies wird erst nach einer Neuanmeldung wirksam.

Für SII verwendete, ggf. zu pflegende Tabellen

FRD BKR:	Buchungskreise
		Checkbox "Factura Simplificada Spanien" und "Gutschriftsverfahren Spanien" 

VRL F91:	Steuerschlüssel nicht für Steuermeldung
		Es sind die Steuerschlüssel zu hinterlegen, die nicht relevant für die SII-Meldung sind, also zumindest 9U und 9V.

VRL SI1:	hier sind die URLs zur Meldung der Aus- und Eingangsrechnungen hinterlegt.
		Ausgangsrechnungen: https://www1.agenciatributaria.gob.es/wlpl/SSII-FACT/ws/fe/SiiFactFEV1SOAP
		Eingangsrechnungen: https://www1.agenciatributaria.gob.es/wlpl/SSII-FACT/ws/fr/SiiFactFRV1SOAP
		Tests für Ausgangsrechnungen: https://www7.aeat.es/wlpl/SSII-FACT/ws/fe/SiiFactFEV1SOAP
		Tests für Eingangsrechnungen: https://www7.aeat.es/wlpl/SSII-FACT/ws/fr/SiiFactFRV1SOAP

Tabellen, die im Auslieferungszustand bleiben

FRD SI1:	Art der Rechnungsschreibung
FRD SI2:	Art steuerl. Identifikation
FRD SI3:	Art des Geschäfts bei Ausgangsrechnungen
FRD SI4:	Art des Geschäfts bei Eingangsrechnungen
FRD SI5:	SII Fehlercodes
FRD SI6:	Zusatzinformation Steuer SII

Restriktionen

• der Tag "FacturacionDispAdicionalTerceraYsextayDelMercadoOrganizadoDelGas", in dem Meldeerfordernisse des „geregelten Gasmarktes“ abgebildet werden, wird nicht unterstützt.
• der optionale Tag RefExterna wird nicht unterstützt.
• in SII können Angaben zu verkauften Liegenschaften gemeldet werden. Dies wird in keiner Weise von oxaion unterstützt.
• Meldungen von Investitionsgütern werden nicht unterstützt.
• der Tag "entidad sucedida" wird nicht unterstützt.
• Rückerstattungen von Mehrwertsteuer bei Reisen und Korrekturen dieser Rückerstattungen werden nicht unterstützt.
• die Angabe eines Kennzeichens im Fall, dass das meldepflichtige Unternehmen die vorgeschriebenen Meldepflichten aus gewissen Gründen nicht einhalten kann, wird nicht unterstützt. Wir unterstellen, dass die Meldepflicht von Beginn des Meldezeitraums an zweifelsfrei besteht, so dass die Meldung innerhalb der vorgesehenen Fristen erfolgen kann.
• Die Ausprägung bei Eingangsrechnungen „Art der Rechnungsschreibung“ LC (Aduanas – Liquidación complementaria) wird nicht unterstützt.
• CPD-Konten werden nicht verarbeitet.
• Gutschriftsverfahren und „Factura Simplificada“ sind nur kundenseitig realisiert.
• In Vorlauftabelle VRL F12 darf die Checkbox „Belegnummernvergabe“ nicht markiert sein, damit für die Meldung beim Storno keine doppelten Belegnummern entstehen.
• bei Eingangsrechnungen hat der Anwender dafür Sorge zu tragen, dass die externe Rechnungsnummer korrekt bestückt wird, insbes. nicht leer ist. Dabei können die Einstellungsmöglichkeiten der Tabelle VRL F14 helfen.
• aus der nicht erfolgten Angabe einer Restriktion für gewisse Angaben und Funktionsweisen in SII kann nicht geschlossen werden, dass diese realisiert sind.
• Meldungen zu Konsignationslagern werden nicht unterstützt.

