Allgemein

Jeder Mietvertrag muss vor der ersten Fakturierung freigegeben werden.

Oftmals muss die Kundenabnahme erst vorliegen, bevor die erste Rechnung gestellt werden darf. Die nachfolgenden Rechnungen werden dann ohne erneute Freigabe zum Rechnungstermin fällig.

Grundsätzlich gilt, dass der Rechnungswert von der Mietdauer abhängig ist.

Während der Dauer des Mietverhältnisses können in regelmäßigen Abständen Rechnungen geschrieben werden. Wichtige Parameter sind hierbei der Rechnungszyklus und das Datum der nächsten Fakturierung. 

In oxaion kann die Fakturierung

• monatlich im Voraus (Rechnungszyklus 22)
• zyklisch auf Basis der Vergangenheitsdaten (Rechnungszyklen 01, 02, 03, 04 ,06 ,12, 71)
• auf Abruf (Rechnungszyklus 99)

Im Vertragskopf sind folgende Angaben für die Fakturierung von Bedeutung:

• Vertragsart (Belegkennzeichen)

Darüber wird das Fakturierkennzeichen ermittelt.

• Vertragsbeginn/-ende

Diese Felder beinhalten Beginn und voraussichtliches Ende der Mietperiode. Durch das Vertragsende erfolgt die Steuerung für noch zu erstellende Rechnungen. Bei einer Verlängerung der Mietdauer muss das Vertragsende angepasst werden.

• Fakturierungsbeginn/-ende

Diese Felder beinhalten den Beginn und das voraussichtliches Ende der Fakturierungsperiode. Bei der Fakturierung im Voraus werden diese Datenfelder berücksichtigt. Es kann durchaus sein, dass die Auslieferung früher als der Fakturierungsbeginn ist, wenn z.B. aus Gründen der Transportdisposition vorzeitig geliefert wird. Auch die Rücklieferung könnte später erfolgen, obgleich der Kunde eine „Freimeldung" bereits erteilt hat

• Rechnungszyklus, Rechnungsdatum

der Rechnungszyklus steuert die Häufigkeit der Fakturierung. Bei nicht regelmäßiger Fakturierung (Rechnungszyklus '99') erfolgt bei jedem Aufruf der Vertragsfakturierung mit diesem Zykluskennzeichen eine Rechnungserstellung, solange das Vertragsende nicht erreicht ist. 

Die Tabelle Mietvertragsabrechnung FRDVAA definiert die Art der Abrechnung. 

Es wird stets nach der Dauer abgerechnet. Dies ist in den Tabellenausprägungen zu berücksichtigen.

Weiterhin kann eine laufende Rechnung gemäß Rechnungszyklus (1, 2, 3, 4, 6, 12, 22) im Monatsraster abgerechnet werden. 12 bedeutet in diesem Fall, dass 12-mal pro Jahr eine Rechnung erstellt wird. Der Wert 22 entspricht dabei dem Wert 12 jedoch erfolgt die Berechnung im Voraus. 

Es gibt im Vertragskopf einen Rabatt. Er wird als Vorschlag auf die Positionen übertragen. 

In den Mietpositionen gibt es

• genau einen Zuschlagsbetrag pro Mengeneinheit für evtl. anfallende Aufwände wie Aufstellungskosten
• genau einen Rabattsatz oder –betrag (auch als Zuschlag) Rabattsatz, der mit jeder Rechnungsposition berücksichtigt wird
• genau einen Zuschlagsbetrag pro Mengeneinheit für evtl. erforderliche Reinigung oder QS-Prüfung

Besonderheiten bei der Fakturierung im Voraus

Die geplanten Miettage sind Kalendertage auf der Basis von Fakturierungsbeginn und –ende.

Bei Preisdimension „M" Monatsmiete erfolgt die Berechnung wie es in der Zinsberechnung von Banken üblich ist. Bei vollen Monaten wird also unabhängig von der Länge des Monats immer mit 30 Tagen pro Monat gerechnet. Das gilt auch für den Februar. Bei angebrochenen Monaten werden der erste und der letzte Tag mitgerechnet. Dauert die Vermietung am letzten des Monats noch an, so wird (auch beim Februar) mit dem 30. Tag gearbeitet. Hat der Monat 31 Tage und die Vermietung dauert an, so wird auch hier mit dem 30. Tag gearbeitet.

