In den folgenden Kapiteln werden die Abläufe skizziert, wie sie bei der täglichen Arbeit von Sachbearbeitern im Rahmen der Vertriebsabwicklung anfallen. Die Programme des Tagesgeschäftes greifen dabei auf die Stammdaten und die Tabelleneinstellungen, wie sie oben beschrieben wurden, zurück.

Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung ist der zentrale Bestandteil des Vertriebs von oxaion. Unter dem Begriff 'Auftragsbearbeitung' werden alle Programmfunktionen verstanden, mit deren Hilfe alle im Zusammenhang mit Aufträgen/Verkäufen anfallenden Arbeiten über das EDV-System abgewickelt werden können. Dazu zählen auch Angebote.
Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen: Auftragsverwaltung.
Folgend ein grober Überblick in die Funktionen der Auftragsbearbeitung gegeben. Der Schwerpunkt dieses Handbuch liegt mehr in der Bearbeitung der weiteren Geschäftsprozesse bzw. den Zusatzfunktionen, welche im Vertrieb benötigt werden.

Struktur eines Auftrags

Die Struktur eines Auftrags wird im Auftragsexplorer angezeigt, wobei es drei Hauptbereiche gibt, die Kopf-, Positions- und Ende-Daten:

Der Hauptzugriffsweg (eindeutiger Schlüssel) zu einem Auftrag ist die so genannte Belegnummer. Die Belegnummer kann über eine Schablone aufbereitet werden. Es empfiehlt sich, zumindest folgende Schlüsselbestandteile zu führen: Belegkennzeichen, Kalenderjahr (nicht das Geschäftsjahr) und die fortlaufende Belegnummer.
Zu den Kopfdaten zählen alle Kundeninformationen bzw. Vereinbarungen, die für den ganzen Auftrag von Bedeutung sind. Hierzu gehören z.B. die Währung, die Belegsprache, die Versandart, abweichende Anschriften und das Ausweisen der Rabatte.
Die Kopfdaten enthalten auch Default für die Positionsdaten. Diese haben für alle Auftragspositionen so lange Gültigkeit, bis der Sachbearbeiter für einzelne Auftragspositionen abweichende Eingaben vornimmt. Zu diesen Daten zählen der Lagerort und der Liefertermin. Ob der Lagerort aus dem Auftragskopf oder dem Artikelstamm übernommen wird, kann über Parameter ‚Default Lagerort der Position' der Tabelle VRLV04 gesteuert werden. Alternativ kann die Lagerortermittlung auch anhand der gegebenen Verfügbarkeit für den gewählten Artikel durchgeführt werden (steuerbar über Parameter der Tabelle FRD161).
Die Positionsdaten beschreiben die einzelne Auftragsposition mit der Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Preis, den positionsbezogenen Zu-/Abschlägen sowie den positionsbezogenen Texten. Außer Einzelteilen können auch Sets und Vertriebsstücklisten als Auftragsposition erfasst werden.
Wurde versehentlich eine falsche Artikelnummer erfasst, dann ist es möglich diese nachträglich zu ändern und durch Parametereinstellungen in der Tabelle VRLV04 die Werte verschiedener Felder (Artikelbezeichnung, Preis, Lagerort etc.) neu ermitteln zu lassen
Über eine Kennzeichnung im Artikelstamm (Packungsmenge) kann gesteuert werden, dass nur ein ganzzahliges Vielfaches der vorgegebenen Packungsmenge verkauft werden kann.
Ist ein Artikel chargenpflichtig, besteht die Möglichkeit der jeweiligen Position eine Charge zuzuordnen, indem man mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Position im Auftrags-Explorer klickt und anschließend 'Neue Charge / Neuer Lagerplatz' auswählt. Achtung: Wird mit einem ACL (aktiv chaotisches Lager) gearbeitet, kann die Charge in der Positionsbearbeitung nicht zugeordnet werden.
Darüber hinaus können Artikel mit bestandsrelevanten Sachmerkmalen mit Bestellmengen je Sachmerkmal erfasst und entsprechende Lagerbuchungen erzeugt werden. Kundenspezifische Sonderpreise für Sachmerkmale können ebenfalls ermittelt werden. Die Hinterlegung dieser Sonderpreise erfolgt über die Preislistenverwaltung sofern das Sachmerkmal als preisrelevant definiert ist.
Handelt es sich bei einer Auftragsposition um einen Variantenartikel, kann über eine Funktion die Produktkalkulation aufgerufen werden, wenn das Modul PPS installiert ist.
Durch die Hinterlegung von Transportzeitdaten im Auftragskopf kann der Verladetermin bzw. der Anliefertermin errechnet werden. Dieses gilt nur für „echte" Aufträge.
Ist bei einer Lieferadresse die Lieferung für einen bestimmten Wochentag hinterlegt, dann wird in der Auftragsposition, automatisch bei Angabe der Lieferwoche, als Lieferdatum der entsprechende Wochentag ermittelt.
Bei Gutschriften, Sofortfakturierung, Anzahlungen, Angeboten und Rahmenaufträgen ist das Verladedatum gleich dem Anlieferdatum.
Die Ende-Daten beziehen sich wiederum auf den kompletten Auftrag. Sie beinhalten Texte, Zu- und Abschläge bezogen auf den kompletten Auftrag sowie kumulierte Daten des Beleges.
Ende-Texte werden z.B. automatisch generiert, wenn für das jeweilige Belegkennzeichen Bausteine hierfür angelegt wurden.