Gesetz zur Betrugsbekämpfung, inkraftgetreten 2021

Das Betrugsbekämpfungsgesetz zielt mit den eingeführten Änderungen auf die Vereinheitlichung der Rechnungs-/Verwaltungsprogramme ab, um eine doppelte Rechnungsstellung zu vermeiden (bspw. Druck eines eindeutigen QR-Codes auf der Ausgangsrechnung) und die Änderung von Buchungsunterlagen unmöglich zu machen. Diese Anforderungen gelten als erfüllt, wenn die Ausgangsrechnungen mit SII gemeldet werden. In oxaion wurde auf die Realisierung der in diesem Gesetzt beschriebenen Regelungen verzichtet. Aus diesem Grund ist eine SII-Meldung bei Einsatz der Landesversion Spanien obligatorisch.

Umsatzsteuervoranmeldung "Modelo 340" (bei Meldung über SII nicht mehr erforderlich!)

Die Steuermeldung kann mittels manueller Eingabe auf einer offiziellen Website der Finanzbehörden monatlich erfolgen. Unter einem Jahresumsatz von 6 Mio. Euro ist auch eine ¼ jährlich Meldung möglich, die im oxaion Standard aber nicht unterstützt wird.

Seit 01.01.2010 sind zusätzlich die steuerlich relevanten Rechnungen einzeln zu melden ("Modelo 340"). Zu diesem Zweck wurde in oxaion die Möglichkeit geschaffen, die Rechnungen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form für die Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen.

Zu melden sind Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag je Steuerprozentsatz für Ein- und Verkäufe getrennt nach Inland, EU und Drittland. Des Weiteren ist eine Trennung zwischen Waren und Dienstleistungen bei EU-Einkäufen erforderlich. Für die Vorsteuer auf Inlandsrechnungen ist eine separate Aufstellung von Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträgen je Steuerprozentsatz nicht erforderlich. Einkäufe aus Drittländern werden in der entsprechenden Bemessungsgrundlage für die Vorsteuer mitgemeldet. Da sie jedoch nicht in der Jahressteuermeldung erscheinen dürfen, ist ein separater Ausweis dieser Bemessungsgrundlage erforderlich.

Verkäufe in externe Gebiete wie Ceuta und Melilla oder die Kanaren sind wie Verkäufe in Drittländer ohne Steuer zu buchen und in der entsprechenden Spalte auch zu melden. Das Buchungsdatum bestimmt die Meldeperiode. Steuerlich relevante Sachverhalte müssen über Personenkonten abgebildet werden. Für Rechnungen an natürliche Personen (bspw. Einzelhändler), die nicht der Buchführungspflicht unterliegen und die außerdem keine Umsatzsteuermeldung abgeben, muss zum normalen Umsatzsteuersatz zusätzlich 4% Steuer berechnet werden – der Gleichbehandlungszuschlag ("recargo de equivalencia").

Die Umsatzsteuermeldung wird über das Erstellen der Steuerregister (FB52330R) erstellt. Zur besseren Abstimmung wird empfohlen, die Umsatzsteuervoranmeldung über die Steuerzeilen im Steuerschlüssel ebenfalls einzurichten. Die innergemeinschaftlichen Erwerbe sind in separaten Steuerlisten 'Einkäufe EU Waren und Einkäufe EU Leistungen' darzustellen. Spiegelbildlich werden dazu die Steuerlisten 'Verkäufe’ EU Waren bzw. Leistungen' erzeugt.

Einrichtung

Ein Umsatz- und ein Vorsteuerkonto sowie je ein Konto für Erwerbssteuer und Vorsteuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe sind ausreichend. Steuerschlüssel vom Typ "recargo de equivalencia" sind im Stammsatz im Feld ‚Steuerungskennzeichen’ mit dem Wert 6 zu versehen.