Beispiel für die Betrachtung über mehrere Monate:
Preisdimension „M": Fakturierungsbeginn 01.02.2013, Fakturierungsende 31.07.2013 Anzahl Miettage = 180
Preisdimension „M": Fakturierungsbeginn 15.02.2013, Fakturierungsende 31.07.2013Anzahl Miettage = 166 und nicht 165

Ein voller Monat liegt vor, wenn die Vermietung am ersten und letzten Tag andauerte. 

Ist dies nicht der Fall, so wird die Monatsmiete durch 30 geteilt und mit der Anzahl Kalendertage multipliziert.

Beispiel:
Monatsmietpreis 93 Euro pro Monat. 25 Stück wurden ausgeliefert. Ergibt eine Monatsmiete von 2.325,00 Euro und einen Tagesmietpreis von 77,50 Euro pro Stück.
Fakturierungsbeginn ist der 2. Februar 2013 und Fakturierungsende weit in der Zukunft.
Auch der Februar hat nach der 360/30-Methode 30 Kalendertage. Die Anzahl Tage beträgt 30-2+1= 29 Tage. In diesem Beispiel beträgt die Gesamtmonatsmiete 2.247,50 Euro.

Fakturierung Nachlieferungen bei Vorausfakturierung

Die Fakturierung von Nachlieferungen ist nur bei Rechnungszyklus 22 – Vorwärtsfakturierung – möglich.

Wurden Nachlieferungen angestoßen für einen Leistungsmonat oder Leistungsmonate, der/die bereits fakturiert wurde, so wird im Vertragskopf über das Feld „Freigabe Fakturierung *" mit Status 2 (Kennzeichen, dass die neuen Mietpositionen noch fakturiert werden müssen = Nachforderungen zu fakturieren) dokumentiert, dass dies noch erfolgen muss. Hierbei werden Nachforderungen bis zum zuletzt fakturierten Zeitraum berücksichtigt und in einer Rechnung erzeugt.

Mit dem Erfassen von nachträglichen Vertragspositionen, die für einen Zeitraum, der bereits fakturiert wurde, erfasst und ausgeliefert werden, ändert sich die „Freigabe Fakturierung*" entsprechend auf Status 2. Sobald die Nachlieferung fakturiert wurde, ändert sich dieser Status wieder auf 1 und es kann die nächste reguläre Fakturierung angestoßen werden.

Beispiel:
Im Mai des aktuellen Jahres wird ein Mietvertrag erstellt für einen Zeitraum von 1. März (Vertragsbeginn) bis 31. Juli. Die Auslieferung der erfassten Positionen findet ebenfalls am 1. März statt. Die Fakturierungen für März, April und Mai wurden danach durchgeführt.
Im Mai wird dann noch eine weitere Position für diesen Mietvertrag und den Fakturierungsbeginn 1. März angelegt und auch für den 1. März ausgeliefert.
Mit dieser Auslieferung ändert sich im Mietkopf die Freigabe Fakturierung auf den Status 2 (Nachforderungen zu fakturieren).
Um diese Nachforderungen zu fakturieren, muss über das Kontextmenü des Kopfes "Drucken" → "Nachforderungen fakturieren" aufgerufen werden. Mit Bestätigung des Drucks der Nachforderung wird eine Rechnung über die neu hinzugekommene Rechnung erstellt, die über den ganzen bereits fakturierten Zeitraum diese neue Position fakturiert, so dass mit einer nächsten regulären Fakturierung dann alle für den Fakturierungszeitraum ausgelieferten Positionen von da an zusammen regulär weiter fakturiert werden.

Besonderheiten bei der Fakturierung mit Rechnungszyklus „71"

Über den Rechnungszyklus „71" kann die Vermietung jede Woche fakturiert werden. Im Gegensatz zur monatlichen Betrachtung, bei der der Berechnungszeitraum immer zwischen dem ersten und letzten Tag eines Monats liegt, ist der Berechnungsbeginn frei wählbar. Das Datum der ersten Rechnung darf jeder Wochentag sein. Jede Folgerechnung wird dann exakt nach 7 Tagen fällig. Damit erhält man eine hohe Flexibilität, die gerade bei kurzfristigen Vermietungen gebraucht wird. Der Rechnungsabruf erfolgt dann immer pro Vertrag einzeln.

