Auch im Service wird der User bei der Erstellung und Rückverfolgung von Gelangensbestätigungen unterstützt. Da es im Service jedoch keine Lieferscheine im Verkaufs-Sinne gibt, erfolgt die Nachverfolgung direkt im Serviceauftrag.
Statusfeld Gelangensbestätigung
Im Serviceauftragskopf gibt es eine neue Lasche „Gelangensbestätigung". Diese wird immer nur dann angezeigt, wenn die Voraussetzungen zutreffen.
Die Voraussetzungen sind:
- Land der Firma muss EU-Mitglied sein
- Land der Lieferanschrift muss EU-Mitglied sein
- Die beiden Ländernummern unterscheiden sich
Treffen diese drei Voraussetzungen zu, wird das Statusfeld der Gelangensbestätigung mit ‚Eingang steht noch aus' (1) gefüllt, wodurch auch die Lasche „Gelangensbestätigung" im Serviceauftragskopf eingeblendet wird.
Ausdruck Gelangensbestätigung
Auf dem Kontextmenü des Serviceauftrags gibt es für den Fall, dass die oben genannten Voraussetzungen zutreffen, neue Menüpunkte.
In diesem Fall wird ein Gelangensbestätigungs-Formular ausgedruckt und kann bei Bedarf direkt an den Kunden per E-Mail geschickt werden. In einem Abruffenster kann der Benutzer bestimmen, welche Ersatzteile auf die Gelangensbestätigung gedruckt werden sollen. Im Zuge des Drucks wird auch die Nummer der Gelangensbestätigung gefüllt. Erst wenn eine Gelangensbestätigung ausgedruckt wurde, ist es möglich, den Eingang zu erfassen.
Controlling/Eingang erfassen
Über die Selektionsmaske im Serviceauftragsexplorer kann man sich alle Serviceaufträge anzeigen lassen, zu denen noch ein Eingang der Gelangensbestätigung aussteht.
Wenn diese eingegangen ist, kann man den Eingang mit der Funktion „Eingang erfassen" zurückmelden. Der Benutzer hat zusätzlich die Möglichkeit einen Rückmeldetext einzugeben.
Das Rückmeldedatum, der Rückmeldetext und der Rückmeldesachbearbeiter werden in die entsprechenden Felder fortgeschrieben. Der Status der Gelangensbestätigung ändert sich in „Gelangensbestätigung eingegangen" (2).
Der Einleseprozess kann auch maschinell unterstützt werden. Näheres dazu in Kapitel 4.
Rücknahme der Erfassung/Status ändern
Bei fehlerhafter Eingangserfassung kann man diese über die Funktion „Eingang zurücksetzen" wieder zurücknehmen. Gleichfalls besteht bei Bedarf die Möglichkeit, über die Funktion „Status ändern" den Status auf „Gelangensbestätigung nicht nötig" oder auf „Eingang steht noch aus" zu drehen.
Stammdaten
Status Gelangensbestätigung (FRDGLB)
Siehe Statusfeld Gelangensbestätigung
Vorlauftabelle Serviceauftragskopf (VRLS05)
In dieser Tabelle gibt es einen Parameter „Leerzeilen Gelangensbest.". Dieser Parameter steuert den Andruck von Leerzeilen auf dem Gelangensbestätigungsformular. Dies hat den Grund, dass vor allem im Service teilweise erst vor Ort feststeht, welche Ersatzteile evtl. zusätzlich benötigt werden. Der Techniker kann diese dann handschriftlich ergänzen und vom Kunden abzeichnen lassen.
Vorlauftabelle Auslieferung Service (VRLS31)
Im Servicemodul können für eine getrennte Auslieferung Auslieferungsaufträge über VKS erzeugt werden, womit man wiederum Lieferscheine erstellen kann. Da im Verkauf ebenfalls die Gelangensbestätigungsmimik genutzt werden kann (siehe Gelangensbestätigungen im Verkauf), besteht hier die Gefahr der „Doppelnutzung". Deshalb gibt es in der Tabelle VRLS31 einen Parameter „Gelangensbestätigung Verkauf":
Ist dieser Parameter gesetzt, greift (auch) die Gelangensbestätigungsmimik aus dem Verkauf. Auch diese Vorgehensweise ist denkbar, wenn man Gelangensbestätigungen lediglich bei losgelösten Auslieferungen nutzen möchte. Die Nachverfolgung im Service kann dann komplett ignoriert werden.
Wenn man den Parameter deaktiviert, entscheidet man sich dafür, Service-Gelangensbestätigungen wie unter Kapitel 3 beschrieben, ausschließlich auch über das Servicemodul abzuwickeln und nachzuverfolgen.