Steuerschlüssel, die nicht in den Steuerlisten zu berücksichtigen sind, sind in der Tabelle VRL F91 "Steuerschlüssel nicht für Steuerlisten" zu hinterlegen. Insbesondere sind hier die nur vom System und nicht vom Benutzer zu verwendenden Steuerschlüssel 9U und 9V einzutragen.

Für die Einzelmeldung der Rechnungen sind die spanischen Steuernummern in das Feld "Steuernummer" im Adressstamm zu hinterlegen.

Eingehende Rechnungen für Mieten/Pachten sind speziell zu kennzeichnen. Dazu ist es notwendig diese Eingangsrechnungen mit einem Textschlüssel zu buchen, bei dem die Checkbox "Mietrechnung Modelo 340" aktiviert ist. Auch ausgehende Rechnungen für Mieten/Pachten sind zu kennzeichnen und mit zusätzlichen Informationen zu versehen. Dies wird z.Z. in oxaion nicht unterstützt.

Form der Steuermeldung

Für die Steuermeldung werden die zu den Rechnungen gehörenden Personenkontenbuchungen auf mehreren gleichartigen Listen dargestellt und die Bemessungsgrundlagen sowie die gebuchten und rückforderbaren Steuerbeträge summiert. Die Steuerschuld bzw. das Steuerguthaben findet sich auf einer zusammenfassenden Steuerliste. Verpflichtend ist der Ausweis der Erwerbssteuer und der Vorsteuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe auf getrennten Listen. Neben den Listen ist auch die schon erwähnte Einzelmeldung der Rechnungen in einem vorgeschriebenen Dateiformat ("Modelo 340") erforderlich.

Stammdaten für eine Steuerliste  

Die Zuordnung einer Rechnung zur passenden Steuerliste erfolgt durch die Zuordnung des zugehörigen Buchungskreises im Explorer für die Steuerlisten FB11190R "Steuerlisten verwalten - Gestionar listas fiscales". Die Definition der Buchungskreise in einem spanischen Mandanten muss sich also auch nach den zu erzeugenden Steuerlisten richten.

Es ist es sinnvoll, den Storno einer Rechnung entweder über denselben Buchungskreis wie den der Rechnung vorzunehmen oder für jeden Rechnungsbuchungskreis einen korrespondierenden Stornobuchungskreis anzulegen.

Zunächst sind die Basisinformationen für eine Steuerliste mit folgenden Angaben zu erfassen:

• frei wählbare Steuerlistennummer
• Bezeichnung der Liste als Überschrift für den Druck
• Art der Darstellung der Beträge auf der Steuerliste aus Tabelle FRD BSI
• Registerart für die elektronische Meldung der Einzelbuchungen

Nach der Definition der Steuerliste kann die Zuordnung der zugehörigen Buchungskreise erfolgen.

Druck Steuerlisten

Der Abruf der Steuerlisten erfolgt unter Angabe des Meldezeitraums über das Programm FB52300R "Steuerlisten drucken" ("Imprimir listas fiscales"). Bei einem endgültigen Abruf werden die in der Steuerliste je Steuerschlüssel für die Meldeperiode ermittelten Summen für die Bemessungsgrundlage, den Steuerbetrag und die rückforderbare Steuer gespeichert. Des Weiteren wird ein mögliches Steuerguthaben gespeichert, um es ggf. mit der Steuerschuld der Folgeperiode verrechnen zu können. Es ist immer je Meldeperiode ein endgültiger Abruf der Steuerlisten durchzuführen.

Um einen korrekten Nachdruck der Steuerlisten nach einem endgültigen Abruf zu gewährleisten, werden je Abrufzeitraum und Steuerliste die Seitenzahl der Anfangs- und Endseite im System abgelegt. Es ist sinnvoll, die Umsatzsteuervoranmeldung auch über die Steuerzeilen in den Stammdaten der Steuerschlüssel einzurichten, um eine Abstimmung mit den Endsummen der Steuerlisten zu erhalten.

