Einstufiger Workflow (Mailbox)

Manchmal genügt nach dem Auftreten eines Ereignisses die Bereitstellung einer Information, damit eine nachfolgende Aktion initiiert wird.

Beispiele:

• Mit dem Wareneingang erkennt oxaion, dass der Artikel ein Engpassartikel ist. Das Programm ermittelt den zuständigen Disponenten und setzt eine Meldung in die Mailbox ab. Der Disponent kann nun zielgerichtet Aktivitäten auslösen.
• Ein Verkaufssachbearbeiter ruft die Rechnung zum Druck ab. Das Verarbeitungsprogramm, das im Hintergrund abläuft, erkennt, dass die Rechnung wegen fehlender Daten noch nicht erstellt werden darf. Der Verkaufssachbearbeiter erhält in seiner Mailbox eine entsprechende Meldung.

Mailboxnachrichten können zusätzlich auch als E-Mail und/oder SMS weitergeleitet werden.

Integrierter mehrstufiger Workflow

Sind mehrere Aufgaben von unterschiedlichen Personen notwendig, so bietet oxaion in vielen Anwendungen einen integrierten mehrstufigen Workflow an. Dies sind optimierte Abläufe für den jeweiligen Geschäftsprozess.

Freigabeverfahren Bestellvorschläge/Fertigungsvorschläge

Die Prüfung von Bestellvorschlägen kann von mehreren Personen durchgeführt werden. Termin und Menge werden von der Disposition überprüft und das Ergebnis dem Einkauf mitgeteilt. Dieser kann die Lieferanten- und Preissituation beurteilen und anschließend den Vorschlag zur Bestellung freigeben. Eine ähnliche Vorgehensweise kann auch im Rahmen der Produktion sinnvoll sein, da der Arbeitsvorbereiter bei Kapazitätsengpässen Alternativen ermitteln muss. Einzelheiten dazu finden Sie in den Verfahrenshandbüchern Einkauf und Produktion.

Freigabeverfahren Bestellung

Mit Hilfe der Genehmigungsmimik kann eingestellt werden, ob Bestellungen, bevor sie das Haus verlassen, einer Genehmigungspflicht unterliegen.

Unter Berücksichtigung benutzerspezifischer Einstellungen, Vorlaufparametern und der Mailboxsteuerung können Bestellungen in oxaion wertabhängig gesperrt und eine Freigabehierarchie eingerichtet werden. Gesperrte Bestellungen können nicht gedruckt oder per Fax bzw. EDI an einen Lieferanten übermittelt werden.

Einzelheiten dazu entnehmen Sie bitte dem Handbuch "Genehmigungsverfahren und Unterschriftsregularien".

Freigabe Kreditlimitüberschreitungen

Aufträge, die wegen Überschreitung des Kreditlimits gesperrt wurden, können über die Auftragsverwaltung von berechtigten Personen wieder freigegeben werden. Weitere Einzelheiten im Abschnitt Geschäftsprozesse des Vertriebs. 

Änderungen zum Projektstatus Projektmanagement-System

In einem Projekt können Anwenderstatuswerte verwaltet werden. Es können Definitionen und Folgeaktivitäten hinterlegt werden (Tabelle FRDAWS). Bei entsprechenden Änderungen innerhalb eines Projekts werden die so definierten Maßnahmen aktiv.

Das Setzen eines Anwenderstatus kann

• in einer Historiendatei protokolliert werden
• von anderen Anwenderstatuswerten abhängig sein
• eine E-Mail an verschiedene Sachbearbeiter auslösen

Weitere Details im Abschnitt Workflow im Projektmanagementsystem.

Sperren von Gutschriften und Rechnungen im Modul Verkauf

Gutschriften können automatisch bei der Erstellung gesperrt werden (s. Tabelle FRD224). Ebenso können Rechnungen durch die Kreditprüfung gesperrt werden.