Beleg-(Auftrags)arten

Mit der Auftragsverwaltung können verschiedenste Auftragsarten erfasst und bearbeitet werden. Über das Belegkennzeichen wird die Belegart definiert. Derzeit werden folgende Auftragsarten unterstützt:

  • Rahmenauftrag
  • Angebot
  • Verkaufsauftrag
  • Konsignationslagerauffüllung
  • Gutschrift
  • Anzahlung


Die Besonderheiten der jeweiligen Belegart werden im
Handbuch „Auftragsverwaltung"
ausführlich behandelt.
Die Bearbeitung von Anzahlungen wird im
Handbuch „Anzahlungen"
beschrieben

Zusatzfunktionen der Auftragsverwaltung

Auskunft über Kreditsituation

Dieses Programm kann zur Unterstützung bei der Auftragsfreigabe verwendet werden. Es zeigt die aktuelle Kreditsituation eines ausgewählten Kunden am Bildschirm an. Dabei wird das aktuelle Kreditvolumen dem Kreditlimit gegenübergestellt.
Das Kreditvolumen setzt sich aus dem offenen Auftragswert, dem aktuellen Auftragswert, dem Lieferwert der noch nicht an das Modul Finanzbuchhaltung übergeben wurde, dem offenen Saldo und Wechsel-Obligationen zusammen.
Das hier verwendete Kreditlimit ist im Personenkonto hinterlegt. Über die Kreditbeurteilung (FRD211), die im Kundenstamm hinterlegt ist, wird gesteuert, ob das Kreditlimit oder der Kreditversicherungsbetrag verwendet wird. Auf dieses Kreditvolumen wird noch der im Parameter ‚Zusätzliche Kreditlinie' der Tabelle FRD211 hinterlegte Betrag addiert.
Achtung: Die Kreditlimitprüfung erfolgt nur, wenn sowohl in Tabelle FRD224 der Parameter ‚Kreditprüfung durchführen' als auch im Personenkontenarten-Stamm der Parameter ‚Kreditprüfung' angehakt sind.
Außerdem ist zu prüfen, ob der Parameter ‚Steuerschlüssel Kreditlimitprüfung' in Tabelle FRDSGR mit dem korrekten Steuerschlüssel gepflegt ist, da dieser Steuerschlüssel herangezogen wird, um das Kreditvolumen aus dem Bruttoauftragswert zu ermitteln.
Ist ein gegebenes Kreditlimit überschritten, wird in Abhängigkeit der Kreditbeurteilung (Tabelle FRD211) der Auftrag gesperrt. Wird dann versucht, eine Auftragsbestätigung zu drucken, wird ein Mailboxsatz ausgegeben.

Kreditgesperrte Aufträge im Dialog freigeben

Ein kreditgesperrter Auftrag kann in der Auftragsverwaltung über die Funktion ‚Speeren/Entsperren -> Kreditlimit' aus dem Kontextmenü des Auftragskopfes freigegeben werden.
Die Freigabe von gesperrten Aufträgen kann nur mit einer Sonderberechtigung erfolgen (Benutzeroptionen).

Kreditgesperrte Aufträge im Batch freigeben

Zur Vermeidung einer manuellen Überwachung von kreditgesperrten Aufträgen können diese durch das Batchprogramm VK20410R maschinell geprüft und ggf. freigegeben werden
Dieses Programm prüft für alle Aufträge, die den Status '97' besitzen, ob eine Freigabe zum aktuellen Zeitpunkt möglich ist. Die Aufträge werden pro Kunde in der Reihenfolge des Auftragsdatums zur Prüfung herangezogen. Pro Kunde wird geprüft, ob eine automatische Kreditfreigabe gewünscht wird. Das Kennzeichen 'Kreditbeurteilung' aus dem Kundenstamm legt über die Tabelle FRD211 (Parameter ‚Batchfreigabe') fest, ob ein Kunde für automatische Kreditfreigabe berücksichtigt werden soll.
Konkret bedeutet dies, dass bei Zahlungseingängen, die zum Ausgleich von OP's und dadurch wieder zur Unterschreitung des Verfügungsrahmen führen, die Freigabe von gesperrten Aufträgen nicht manuell erfolgen muss, sondern maschinell ausgelöst werden kann, z.B. durch Einbindung des Programms in den Tagesabschluss.

Alternative Quellen für Aufträge

„Order Entry Cockpit" (OEC)

Mit dieser Funktion ist es möglich, mit einem Minimum an Kundenangaben eine Anfrage für spätere Bearbeitung, ein Angebot oder sofort einen Auftrag zu erfassen.
Während des Prozesses werden alle relevanten Daten automatisch aus vorhandenen Stammdaten eingesteuert, sodass sehr schnell ein Vorgang abgeschlossen ist.
Eine wesentliche Verkürzung der Erfassung- und Verarbeitungsdauer ist die Folge.
Die Vorgehensweise sieht im Wesentlichen wie folgt aus:
In der Verwaltungsmaske werden Informationen eingegeben, wie

  • Kundennummer (kann auch über Matchcode ermittelt werden)
  • Bestellangaben Kunde


Danach werden in vordefinierten Fenstern Informationen über den Kunden angezeigt, wie:

  • Allgemeine Kundeninformationen
  • Kreditsituation
  • Statistische Informationen
  • Warenkorbnummer (Annahmenummer)


Werden z.B. im Telefonat mit dem Kunden eine Reihe von Artikeln abgefragt (Preise, Verfügbarkeit), so nimmt der Warenkorb jede Position mit den Eingabedaten auf. Dieser Warenkorb kann gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Angebot oder Auftrag umgewandelt werden. Damit hat der Kunde die Möglichkeit, nach eigener Prüfung der Information, sich für den ganzen Warenkorb oder für Teile daraus zu entscheiden. Die Daten müssen dabei nicht erneut eingegeben werden.
Die Eingaben für den Artikel sind z.B.