Listen mit Einzelpositionen

Die Gestalt des Listkopfs der Steuerlisten ist obligatorisch. Es müssen der Firmenname, die Steuernummer, das Wirtschaftsjahr der Meldung zusammen mit der Seitennummerierung und die Bezeichnung der Steuerliste gedruckt werden.

Die Seitennummerierung muss innerhalb eines Wirtschaftsjahres lückenlos aufsteigend sein und im folgenden Wirtschaftsjahr wieder mit 1 beginnen. Sie wird aus einem Nummernkreis im Anwendungsgebiet FBU ermittelt mit Schlüssel SI + Steuerlisten-Nummer + Wirtschaftsjahr. Der aktuelle Wert im Nummernkreis ist bei Neuanlage für ein Wirtschaftsjahr mit 0 zu hinterlegen.

Alle im Mandanten erfassten Steuerschlüssel werden nach dem Druck der Listbezeichnung aufgeführt.

Die Informationen über die Rechnungen auf der Steuerliste sind über die variablen Sichten gestaltbar. Die Rechnungen sind nach Buchungsdatum und Belegnummer aufsteigend sortiert. Maximal können fünf Druckzeilen für die Informationen einer Rechnung genutzt werden.

Verpflichtend sind lückenlos aufsteigende Rechnungsnummern bei Ausgangsrechnungen, sowie eine interne fortlaufende Durchnummerierung aller Rechnungen je Steuerliste – die in der Rechnung beim endgültigen Abruf der Steuerlisten abzuspeichernde Protokollnummer. Im Gegensatz zur italienischen Steuermeldung ist es keine Pflicht, dass die Rechnungsnummern mit aufsteigendem Buchungsdatum auch aufsteigend sein müssen.

Folgende Angaben für eine Rechnung sind obligatorisch:

• Buchungsdatum
• Rechnungsnummer
• Kontonummer
• Name des Rechnungsempfängers, -stellers
• Postleitzahl und Ort des Rechnungsempfängers, -stellers
• Steuernummer des Rechnungsempfängers, -stellers
• Protokollnummer
• steuerliche Bemessungsgrundlage je Steuerschlüssel
• Steuerbetrag je Steuerschlüssel
• rückforderbarer Steuerbetrag je Steuerschlüssel
• Steuerprozentsatz

Die Protokollnummer ist innerhalb eines Wirtschaftsjahres fortlaufend und muss im folgenden Wirtschaftsjahr wieder mit 1 beginnen. Ermittelt wird sie über einen Nummern-kreis im Anwendungsgebiet FBU mit Restschlüssel PRNS + Steuerlistennummer + Wirtschaftsjahr. Der aktuelle Wert im Nummernkreis ist bei Neuanlage des Nummern-kreises für ein Wirtschaftsjahr mit 0 zu hinterlegen.

Am Ende der Liste werden die Summen der Bemessungsgrundlagen, der Steuerbeträge und der rückforderbaren Steuer je in der Steuerliste vorkommenden Steuerschlüssel gezeigt.

Zusammenfassende Steuerliste

Beim endgültigen Abruf der Steuerlisten für eine Meldeperiode wird die Steuerschuld auf einer zusätzlichen Liste, der zusammenfassenden Steuerliste, ausgewiesen. Besteht ein Steuerguthaben aus der vorherigen Meldung, so wird dieses mit der Steuerschuld verrechnet. Die zusammenfassende Steuerliste kann auch für die Ermittlung der Steuerschuld für einen beliebigen Zeitraum innerhalb eines Jahres benutzt werden. Zu diesem Zweck gibt es ein separates Abrufprogramm FB52310R "Zusammenfassende Steuerliste drucken" ("Imprimir Libro Registro de IVA").

