oxaion unterstützt den Benutzer beim Controlling und bei der Nachverfolgbarkeit des Prozesses. Denn nach wie vor obliegt die Nachweispflicht des Verbringens beim Versender, dem es mit oxaion ermöglicht wird, den Erhalt der Gelangensbestätigung pro Lieferschein zu bestätigen und den Eingang einer Gelangensbestätigung zu erfassen.

Lieferscheinverwaltung

Die Lieferscheinverwaltung wurde so erweitert, dass Gelangensbestätigungen über den Lieferscheinkopf erfasst und verfolgt werden können.

Über die Selektionsmaske lässt sich direkt nach einer Gelangensbestätigung oder nach dem Status der Gelangensbestätigung selektieren.

Statusfeld Gelangensbestätigung

In der Lieferscheinverwaltung gibt es ein neues Statusfeld Gelangensbestätigung. Dieses Feld kann aus der FRDGLB (Status Gelangensbestätigung) verschiedene Ausprägungen haben.

Ob, und wenn ja, welche Gelangensbestätigung nötig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• In der in diesem Auftrag verwendeten Versandart aus FRD151 (Versandart) muss das Kennzeichen Gelangensbestätigung nötig gesetzt sein, da die Ausstellung einer Gelangensbestätigung nur nötig ist, wenn kein anderer Nachweis (bspw. CMR-Frachtbrief) erbracht werden kann.
• Beim Verlassen des Lieferscheins wird die Steuerfindung durchgeführt. Gelangt diese zu einem Steuerschlüssel, der INTRASTAT-relevant, deren Meldeart keine sonstigen Leistungen sind und die Lieferung ins Ausland geht, dann ist eine Gelangensbestätigung nötig.
• Kommen die obigen Prüfungen zu dem Ergebnis, dass eine Gelangensbestätigung nötig ist, so wird anhand des Kennzeichens im Kundenstamm ermittelt, welche Art der Gelangensbestätigung genutzt wird. Bei Sammelbestätigungen wird beim Lieferschein den Status 3 und bei Einzelbestätigungen der Status 1 vergeben.

Führen die Prüfungen auf die Versandart und den Steuerschlüssel zu dem Ergebnis, dass keine Gelangensbestätigung nötig ist, so erhält der Lieferschein den Status 0.

Rückmeldung der Gelangensbestätigung

Über das Kontextmenü in Lieferscheine (VK23090) können sowohl für die Einzel-, wie auch die Sammelbestätigungen die Rückmeldungen erfasst werden. Bei der Rückmeldung kann noch ein Rückmeldetext mitgegeben werden, welcher dann im Lieferscheinkopf angezeigt wird. Bei der Rückmeldung wird der meldende Sachbearbeiter und das Datum der Rückmeldung im Lieferscheinkopf vermerkt.

Wurde versehentlich ein falscher Status gesetzt, lässt sich über das Kontextmenü auch der Status ändern sowie der Eingang oder die Druckanforderung zurücknehmen.

Der Einleseprozess kann auch maschinell unterstützt werden.

Controlling

Es gibt für den Benutzer zwei Möglichkeiten, den Erhalt der Gelangensbestätigung zu steuern.

Da dieses neue Statusfeld auch über die Selektionsmaske der Lieferscheinverwaltung filterbar ist, so kann sich der User einen Filter abspeichern, mit dem er sich alle Lieferscheine zur Ansicht bringt, zu denen eine Gelangensbestätigung noch aussteht. Über die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden im Geschäftspartnerexplorer kann nachgefasst werden.

Für komplexere Steuerungsabläufe wurde in diesem Zuge auch die Workflow-Funktion in die Lieferscheinverwaltung aufgenommen. Somit können auch andere Sachbearbeiter oder gar andere Abteilungen mit dem Controlling betraut werden. Außerdem kann über den Workflow eine Erinnerungsfunktion aktiviert werden, sodass in regelmäßigen Abständen die Gelangensbestätigung angemahnt werden kann.

Erstellung Gelangensbestätigung

Bei der Erzeugung der Gelangensbestätigung hängt der Weg dahin davon ab, ob es sich um einen Einzelbeleg oder um einen Sammelbeleg handelt.

Handelt es sich um eine Einzelbestätigung wird beim Druck des Lieferscheins automatisch eine Gelangensbestätigung erzeugt - sofern die Voraussetzungen dafür vorliegen.

Um eine Gelangensbestätigung für einen Sammelbeleg zu erzeugen, ist der Druck der Rechnung Voraussetzung. Anschließend können über Gelangensbestätigung drucken (US45700) die Sammelbestätigungen erzeugt werden.

Stammdaten

Versandarten

Ob eine Gelangensbestätigung nötig ist, hängt auch von FRD151 (Versandart) ab. Die Option Gelangensbestätigung nötig muss gewählt sein.

Steuerschlüssel verwalten

Da eine Gelangensbestätigung lediglich bei EU-Lieferung nötig ist, hängt es auch vom Steuerschlüssel (US15100) ab, ob bei der Lieferscheinerstellung eine Gelangensbestätigung gefordert wird. Das Kennzeichen INTRASTAT-relevant muss gesetzt sein und die Ausprägung der Meldeart darf nicht auf "Sonstige Leistungen" stehen.

Kundenstamm

Im Kundenstamm (VK10100) könnte trotz erfolgreicher Prüfungen auf Versandart und Steuerschlüssel die Notwendigkeit einer Gelangensbestätigung noch unterlaufen werden. Außerdem kann auf der Lasche Versand ausgewählt werden, ob zu diesem Kunden eine Einzel- oder Sammelbestätigung gedruckt werden soll.

Status Gelangensbestätigung (Tabelle FRDGLB)

In dieser Tabelle sind die einzelnen Statuswerte hinterlegt, die ein Lieferschein zum Thema Gelangensbestätigung erhalten kann.

Außerdem ist zu den Statuswerten 0, 1 und 3 als Selektionswert 1 hinterlegt. Dies bedeutet, dass mit der Funktion Zurücksetzen von Status auf diese Statuswerte zurückgesetzt werden kann. Also ist ein Zurücksetzen auf die Statuswerte 2' oder 4 nicht möglich.

Workflowarten (Tabelle FRDWFA)

Bei der Nachverfolgung von Gelangensbestätigungen kann auch ein Workflows unterstützen. In der FRDWFA (Workflowart) gibt es zwei Workflow-Arten VL (für Lieferscheine) und KVL (Kopiervorlage für Lieferscheine).