Beim Rechnungszyklus „71" erfolgt die Berechnung immer für die Vergangenheit.

Einzelheiten zur Fakturierung

Kontenfindung

Die Kontenfindung erfolgt ähnlich wie die Ermittlung im Modul Vertrieb. Es gibt jedoch wegen der Besonderheiten der Geschäftsprozesse eines Mietgeräteparks Abweichungen, auf die nachfolgend hingewiesen wird.

Kontengruppe, Warengruppe
Kontengruppe und Warengruppe werden aus dem Servicekundenstamm als Defaultwerte übernommen und können im Vertrag geändert werden. Es wird hier anders verfahren als in einem Verkaufsprozess, bei dem diese Daten über den Teilestamm ermittelt werden. Somit können für einen Mietprozess gezielt andere Konten angesprochen werden. 

Steuergruppe
Die Steuergruppe für externe Mietverträge stammt aus dem Personenkonto. Bei internen Mietverträgen darf keine Mehrwertsteuer ermittelt werden. Deshalb wird in diesen Fall die Steuergruppe aus der Tabelle FRDVAA herangezogen. Der Steuergruppe für die interne Verrechnung ist ein steuerfreier Steuerschlüssel zugeordnet. 

Datum zur Ermittlung der Steuer
Nicht das Lieferdatum sondern das Fälligkeitsdatum der Rechnung wird verwendet.

Ablauf der Steuer- und Erlöskontenfindung

Die Erlösgruppe zu Mietgeräten wird aus der Kontengruppe des Mietvertrags ermittelt. Bei mietfremden Leistungen wird für die Ermittlung des Erlöskontos die Kontengruppe aus dem Artikel herangezogen.

Weitere Punkte 

Zuschläge
Zuschläge/Rabatte werden in der Tabelle FRDZAB hinsichtlich der Verarbeitung beschrieben 

Belastete Kostenstelle
Im Vertragskopf kann die belastete Kostenstelle Mietumsatz eingetragen werden. Sie wird durch manuelle Eingabe vorbelegt. Über Vertragsabrechnungsart wird die Zulässigkeit hinterlegt.

Abgebende Kostenstelle
Die abgebende Kostenstelle wird pro Mietposition ermittelt. Sie ist im Stammlagerort definiert. Bei Artikeln mit Seriennummernpflicht kann dies durch einen Eintrag in der Seriennummerndatei überlagert werden. Bei vielen Kunden sind belastende und empfangene Kostenstelle immer identisch.

Nutzungsdauer/Berechnungstage
Es erfolgt eine periodische (z.B. monatliche) Rechnung) auf der Basis der Nutzungsdauer innerhalb der Abrechnungsperiode. 

Beispiel nachträgliche Fakturierung:
Am 4. Juli des laufenden Jahres wird ein Gerät ausgeliefert. Am 31. Juli war es noch beim Kunden.
Der Rechnungslauf zum Ende des Monats Juli ermittelt 28 Kalendertage. Der Mietpreis wurde laut Preisliste auf 50 Euro pro Monat festgelegt. Ein Monat hat dabei z.B. 30 Tage (wird in Preisdimension festgelegt). Der Mietpreis beträgt damit pro Tag 1,666 EURO. Für die Fakturierung dieser Position werden 28*1,666 = 46,65 EURO berechnet. Bei Bedarf werden noch Zu-/und Abschläge eingerechnet. 

Abrechnungsnachweis
Im Mietvertrag wird der Rechnungszyklus (z.B. monatlich, ist die kleinste Einheit) hinterlegt. Das Abrechnungskennzeichen (000000100000 bedeutet, dass der Juli abgerechnet ist) wird mit jedem Lauf aktualisiert. Der Rechnungszyklus darf nach erfolgter Rechnung nicht mehr angepasst werden. 