Auf dem Listkopf der zusammenfassenden Steuerliste ist der Firmenname und Meldezeitraum ebenso zu drucken wie eine über das Wirtschaftsjahr lückenlos aufsteigende Seitennummerierung. Diese muss im folgenden Wirtschaftsjahr wieder mit 1 beginnen. Ermittelt wird sie über einen Nummernkreis im Anwendungsgebiet FBU mit Restschlüssel SISU + Steuerlistennummer + Wirtschaftsjahr. Der aktuelle Wert im Nummernkreis ist bei Neuanlage des Nummernkreises für ein Wirtschaftsjahr mit 0 zu hinterlegen.

Je Steuerlistennummer und Steuerschlüssel werden getrennt nach Ein- und Verkäufen die Summen von Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und rückforderbarem Steuerbetrag ausgewiesen. Am Ende der Liste erhält man die Summen für Vor- und  Umsatzsteuer und den Ausweis der Steuerschuld. 

Restriktionen

Wie in Rumänien ist auch in Spanien das Cash-Accounting-Verfahren für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 200.000 € zulässig. Die Vorsteuer aus Rechnungen eines Unternehmens, das das Cash Accounting einsetzt, darf erst bei Bezahlung der Rechnung steuerlich geltend gemacht werden. Das Verfahren wird von sehr wenigen Unternehmen genutzt, da deren Kunden nicht mit diesem System konfrontiert werden wollen. In oxaion (insbes. für "Modelo 340") wird dieses Verfahren nicht unterstützt. 

Zusammenfassende Meldung  "Modelo 349"

Gemeldet werden alle Umsätze von Kunden und Lieferanten aus dem EU-Ausland je Steuernummer. Eine Steuernummer kann dabei mehreren Kunden bzw. Lieferanten zugeordnet sein. oxaion unterstützt eine monatliche, quartalsweise oder auch jährliche Meldung.

Einrichtung

• für den Abruf ist das Programm FB55000R "Zusammenfassende Meldung abrufen" ("Declaración de resumen") ist im Menü zu hinterlegen. Als Formatierungsprogramm ist FB55015R anzugeben.
• in der Tabelle VRL F85 "DTA Zus.fass. Meldung Spanien" ist ein in der Meldedatei  aufzuführender Ansprechpartner mit seinem Vor- und Nachnamen, sowie seiner Telefonnummer anzugeben.
• der Pfad, in dem die Meldedatei erzeugt werden soll, ist in den Registrierungsdaten zu hinterlegen unter dem Eintragsnamen "PATH_FOR_ZM_ES_&&&" unter der Anwendung Finanzbuchhaltung (FBU), wobei "&&&" durch den Firmenschlüssel der Firma zu ersetzen ist, in der die Meldung abgerufen wird. Alternativ ist auch eine Hinterlegung ohne Firmenschlüssel in der Form "PATH_FOR_ZM_ES" möglich, wobei die Hinterlegung mit Firmenschlüssel als erstes für die Ermittlung des Pfades herangezogen wird. Der hinterlegte Pfad muss existieren. Er wird nicht beim ersten Programmaufruf durch das Programm selbst erzeugt.

Restriktionen

Bei fehlerhafter Meldung ist eine berichtigte Nachmeldung zulässig Dies wird von oxaion jedoch nicht unterstützt.

Jahresabschlussbuchungen

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass zum Jahresabschluss, wenn alle Buchungen des abzuschließenden Jahres getätigt sind, alle Bilanz- und G+V-Konten Saldo Null haben müssen. Dies wird in oxaion durch automatisiert durchgeführte Buchungen im endgültigen Jahresabschluss unterstützt.

Zunächst ist als letzte Buchung im abzuschließenden Wirtschaftsjahr manuell die Gewinnverwendung vorzunehmen (bspw. G+V-Abschlusskonto gegen Eigenkapital). Als Resultat ist dann jeweils die Summe aller Bilanz- und G+V-Konten zum Wirtschaftsjahresende 0. Ist dies nicht der Fall werden die Abschluss- und Eröffnungsbuchungen im oxaion-Jahresabschluss nicht durchgeführt.