  • Artikelnummer (Suche über Matchcode), Menge und evtl. Preis
  • Sachbearbeiter, Bestell- und Lieferangaben, Wunschliefertermin



Über die in oxaion üblichen Möglichkeiten lassen sich zahlreiche ergänzende Informationen z.B. über Aufträge je Kunde, Personenkontobewegungen usw. als Arbeitsbereiche einblenden. Auch der Inhalt des Warenkorbs ist schnell dargestellt. Eine Übersicht über die Verfügbarkeit zum Wunschtermin oder zum nächsten verfügbaren Termin kann angezeigt werden.
Der Warenkorb selbst kann zusätzlich auch aus den Programmen „Artikelstamm" (US17000R), „Stammstückliste" (PU31000R) und „Stücklistenarchiv" (PS12090R) bestück werden.
Wird die Warenkorbnummer einem Ticket im Help Desk zugeordnet, kann aus dem Help Desk jederzeit der aktuelle Status des Warenkorbs bis zur Rechnungsstellung verfolgt werden.
 

Auftragsschnittstelle / Externe Datenherkunft

Über eine Schnittstelle können Aufträge in oxaion übertragen werden und anschließend zu „normalen" Verkaufsaufträgen verbucht werden.
Die Datenherkunft kann entweder über

  • Auftragsschnellerfassung
  • EDI
  • oxaion Web

erfolgen.

Auftragsschnittstelle verwalten

Die Verwaltung Auftragsschnittstelle bietet die Möglichkeit, Auftragsdaten ohne umfangreiche Plausibilitätsprüfungen zu verwalten.
Die Daten werden zunächst in einer Schnittstellendatei zwischengespeichert und erst auf Anforderung entweder im Stapelbetrieb (Aufträge verbuchen) oder direkt aus dem Verwaltungsprogramm heraus mit allen auch bei der 'normalen' Auftragserfassung vorhandenen Plausibilitätsprüfungen in die Auftragsdatei übernommen.
Durch die Einschränkung des erfassbaren Datenvolumens in der Auftragsschnittstelle müssen Aufträge unter Umständen nach der Übernahme in die Auftragsdatei über die Auftragsverwaltung (Programm VK20090R) nachbearbeitet werden.

Auftragsschnittstelle verbuchen

Dieses Programm führt die Plausibilitätsprüfungen und die Übernahme der Daten aus der Schnittstellendatei in die Auftragsdateien durch.
Bei der Übernahme werden entweder neue Aufträge erzeugt oder bereits bestehende Aufträge ergänzt, wenn eine Reihe von Kriterien übereinstimmen.
Zur Auftragsergänzung müssen folgende Daten übereinstimmen:

  • Kundennummer
  • Auftragsnummernkreis
  • Buchungstext
  • Sachbearbeiter
  • Währung
  • Zahlungsbedingung
  • Kundenauftragsnummer

In die Auftragsdatei werden nur fehlerfreie Daten übernommen.
Bei der Verbuchung aufgetretene Fehler werden in die Mailbox ausgegeben und müssen im Programm zur Verwaltung der Auftragsschnittstelle korrigiert werden.
Mit einem Listprogramm können die Aufträge, welche nicht übernommen wurden, gedruckt werden.

Versand

Kommissionierung / Entnahmen

Entnahmescheine verwalten

Die Entnahmescheinverwaltung bietet die Möglichkeit zur Kommissionierung bzw. zur Versanddisposition.
Die Funktionen der Kommissionierung sind sehr umfangreich bzw. diese Verwaltungsfunktion wird auch von den Bereichen Einkauf, Lager und Produktion verwendet, so dass im allgemeinen Bereich (UST) von oxaion ein Handbuch hierfür erstellt worden ist.
Verfahrenshandbuch „Entnahmeschein"
Im Folgenden werden einige, nur für den Vertrieb relevante Informationen aufgeführt, für Details und weitere Information wird auf das Handbuch verwiesen.
Es besteht die Möglichkeit, bereits erstellte Entnahmescheine zu verwalten oder Entnahmescheine unter Vorgabe verschiedener Selektionskriterien zu erstellen.
Als Selektionskriterien bei der Erstellung von Entnahmescheinen dienen

  • Kundennummer
  • Versandart
  • Tour
  • Auftragsnummer
  • Artikelnummer
  • Lagerort
  • Land
  • Status

Für die genannten Selektionskriterien kann zusätzlich noch eine zeitliche Eingrenzung hinsichtlich Verladedatum, Lieferdatum oder der Lieferwoche erfolgen.
Die so ausgewählten Auftragspositionen können global oder selektiv in einen Entnahmeschein übernommen werden. Dabei besteht die Möglichkeit, die Entnahmemenge zu ändern. Bei chargenpflichtigen Artikeln besteht die Möglichkeit, Chargen zuzuordnen. Das Gleiche gilt für Artikel, die seriennummernpflichtig sind. Der Bestandsstatus wird angezeigt, und bei der Übernahme in den Entnahmeschein wird gegen den physischen Bestand geprüft. Der Bestandsstatus kann folgende Werte annehmen:

  • Bei Standardartikeln
  • ‚+'Der Lagerbestand reicht für die Entnahme aus
  • ‚-'Der Lagerbestand reicht für die Entnahme nicht aus
  • Bei "Diskret Einzelgeplanten Artikel" (DEP)
  • WAusreichender Wareneingang für Entnahme
  • DDer Wareneingang reicht für die Entnahme nicht aus
  • Generell
  • TDer Bestand reicht nur für eine Teilmenge
  • ZDie Menge wurde automatisch zugeteilt