Zusätzlich können Gutschriften manuell freigegeben oder gesperrt werden.

Die Übergabe der gesperrten Belege an das Modul Finanzbuchhaltung kann erst nach Freigabe der Belege erfolgen.

Weitere Einzelheiten im Abschnitt Geschäftsprozesse des Vertriebs. 

Variabler mehrstufiger Workflow (ToDo-Liste)

Oftmals kann der genaue Ablauf von Folge-Aktivitäten erst mit dem Eintreffen eines Ereignisses definiert werden. Für die weitere Bearbeitung eines Vorgangs muss dann ein individueller Workflow definiert werden.

Mit dem Workflow in oxaion ist die variable Gestaltung von ToDo-Listen für die Stammdaten-Neuanlage und Pflege sowie für die Belegverwaltung möglich. Der Workflow kann für die verschiedenen Bereiche vordefiniert werden, lässt eine individuelle Ablaufsteuerung zu und ist im Rahmen der Dialogverarbeitung jederzeit kontrollier und nachvollziehbar.

Mit dem Workflow werden eine rasche Bearbeitung und größtmögliche Transparenz der weiteren Arbeitsschritte zu einem Vorgang ermöglicht.

Die Funktionalitäten im Einzelnen:

• Es können Arbeitsfolgen mit der Kurzbeschreibung von Tätigkeiten hinterlegt werden
• Eine automatische Eröffnung eines Workflows kann erfolgen mit der Neuanlage von
  • Artikelstamm, Arbeitsplan, Stückliste
  • Kunde, Lieferant, Interessent
  • Verkaufsposition (auch Stücklistenkomponente) - abhängig von Freigabekennzeichen im Artikelstamm
  • Bestellposition - abhängig von Freigabekennzeichen im Artikelstamm
  • PPS Fertigungsauftrag - abhängig von Freigabekennzeichen im Artikelstamm
  • Kostenstelle, kostenrechnungsrelevanten Sachkonten
  • Vorerfassten Eingangsrechnungen
• Eine automatische Eröffnung eines Workflows kann auch durch das Erreichen einer vorgegebenen Mahnstufe und den Zahlungsverkehr bei der erreichten Mahnstufe erfolgen
• Eine automatische Eröffnung eines Workflows kann auch erfolgen bei der Änderung
  • eines Belegs in den Schnittstellen USNIEP und USNINP
  • eines kostenrechnungsrelevanten Sachkontos
• Ein Workflow kann manuell pro Auftrag (Verkauf, Retouren - RMA, Service), Bestellung (Einkauf), Vertrag (Service) sowie je Anfrage/Angebot angelegt werden
• Ein Workflow, der sich auf einen Artikel bezieht, kann im Verkauf, Retourenabwicklung RMA und Einkauf je Position und im Verkauf zusätzlich je Komponente einer Belegposition (z. B. Verkaufsstückliste) existieren
• Das System informiert den Benutzer beim Aufruf des Belegs, dass ein offener Workflow existiert
• Wiederkehrende Aufgaben können nach Erledigung automatisch als neue Aufgabe generiert werden
• Komplexe Aufgabenstrukturen lassen sich als Gantt-Anzeigen darstellen
• Ein Benutzer kann bei der Anmeldung in oxaion anstehende Aufgaben verschiedener Workflows automatisch an den Bildschirm bekommen. Die Einzelheiten der Aufgaben lassen sich komfortabel darstellen, ohne dass der Beleg oder jeweilige Stammsatz bekannt sind
• Wurde eine Aufgabe durch den Bearbeiter bearbeitet, so setzt er deren Status auf erledigt und die Folgeaufgabe kann (optional) automatisch den Status eröffnet bekommen. (Ausnahme ist die letzte Arbeitsfolge)
• Eine Mahnliste zu überfälligen Aufgaben kann aufgerufen werden, jede überfällige Aufgabe kann als E-Mail oder Mailboxeintrag angemahnt werden