Wird nun ein endgültiger Jahresabschluss in oxaion für einen spanischen Mandanten abgerufen, wird innerhalb des Abschlusses jedes einzelne G+V-Konto in einem Buchungsbeleg auf Null gestellt.  Buchungsdatum ist der letzte Tag des Wirschaftsjahres. Anschließend wird ein zweiter Beleg entsprechend für die Bilanzkonten gebucht. Die Belegnummern sind nicht vorgeschrieben. In oxaion erhält der Beleg für die G+V-Konten die Belegnummer W’jahr 4-stellig + 999998 und der der Bilanzkonten W’jahr 4-stellig + 999999.

In einem dritten Beleg wird der Endsaldo jedes Bilanzkontos im folgenden Wirtschaftsjahr zu dessen Anfangsdatum wieder eingebucht. Belegnummer ist hier Folgewirtschaftsjahr 4-stellig + 000000.

Für die erzeugten Sachkontobewegungen werden keine Salden fortgeschrieben, um ein ordentliches Reporting in Periode 12 zu gewährleisten. Das bedeutet auch, dass diese Buchungen bei einem möglichen Aufbau der Saldenfortschreibung ignoriert werden. Sie werden auch bei einem Abruf der Kontenblätter für Sachkonten nicht gedruckt.

Die Buchungen werden nicht eigens journalisiert.

Einrichtung

Damit die Jahresabschlussbuchungen überhaupt durchgeführt werden, ist in der firmenspezifischen Vorlauftabelle VRL F90 die Checkbox „Abschluss Spanien“ zu aktivieren. Hier sind auch die Buchungskreise für die Abschluss- und Eröffnungsbilanzbelege zu hinterlegen, die nur für diesen Zweck verwendet werden dürfen.

Jahresumsatzmeldung "Modelo 347" (bei Meldung über SII nicht mehr erforderlich!)

In der für ein Wirtschaftsjahr zu erstellenden Meldung werden alle spanischen Kunden und Lieferanten mit Steuernummer ausgewiesen, deren Umsatz im Meldezeitraum für eine gewisse Art von Geschäft über einer festgelegten Betragsgrenze lag. Die Art des Geschäfts wird durch einen von den Behörden festgelegten Meldecode repräsentiert. Umsatz bedeutet dabei: Summe Rechnungen – Summe Gutschriften, also inklusive Steuer. Gerechnet wird nicht je Personenkonto, sondern je spanischer Steuernummer. Rechnungen an Kunden mit spanischer Steuernummer sind auch dann in der Meldung zu berücksichtigen, wenn die Lieferung ins Ausland geht. Debitorische Kreditoren oder kreditorische Debitoren sind nicht zu melden.

Die Meldung auf elektronischem Weg durch Übermittlung einer Datei an die Behörden ist obligatorisch.

Gleichzeitig mit der Datei wird eine Liste der gemeldeten Steuernummern zu Kontrollzwecken erzeugt. Auf der Liste werden die Steuernummer des Kunden oder Lieferanten, sein Name, die Provinz (erste zwei Stellen der Postleitzahl), der Meldecode, sowie der Bruttoumsatz im zu meldenden Wirtschaftsjahr ausgewiesen.

Einrichtung

• der Abruf der Jahresumsatzmeldung erfolgt unter Angabe des Wirtschaftsjahres über das Programm àFB50350R ‚Jahresumsatzmeldung - Modelo 347  Declaracion Anual Operaciones’.
• die Steuernummern sind in den Adressen aller spanischen Kunden und Lieferanten zu hinterlegen.
• zur korrekten Ermittlung des Umsatzes ist der Buchungsstoff strikt einzuteilen in Buchungskreise für Rechnungen und Gutschriften. Die für die Meldung relevanten Buchungskreise sind in Tabelle FRD BKR mit einem Meldecode im Parameter ‚Meldecode Modelo 347’ zu versehen. Die Meldecodes sind zusammen mit den aktuell gültigen Betragsgrenzen in Tabelle FRDMCE "Meldecode Jahresumsatz Spanien" hinterlegt.