Entnahmen im Stapel zuteilen

Mit Hilfe dieses Programms ist eine automatische Zuteilung von freien Beständen zu offenen Auftragspositionen zur Erstellung von Entnahmescheinen möglich. Dabei kann der Auftragsbestand nach diversen Kriterien selektiert werden:

Wenn der freie Lagerbestand nicht ausreicht, um alle offenen Auftragspositionen zu befriedigen, dann werden die Positionen priorisiert und in Reihenfolge ihrer Priorität der Bestand verteilt. Dafür wird für jede Auftragsposition eine Verteilungszahl wie folgt berechnet:
Verteilungszahl =

      • (GF1* (Tagesdatum - Bestelldatum))
      • +(GF2* Kundenpriorität * Positionspriorität)
      • +GF3 (nur wenn Komplettauftrag)

Bei GF1 – GF3 handelt es sich um Gewichtungs-Faktoren, die in Tabelle FRD392 hinterlegt werden. Eine Zuteilung nach FIFO kann mit GF1=1 und GF2/3=0 erreicht werden.
Es werden für Auftragspositionen nur dann Entnahmescheinbestände reserviert, wenn deren Verladedatum nicht hinter der um die Wiederbeschaffungszeit erweiterten, hier angegebenen Grenze (Feld Verladedatum) liegt. Die Erweiterung um die Wiederbeschaffungszeit ist notwendig, damit nicht Aufträge mit niederer Priorität gegenüber Aufträgen mit hoher Priorität aber Verladedatum kurz nach dem hier vorgegebenen Grenzdatum bevorzugt werden. Im Einzelfall muss dann die vorhandene Ware unter Berücksichtigung und Bewertung der geplanten Zu- und Abgänge von einer berechtigten Person manuell zugeteilt werden.
Außerhalb dieses Verfahrens werden Streckengeschäfte und diskret einzeln geplante Artikel verarbeitet. Sie bekommen immer maximale Priorität, um ihnen zugedachte Wareneingänge auch entsprechend zuordnen zu können.
Auf Wunsch können bis zu vier Listen während der Zuteilung erzeugt werden, und zwar nach folgenden Kriterien:

  • Alle Auftragspositionen, die innerhalb der betrachteten Zeiträume liegen, und über die nicht oder nur teilweise verfügt werden konnte
  • Summen der offenen Mengen pro Artikel
  • Alle Streckengeschäfte
  • Alle verfügten Auftragspositionen

Wenn der Schalter ‚Entnahmeschein erstellen' angehakt ist, dann wird im Anschluss an die Bestandsverteilung auch gleich ein Entnahmeschein pro Auftrag erstellt. Für die automatische Entnahmescheinerstellung werden nur Aufträge berücksichtigt, bei denen eine zugeteilte Position ein Verladedatum besitzt, das im Zeitraum bis zu dem auf der Auswahlmaske angegebenen Grenzdatum liegt. Alternativ kann natürlich die Erstellung auch über das Programm 'Entnahmescheine verwalten' erfolgen, zum Bsp. wenn Auftragsübergreifend kommissioniert wird.

 Entnahmescheine automatisch erstellen

Neben der manuellen Erstellung über die Entnahmescheinverwaltung bzw. im Rahmen der Stapelzuteilung gibt es auch noch die Möglichkeit, auftragsbezogen direkt aus der Auftragsverwaltung heraus einen Entnahmeschein zu erstellen, und zwar sowohl auf manuelle Anforderung hin als auch automatisch beim Beenden eines neuen Auftrages.

Zusatzfunktion Versand: Packstück- und Sendungsverwaltung

Kommissionieraufträge
Im (Groß-)Handel werden üblicherweise vom Start des Entnahmevorgangs bis zum Verpacken verschiedene Stationen durchlaufen, die auch von verschiedenen Personen wahrgenommen werden. Um diesen Vorgang zu beschleunigen werden Kommissionieraufträge eingesetzt. Dabei können Entnahmescheinpositionen, die aus einem Lager entnommen werden zu Kommissionieraufträgen zusammengefasst werden. Ob die Entnahmescheine von unterschiedlichen Kunden stammen, spielt dabei keine Rolle.
Packstückverwaltung
Wird im Rahmen der Produktion bereits direkt für einen Kundenauftrag gefertigt, so kann man Packstücke generieren (durch Festlegung der Verpackungseinheiten) oder manuell erfassen. Das Programm stellt wahlweise Daten für Etiketten oder Packlisten zur Verfügung. Die Auskunft über den Inhalt und wichtige Kundendaten wie Lieferadresse sind jederzeit möglich. Das Programm kann aber auch bereits im Wareneingang genutzt werden, wenn Artikel kundenspezifisch beschafft und anschließend versendet werden sollen.
Sendungsverwaltung
Packstücke können im Versandbereich gesammelt und für eine gemeinsame Sendung zusammengestellt werden. Hierzu besteht die Möglichkeit die Packstücke im Versand mit einer Sendungsfreigabe zu versehen und gezielt pro Kunde, Lieferadresse und Tour bereitzustellen. Restriktionen zum Laderaum des Fahrzeugs oder der Spedition lassen sich berücksichtigen. Eine Versandliste kann abgerufen werden
Wann wurde etwas in den Versand gegeben, wann erfolgte der Versand, was liegt noch im Versand und hätte bereits letzte Woche verschickt werden sollen? Solche und ähnliche Fragen zu einem oder mehreren Packstücken lassen sich im Dialog einfach beantworten.
Nähere Informationen zu Kommissionieraufträgen, Packstück- und Sendungsverwaltung sind im Handbuch „Versanddisposition" beschrieben.
 