Rechnungsdatum/ Belegdatum
Das Rechnungsdatum entspricht dem Datum der Rechnungserstellung, also dem aktuellen Tagedatum. Dieses wird auch als Belegdatum auf der Rechnung gedruckt. 

Buchungsdatum Fibu
Das Buchungsdatum entspricht dem Beginn des Leistungszeitraums. 

Start der Berechnung

Die Rechnung kann anfordert werden für:

• Vertragsnummer von ... bis Mietvertrag
• Referenznummer
• Kunde
• bis Fälligkeitsdatum
• nachträgliche Fakturierung: immer Ende eines Monats bei Zyklus 1-12
• Fakturierung im Voraus (Rechnungszyklus 22):
• beliebiger Tag bei der Erstfakturierung
• Monatsanfang bei Folgefakturierung
• Rechnungszyklus (genau einer, bei Auswahl mehrerer Kunden stets 12 oder 22)
• Kennzeichen Mietvertragsabrechnung

Vorbereitungen
Über den Zyklus sowie das Fälligkeitsdatum wird der maximale Berechnungszeitraum ermittelt. 

Beispiele:
Zyklus 6 (jeden 2. Monat), Fälligkeitsdatum 30.11.
maximale Berechnungszeitraum von 1.10 – 30.11
Zyklus 12 (monatlich), Fälligkeitsdatum 30.11.
maximale Berechnungszeitraum von 1.11 – 30.11
Zyklus 22 (monatlich im Voraus), Fälligkeitsdatum 01.11.
maximale Berechnungszeitraum von 1.11 – 30.11

Gutschriften bei der Vorausfakturierung

Bei der Vorausfakturierung und einer Vermietung über einen längeren Zeitraum ist die Erstellung von Gutschriften oftmals erforderlich, da die „Freimeldung" durch den Kunden nicht exakt mit der Planung übereinstimmt.
Deshalb kann hier eine Gutschrift angefordert werden. Dies erfolgt über das Kontextmenü des Vertragskopfes  "Drucken" → "Gutschrift erstellen" 

Beispiel:
Die letzte Rechnung war falsch, eine Gutschrift ist erforderlich. 

Aus dem Mietvertrag heraus wird die Gutschriftserstellung aufgerufen:

• Die Rechnungsnummer muss eingetragen werden.
• Die Gutschrift wird erstellt. Der Gutschriftsbetrag entspricht dem Rechnungsbetrag. Die Ursprungsrechnungsnummer wird in der Gutschrift hinterlegt.
• Im Auskunftssystem Service Rechnungen je Firma SA30530 und SA30600 Positionen je Rechnung: wird der absolute Wert (NEWF) negativ dargestellt.
• In den Mietunterpositionen wird das Datum Fakturierungsende überarbeitet.
• Die Rechnung für den letzten Monat wird vom Benutzer erneut angefordert (neue Rechnungsnummer).

Übergabe an Finanzbuchhaltung

Übergabe an
Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
Rechn.-datei

fehler-freie Sätze KORE
USIKOP
Übernahme in Kostenrechnung

vorbereitete Sätze
USNIEP

Übernahme in
Finanzbuchhaltung
(FB50400R)
fehlerfreie Sätze
Finanzb.-haltung
USNINP


Mit dem Programm SA50300R werden die Rechnungen aus dem Anwendungsgebiet Service (SAS) abgeholt. Es erfolgt die Ermittlung der für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung relevanten Daten wie Konten und Kostenstelle. 

Das Ergebnis steht in den skizzierten Dateien. Hier wird der Standardablauf genutzt. 

Buchungsvorgang bei externer Vermietung:

Soll: Forderungen Debitor an Erlöskonto mit Angabe der vermietenden Kostenstelle

Haben: Erlös mit Erlöskonto

Haben: Steuer mit Steuerkonto 

Buchungsvorgang bei interner Abrechnung:

Soll: interner Umsatz zahlender GB/Kostenstelle

Haben: interner Erlös vermietender GB/Kostenstelle 

Die entsprechenden Referenznummern werden weitergegeben. 

Mit dem Programm US54111 erfolgt eine Verdichtung auf die Datei USNINP.