• in der Meldedatei ist der Vor- und Nachname eines Ansprechpartners für die Meldung und seine Telefonnummer anzugeben. Diese sind in Tabelle VRLF85 ‚DTA zus.fass. Meldung Spanien‘ zu hinterlegen.

Restriktionen

• Im Inland realisierte Umsätze mit Nicht-Gebietsansässigen werden bei der Meldung nicht berücksichtigt.
• Umsätze von Versicherungsunternehmen sowie aus Vermietungen und Verpachtungen müssen in der Meldedatei eigens gekennzeichnet werden. Diese Funktion wird nicht unterstützt.

Jahresjournal "Listado de asientos contabiles"

Für die Handelsregistermeldung ist diese Liste über alle Sachbuchungen des Wirtschaftsjahres zu erzeugen. Sortiert nach Buchungsdatum, Buchungskreis und Belegnummer werden neben diesen Informationen noch Sachkonto, Betrag und S/H-Kennzeichnung, Gegenkonto und Zusatztext auf der Liste ausgegeben. Als erstes müssen die Eröffnungsbuchungen zum Wirtschaftsjahresbeginn gedruckt werden, dann die Sachbuchungen des Wirtschaftsjahres und als letztes die Jahresabschlussbuchungen.

Einrichtung

Der Abruf des Jahresjournals erfolgt unter Angabe des Wirtschaftsjahres über das Programm FB50360R "Jahresjournal" ("Imprimir diario anual"), das ggf als Menükomponente zu hinterlegen und ins Menü einzubinden ist.

Zahlungsausgang SEPA

In Spanien sind SEPA-Überweisungen mit oxaion open ab Version 5.1 möglich.

Einrichtung

In Tabelle FRDDZA (Programme im maschinellen Zahlungsverkehr) ist dieser Eintrag erforderlich

und im Bankenstamm zu hinterlegen

Weiterhin ist in Tabelle FRDBKI (Definition der notwendigen Kennzeichen) ein Eintrag für das Land Spanien erforderlich

Lastschriften "Recibo domiciliado"

Im Zuge der SEPA-Einführung für Lastschriften wurde das zuvor übliche Verfahren "Recibo domiciliado" nicht ersetzt, d.h. es wird bis auf Weiteres von den Banken unterstützt.

Einrichtung

• es werden die üblichen Programme für den Lastschrifteinzug genutzt. Die spezielle Verarbeitung für das Recibo domiciliado läuft im Hintergrund.
• die ausführende Bank braucht eine fixe Anzahl Werktage ab Zustellung der Zahlungsdatei, um eine Lastschrift durchzuführen. Die Anzahl der Werktage ist bankspezifisch und im Bankenstamm im Feld "Tage zur Zahlung" zu hinterlegen. Weiterhin ist im Bankenstamm auf der Lasche "Zahlungssteuerung" im Feld "Programm Lastschriften" FB89033R Lastschriften Spanien und im Feld "Pgm Lastschriftsdruck" FBES003R  E-Lastschriften zu hinterlegen.
• um die fixe Anzahl der Werktage bestimmen zu können, sind die Feiertage in den Kalender einzutragen. Dies sollte im Zuge der Jahresabschlussarbeiten immer für das Folgejahr vorgenommen werden.
• die Steuernummer des Mandanten, der den Lastschrifteinzug durchführt, wird auf dem Datenträger vermerkt und muss im Firmenstamm hinterlegt sein.
• die formatierten Daten für die Bank sind in einem Member der Datei FDTESP zu finden ( nur obs).

Diverses

Der Sachkontenrahmen ist gesetzlich vorgeschrieben.