Lieferschein

Lieferscheine verwalten

Analog der Auftragsverwaltung steht für die Verwaltung von Lieferscheinen ein Lieferschein-Explorer zur Verfügung. Der Lieferschein gliedert sich auch in Kopf-, Positions- und Ende-Daten:

Außer über die Lieferscheinverwaltung kann ein Lieferschein auch über das Kontextmenü in der Auftragsverwaltung beim jeweiligen Auftrag erstellt werden. Zudem ist eine maschinelle Erstellung aus einem Entnahmeschein, einem Packstück und einer Sendung möglich.
In den Kopfdaten stehen Informationen, die für alle Lieferscheinpositionen gültig sind. Als Default sind die Informationen aus dem Auftragskopf vorgegeben. Zu den Kopfdaten zählen:

  • Lieferdatum
  • Steuergruppe
  • Umsatzsteueridentifikation
  • Lieferkondition
  • Art der Rechnungsstellung (einzeln, gesammelt, auftragsweise)
  • Art der Lieferscheinerstellung (einzeln, gesammelt)
  • Versandkostenvereinbarung
  • Frachtkilometer
  • Versandart
  • Versandkosten
  • Verpackungsart
  • Verpackungskosten
  • Incoterm


In der Erfassung von Lieferscheinpositionen werden alle offenen Auftragspositionen aufgelistet. Aus diesen Positionen können die Lieferscheinpositionen zusammengestellt werden.

Bei der Verwaltung von Lieferscheinpositionen stehen folgende Funktionen zur Verfügung

Im Folgenden werden einzelne Funktionen beschrieben, welche bestimmte Geschäftsprozesse bei den gelieferten Artikeln bzw. Lieferpositionen unterstützen:

  • Wurde einem chargenpflichtigen Artikel bereits bei der Auftragserfassung eine Charge zugeordnet dann wird diese bei der Chargenauflistung als erste Position angezeigt.
  • Werden seriennummernpflichtige Artikel ausgeliefert, werden freie Seriennummern aus der Seriennummerndatei zur Auswahl angezeigt.
  • Über einen Vorlaufparameter kann gesteuert werden, dass eine Lieferung bei diskret Einzelgeplanten Auftragspositionen auch ohne oder nicht ausreichenden Rückmeldung erfolgen kann, solange keine Chargen oder Seriennummernzuordnungen erfolgen müssen.
  • Bei der Anlage eines Lieferscheines und der zugehörigen Positionen wird das Nettogewicht in der Firmengewichtseinheit errechnet und in das Feld ‚Nettogewicht' im Lieferscheinkopf geschrieben. Die Berechnung wird über den Parameter ‚Liefergewicht maschinell ermitteln' aus der Tabelle VRLV08 gesteuert. Ist der Parameter angehakt, ist das Feld im Lieferschein nicht mehr verwaltbar und wird immer errechnet. Bei der Berechnung des Gewichts für Stücklisten gilt folgende Logik: Ist Komponentenlieferung zugelassen oder ist beim Baukasten kein Gewicht hinterlegt, dann wird das Gewicht der Stückliste über die Komponentengewichte errechnet, ansonsten gilt das beim Baukasten hinterlegte Gewicht, da es zu einem Fehler kommt, wenn das Bruttogewicht kleiner als das Nettogewicht ist, wird auch das Bruttogewicht aktualisiert, wenn es kleiner als das Bruttogewicht ist. Beim Bruttogewicht werden die Verpackungsgewichte aus Tabelle FRD150 berücksichtigt. Weicht das errechnete Gewicht vom eingegebenen ab, wird ein Hinweis ausgegeben.
  • Automatisches Restmengenstorno:
  • Diese Funktion führt beim Beenden eines Lieferscheines bei Bedarf ein Restmengenstorno durch. Folgende Varianten stehen zur Verfügung (Tabelle FRDRMS):
  • Kein automatischer Restmengenstorno
  • Automatischer Restmengenstorno nur bei teilgelieferten Positionen
  • Automatischer Restmengenstorno aller nicht gelieferten Positionen

Diese Einstellung erfolgt im Kundenstamm. Zusätzlich kann auf dem Lieferschein ein entsprechender Hinweistext für den Kunden angedruckt werden.
Über die Vorlauftabelle VRLV08 wird gesteuert, ob eine Abfrage „Restmengenstorno durchführen" erfolgen soll, oder ob dies automatisch im Hintergrund ausgeführt wird.
Es stehen weitere Funktionen zentral im Lieferschein zur Verfügung:

  • Bei Lieferungen für einen chargenpflichtigen Artikel oder von einem lagerplatzpflichtigen Lagerorte erfolgt unter folgenden Bedingungen eine automatische Zuordnung der Charge bzw. des Platzes, d. h. es wird nicht in die Anzeige zur Auswahl von Chargen/Plätzen verzweigt :
    1. Es wurde bereits im Auftrag genau eine Zuordnung getroffen und der Bestand dafür reicht aus
    2. Es wurde eine manuelle Bestandsreservierung vorgenommen
    3. Bei platzpflichtigem Lagerort: Es ist ein Stammlagerplatz hinterlegt und dieser hat ausreichend Bestand
    4. Es gibt genau eine Charge / einen Platz und der Bestand darauf reicht aus

Hinweise:

  • Diese Logik gilt nicht für seriennummernpflichtige Artikel
  • Existieren mehrere Zuordnungen bzw. Bestandsreservierungen, so erfolgt keine weitere Suche.
  • In Schritt 3 & 4 wird eine im Zuge eines DEP/Streckenvorganges zugeordnete Charge berücksichtigt. Das gilt z. Bsp. auch für Chargen, die bei Einsatz des Variantengenerators (Modellteilthema) notwendig sind.
  • Der Lieferschein kann direkt aus der Lieferscheinverwaltung heraus gedruckt werden. Außerdem ist es möglich, die Rechnung zu drucken.
  • Das Löschen absoluter Rabattpositionen im Auftrag, wie zum Bsp. der Mindestwertzuschlag, kann über das Kontextmenu im Lieferscheinexplorer für Ende-, bzw. Positionskonditionen erfolgen. Es werden automatisch auch die zugehörigen Auftragskonditionen gelöscht. Diese Funktion ist nur wirksam, wenn es sich um eine Komplettlieferung handelt.
  • Das Prüfen des Liefertermins im Lieferscheinkopf verhindert, dass versehentlich ein Liefertermin außerhalb eines sinnvollen Zeitraumes mit evtl. noch nicht eröffneten Perioden erfasst wird. In einer Vorlauftabelle (VRLV08) können Anzahl Tage hinterlegt werden, die auf das Tagesdatum zum so genannten max. Lieferdatum addiert werden. Wenn keine Tage hinterlegt sind, erfolgt keine Prüfung.

Diese Funktion ist wirksam bei:

  • Auftragsverwaltung
  • Lieferscheinverwaltung
  • Generierung Lieferschein aus Entnahmeschein


  • Bei der Versandart ‚Selbstabholung' (s. Tabelle FRD151, Parameter ‚Abholung') wird beim Lieferscheindruck anstatt der Lieferanschrift die Klarbezeichnung der Versandart (z.B. „Selbstabholer") gedruckt.
  • Unter Verwendung von Trackingnummern können Sie die Sendungsverfolgung für über den Lieferschein versandte Packeinheiten aufrufen. Dazu muss ein gültiger Versanddienstleister im Feld Versandart angegeben sein.


Weitere Informationen befinden sich unter Anbindung Versanddienstleister. 

Mit dem Programm „Sammellieferschein zusammenstellen" können einzelne Lieferscheine mittels einer Gruppierungsnummer zu einem Sammellieferschein zusammengefasst werden. Bedingung dafür, dass sich mehrere Lieferscheine zu einer Gruppierung zusammenfassen lassen, ist die Übereinstimmung der folgenden Felder in den Lieferscheinen:

  • Firma
  • Kundennummer
  • Filialnummer
  • Versandart
  • Speditionskennzeichen
  • Adresse Lieferanschrift
  • Filialnummer Lieferanschrift

Für ausgewählte weitere Felder kann in der Tabelle VRLV09 definiert werden, ob sie bei der Zusammenfassung übereinstimmen müssen oder nicht.

Gelangensbestätigung

Seit dem 1.10.2013 wird vom Gesetzgeber der Verbringungsnachweis bei Lieferungen ins EU-Ausland per Gelangensbestätigung vorgeschrieben. Mit oxaion ist es möglich, den Erhalt einer Gelangensbestätigung zu pflegen und nachzuverfolgen.
Detailliertere Informationen zur Vorgehensweise erhalten Sie im Handbuch „Gelangensbestätigung".

Lieferscheine über Entnahmescheine erstellen

Dieses Programm ermöglicht die Erstellung von Lieferscheinen bei der Rückmeldung von Entnahmescheinen. Da auf einer Kommissionierliste mehrere Aufträge für mehrere Kunden zusammengefasst sein können, kann neben der Entnahmescheinnummer auch eine Kundennummer angegeben werden. Dadurch ist es z.B. möglich, einen oder mehrere Lieferscheine für eine Ladung oder ein Paket für einen Kunden zu erstellen.
Auch an dieser Stelle ist es möglich, die automatische Versandartenermittlung zu nutzen.
Konnten nicht alle Artikel der Entnahmescheinliste vollständig kommissioniert werden, kann die Entnahmemenge geändert werden.
Die so erzeugten Lieferscheine können direkt gedruckt oder in der Lieferscheinverwaltung nachbearbeitet werden.

Exportschnittstelle

In oxaion ist es möglich, Versanddaten per Schnittstelle an den Zoll zu senden. Hierbei werden XML-Dateien erzeugt, die von verschiedenen Exportsystemen gelesen und verarbeitet werden können.
Zentrales Programm zur Konfiguration der Exportschnittstelle ist das US50690 (CAD/PDM/Zoll-Systemkonfigurationen). Dort wird definiert, wie eine XML-Datei je nach Export-Dienstleister auszusehen hat.
Existiert hier genau ein aktiver Satz für den Zollexport, kann über das Kontextmenü in der Lieferscheinverwaltung oder über das Programm US50670 (Zoll-Export durchführen) die XML-Schnittstellendatei erzeugt werden.
 

Fakturierung

Rechnung erzeugen und drucken

Über Rechnungen drucken (VK24100) werden Rechnungen erstellt und gedruckt. Alternativ kann dies aus der Lieferscheinverwaltung über die Funktion "Druck -> Rechnung drucken" aus dem Kontextmenü des Lieferscheinkopfes angefordert werden.
Zunächst werden die Rechnungen erstellt. Dabei werden über die Lieferscheinpositionen die gelieferten Mengen ermittelt und je nach Rechnungsstellung (Einzel- oder Sammelrechnung) die Lieferbelege zu einer Rechnung zusammengezogen.
Werden Rechnungen innerhalb der Schweiz erstellt dann werden Rechnungsbeträge immer auf 5 Rappen gerundet. Hierzu muss der entsprechende Steuerschlüssel (US15100) mit dem Kennzeichen für "Rappenrundung" versehen sein.
Eine Verwaltung des Lieferscheins nach Erzeugen der zugehörigen Rechnung ist nur möglich, wenn das Druckkennzeichen für den Rechnungsdruck entfernt wurde.
Negative Rechnungen können verarbeitet werden. Dies kann geschehen, wenn ein Auftrag mit absolutem Zu/Abschlag in mehreren Teillieferungen geliefert wurde. Der absolute Zu- /Abschlag konnte erst bei der letzten Rechnung in Anrechnung gebracht werden.
Die zu druckenden Rechnungen können über folgende Felder selektiert werden:

Aus dem Auftrag aus der Maske „Auftragskopfdaten Teil 4" wird das Feld „Anzahl Rechnungskopien" berücksichtigt.
Über die Rechnungsstellung wird gesteuert, ob Einzel- oder Sammelrechnungen (Tag, Woche, Monat oder auch je Auftrag) erstellt werden. Außerdem besteht hier die Möglichkeit zu steuern, dass alle Rechnungen z.B. für einen Verband zusammenhängend gedruckt werden sollen. Dies wird dadurch erreicht, dass in Tabelle FRD214 ein spezieller Satz für einen Verband angelegt wird, und allen Kunden, die zu diesem Verband gehören, das entsprechende Rechnungsstellungskennzeichen zugewiesen wird.
Eine besondere Art von Rechnung ist die Proforma-Rechnung. Mit dem Buchungstext "95" kann ein solches Papier erzeugt werden. Dabei wird die Rechnung erstellt und gedruckt. Diese Rechnungen werden nicht an die Buchhaltung übergeben. Erst durch Ändern des Buchungstextes in der Auftragsverwaltung bzw. in der Lieferscheinverwaltung, wird eine "echte" Rechnung erstellt, die dann auch in die Finanzbuchhaltung übergeben wird.
Darüber hinaus ist es möglich, während des Rechnungsdrucks die Rechnungsdaten sofort an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Die entsprechende Steuerung erfolgt durch die Tabelle US54130R Asynchrone Rechnungsübergabe (VRLU24). Ist der Parameter 01 für die Anwendung VKS markiert, werden unmittelbar nach dem Erstellen des Rechnungsdrucks die Rechnungsdaten über die Schnittstelle an die  Finanzbuchhaltung übertragen und anschließend auf dem Debitorenkonto gebucht. Rechnungen, die bereits in die Finanzbuchhaltung übergeben wurden, können nicht mehr geändert werden. Dies gilt auch für die zugehörigen Lieferscheine.

Sammelrechnung manuell erzeugen

Im Handel wird oftmals eine manuelle Sammelrechnung benötigt. Es besteht die Möglichkeit, die Lieferscheine für eine Sammelrechnung manuell aus einer Auflistung auszuwählen.
Mit dem Programm VK23500R können Lieferscheine über eine Gruppierungsnummer zu einer zu erstellenden Sammelrechnung zusammengefasst werden. Das Programm listet alle noch nicht fakturierten Lieferscheinköpfe auf.
Die Selektionsmaske enthält wichtige Felder wie z.B.

  • Rechnungsstellung
  • Kunde, Debitor, CPD Nummer
  • Umsatzsteuer ID
  • Währung, Lieferkondition, Zahlungsbedingung
  • Buchungstext
  • Geschäftsbereich
  • Rechnungsanschrift
  • Lieferscheinkennzeichen
  • Sachbearbeiter

Alle mit manueller Rechnungsadresse (*-Adresse) erfassten Lieferscheine können nicht auf eine Sammelrechnungen übernommen werden. Sie könnten in der Selektion zwar gesucht werden, stehen aber nur wie inaktive Datensätze in der Auflistung.
Ein weiterer Sonderfall sind Lieferscheine mit Rechnungsstellung „Rechnung pro Auftrag" (Parameter 2 der Tabelle FRD214 steht auf ‚A'). Hier ist eigentlich der Auftrag schon die Gruppierung. Wenn gemäß Parameter 4 der FRD214 jedoch keine Komplettlieferung des Auftrages für eine Faktura zwingend ist, könnten über die Gruppierungsnummer einzelne Lieferscheine ausgeschlossen werden. Es gibt auch hierfür ein separates Selektionsfeld, um derartige Lieferscheine auszublenden (Default-Einstellung).
Über das Kontextmenü stehen folgende Transaktionen zur Verfügung:

  1. Lieferscheine zusammenfassen - Es wird eine neue Gruppierungsnummer über einen Nummernkreis ermittelt und in alle selektierten Lieferscheine eingetragen.
  2. Lieferscheine zu Gruppe hinzufügen - Es wird eine Maske angezeigt, in der eine Gruppierungsnummer eingegeben werden kann. Danach wird wie unter a) fortgefahren.
  3. Lieferscheine aus Gruppe löschen - Die Gruppierungsnummer wird aus den selektierten Lieferscheinen entfernt.
  4. Rechnung für eine Gruppierungsnummer erzeugen - Es wird in das Programm „Rechnung drucken" (VK24100R) verzweigt mit Übernahme der Gruppierungsnummer.

Bei 1) & 2) dürfen generell nur solche Lieferscheine zusammengefasst werden, die den Zusammenfassungskriterien für Sammelrechnungen entsprechen. Weitere Kriterien sind, dass alle Belege die gleiche Sprache haben und dass der Buchungskreis für die Rechnung gemäß Parameter ‚Auftragssteuerung' der FRD161 übereinstimmt. Bei „Rechnung pro Auftrag" muss natürlich auch die Auftragsnummer übereinstimmen.

Auftrags- und Lieferscheinänderungen nach Druck der Rechnung

Wird nach Druck einer Rechnung rechnungsrelevante Daten im Auftrag (Preise, Konditionen) oder im Lieferschein (Liefermenge) geändert muss die Rechnung neu erzeugt werden. Dazu muss zuerst das Druckkennzeichen für die Rechnung zurückgesetzt werden, was über die Auftrags- bzw. Lieferscheinverwaltung über die entsprechende Transaktion im Funktionsmenü möglich ist (aber nur solange die Rechnung noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde). Wird die Neuerstellung der Rechnung vergessen, wird die Rechnung automatisch mit dem Sperrstatus für Übergabe an Finanzbuchhaltung versehen.

Ausgangsrechnungen verwalten

Für die Ausgangsrechnungen gibt es ein zentrales Verwaltungsprogramm (US23890). Dort werden neben den Ausgangsrechnungen aus dem Modul Verkauf auch die Rechnungen aus dem Modul Service und Projekt in einem Explorer dargestellt. Eigentlich ist die Verwaltbarkeit dieser Rechnungen nach der Erstellung nicht mehr gegeben. Dennoch hat der Benutzer über dieses zentrale Explorer-Programm die Möglichkeit, sich die ganze Rechnung in der Baumstruktur anzusehen und auch um verschiedene rechnungsnahe Transaktionen durchzuführen.

So kann man über das Kontextmenü auf einer Verkaufs-Rechnung zum Beispiel die im folgenden beschriebenen Funktionen aufrufen:

  • Die Rechnung kann zur Übergabe in die Finanzbuchhaltung gesperrt (und wieder freigegeben) werden.
  • Die Rechnung kann storniert werden.

Des weiteren ist es möglich, die Ausgangsrechnung direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben oder die OP-Anzeige in der Fibu zur Ansicht aufzurufen. Wenn die Rechnung in der Fibu teilweise bezahlt wird, bleibt der Zahlstatus der Ausgangsrechnung auf "nicht bezahlt". Der offene Rechnungsbetrag verringert sich jedoch um den Zahlbetrag. Bei kompletter Zahlung springt das Kennzeichen auf "bezahlt". So hat der Benutzer z.B. die Möglichkeit, sich Selektionen über noch nicht bezahlte Rechnungen anzeigen zu lassen.

Rechnung und Gutschriften sperren/freigeben

Das Programm "Rechnungen sperren / freigeben" ermöglicht es, Rechnungen oder Gutschriften freizugeben oder zu sperren.
Gutschriften können bei der Erstellung automatisch gesperrt werden (Parameter ‚Sperre bei Gutschrift' der Tabelle FRD224). Rechnungen können durch die Kreditprüfung gesperrt werden (Parameter ‚Kreditprüfung durchführen' der Tabelle FRD224)
Die Übergabe von gesperrten Belegen an das Modul Finanzbuchhaltung ist nicht möglich, die Belege müssen zuerst freigegebenen wurden.

Rechnung/Gutschrift stornieren

Eine Verkaufsrechnung kann aus der Übersicht aller Ausgangsrechnungen heraus storniert werden, sofern

  • die Rechnung noch nicht an die Buchhaltung übergeben wurde oder
  • die Rechnung zwar übergeben aber noch nicht bezahlt wurde.

Weiter ist, sofern mit der Rechnung erhaltene Anzahlungen verrechnet wurden, aus der Übersicht der Ausgangsrechnungen heraus kein Storno möglich.

Eine Stornorechnung wird unter Berücksichtigung der Einstellungen der Tabelle Storno Ausgangsrechnungen (VRLV26) 1:1 aus der Ursprungsrechnung erstellt und an die Finanzbuchhaltung übergeben (mit gedrehtem Vorzeichen). Wurde die Ursprungsrechnung bereits in die Statistik verbucht, so erfolgt dies auch für die Stornorechnung. Danach können der zugrunde liegende Auftrag bzw. Lieferschein geändert und eine neue Rechnung erstellt werden. Dies gilt analog auch für Gutschriften.
Hierbei sind einige Restriktionen zu beachten:

  • Bei zwischenzeitlicher Änderung der Auftragskopfdaten, wird die Statistik mit dem Storno bzgl. dieser Daten nicht exakt zurückgeführt. Falls die Statistikperiode geschlossen ist, erfolgt des Weiteren eine Periodenverschiebung.
  • Provision und Bonus werden durch den Storno nicht zurückgeführt
  • Stornorechnungen werden nicht per EDI weiter versendet
  • Befand sich eine stornierte Rechnung bereits auf einer Rechnungsliste, so findet bezüglich der Rechnungslisten keine automatische Verarbeitung statt.

Sofern in der Übersicht der Ausgangsrechnungen kein Storno möglich ist, muss der Storno von Verkaufsrechnungen über die Finanzbuchhaltung über die Funktion „Belegstorno“ aus der Beleganzeige erfolgen.

Systemseitig wird in diesem Fall ein Stornobeleg in der Buchhaltung und auch eine Stornorechnungsbeleg für den Druck erstellt. Die betroffenen Lieferscheine erhalten in diesem Zuge wieder den Status „nicht abgerechnet“.

Sperrstatus Auftrags-/Lieferscheinkopf ändern

Aufträge und Lieferscheine können aus zwei verschiedenen Gründen gesperrt sein. Entweder befinden sie sich durch einen Sachbearbeiter in Bearbeitung, oder ein Programm, das einen Auftrag bzw. Lieferschein im Zugriff hatte, ist abnormal beendet.
Mit Hilfe dieses Programms kann der Sperrstatus von Aufträgen und Lieferscheinen aufgehoben werden. Der Zugriff erfolgt dabei über die Auftragsnummer. Zu dieser werden alle vorhandenen Lieferscheine mit diversen Informationen angezeigt. Der Sperrstatus wird angezeigt und kann manuell entfernt werden.
Einer Anwendung dieser Funktion sollte eine sorgfältige Prüfung, ob eine Freigabe erlaubt ist, vorausgehen.

  • Keine Stichwörter